360 Forum, 2. BGM Fachtagung. Die Umsetzungsperspektive. Dr. Angela Sitter Betriebsärztin ERGO Versicherungsgruppe Berlin,

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1 360 Forum, 2. BGM Fachtagung Die Umsetzungsperspektive Dr. Angela Sitter Betriebsärztin ERGO Versicherungsgruppe Berlin,

2 Inhalt ERGO Aufgaben der Betriebsärzte im BGM der ERGO Planung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen - Zielgruppe und Inhalte - Initiatoren - Analyseverfahren - Auswahlkriterien für Analyseverfahren - Erwartungsmanagement - Fallstricke typische Schwierigkeiten Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen - Ablauf - Beispiel BAAM - Verfahren - Beispiel Arbeitssituationsanalyse nach Nieder Erfolgsfaktoren Dr. Angela Sitter, ERGO Versicherungsgruppe, 2. BGM-Fachtagung des BBGM, Berlin,

3 Unsere Stärken Unsere Marken stehen für Zuverlässigkeit und Erfahrung ERGO ist in Deutschland unter eigenem Namen und mit Spezialmarken am Markt Private und betriebliche Altersvorsorge, Einkommenssicherung, Vermögensbildung von der ERGO Lebensversicherung (früher Hamburg-Mannheimer); mehr als 100 Jahre Erfahrung Schaden-/Unfallversicherung für privaten, gewerblichen und industriellen Bedarf, zertifizierte Schadenregulierung von der ERGO Versicherung (früher Victoria); mit 160 Jahren Erfahrung Der Rechtsschutzversicherer der ERGO. Kostenschutz und Dienstleistungen, internationales Netzwerk von Experten. Seit über 80 Jahren am Markt Der Gesundheitsversicherer der ERGO. Kranken- und Pflegeversicherungen für privat wie gesetzlich Versicherte, Gesundheitsservices. Seit über 80 Jahren am Markt Der Reiseversicherer der ERGO. Reiseschutz für Privat- und Geschäftsreisende, international vertreten. Seit rund 100 Jahren am Markt Der Direktversicherer der ERGO. Einfache und leicht verständliche Produkte, per Telefon oder Internet. Seit beinahe 30 Jahren am Markt 3

4 ERGO Deutschland Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz Hamburg Berlin Über angestellte Mitarbeiter im Außen- und Innendienst Düsseldorf Köln Leipzig Mannheim Nürnberg München Arbeits-, Gesundheits-, Umweltschutz Arbeitssicherheit Betriebsärzte Sozialbetreuung Umweltreferenten 4

5 Aufgaben der Betriebsärzte im BGM der ERGO Ärztliche Versorgung Notfallversorgung Behandlung akuter Erkrankungen Reisemedizinische Beratung und Impfungen Beratung zu Gesundheitsbelastungen, spezifischen Krankheitsbildern und zur gesundheitsgerechten Lebensführung Klassische Arbeitsschutzaufgaben Zusammenarbeit mit der Sicherheitsfachkraft in allen Fragen des Arbeitsschutzes wie z.b. Begehungen, Ergonomie, Unfallverhütung, Beratung bei der Gefährdungsbeurteilung Unterstützung beim betrieblichen Eingliederungsmangement (BEM) Beratung, Unterstützung und Begleitung bei der stufenweisen Wiedereingliederung Integration schwerbehinderter Mitarbeiter Integration langzeiterkrankter Mitarbeiter 5

6 Aufgaben der Betriebsärzte im BGM der ERGO Prävention Vorsorgeuntersuchungen BGF-Kurse in Zusammenarbeit mit ERGOsports, BKK Victoria D.A.S. zu den Themen Bewegung, Entspannung und Ernährung Durchführung von Aktionen zur betrieblichen Gesundheitsförderung - Organisation von Gesundheitstagen und Vorträgen (Herz, Darm-Ca, Stress) - Grippeschutzimpfung Seminare - ERGO First Guide - Seminare zu Themen wie Gesundes Führen, Stress meistern, Resilienz 6

7 Grundlagen Arbeitsschutzgesetz (1996) Systematische Beurteilung der Arbeitsbedingungen Gefährdungsermittlung und Beurteilung ( 5 Arbeitsschutzgesetz) als Aufgabe des: Mitbestimmungsrecht: Berater: weitere Berater: Ziel: Arbeitgebers Betriebsrat Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sozialberatung, Psychologischer Dienst, Sicherheitsbeauftragte, u.a.) Detektieren von psychischen Fehlbeanspruchungen, d.h. Belastungsreaktionen, die die Gesundheit kurz oder langfristig signifikant beeinträchtigen (Leitfaden für Betriebsärzte zu psychischen Belastungen und den Folgen in der Arbeitswelt, DGUV 2010) 7

