Ordnung. über Dienstreisen, Reisekosten und Spesen in der

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1 Ordnung über Dienstreisen, Reisekosten und Spesen in der FITT Institut für Technologietransfer an der Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes gemeinnützige GmbH nachfolgend FITT ggmbh genannt gültig für alle, die im Rahmen ihrer Tätigkeit für die FITT GmbH Reisekosten oder Spesen abrechnen, also gleichermaßen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ehrenamtliche oder auf Honorarbasis tätige Projektleiterinnen und Projektleiter sowie Erfüllungsgehilfen nachfolgend Kostenverantwortliche genannt in allen Forschungsprojekten, Forschungsgruppen, der Verwaltung oder sonstigen Organisationseinheiten. nachfolgend Abteilungen genannt 1 Präambel Diese Ordnung soll mit den nachstehenden Regelungen zu Dienstreisen, Reisekosten und Spesen einen reibungslosen Ablauf bzgl. Abrechnung der entstehenden Kosten sicherstellen. 2 Geltungsbereich Diese Ordnung gilt für alle Kostenverantwortliche der FITT ggmbh unabhängig vom räumlichen Einsatzort. 3 Anwendbares Recht / Mittelherkunft (1) Bei Forschungsprojekten, die durch öffentliche Mittel zum Beispiel des Landes, des Bundes oder der EU gefördert werden, sind die jeweiligen, mit der Zuwendung verbundenen Bestimmungen zu Dienstreisen, Reisekosten und Spesen zwingend einzuhalten. (2) Für alle übrigen Fälle ist diese Ordnung verbindliche Grundlage für die Abrechnung aller anfallenden Reisekosten und Spesen im In- und Ausland. (3) Soweit in dieser Ordnung nichts anderes geregelt ist, gilt das Saarländische Reisekostengesetz (SRKG) und die Auslandsreisekostenverordnung (ARV) in der jeweils geltenden Fassung.

2 4 Reisekosten/ Dienstreisen (1) Reisekosten sind alle tatsächlichen Aufwendungen, die durch eine dienstlich veranlasste Dienstreise verursacht werden. (2) Eine Dienstreise liegt vor bei einer vorübergehenden dienstlich veranlassten Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte der FITT ggmbh. 5 Wirtschaftlichkeitsgebot Bei Planung und Durchführung von Dienstreisen sind die Grundsätze der dienstlichen Notwendigkeit und der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Dauer der Reisen und die entstehenden Kosten sind auf das dienstlich notwendige Maß zu beschränken. 6 Zustimmung zu Dienstreisen (1) Dienstreisen sind grundsätzlich im Vorhinein mit der Projektleitung bzw. dem/der Abteilungsverantwortlichen abzustimmen. (2) Dienstreisen in Staaten, die nicht an Deutschland grenzen, bedürfen stets der vorherigen Zustimmung durch den Geschäftsführer oder die Generalhandlungsbevollmächtigte. Gleiches gilt für alle anderen Dienstreisen, bei denen die in dieser Ordnung vorgegebenen Höchstsätze, z. B. für Übernachtungskosten, voraussichtlich überschritten werden. 7 Buchung und Abrechnung (1) Sofern die Bestimmungen des 6 gegeben sind und die Projektkostenstelle entsprechend gedeckt ist, können die Buchung von Bahn- und Flugreisen sowie Hotelbuchungen innerhalb der mit der Geschäftsführung für das Projekt vereinbarten Zeichnungsgrenze eigenverantwortlich vorgenommen werden. (2) Es ist darauf zu achten, dass Rechnungen auf die FITT ggmbh, Goebenstraße 40, Saarbrücken und nicht z. B. auf den Namen des Buchenden oder auf den Namen der Forschungsgruppe ausgestellt werden. Dadurch wird unter anderem gewährleistet, dass der FITT ggmbh die im Rahmen der Buchung gezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt Saarbrücken wieder erstattet wird. Zudem ist dies bei Hotelrechnungen Voraussetzung für die Erstattung von Frühstückskosten. (3) Es ist zulässig, bei der Organisation von komplexen Dienstreisen, insbesondere bei der Buchung von Flugreisen, ein Reisebüro einzuschalten, das mit der Unterbreitung von unterschiedlichen Angeboten bei der effizienten Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes helfen kann. Die für die Dienste des Reisebüros berechnete Servicepauschale ist erstattungsfähig. Hotelbuchungen sollten eigenständig via Internet über eines der gängigen Hotelbuchungssysteme vorgenommen werden. (4) Sämtliche Kosten und sonstige Spesen einer Dienstreise sind zusammenhängend samt aller zugehörigen Belege zur Erstattung zu beantragen. Hierfür ist die im Intranet zu findende Vorlage der FITT ggmbh zu verwenden.

