Richtlinien zur Abrechnung

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1 Richtlinien zur Abrechnung 1 ABRECHNUNG Leistungen aus dem Bereich Unterhaltsreinigung Abrechnung rapportpflichtiger Leistungen 2 2 MATERIALVERKÄUFE 3 3 BESTÜCKUNG UND BESTANDSÄNDERUNGEN VON REINIGUNGSMASCHINEN 4 4 ÄNDERUNGEN DES REINIGUNGSUMFANGS /DER REINIGUNGSKOSTEN 4 5 ZUSAMMENSTELLUNG UND VORLAGE DER ABRECHUNGSUNTERLAGEN 4 6 BESONDERHEITEN 4 7 KÜRZUNGEN DES ZU VERGÜTENDEN BETRAGES DURCH DIE AG 5 8 ZAHLUNGSBEDINGUNGEN 5 Seite 1 von 5

2 1 Abrechnung Sämtliche Leistungen sind in vollem Umfang zu erbringen. Teilweise erbrachte Leistungen können nur nach vorheriger Genehmigung durch die AG abgerechnet werden. 1.1 Leistungen aus dem Bereich Unterhaltsreinigung Grundlage für die Abrechnung von Leistungen ist die jeweilige Einzelbeauftragung. Rechnungen des AN müssen folgende Daten umfassen: SAP Bestellnummer Standort-Nummer gemäß Anlage 1 des Rahmenvertrags Leistungsmonat Angabe der erbrachten Leistungen Angabe des Leistungsumfangs (z.b. Quadratmeter; Stunden) Datum der Leistungserbringung Ausführungsdatum Qualitätsbericht i.s.d. Anlage 2a zum Rahmenvertrag Angabe der Pausenzeiten Bei Leistungen im Stundenbereich sind die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten zu berücksichtigen. Gemäß Arbeitszeitgesetz 4 sind bei mehr als 6 Stunden eine Pause von 30 min und bei mehr als 9 Stunden eine Pause von 45 min vorgeschrieben. Auf den Nachweisen sind die Arbeits- und Pausenzeiten der jeweiligen Mitarbeiter entsprechend mit Von-bis -Angaben inkl. Datum auszuweisen. Werden die Pausenzeiten nicht ausgewiesen, wird bei Arbeiten von mehr als 6 h durch die AG automatisch eine Pause von 30 min und bei Arbeiten von mehr als 9 Stunden eine Pause von 45 min zum Abzug gebracht. Tätigkeiten, die ausschließlich über Quadratmeter oder laufende Meter abgerechnet werden, sind hiervon nicht betroffen. 1.2 Abrechnung rapportpflichtiger Leistungen Rapportpflichtige Leistungen sind alle Leistungen, die nicht in den regelmäßigen monatlichen Einzelbeauftragungen enthalten sind (z.b. Glasreinigungsarbeiten oder Sonderbeauftragungen). Für diese Leistungen muss der AN einen Nachweis ( Rapportunterlagen ) einreichen. Grundlage für die Abrechnung rapportpflichtiger Leistungen ist die jeweilige Beauftragung sowie die entsprechenden Rapportunterlagen. Einseitige Änderungen durch den AN werden nicht berücksichtigt. Die Rapportunterlagen müssen folgende Daten enthalten: SAP-Bestellnummer (sofern die Beauftragung über SAP generiert wird) Standort-Nummer gemäß Anlage 1 zum Rahmenvertrag Seite 2 von 5

3 Sortimentsbereiche, in denen die Reinigung durchgeführt wurden (z.b. Verwaltung, Sanitärbereich) Angabe der erbrachten Leistung (z. B. Glasreinigung, Grauflächenpflege) Leistungsumfang (z. B. Quadratmeter, Stunden) Datum der Leistungserbringung (die Leistungen sind am Tag der Ergebniserbringung vom Standort bestätigen zu lassen. Bei langfristigen Maßnahmen ist das Datum der Endabnahme maßgeblich für die Abrechnung) Stempel und Unterschrift des Standortes oder Unterschrift und lesbarer Name des Unterschreibenden (Blockschrift) Angabe der Pausenzeiten Bei Leistungen im Stundenbereich sind die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten zu berücksichtigen. Gemäß Arbeitszeitgesetz 4 sind bei mehr als 6 Stunden eine Pause von 30 min und bei mehr als 9 Stunden eine Pause von 45 min vorgeschrieben. Auf den Nachweisen sind die Arbeits- und Pausenzeiten der jeweiligen Mitarbeiter entsprechend mit Von-bis -Angaben inkl. Datum auszuweisen. Werden die Pausenzeiten nicht ausgewiesen, wird bei Arbeiten von mehr als 6 h durch die AG automatisch eine Pause von 30 min und bei Arbeiten von mehr als 9 Stunden eine Pause von 45 min zum Abzug gebracht. Tätigkeiten, die ausschließlich über Quadratmeter oder laufende Meter abgerechnet werden, sind hiervon nicht betroffen. Ein Durchschlag der Rapportunterlagen verbleibt beim Standort. Die Originale sind mit den Abrechnungsunterlagen bei der AG einzureichen. Kopien werden nicht akzeptiert. Wenn die AG Formularvorgaben für die Rapportunterlagen zur Verfügung stellt, sind diese zu verwenden. In diesem Fall würde die Einreichung abweichender Leistungsnachweise bzw. Rapportunterlagen als Nichteinhaltung der in dieser Anlage geforderten Kriterien gewertet werden und eine Vertragsstrafe nach sich ziehen (vgl. 19 Abs. 2c des Rahmenvertrags). 2 Materialverkäufe Bei berechtigten Materialverkäufen an die AG, hat der AN die Lieferscheine im auf die Übergabe des Materials folgenden Abrechnungsmonat zusammen mit der Rechnung einzureichen. Diese Lieferscheine müssen folgende Daten umfassen: Standort-Nummer gemäß Anlage 1 zum Rahmenvertrag Auftragsnummer der schriftlichen Beauftragung Artikelart Menge Lieferdatum (die Leistungen sind am Tag der Lieferung vom Standort bestätigen zu lassen) Stempel und Unterschrift des Standortes oder Unterschrift und lesbarer Name des Unterschreibenden (Blockschrift) Seite 3 von 5

