DR. KNAPP UND KOLLEGEN
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1 DR. KNAPP UND KOLLEGEN RECHTSANWÄLTE & STEUERBERATER Rundschreiben Juni 2007 A. Einleitung Was eigentlich keiner wissen sollte und jetzt seit jeder einsehen kann: Einreichung der Bilanzen/Jahresabschlüsse beim elektronischen Bundesanzeiger Veröffentlichung der Bilanzen/Jahresabschlüsse im Unternehmensregister Mehr als 90 % aller Unternehmen, die als oder & Co KG firmieren, halten ihre Bilanzen noch immer unter Verschluss, anstatt sie, wie es das Gesetz vorschreibt, für Jedermann zugänglich beim Amtsgericht einzustellen. So heißt es in der Ausgabe der Zeit vom Nr. 41. Möglicherweise wird sich an dieser Praxis (zumindest teilweise) etwas durch das zum in Kraft getretene Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) ändern. Mit Datum vom ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) in Kraft getreten. Durch das neue Gesetz wird das Deutsche Registerwesen umfassend reformiert und an das Internetzeitalter angepasst. Das mit dem Gesetz neu eingeführte elektronische Handels- und Unternehmensregister soll die Handelsregistereintragung beschleunigen sowie zur größerer Transparenz und zur Endbürokratisierung führen. Zugleich wird aber auch die Publizitätspflicht verschärft. Mit vorliegendem Schreiben möchten wir Sie über die Veröffentlichungspflicht der Bilanz/des Jahresabschlusses im Allgemeinen und speziell über die mit dem in Kraft getretenen EHUG verbundenen Änderungen informieren. Auf folgende Punkte wird im Folgenden eingegangen: Wer ist offenlegungspflichtig? Umfang der Offenlegungspflicht abhängig von der Größe der Kapitalgesellschaft (dazu nä- Tel.: (07141) Fax: (07141) kontakt@anwaltskanzlei-knapp.de
2 Seite 2 von 5 her unter B). Weg/Art der Einreichung der Unterlagen (dazu näher unter C). Einsichtsrecht Dritter (dazu näher unter D). Drohende Sanktionen bei nicht erfolgter Offenlegung der Bilanz/des Jahresabschlusses (vgl. hierzu näher unter E). Fazit (vgl. dazu näher unter F). Allerdings ist es nun so, dass der Umfang der Offenlegungspflicht bezüglich der Bilanz/des Jahresabschlusses von der jeweiligen Größe der Gesellschaft abhängig ist. Es wird hier zwischen so genannten kleinen, mittleren und großen Gesellschaften differenziert (vgl. näher hierzu 267 HGB). B. Wer ist offenlegungspflichtig? / Umfang der Offenlegungspflicht abhängig von der Größe der jeweiligen Gesellschaft Für den Umfang der Offenlegungspflichten ergibt sich mithin folgendes Bild: Offenlegungspflichten für und & Co KG Zunächst ist festzuhalten, dass der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen durch das neu eingeführte EHUG nicht verändert wird. Bilanzsumme* Jahresum- Kleine Bis 4,015 Bis 8,03 Mittlere Bis 16,06 Bis 32,12 Große Über 16,06 Über 32,12 Offenlegungspflichtig, also verpflichtet, die Bilanz bzw. den Jahresabschluss nicht nur zu erstellen, sondern auch der Öffentlichkeit zugänglich zu machen sind insbesondere nach wie vor satz* Anzahl der Mitarbeiter* Angaben Bis 50 Bis 250 Über 250 Verkürzte Bilanz Bilanz, Bilanz, Anhang, (Sonder- GuV, An- Beform), GuV hang, La- alle Kapitalgesellschaften, also alle Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und vor allem auch alle s, teiligungs- liste (verkürzt), Anhang (verkürzt), Lagebericht, Er- gebericht, Ergebnisverwendung zudem insbesondere gebnisver- wendung Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (das sind vor allem & Co KG s, aber auch OHG s mit einer Kapitalgesellschaft als persönlich haftendem Gesellschafter). Es lässt sich also nach alledem festhalten, dass die Offenlegung für alle s zwingend ist. * Maßgeblich für die Zuordnung ist die Unter- bzw. Überschreitung von mindestens zwei der drei Merkmale Bilanzsumme, Jahresumsatz, und Anzahl der Mitarbeiter in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren. Anmerkung: Aus den vorstehenden Ausführungen ergibt sich, dass die Veröffentlichungspflicht für Gesellschaften mit beschränkter Haftung, also insbesondere für und & Co