3 8 Bus-, Bahn- und Flugreisen (1) Kosten, die für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln entstanden sind, werden bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Bei Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden (Bahnfahrt-)Dauer werden die entstandenen Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse 1. Klasse erstattet. (2) Bei Bus- oder Bahnreisen in Südamerika, Asien (außer Südkorea und Japan) und Afrika ist es grundsätzlich zulässig, aus Sicherheitsgründen die höchste Klasse zu wählen. (3) Flugreisen sind unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgebots grundsätzlich zulässig. Kosten werden bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Bei Flügen zu Zielen außerhalb des geographischen Europa werden die entstandenen Flugkosten der nächsthöheren Klasse Business erstattet. 9 Benutzung des privaten PKW (1) Die Verwendung von öffentlichen Verkehrsmitteln hat unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgebotes Vorrang. (2) Liegt für die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges ein erhebliches dienstliches Interesse vor, beträgt die Wegstreckenentschädigung 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer. Mit dieser Pauschale sind alle Kosten abgedeckt, auch Entschädigungen für die Mitnahme anderer Dienstreisender. Etwaige Bußgelder werden nicht erstattet. 10 Taxifahrten (1) Grundsätzlich erstattet werden die Kosten für Taxifahrten von und zum Flughafen/Bahnhof im Zusammenhang mit einer Dienstreise. (2) Bei Fahrten am Zielort hat die Verwendung von öffentlichen Verkehrsmitteln unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgebotes Vorrang. Bei dienstlicher Notwendigkeit oder aus Sicherheitsgründen kann hiervon abgewichen werden. (3) Kosten für Taxifahrten, die nicht erkennbar mit Dienstreisen in Verbindung stehen, werden nur bei stichhaltiger, schriftlicher Begründung erstattet. Dies gilt insbesondere für Taxifahrten innerhalb Saarbrückens. 11 Übernachtungen/Frühstück (1) Bei notwendigen Übernachtungen muss die preiswerteste, angemessene Unterkunftsmöglichkeit genutzt werden. Ein Betrag von 120 (brutto) pro Person und Übernachtung sollte nicht überschritten werden. Übernachtungskosten von brutto 120 bis 200 pro Person und Übernachtung werden nur bei einer stichhaltigen, schriftlichen Begründung erstattet. Noch höhere Übernachtungskosten bedürfen der vorherigen Zustimmung nach 6, Absatz 2.

4 (2) Übernachtungsaufwendungen werden gegen Vorlage der Originalbelege erstattet. Bei Übernachtung ohne Kostennachweis, z.b. bei einer Übernachtung bei einem Familienangehörigen, wird ein Pauschalbetrag in Höhe von 20 erstattet. (3) Frühstückskosten werden erstattet, sofern die Reise entsprechend Lohnsteuerrichtlinie vom Arbeitgeber veranlasst war. Davon ist ebenfalls entsprechend Lohnsteuerrichtlinie auszugehen, wenn die Rechnung auf die FITT ggmbh ausgestellt ist (und die FITT ggmbh die Kosten ersetzt). Die Erstattung erfolgt abzüglich einer Kürzung des Tagegeldes um 20 % des vollen Satzes nach Absatz 4 (Sachbezugswert). (4) Für eine Dienstreise im Inland werden Verpflegungsmehraufwendungen zu folgenden Beträgen pro Kalendertag angesetzt: a. 24 bei einer Abwesenheit von 24 Stunden, b. 12 bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden, c. 6 bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens acht Stunden Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen entsprechend des BMF-Schreibens Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen in der jeweils aktuellen Fassung. Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. Bitte beachten Sie die Berechnungsbeispiele im Anhang. 11 Reisenebenkosten Sonstige Auslagen (z. B. Telefon-, Parkgebühren etc.) werden in angemessenem Umfang erstattet, sofern sie mit dem Zweck der Dienstreise in Zusammenhang stehen und dienstlich notwendig waren. Sie sind auf der Reisekostenabrechnung einzeln anzugeben und nach Möglichkeit durch Belege nachzuweisen. 12 Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen (1) Die Verbindung einer Dienstreise mit einer privaten Reise ist zulässig. Das Private darf das Dienstliche jedoch nicht weitaus überwiegen. Der dienstliche Zeitanteil muss daher mindestens 30 % betragen. Private und dienstliche Kosten sind strikt zu trennen. (2) Um spätere Missverständnisse zum steuerlichen Nachteil des Kostenverantwortlichen von vorneherein zu vermeiden, sind die dienstlichen Anteile der Reise in Art und Umfang ausführlich sowie nachvollziehbar zu belegen (z. B. durch Messeunterlagen, Briefwechsel mit besuchten Geschäftspartnern oder Organisationen, Zeitungsartikel, Fotos bei Firmenbesichtigungen etc.) und der Reisekostenabrechnung unaufgefordert hinzuzufügen.

