AIDA ORGA Lösung für KVP-Management

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1 Partner der AIDA ORGA Lösung für KVP-Management Automatische Berechnungen bringen Planungsicherheit und Überblick Verbessern Sie konsequent Strukturen und Abläufe im Unternehmen Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Unternehmens Arbeiten Sie dauerhaft effizienter

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3 Das AIDA System gibt uns eine verlässliche und umfassende Basis für die Unternehmenssteuerung. Dadurch können wir sicherer im Markt agieren. Alfred Licharz Geschäftsführer der Licharz GmbH 3

4 Der KVP-Manager unterstützt uns methodisch und inhaltlich bei der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen Wolfgang Antosch Geschäftsführer der Maschinenbau Karp GmbH Die Lösung steckt in Ihrem Unternehmen Preis, Leistung, Qualität, Service das sind die Koordinaten, in denen sich Ihr Unternehmen jeden Tag bewegt. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen aller Branchen ihre Ziele und Strategien überdenken und sich jeden Tag überlegen, wie Sie besser werden können. Wichtig ist zu erkennen, dass der Wettbewerb immer dynamischer wird. Und diese Dynamik verlangt dynamische und lebendige Strukturen im Unternehmen. Sie müssen genauso beweglich sein, wie der Markt. Die Erfolgskriterien sind Flexibilität, Wirtschaftlichkeit und permanentes Optimieren. Die Zukunft Ihres Unternehmens gestalten. Jeden Tag Das ist die Aufgabe und Herausforderung. Entscheidend für den Erfolg sind nicht nur die fachlichen und technischen Voraussetzungen. Entscheidend sind viel mehr die Organisation der Unternehmensabläufe und das Wissen sowie die Innovationskraft engagierter Mitarbeiter. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Mitarbeiter. Immer mehr Unternehmen setzen aktiv darauf, dass ihre Mitarbeiter sich an der Verbesserung der Unternehmensstrukturen und -prozesse beteiligen. Dauerhaft und nachhaltig. Das kontinuierliche Verbesserungsmanagement ist zu einem wesentlichen Wettbewerbsvorteil geworden und angesichts der Komplexität unserer Zeit auch überlebensnotwendig. Innovation, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit sowie permanente Verbesserung sind nur mit dem Potenzial Ihrer Mitarbeiter zu erreichen. Mit dem KVP-Management schaffen Sie lebendige Rahmenbedingungen und geben diesem Potenzial den bestmöglichen Raum. Einfach immer besser werden Wir geben Ihnen mit dem KVP-Manager das richtige Instrument, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse erfolgreich zu gestalten. Auf Wunsch unterstützen und beraten wir Sie bei der Einführung von KVP in Ihrem Unternehmen. 4

5 Wir hätten vorher nie gedacht, wie viel Optimierungspotenzial in unseren Abläufen liegt. Aber wir sparen dank des AIDA KVP-Managers erheblich an Zeit, Administration und Kosten Simon Keller Prozessverantwortlicher, Maschinenbau Karp GmbH KVP Der kontinuierliche Verbesserungsprozess Große Unternehmen, wie Toyota, VW, Henkel oder Bayer, machen es seit zwanzig Jahren. Die Idee, die Mitarbeiter zu einem festen Bestandteil der Unternehmensführung zu machen, stammt aus Japan. Mit Kaizen, der Veränderung zum Besseren, wurde in der Wirtschaft erstmals bei Toyota begonnen. Mitarbeiter und Führungskräfte waren integrale Bestandteile eines permanenten Verbesserungsprozesses. Sie sorgten dafür, dass japanische Unternehmen lange Zeit innovativer, flexibler und leistungsstärker waren. Das KVP-Konzept ist mittlerweile weltweit in großen Unternehmen weit verbreitet. Aber auch kleine und mittelgroße Unternehmen setzen mehr und mehr auf die Chancen, Mitarbeiter im Rahmen von Teamarbeit in die Weiterentwicklung des Unternehmens einzubeziehen und ihre Wettbewerbsfähigkeit auszubauen. Der Weg zu einem konsequenten Verbesserungsprozess Die Grundlage für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit ist eine Arbeitsqualität, die dauerhaft den Anforderungen des Marktes entspricht. Produktqualität, Effizienz, Produktivität, Zeit und Kommunikation im Unternehmen müssen die Be- dürfnisse Ihrer Kunden erfüllen. Hierzu braucht es Unternehmensabläufe und -prozesse, die effizient und fehlerfrei ablaufen. Strukturen, die eindeutig, nachvollziehbar und gleichzeitig flexibel sind. Schaffen Sie Freiräume Entfesseln Sie unentdeckte Energien. Doch dies gelingt nur mit den richtigen organisatorischen Rahmenbedingungen. Als langjähriger Anbieter von Lösungen für die strategische Unternehmensorganisation wissen wir, dass Mitarbeiter nur dann ihr Potenzial ausschöpfen, wenn sie innerhalb ihres Aufgabengebietes Freiräume haben. Ein konsequentes KVP-Management schafft diesen Rahmen. Mit unserem KVP- Manager werden die Mitarbeiter ein aktiver Teil des Veränderungs- und Verbesserungsprozesses. Der KVP-Manager hat sich als Software-Tool vielfach zur Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen bewährt. Systematische, überschaubare Schritte führen mit kontinuierlicher Bewegung zum Ziel: Bessere Kontrolle und dauerhafte Beherrschung der Unternehmensprozesse schaffen mehr Transparenz und Effektivität! 5

