Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb

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1 Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Agenturleistungen zur Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationsstrategie des Operationellen Programms EFRE in der Förderperiode Verfahrensunterlagen für das Verhandlungsverfahren mit vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb -

2 1. Einleitung Die Verwaltungsbehörde EFRE als Auftraggeber (AG) - angesiedelt im Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG) - benötigt für den Zeitraum vom bis die Unterstützung bei der Umsetzung der Kommunikationsstrategie für den Bereich EFRE. Das TMWWDG beabsichtigt dafür, eine Agentur mit der Aufgabe zu beauftragen. 2. Vergabeverfahren 2.1 Rechtliche Grundlagen Rechtliche Grundlagen dieser Ausschreibung sind (in der jeweils aktuellen Fassung): Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung VgV) Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) VOL/A EG Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG) Thüringer Verwaltungsvorschrift zur Vergabe öffentlicher Aufträge 2.2 Kontakt Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft Referat 34 Verwaltungsbehörde EFRE Frau Doreen Kellner Max-Reger-Str Erfurt Tel.: Doreen.Kellner@tmwwdg.thueringen.de 2.3 Art der Vergabe - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß 3 Abs. 3 Buchst. c VOL/A-EG - Die Vergabe erfolgt durch das Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Im vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb wird die Eignung, d. h. Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bewerber festgestellt. Aus dem Kreis der geeigneten Bewerber werden bei genügender Anzahl der Anträge mindestens drei maximal jedoch fünf Bieter zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. 2.4 Teilnahmeanträge Die einzureichenden Unterlagen müssen an allen dafür vorgesehenen Stellen mit Datum, Firmenstempel und rechtsverbindlicher Unterschrift versehen sein. Dies gilt insbesondere für die vorgeschriebenen Vordrucke, Formblätter und Erklärungen.

3 Folgende Unterlagen sind mit Einreichen des Teilnahmeantrags vorzulegen: I. Zuverlässigkeit 1. Selbstdarstellung des Bewerbers bzw. jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft Name des Unternehmens Adresse des Unternehmens Rechtsform Gründungsjahr Name des rechtlich Verantwortlichen Ansprechpartner für die Ausschreibung Telefon Fax -Adresse Internetadresse Filialen oder assoziierte Büros im betreffenden Land und im Ausland 2. Erklärung der Bietergemeinschaft (falls zutreffend) - Anlage 3 verwenden - Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel 3. Angaben, ob und in welcher Art der Bewerber auf den Auftrag bezogen mit anderen zusammenarbeitet (geplante Kooperationspartner) - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen 4. Handels- bzw. Vereinsregisterauszug bzw. eine gleichwertige Bescheinigung des Herkunftslandes (soweit vorhanden) nicht älter als sechs Monate - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen 5. Eigenerklärung, dass keine Ausschlusskriterien gem. 6 EG Abs. 4 und Abs. 6 VOL/A vorliegen - Anlage 4 - Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel 6. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach 19 Abs. 1 MiLoG (Mindestlohngesetz) nicht vorliegen - Anlage 5 verwenden - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied auszufüllen - Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel 7. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzureichen

4 II. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit 1. Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers sowie den Umsatz für die bestimmte Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, in den letzten drei Geschäftsjahren - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzureichen - Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel III. Technische und personelle Leistungsfähigkeit sowie Fachkunde 1. Angaben zum Bewerber/ Agenturprofil (max. 3 DIN A4-Seiten), Leistungsspektrum, Anzahl freier und fester Mitarbeiter, technische und Softwareausstattung - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzureichen 2. Auflistung und Darstellung von Referenzprojekten als Leadagentur aus den letzten drei Jahren, mit Angabe von - Leistungsumfang, - Auftragsvolumen, - Leistungszeit und - öffentlichem/ privatem Auftraggeber (mit Ansprechpartner und Kontaktangaben) - daraus zwei vom Bewerber ausgewählte repräsentative Beispiele mit konkreten Beschreibungen der dabei erbrachten Leistungen und exemplarisch herausragenden Arbeitsproben (z. B. gestaltete Plakate, Kampagnenmotive, selbst gestaltete Textbeiträge, Broschüren, Veranstaltungskonzepte) sowie Angabe der Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer) der Ansprechpartner beim betreffenden Auftraggeber der jeweiligen Leistung - bei Zusammenarbeit mit Nachunternehmern: Benennung und Aufgabenbereich der Nachunternehmer - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzureichen Sofern Erfahrungen mit den EU-Fonds vorliegen, ist dies gesondert hervorzuheben. 3. Namen, Darstellung der beruflichen Erfahrungen und Qualifikationen der Personen, die im Falle der Zuschlagserteilung für den Auftrag zuständig sein werden - Namentliche Benennung eines Projektteams