4 3 Bestückung und Bestandsänderungen von Reinigungsmaschinen Bei einem Tausch der Reinigungsmaschine im Leistungsmonat erfolgt die Abrechnung tagesgenau (siehe Ziffer 5 dieser Anlage). 4 Änderungen des Reinigungsumfangs /der Reinigungskosten Eine Änderung des Reinigungsumfangs oder der Reinigungskosten muss der AG zuvor genehmigen. Bei einer Änderung des Reinigungsumfangs / der Reinigungskosten im Leistungsmonat, erfolgt die Abrechnung tagesgenau (siehe Ziffer 5 dieser Anlage). 5 Zusammenstellung und Vorlage der Abrechnungsunterlagen Die einzelnen Leistungen und Materialverkäufe sind separat auszuweisen und die Rapporte/Liefernachweise den Rechnungen beizulegen. Es gilt der Posteingangsstempel bei der AG. Die Abrechnungsunterlagen - für nicht rapportpflichtige Leistungen müssen der AG bis zum 20. des laufenden Monats vorliegen. - für rapportpflichtige Leistungen müssen der AG bis zum 20. des Folgemonats vorliegen. Bei später eingehenden Rechnungen verlängert sich das vereinbarte Zahlungsziel um 30 Tage. Die AG behält sich vor, fehlerhafte Abrechnungsunterlagen an den AN zurückzusenden und eine Wiedereinreichungsfrist von 14 Tagen anzusetzen. Diese Unterlagen gelten hinsichtlich der Zahlung als nicht bei der AG eingegangen. Die Abrechnung von Teilpositionen einer Rechnung des AN behält sich die AG vor. Bei Nichteinhaltung der Wiedereinreichungsfrist behält sich die AG vor, die in diesen Unterlagen dokumentierten Leistungen nicht mehr zu vergüten. 6 Besonderheiten Wird eine Leistung gemäß Ziffer 1 nicht den vollen Monat erbracht, erfolgt die anteilige Berechnung des Rechnungsbetrages unter Berücksichtigung folgender Eckwerte: Ein Leistungsmonat umfasst, sofern keine anders lautende Vereinbarung getroffen wurde, 4,33 Wochen Eine Leistungswoche umfasst, sofern keine anders lautende Vereinbarung getroffen wurde (siehe Frequentierung in der Beauftragung) 6 Arbeitstage Die Arbeitsnachweise muss sich der AN vom Standortverantwortlichen, gemäß den o. g. Kriterien (Punkt 1-3), gegenzeichnen lassen. Ein Original/Durchschlag des Nachweises verbleibt beim Standort und ein weiteres wird der AG zur Rechnungsprüfung vorgelegt. Seite 4 von 5

5 7 Kürzungen des zu vergütenden Betrages durch die AG Bei Nichterfüllung oder mangelhafter Erfüllung der vereinbarten Leistung behält sich die AG eine entsprechende Kürzung des zu vergütenden Abrechnungsbetrages vor. Einzelheiten ergeben sich aus Anlage 2 (Qualitätssicherung). Bei nicht durch die AG genehmigtem Austausch/Abzug/Änderungen der Reinigungsmaschinen durch den AN, wird die negative Kostendifferenz zwischen beauftragter Reinigungsmaschine und der aktuell am Standort befindlichen Maschine pauschal für 6 Leistungsmonate zum Abzug gebracht. 8 Zahlungsbedingungen Die Zahlungen erfolgen, soweit keine anders lautende Vereinbarung getroffen wurde für nicht rapportpflichtige Positionen: nach Beendigung des Leistungsmonats zu den mit der AG vereinbarten Zahlungsbedingungen. Beginn des Zahlungsziels ist der 1. des Folgemonats. für rapportpflichtige Positionen bei Einreichung im laufenden Monat: nach Beendigung des Leistungsmonats zu den mit der AG vereinbarten Zahlungsbedingungen. Beginn des Zahlungsziels ist der 1. des Folgemonats. für rapportpflichtige Positionen bei Einreichung im Folgemonat: nach Posteingang der Abrechnungsunterlagen bei der AG zu den mit der AG vereinbarten Zahlungsbedingungen. Beginn des Zahlungsziels: Posteingangsstempel der AG. Seite 5 von 5