8 Planung: Zielgruppe und Inhalte Zielgruppe: Mitarbeitergruppen / keine einzelnen Mitarbeiter! Erhebung von arbeitsbedingten psychischen Belastungen der Arbeitsaufgabe Arbeitszeitgestaltung Arbeitsorganisation Arbeitsumgebung Soziale Beziehung Beurteilt werden: Kognitive, emotionale und verhaltensmäßige Anforderungen Keine Personenmerkmale, sondern Arbeitsbedingungen 8

9 Planung: Initiatoren Initiatoren für diese spezielle Gefährdungsbeurteilung können sein: Führungskräfte Personalabteilung Mitarbeiteranfrage Betriebsratsinitiative Betriebsarzt 9

10 Planung: Analyseverfahren Die Form der Gefährdungsbeurteilung ist nicht vorgeschrieben Beobachtung Beobachtungsinterview Befragung mündlich (Einzelgespräche oder Gruppendiskussion) Mitarbeiterbefragung (Fragebogen) Die Herausforderung besteht in der Wahl des richtigen Instrumentes für die Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung. 10

11 Planung: Analyseverfahren Die verschiedenen Verfahren unterscheiden sich durch: Formale Regeln / Ablauf / Beteiligung der Mitarbeiter Art der Befragung - Mitarbeiterbeteiligung Ergebnisse intern direkt verwertbar oder externe statistische Auswertung moderierte Gruppen Aufwand unterschiedlich groß Zeit bis Umsetzung Bei allen Verfahren wichtig: Chefsache!!! 11

12 Planung: Auswahlkriterien für Analyseverfahren Wie lange dauert das Verfahren? Analysetiefe: Aufwand in Auswertung bzw. Befragung: mündliche Verfahren oder statistische Auswertungen Finanzierbarkeit Tätigkeitsspektrum ist entscheidend für Maßnahmenspektrum und Schnelligkeit des Verfahrens Direkte Beteiligung der Mitarbeiter: moderierte Gruppe, Gesundheitszirkel Der Mitarbeiter als Experte im eigenen Bereich Ermittlung der Belastungsschwerpunkte (Arbeitsprozesse, Führung, etc) Verfahrensregeln festlegen Kommunikationsregeln festlegen Wann ist die Gefährdungsbeurteilung abgeschlossen? Datenschutz, Informationsschutz (Vertraulichkeit moderierte Gruppen) 12

13 Planung: Erwartungsmanagement Zielvorstellung abgleichen! realistische Ziele? Transparenz? Verbindlichkeit? (z.b. bessere Arbeitsbedingungen, Arbeitszufriedenheit, Effizienzsteigerung) Zielgruppe (Team, Abteilung, standortübergreifend, funktionsspezifisch) Zielvorstellung des Betriebsrates Zielvorstellung der Führungsebene 13

14 Planung: Fallstricke typische Schwierigkeiten Teilnahme der Geschäftsführung als Treiber und Entscheider - Zumindest aber Führungskraft mit entsprechender Entscheidungskompetenz - Signal der Verbindlichkeit wichtig für Umsetzung Transparenz des Verfahrens ist wichtig: Klare Regeln, Form wichtig Vertrauen in Verfahren durch Kommunikation schaffen Beteiligung der Führungskräfte und Mitarbeiter in allen Prozessstufen (Analyse, Priorisierung und Umsetzung) 14

15 Umsetzung: Ablauf des BAAM - Verfahrens zur Beurteilung von Arbeitsinhalten, Arbeitsorganisation, Mitarbeiterführung und sozialen Beziehungen Typischer Verlauf der Gefährdungsbeurteilung am Beispiel BAAM Verfahren: Steuerkreis Kommunikation Ist-Zustand erheben Veränderungsbedarf festlegen (Zielvorstellung) Kommunikation Moderierte Gruppen Steuerkreis Kommunikation!!! (Änderung, keine Änderung) Umsetzung Wirksamkeitskontrolle Kommunikation Zusammenhänge aufzeigen 15

16 Umsetzung: BAAM - Verfahrens zur Beurteilung von Arbeitsinhalten, Arbeitsorganisation, Mitarbeiterführung und sozialen Beziehungen Dialogorientiertes Verfahren, hohe Analysetiefe, externer Anbieter Erfassung, welche Auswirkungen die Arbeitsbedingungen auf die Effizienz der Arbeit und die Gesundheit der Mitarbeiter haben. Klassenraumverfahren bei Befragung hoher Rücklauf der Fragebögen Quelle: HR&C (Institut für Humanresourcen & Changemanagement - Dr. Blume und Partner) 16