6 Der AIDA KVP-Manager hilft uns Maßnahmen und Prozessanpassungen Schritt für Schritt und gemeinsam mit den Mitarbeitern zu etablieren Sebastian Boß Leiter Vertrieb & Marketing der GIS GmbH Die Methode zum Erfolg KVP geht von dem Grundgedanken aus, dass eine Organisation mit ihren Geschäftsprozessen steht und fällt. Optimale Prozesse sind die Grundvoraussetzung für den Erfolg einer Organisation. Der KVP-Manager verändert im Kleinen wie im Großen. Denn er funktioniert auch in einzelnen Prozessen. Am Anfang eines KVP-Prozesses stehen immer fünf grundlegende Wie-Fragen, die darauf abzielen, die Arbeitsqualität zu verbessern: Wie werden wir besser? Es geht um die Steigerung der Produkt-/Leistungs- und Servicequalität. Wie werden wir günstiger? Es geht um das Aufdecken von Ressourcen zur Kostenersparnis. Wie produzieren bzw. leisten wir mehr? Es geht um die Steigerung der Leistungsmenge. Wie werden wir schneller? Es geht um Zeitersparnis, Liefertreue bzw. Verbesserung der Leistungserbringung. Wie werden wir freundlicher? Es geht um die Verbesserung des sozialen Verhaltens. Der KVP-Prozess läuft in der Regel in einem definierten und vielfach bewährten Zyklus ab dem PDCA-Zyklus. P - Plan: In der Planungsphase werden Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung entwickelt. Gleichzeitig wird ein Zeitpunkt definiert, bis wann die Maßnahme umgesetzt sein soll. D - Do: Die geplanten Maßnahmen werden umgesetzt und dokumentiert. C - Check: Die Maßnahmen werden hinsichtlich ihrer Zielwirksamkeit kontrolliert und bewertet. Hat sie den gewünschten Erfolg? A - Act: Auf Grundlage des Check-Ergebnisses werden eventuelle Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Wenn das gewünschte Ergebnis erreicht worden ist, nimmt man sich die nächste Maßnahme vor. Dabei geht man wieder nach dem PDCA-Zyklus vor. Der AIDA KVP-Manager unterstützt und ergänzt diesen Zyklus, so dass Sie das Verfahren ganz auf Ihre spezifische Unternehmenssituation ausrichten können. Müssen Prozesse oder Ziele angepasst werden? Was ist unser Ziel? Wurden die definierten Ziele erreicht? Wie erreichen wir unser Ziel? 6

7 Als Geschäftsführer eines mittelständischen Systemhauses bin ich sehr viel unterwegs. Über die Kennzahlenmodelle kann ich mich in wenigen Minuten darüber informieren, ob alle Geschäftsbereiche laufen. Karl-Heinz Boß Geschäftsführer der GIS GmbH Die Zieldefinition Jede Maßnahme braucht ein Ziel. Um dieses Ziel definieren zu können, brauchen Sie sinnvoll aufbereitete Daten. Daten, auf die Sie sich verlassen können. Mit der grafischen Kennzahlenauswertung im AIDA KVP- Manager sind alle stets im Bilde! Eine Fülle von Kennzahlen lässt sich anwenderfreundlich, übersichtlich und aussagekräftig aufbereitet darstellen. Die Werte und Informationen für die Berechnung der Kennzahlen erhält das System, je nach vorhandener Organisation aus BDE; MDE; MES oder Warenwirtschaftssystem. Für jeden Geschäftsbereich, jede Abteilung oder das Gesamtunternehmen lässt sich so erkennen, ob die vorgegebenen Ziele ereicht werden und an welchen Ecken Handlungsbedarf herrscht. 7

8 Über die detaillierten Prozessbeschreibungen werden alle Vorgaben und Richtlinien mit den entsprechenden Zuständigkeiten dokumentiert. Der große Vorteil dabei, ist die enorme Transparenz die in den Abläufen entsteht Andreas Born Projektmanager bei der GIS GmbH Die Prozessmodellierung Als Grundlage für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden im AIDA KVP-Manager die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens modelliert. Mit dem Prozessmodell schaffen Sie die nötige Transparenz, um Schwachstellen aufzudecken und Verbesserungspotenziale zu erschließen. Jeder Prozess, jeder Ablauf bzw. jede Leistung, die die Mitarbeiter erbringen müssen sowie die Regeln und Richtlinien, die eingehalten werden müssen um die definierten Ziele zu erreichen werden beschrieben. Diese Beschreibungen können mit hinterlegten Qualitätsnormen verknüpft werden. Beispielsweise können Sie das Qualitätsmanagement Handbuch für die Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2008 jederzeit auf Basis Ihrer aktuellen Prozesse aus dem System ausdrucken. 8

