Veranstaltungen bearbeiten und Raumbelegungsanträge stellen

Transkript

1 HOCHSCHULKOMMUNIKATION Veranstaltungen bearbeiten und Raumbelegungsanträge stellen Alle zentral verfügbaren Hörsäle, die Schlossräume PC-Räume und die Räume des Euro-Forums können nun über das Raumbelegungs-System gebucht werden. Während der Vorlesungszeiten haben die von der Stundenplankommission platzierten, wiederkehrenden Veranstaltungen Priorität. In den Vorlesungszeiten sind daher mit Ausnahme von Sonn- und Feiertagen sowie vorlesungsfreien Tagen die Hörsäle und Seminarräume erst nach Abschluss der Stundenplanerstellung buchbar. Vorabbuchungen oder Buchungen in Zeiten, in denen der betreffende Raum schon durch eine andere Veranstaltung belegt ist (z.b. landesweiter Studieninformationstag) sind nur durch Entscheid des Rektors möglich. Bitte senden Sie diesbezügliche Anfragen an Frau Wuhrer. Ablauf der Belegung von Veranstaltungsräumen Die Veranstaltung wird über das Intranet der Universitäts- Homepage beantragt (siehe Anleitung). Der für die Bestätigung der Raumbelegung Verantwortliche wird per über neue Anträge informiert und prüft den Raumantrag. Sobald die Raumbelegung bestätigt /agelehnt wurde, wird automatisch eine an den Antragsteller verschickt. Soweit gewünscht erscheinen genehmigte Veranstaltungen (Tagungen, Vorträge usw.) automatisch im Veranstaltungskalender der Homepage.

2 Login Öffnen Sie den Browser (Internet Explorer oder Firefox) und rufen Sie die Homepage der Universität Hohenheim auf. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Schloss-Symbol. Es erscheint das Login-Formular. Geben Sie dort Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Nach erfolgreichem Login erscheint das Intranet der Universität Hohenheim. 2. Übersicht über eigene Veranstaltungen Klicken Sie im Intranet in der Kontextspalte (rechts) auf den Link Meine Veranstaltungen. Sie gelangen zur Übersicht Meine Veranstaltungen. In dieser Liste sind alle Veranstaltungen aufgeführt, für die Sie verantwortlich sind. Sie sehen den Titel der Veranstaltung (als Link blau unterlegt). Wenn Sie auf diesen Titel klicken, gelangen Sie zur Veranstaltungs-Detailansicht. Dahinter die Veranstaltungs-Art. Darunter sind die Veranstaltungstermine aufgelistet. Über die farbigen Punkte sehen Sie den Status des Raumantrags: - Grüner Punkt: Raumantrag ist bewilligt - Gelber Punkt: Raumantrag ist wird noch bearbeitet - Roter Punkt: Raumantrag abgelehnt Über das Bleistift-Symbol können Sie die Veranstaltung bearbeiten.

3 3. Neue Veranstaltung eintragen Klicken Sie auf den Link Neue Veranstaltung. Folgende Pflichtfelder müssen Sie füllen: Veranstaltungs-Art Titel der Veranstaltung Max. Teilnehmer Falls die Veranstaltung nicht im Veranstaltungskalender erscheinen soll, klicken Sie nichtöffentlich an. Alle weiteren Felder können Sie bei Bedarf füllen. Klicken Sie dann am Ende der Seite auf Speichern. Die Veranstaltung wird nun im System angelegt. Es erscheinen nun weitere Reiter. Klicken Sie auf Termine. Hier können Sie nun den Veranstaltungs-Termin eingeben. Um z.b. eine Einzel-Veranstaltung einzutragen, die am von Uhr stattfinden soll, geben Sie folgendes ein: Rhythmus: Einzel Anfangsdatum: Enddatum: (leer) Tag: Mo Von: 18 Bis: 24 Klicken Sie dann auf Speichern.

4 Raumanfrage stellen Um z.b. einen Hörsaal zu belegen, markieren Sie den gewünschten Termin und klicken Sie auf Raumanfrage. Es erscheint zunächst nochmals eine Übersicht, für welchen Zeitraum Sie einen Raum suchen. Klicken Sie dort auf Suchen. Falls Sie Räume mit einem bestimmten Ausstattungskriterium suchen (z.b. mind. 100 Sitzplätze) klicken Sie auf den Link Ausstattung. Es wird eine Liste der Ausstattungsmerkmale angezeigt. Wählen Sie dort die gewünschten Merkmale (z.b. 1 Videoprojektor, 100 Sitzplätze) aus und klicken Sie auf Suchkriterien anwenden. Klicken Sie dann auf Suchen. Es erscheint eine Liste der freien Räume in diesem Zeitraum: Dort wählen Sie den gewünschten Raum aus (Häkchen vor dem Raumnamen) und klicken am Ende der Liste auf Raumanfrage stellen. Sie können auch mehrere Räume gleichzeitig beantragen. Nun erscheint wieder die Termin-Übersicht: Der Anfrage-Status ist gelb (Anfrage läuft). In der Spalte Raum wird noch kein Raum angezeigt. Dies geschieht erst, sobald Sie eine Zusage für den Raum erhalten haben. Wenn Sie das gelbe Symbol anklicken, erhalten Sie eine Übersicht, welchen Raum Sie angefragt haben. Dort können Sie auch eine Raumanfrage zurückziehen.

5 - 5 - Veranstalter/Personen bearbeiten Im Bereich Veranstalter sind alle Einrichtungen aufgeführt, die Veranstalter sind. Diese Liste kann nur von Einrichtungs-Redakteuren verändert werden. Im Bereich Verantwortlicher können Sie die Personen festlegen, die für die Veranstaltung verantwortlich sind. Zusätzlich können Sie eine Funktion und die Sortierung als Zahl angeben. Um die Änderungen wirksam zu machen, klicken Sie auf Speichern. Dokumente / Links bearbeiten Zusätzlich zu den Veranstaltungs-Daten können Sie Bilder oder Dokumente hochladen und Links anlegen. Um Bilder oder Dokumente hochzuladen, klicken sie auf den Bereich Dokumente. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie bei Nutzung aus, ob es sich um ein Bild oder ein Dokument handelt. Klicken Sie auf Speichern. Klicken sie nun auf Datei-Upload. Es öffnet sich ein Unterbereich, dort können Sie über Durchsuchen eine Datei auswählen. Klicken Sie dann auf Upload. Um zusätzliche Dokumente hochzuladen, klicken Sie auf Neu. Es erscheint eine neue Zeile. Möchten Sie einen Eintrag löschen, markieren Sie diese mit einem Häkchen, klicken Sie auf Löschen und dann auf Endgültig löschen. Hinweis: Über das Feld Sortierung können Sie die Reihenfolge der Einträge bestimmen. Geben Sie dazu die gewünschte Sortierung ein (1, 2, 3 ) und klicken Sie auf Speichern. Falls ein Eintrag nur in Deutsch oder Englisch erscheinen soll, können Sie dies mit dem Feld Sprache festlegen. Standardmäßig erscheint der Eintrag immer in beiden Sprachen. Links lassen sich nach dem gleichen Schema bearbeiten. Verwenden Sie dazu den Reiter Links und geben die gewünschten Adressen ein. Langbeschreibung/Literatur bearbeiten Klicken Sie auf den jeweiligen Bereich, geben Sie den Text ein und klicken Sie auf Speichern. Falls Sie technische Probleme beim Bearbeiten der Veranstaltungen haben, wenden Sie sich bitte an den LSF-Support, lsf-support@uni-hohenheim.de