5 - Name, Zuständigkeiten im Projektteam, berufliche Qualifikation (Studium/Ausbildung) und berufliche Erfahrung/ Referenzen, die ihn für die Bearbeitung dieses Auftrages prädestinieren. - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen - bei Bietergemeinschaften bitte zusätzlich (max 1 DIN A4-Seite) darstellen, wer für welches Aufgabenspektrum zuständig ist Von allen mit dem Auftrag beschäftigten Mitarbeitern des Auftragnehmers und ggf. Unterauftragnehmern werden sehr gute Deutschkenntnisse erwartet, ansonsten ist mindestens die Niveaustufe C1 GER erforderlich (ein entsprechender Nachweis ist vorzulegen). 4. Darüber hinaus sind vom Bewerber Nachweise für folgende Kompetenzen, Erfahrungen und Leistungen vorzulegen: - Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Strategien und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit; technisch organisatorisches Knowhow v. a. im Bereich Medienarbeit, Internet/ neue Medien, Erstellen von Printmaterialien - Kompetenzen und Erfahrungen im Bereich der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen mit mindestens 200 Teilnehmern - Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen bzw. Institutionen - Erfahrungen mit Imperia (Benennung von Referenzprojekten) - bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen An den dafür vorgesehenen Stellen ist der Teilnahmeantrag rechtsverbindlich zu unterschreiben. Mit der Unterschrift wird die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben bestätigt. Fehlende Unterschriften führen zum Ausschluss vom Teilnahmewettbewerb. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen an den Vergabeunterlagen und/oder Ergänzungen hierzu sind unzulässig. Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. Die Angebots- und Verhandlungssprache ist Deutsch. Es gilt das deutsche Recht unter Berücksichtigung der Richtlinie 2004/18/EG. Der Antrag und ein ggf. im Verhandlungsverfahren einzureichendes Angebot müssen ausschließlich schriftlich abgegeben werden. Eine Zuleitung per , Fax oder ähnlichen Übertragungswegen ist ausgeschlossen. Der Teilnahmeantrag muss bis zum Termin für die Abgabe der Teilnahmeanträge (siehe Zeitplan in Punkt 2.8) bei der beauftragenden Stelle (s.u.) vorliegen.

6 Der Versand des Teilnahmeantrags erfolgt an Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft Verwaltungsbehörde EFRE Frau Doreen Kellner Max-Reger-Str Erfurt Auf der Vorderseite des Umschlags ist deutlich erkennbar der Hinweis anzubringen: Nicht Öffnen! Teilnahmeantrag zur Ausschreibung Agenturleistungen EFRE OP Bitte verwenden Sie dazu die Adress- und Kennzeichnungszettel wie in Anlage 1 dargestellt. Die Abgabe des Teilnahmeantrags kann erfolgen: - durch Übersendung bzw. - durch Abgabe im Eingangsbereich des TMWWDG (Max-Reger-Str. 4 8), Erfurt. Nachträgliche Berichtigungen und/oder Ergänzungen des Teilnahmeantrags, die bis zum Ablauf der Teilnahmefrist eingehen können, müssen entsprechend zugestellt werden. Bis zum Ablauf der Teilnahmefrist können die Anträge schriftlich zurückgezogen werden. Anträge, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, finden keine Berücksichtigung. 2.5 Auswahl der Bewerber im Teilnahmewettbewerb Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt nach folgenden Prüfungsschritten: 1. Formale Prüfung der Teilnahmeanträge 2. Erfüllung der Eignungskriterien Sofern nach dieser Bewertung noch mehr als fünf Bewerber im Verfahren sind, erfolgt eine Bewertung nach folgenden Kriterien: Beschreibung des Leistungsspektrums des Unternehmens 30 % Qualifikation und Verfügbarkeit des für den Auftrag vorgesehenen Personals 30 % Referenzen über vergleichbare Projekte 40 %

7 Die Punktevergabe erfolgt nach folgendem Schema: 1 = sehr gering 2 = gering 3 = durchschnittlich 4 = gut 5 = sehr gut Die Punkte je Kriterium werden mit der Gewichtung multipliziert. Die Summe aller Kriterien ergibt eine Gesamtpunktzahl. Die Bewerber mit den fünf höchsten Gesamtpunktzahlen werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Erreichen zwei oder mehrere Bewerber mit gleicher Punktzahl Platz 5 in der Wertung, so entscheidet das Los. 2.6 Aufforderung zur Angebotsabgabe Bei genügender Anzahl der Anträge werden mindestens drei maximal jedoch fünf Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Dazu werden weitere Unterlagen mit einer konkreteren Leistungsbeschreibung, einem Briefing und einer Aufgabenstellung übermittelt. 2.7 Zuschlag/Vertragsabschluss Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Unterlagen der Aufforderung zur Angebotsabgabe enthalten sind. Die VOL/B werden ergänzend zum Vertragsbestandteil erklärt. Die Zusendung von eigenen Vertragsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers führt zum Ausschluss des Angebotes. Genauere Informationen zur Verfahrensweise hinsichtlich Zuschlag und Vertragsabschluss werden den Bewerbern mitgeteilt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden Zeitschiene Bekanntmachung Abgabe der Teilnahmeanträge 12 Abs. 4 VOL/A EG :00 Uhr Prüfung der Teilnahmeanträge/ Vermerk an die Hausleitung Information der nicht 22 Abs. 1 VOL/A EG auf Antrag berücksichtigten Bieter Aufforderung zur Angebotsabgabe Angebotsfrist keine Zuschlags- und Bindefrist Information der unterlegenen Bieter 22 Abs. 1 VOL/A EG auf Antrag