3 Seite 3 von 5 KG gilt. Dies bedeutet, dass Einzelfirmen und reine Personengesellschaften, wie etwa die KG oder die OHG nicht der Veröffentlichungspflicht unterliegen (soweit sie nicht aufgrund ihrer Größe nach dem Publizitätsgesetz einer Offenlegungspflicht unterliegen). Ob allerdings eine Umwandlung und damit die Aufgabe der Haftungsbeschränkung eine Strategie ist, der Veröffentlichungspflicht zu entgehen, dürfte sehr zweifelhaft sein. Allein dieser Aspekt sollte nicht entscheidend sein, eine Umwandlung vorzunehmen. Hier spielen vielmehr andere Aspekte, insbesondere steuerliche Überlegungen, die eine vorhergehende, eingehende Prüfung erfordern, eine Rolle. C. Art, Zeitpunkt und Weg der Veröffentlichungen entgegennimmt, speichert und veröffentlicht. Der elektronische Bundesanzeiger wird zu einem zentralen Veröffentlichungsorgan für wirtschaftsrechtliche Bekanntmachungen ausgebaut. Für Einzelheiten sei hier auf die Internetadresse unter verwiesen. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers übermittelt dabei dann die Bilanz/den Jahresabschluss (zusammen mit den möglicherweise nach 325 HGB weiteren einzureichenden Unterlagen) an das Unternehmensregister zur Einstellung in das Unternehmensregister. Was den Zeitpunkt der Offenlegung angeht, so bleibt es grundsätzlich bei einer Maximalfrist von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag. Wenn das Geschäftsjahr wie in den meisten Fällen also dem Kalenderjahr entspricht, ist etwa der Abschluss für das Geschäftsjahr 2006 bis spätestens zum Ende des Jahres 2007 einzureichen und bekannt zu machen. Mit dem Ablauf des Jahres 2006 ist die bisher vorgeschriebene Einreichung der Rechnungsunterlagen beim Handelsregister entfallen. Zwar bleiben für die Führung des Handelsregisters die Amtsgerichte, bei denen die Unterlagen in Zukunft nur noch elektronisch eingereicht werden, zuständig (z.b. Anmeldung der Gründung der Gesellschaft etc.). Das offenlegungspflichtige Unternehmen trifft demnach in Bezug auf das neu geschaffene Unternehmensregister keine weitergehenden Übermittlungs- oder Offenlegungspflichten, es hat allerdings die vorgesehene Jahresgebühr für die Führung des Unternehmensregisters in Höhe von 5,00 (bei kleinen Gesellschaften) bzw. 10,00 (bei mittelgroßen und großen Gesellschaften) zu entrichten. Für die Offenlegung der Bilanz/des Jahresabschlusses sind aber nicht mehr die Amtsgerichte zuständig. Statt dessen sind nunmehr die entsprechenden Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen, der diese zukünftig Für die elektronische Einreichung bietet die Bundesanzeigerverlagsgesellschaft einen leichten und komfortablen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren via Internet an, wobei der einzelne wählen kann zwischen den Datenformaten Word, Rtf, Excel, und einem XML-Format auf der Grundlage einer vom
4 Seite 4 von 5 Bundesanzeiger vorgegebenen XBRLbasierten Struktur. Für Letzteres stellt der Verlag ein Tool (Softwareprogramm) zur Erstellung des geforderten XML-Formats zur Verfügung. Weitere Informationen zur XML- Struktur und zu dem Tool finden sich auf der Publikations-Serviceplattform ( unter dem Menu Service. D. Einsichtsrecht Dritter Für die Einsichtnahme in veröffentlichungspflichtige Unternehmensdaten sowie in veröffentlichungspflichtige Dokumente der Rechnungslegung bedarf es nunmehr von dritter Seite keines berechtigten Interesses mehr. Auf der Internetseite werden ab Januar 2007 sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Sowohl über den elektronischen Bundesanzeiger als auch