5 13 Inkrafttreten Diese Ordnung tritt am 18. Februar 2013 in Kraft und ersetzt alle vorherigen Ordnungen über Dienstreisen, Reisekosten und Spesen. Saarbrücken, den 15. Februar 2013 Georg Maringer Geschäftsführer

6 Anhang Berechnungsbeispiele 1. Hotelrechnung ist auf FITT ggmbh ausgestellt = Arbeitgeberveranlassung liegt vor Beispiel 1: Rechnung ist aufgeteilt in Beherbergungskosten und Frühstück, Annahme Abwesenheit von 24 Stunden Frühstück 20 Zwischensumme Hotelkosten 100 Abzgl. Kürzung um 20 % des VOLLEN - 4,8 SATZES (Sachbezugswert für Frühstück) Zwischensumme Verpflegungspauschale 19,2 Beispiel 2: Rechnung beinhaltet nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Frühstück, Annahme Abwesenheit 24 h Hotelkosten (Übernachtung und Frühstück) 100 Zwischensumme Hotelkosten 100 Abzgl. Kürzung um 20 % des VOLLEN - 4,8 SATZES (Sachbezugswert für Frühstück) Zwischensumme Verpflegungspauschale 19,2 Beispiel 3: Rechnung ist aufgeteilt in Beherbergungskosten und eine Businesspauschale o. Ä., Annahme Abwesenheit von 24 Stunden Businesspauschale 20 Zwischensumme Hotelkosten 100 Abzgl. Kürzung um 20 % des VOLLEN - 4,8 SATZES (Sachbezugswert für Frühstück) Zwischensumme Verpflegungspauschale 19,2

7 2. Hotelrechnung ist NICHT auf FITT ggmbh ausgestellt = Arbeitgeberveranlassung liegt laut Lohnsteuerrichtlinie nicht vor Beispiel 1: Rechnung ist aufgeteilt in Beherbergungskosten und Frühstück, Annahme Abwesenheit von 24 Stunden Frühstück 20 Nicht erstattet werden die Kosten für das Frühstück, da eine Verpflegungspauschale gezahlt wird Zwischensumme erstattungsfähiger 80 Hotelkosten KEINE Kürzung, da Frühstück nicht erstattungsfähig Zwischensumme Verpflegungspauschale 24 Summe Erstattung 104 Beispiel 2: Rechnung beinhaltet nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Frühstück, Annahme Abwesenheit 24 h Hotelkosten (Übernachtung und Frühstück) 100 Abzgl. Kürzung der Hotelkosten um 20 % - 4,8 des VOLLEN SATZES (Sachbezugswert für Frühstück) Zwischensumme Hotelkosten 95,2 KEINE Kürzung der Verpflegungspauschale, da bei den Hotelkosten gekürzt Zwischensumme Verpflegungspauschale 24 Beispiel 3: Rechnung ist aufgeteilt in Beherbergungskosten und eine Businesspauschale o. Ä., Annahme Abwesenheit von 24 Stunden Businesspauschale 20 Abzgl. Kürzung der Hotelkosten um 20 % - 4,8 des VOLLEN SATZES (Sachbezugswert für Frühstück) Zwischensumme Hotelkosten 95,2 KEINE Kürzung der Verpflegungspauschale, da bei den Hotelkosten gekürzt Zwischensumme Verpflegungspauschale 24

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