8 2.9 Aufhebung der Ausschreibung Eine Aufhebung der Ausschreibung (ganz oder teilweise) wird den Bewerbern bzw. Bietern unverzüglich mitgeteilt. 2.7 Rückgabe von Ausschreibungsunterlagen Wünscht ein Bewerber oder Bieter die Rückgabe von Unterlagen (Entwürfe, Ausarbeitungen, Muster, Proben) so hat er dies innerhalb von 24 Werktagen nach Ablehnung seines Teilnahmeantrags oder seines Angebotes oder in seinem Teilnahmeantrag geltend zu machen. Für die Rückgabe ist ein ausreichend frankierter Rückumschlag bereit zu stellen. 2.8 Weitergabe von Unterlagen und Informationen Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Teilnahmeantrags und des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung oder Weitergabe (auch auszugsweise), ob vor oder nach Vertragsabschluss, ist ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung (vorherige Zustimmung) der ausschreibenden Stelle nicht statthaft. Der Bieter hat auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten des TMWWDG Verschwiegenheit zu bewahren. Der Schutz personenbezogener Daten ist zu beachten, insbesondere das Thüringer Datenschutzgesetz. 2.9 Vergütung für die Erstellung des Angebotes Für die Erstellung des Teilnahmeantrags und des Angebots wird keine Vergütung gewährt Fragen Fragen im Zusammenhang mit dem Ausschreibungsverfahren und den zu vergebenden Auftrag können bis zum Abgabetermin für die Teilnahmeanträge gestellt werden. Bitte beachten Sie Sie, dass die Beantwortung der Fragen auf der veröffentlicht werden.

9 Leistungsbeschreibung Agenturleistungen zur Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationsstrategie des Operationellen Programms EFRE in der Förderperiode Auftragsgegenstand Vergeben werden sollen Agenturleistungen zur Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der Umsetzung der Kommunikationsstrategie des Operationellen Programms EFRE in der Förderperiode Ansprechpartner für fachliche Fragen Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft Referat 34 Verwaltungsbehörde EFRE Frau Doreen Kellner Max-Reger-Str Erfurt Tel.: Aufgabenbeschreibung Die Verwaltungsbehörde EFRE als Auftraggeber (AG) - angesiedelt im Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG) - benötigt für den Zeitraum vom bis die Unterstützung bei der Umsetzung der Kommunikationsstrategie für den Bereich EFRE. Das TMWWDG beabsichtigt dafür, eine Agentur mit der Aufgabe zu beauftragen. Der Vertragsschluss soll im Jahr 2016 erfolgen und gilt zunächst bis zum Bei bewährter Zusammenarbeit ist geplant, den Vertrag 2019 und 2021 um 2 Jahre zu verlängern. Die Grundlage für die Öffentlichkeitsarbeit sind folgende Vorgaben: - Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 vom 17. Dezember Durchführungsverordnung (EU) Nr. 821/2014 vom 28. Juli 2014 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EU) Nr. 1303/ Kommunikationsstrategie zum Operationellen Programm des Freistaates Thüringen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) in der Förderperiode vom (siehe Zur Umsetzung dieser Publizitätsverpflichtungen, insbesondere zur Konzeption und Umsetzung der wichtigsten Informations- und Kommunikationsmaßnahmen Dazu werden insbesondere folgende Leistungen benötigt: - konzeptionelle Untersetzung der Kommunikationsstrategie über den gesamten Förderzeitraum - Fachberatung bei dem jährlich zu erstellenden Maßnahmenplan der Kommunikationsstrategie sowie Kreation und Begleitung von Werbeaktionen

10 - Design und Layout von Informationsmaterial (Anzeigen, Plakate, Funkspots, Broschüren, Flyer, Ausstellungs- bzw. Informationstafeln, Kalender, Plakate, Werbematerialien, Filme, DVD, CDs) - Auswahl in Abstimmung mit der EFRE-Verwaltungsbehörde und Beschaffung - Begleitung der jährlichen EFRE-Jahresveranstaltung (konzeptionell, Dokumentation in Bild- und Filmformat) - konzeptionelle Begleitung von sonstigen Veranstaltungen zur Erhöhung des Bekanntheitsgrades des EFRE in Thüringen - Pflege und Weiterentwicklung der efre20-thueringen Webseite, insbesondere die Implementierung des Förder-o-Mat, Interaktive Karten - regelmäßige Überprüfung der Website auf Aktualität - Verfassen von Teilen der Webseite in einer Amtssprache der EU - Bei den Informations- und Kommunikationsmaßnahmen ist möglichst sicherzustellen, dass die Informationen auch in barrierefreier Form zur Verfügung gestellt werden. - Entwicklung und Pflege des EFRE-Extranets Bei der Ausführung des Vertrags wird besonderer Wert wird auf die örtliche und zeitliche Flexibilität des Auftragnehmers gelegt. Zudem ist geplant, dass in regelmäßigen Abständen Meetings zu anstehenden Projekten bzw. zur Auswertung bereits erfolgter Projekte erfolgen.