über das Unternehmensregister können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung kostenlos online eingesehen werden. Lediglich der Abruf von Originalregisterdaten ist kostenpflichtig. ebenfalls kostenpflichtig. Einzelheiten entnehmen Sie bitte bei dem für Sie zuständigen Handelsregister. E. Drohende Sanktionen bei nicht erfolgter Offenlegung Wie oben in der Einleitung unter A. bereits dargelegt, haben bisher nur wenige Unternehmen ihre Bilanz/Jahresabschluss beim Handelsregister eingereicht. Hintergrund war offensichtlich, dass die Behörden nur tätig geworden sind, wenn ein Dritter die Bilanz/den Jahresabschluss angefordert hat. Dieses Antragsverfahren wurde nun durch ein Amtsverfahren geändert. Ausweislich des neu geschaffenen EHUG wird nun von Amts wegen über den elektronischen Bundesanzeiger geprüft, ob die Unterlagen innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag eingereicht wurden. Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht droht eine Ahndung durch Festsetzung eines Ordnungsgeldes zwischen 2.500,00 und ,00. Die Detailrecherche bezüglich Originalunterlagen der Handels-Genossenschafts- und Partnerschaftsregister (Suche nach Inhalt und Zeitpunkt erfolgter Registereintragungen und der zum Register eingereichten Unterlagen) ist kostenpflichtig. Ferner ist das Downloaden von Handelsregisterauszügen sowie die Zusendung eines schriftlichen Handelsregisterauszugs bei dem jeweiligen Handelsregister Die Verfolgung eines Verstoßes wird zentral über eine Bundesbehörde, nämlich das Bundesamt für Justiz in Bonn erfolgen. Allerdings ist es so, dass bei einem Verstoß gegen die Offenlegungspflicht zunächst die Festsetzung eines Ordnungsgeldes angedroht werden muss, so dass dann immer noch die Möglichkeit besteht, die Offenlegung ohne Ordnungsgeldfestsetzung nachzuholen. Die angefallenen Verfahrenskosten ( 50,00) gehen aber zu Lasten des Unternehmens.
5 Seite 5 von 5 Wird die Offenlegungspflicht nicht innerhalb von sechs Wochen nach Androhung des Ordnungsgeldes erfüllt oder die Unterlassung mittels eines Einspruchs gerechtfertigt, ist das Ordnungsgeld vom Bundesamt festzusetzen. ACHTUNG: Das Verfahren ist im Übrigen dann nicht abgeschlossen, sondern kann und wird sich mit jeweils erneuter Ordnungsgeldandrohung (Verfahrenskosten) und erneuter Ordnungsgeldfestsetzung solange wiederholen, bis die Pflicht erfüllt ist oder die Unterlassung gerechtfertigt wird. Die Neuregelung des EHUG bietet allerdings auch die Möglichkeit relativ schnell Informationen über die wirtschaftliche Lage eines Kunden oder Lieferanten zu erhalten. Insgesamt erscheint es empfehlenswert, die bestehende Offenlegungspflicht - jedenfalls spätestens nach Androhung eines Ordnungsgeldes zu erfüllen. Gerne stehen wir für etwaige Fragen in unseren Beratungsgebieten jederzeit zur Verfügung. Einen Überblick über unser Leistungsspektrum können Sie unserer Homepage unter entnehmen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu bemerken, dass dem Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers durch das EHUG ( 359 HGB nf) die Pflicht auferlegt wird, die fristgerechte und vollständige Einreichung der Unterlagen zu prüfen und dem Bundesamt Verstöße zu melden. Mit freundlichen Grüßen Rechtsanwälte Dr. Helmut Knapp und Elmar Giesing F. Fazit Durch die nun neu geregelte Verfolgung von Verstößen gegen die Offenlegungspflicht im Wege des Amtsverfahrens ist davon auszugehen, dass anders als bisher Verstöße gegen die Offenlegungs- und Bekanntmachungspflicht grundsätzlich geahndet werden. Die nun sehr einfache Einsichtnahme in Unternehmensdaten hat letztlich natürlich zwei Seiten. Zum einen können sich Konkurrenten relativ im einfachen Wege Unternehmensdaten beschaffen.
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