17 Umsetzung: BAAM - Verfahrens zur Beurteilung von Arbeitsinhalten, Arbeitsorganisation, Mitarbeiterführung und sozialen Beziehungen EDV-gestützte Auswertung der Fragebögen mit Visualisierung der Ergebnisse Effiziente Priorisierung (Oberhalb 40 % besteht Handlungsbedarf) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 31% 14% 13% 47% 52% 23% 23% 22% 23% 24% 19% 21% 15% 16% 15% 12% 12% 11% 9% 11% 3% 2% 3% "trifft überwiegend nicht zu" "Umstand belastet mich" "Umstand erschwert Aufgabenerledigung" 36% 55% 57% 54% 20% 22% 21% Quelle:HR&C (Institut für Humanresourcen & Changemanagement - Dr. Blume und Partner) 17

18 Umsetzung: BAAM - Verfahrens zur Beurteilung von Arbeitsinhalten, Arbeitsorganisation, Mitarbeiterführung und sozialen Beziehungen Moderierte Gruppe: (Erarbeitung von Lösungsvorschlägen bei Belastungsschwerpunkten, um konkrete Belastungen abzubauen) - Gruppe(n) mit 6-10 Beschäftigten, die den Arbeitsbereich repräsentieren geschützter Dialog (Führung und soziale Beziehungen) - Führungsprobleme werden gesondert, außerhalb der moderierten Gruppenanalyse, bearbeitet Steuerkreis (Entscheidung über Realisierung von Maßnahmenvorschlägen) Umsetzung und Dokumentation Wirkungskontrolle 18

19 Umsetzung: Arbeitssituationsanalyse nach Nieder Gruppendiskussionsverfahren mit vorstrukturierten Fragen 8 bis 15 Personen pro Befragungseinheit (freiwillige Teilnahme) Mitarbeiter einer Hierarchieebene bzw. einer vergleichbaren Arbeitssituation, Führungskräfte werden gesondert befragt Moderation durch neutrale Person Dauer je : 3 h für Beschäftigte und 2 h für Vorgesetzte 19

20 Umsetzung: Arbeitssituationsanalyse nach Nieder Mündliche Befragung anhand von 6 Leitfragen: 1. Was finden Sie positiv an Ihrem Arbeitsplatz? 2. Wenn Sie an Ihre Arbeit und Ihren Gesundheitszustand denken: Halten Sie eine Veränderung Ihrer Arbeitssituation für nicht wichtig/teilweise wichtig/sehr wichtig? 3. In welchen Bereichen Ihrer Arbeitssituation sollte am ehesten eine Veränderung erfolgen: Tätigkeit, Organisation, Vorgesetztenverhalten, Arbeitsumgebung, Betriebsklima.? 20

21 Umsetzung: Arbeitssituationsanalyse nach Nieder 4. An welche konkreten Belastungen haben Sie gedacht, als Sie Ihren Bewertungspunkt vergeben haben? 5. Welche Anregungen haben Sie zur Verbesserung der Arbeitssituation? 6. Was könnten Sie als Mitarbeiter tun, was der Betrieb? Steuerkreis zur Entscheidung und zur Umsetzung der Maßnahmen 21

22 Umsetzung: Arbeitssituationsanalyse nach Nieder Stärken des Verfahrens: Mitarbeiter werden als Experten in eigener Sache, die Probleme erfassen, priorisieren und Lösungsvorschläge erarbeiten, ernst genommen Die Kommunikation wird hierarchieübergreifend angeregt und verbessert Einfache und rasche Dokumentation als Grundlage für eine zeitnahe Einleitung des Umsetzungsprozesses 22

23 Erfolgsfaktoren Voraussetzungen für den Erfolg Vorprogrammierter Frustration vorbeugen: Kooperation der betrieblichen Sozialpartner Treiber des Verfahrens (sichtbares und nachhaltiges Interesse von Geschäftsleitung und Arbeitnehmervertretung) Veränderungsbereitschaft standardisierte Verfahren mit festgelegten Bewertungskriterien, Ablauf und Entscheidungs- sowie Eskalationsregeln, keine selbstgestrickten Erweiterungen Verfahren, das ein Täter Opfer Schema vermeidet und ggf. vorliegende Probleme und Konflikte lösen hilft Kompetenzen (Entscheidungsbefugnis) im Steuerkreis 23

24 Erfolgsfaktoren Gute Planung und Organisation aller Schritte: Erfassung, Umsetzung, Wirksamkeitskontrolle, Vertrauen ins System (Kommunikation und Beteiligung) Starke Priorisierung keine Überforderung durch zu viele Baustellen oder zu umfangreiche Analyse Fragekatalog abstimmen Nicht nur Analyse planen, sondern auch wie man Maßnahmen umsetzt Die Umsetzung muss schnell sein Vertrauen in die Zusammenarbeit Konstruktive Beteiligung von Linienmanagement und Mitarbeitern. Der Erfolg ist abhängig davon, dass Mitarbeiter den Prozess mittragen Kommunikation (Maßnahmen Zusammenhang mit Befragung) Kommunikation über Wirkungskontrolle 24

25 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Angela Sitter, ERGO Versicherungsgruppe, 2. BGM-Fachtagung des BBGM, Berlin,