9 Über die regelmäßigen Audits halten die Mitarbeiter die Vorgaben automatisch ein. Sie sehen es nicht als Kontrolle, sondern als Kommunikation an. Norbert Limbach Betriebsleiter der Licharz GmbH Das Qualitätsmanagement Mit Hilfe eines umfangreichen Auditierungssystems werden neue Prozessabläufe trainiert und auf diese Weise sichergestellt, dass Prozesse stabiler laufen und Fehlerquellen schneller ausfindig gemacht werden können. Auf Basis der definierten Prozessbeschreibungen bzw. Prozessleistungen werden Auditfragen für die betroffenen Mitarbeiter hinter- legt. Zu dem wird hinterlegt, wie der Auditor, beispielsweise der Abteilungsleiter die Prüfung durchzuführen hat. Über Audits wird eine regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern sichergestellt und es wird erfasst, in wie weit Prozesse, Regeln und Richtlinien eingehalten werden. 9

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11 Es brauchte etwas Zeit, bis wir uns auf den AIDA KVP-Manager eingestellt hatten. Als intelligente Software wird er jetzt in allen Unternehmensbereichen konsequent eingesetzt. Der Erfolg: Wir kennen jeden Geschäftsprozess genau, Verbesserungsvorschläge werden gezielt und konsequent umgesetzt. Wolfgang Antosch Geschäftsführer der Maschinenbau Karp GmbH 11

12 Über die detaillierten Prozessbeschreibungen werden alle Vorgaben und Richtlinien mit den entsprechenden Zuständigkeiten dokumentiert. Der große Vorteil dabei, ist die enorme Transparenz die in den Abläufen entsteht Saverio Tuto Bene Zerspanungsmechaniker in der Licharz GmbH Das Prämiensystem Mitarbeiter, die die vorgegebenen Regeln und Richtlinien einhalten, Prozesse fehlerfrei abarbeiten und ihre Ziele erreichen, sollten belohnt werden. Über das optionale Prämiensystem kann auf Basis der Audit-Ergebnisse eine Mitarbeiter Prämie in Form einer Lohn-Komponente berechnet werden. Kennzahlen, die besonders wichtig für Ihr Unternehmen sind, können mit Gewichtung belegt und bewertet werden. so ergeben sich die Mitarbeiter-Prämien entsprechend dem Nutzen für die gesamte Organisation 12

13 Mit Hilfe des KVP-Managers können wir Fortbildungsmaßnahmen gezielt Planen und Dokumentieren. Simon Keller Prozessverantwortlicher der Maschinenbau Karp GmbH Die Stellenbeschreibung Die Stellenbeschreibung im AIDA KVP-Manager ermöglicht eine konkrete Festlegung der Aufgaben und Tätigkeiten sowie der erforderlichen Qualifizierungen. Das geht so weit, dass auch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen definiert werden können. Für jede Stelle können Tätigkeits- und Anforderungsprofile hinterlegt werden. Gleichzeitig bietet die Stellenbeschreibung eine Direktverknüpfung zu den Mitarbeitern sowie deren vorhandenen Qualifikationen. Die Mitarbeiterqualifikation Der Wert qualifizierter Mitarbeiter, die alle Abläufe und Prozesse beherrschen und in der Lage sind, ihre zugeteilten Aufgaben im Unternehmen zu erfüllen, ist unbestreitbar. Es kann bestimmt werden, ob die Qualifikation vorhanden ist oder benötigt wird und wie ausgeprägt der Qualifikationsgrad ist. Sie können weiterhin Weiter- und Fortbildungen ausweisen und die Entwicklung des Mitarbeiters konsequent fördern und begleiten. 13

14 Es ist sehr wichtig für unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter ihren Stärken entsprechend einzusetzen und gezielt zu fördern Melina Pick Personalleiterin der GIS GmbH Organisation der Personalentwicklung mit AIDA Die Anforderungen an die Mitarbeiter steigen zunehmend an. Sie benötigen Unterstützung, um diesen Anforderungen langfristig gerecht zu werden. Den Überblick über den jeweiligen Entwicklungsstand und bedarf zu behalten, ist eine große Herausforderung. Die Personalentwicklung rückt auch für mittelständische Unternehmen zunehmend in den Vordergrund zum einen aufgrund des demographischen Wandels, aber auch wegen der Notwendigkeit die Mitarbeiter langfristig zu binden und ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Mitarbeiter schätzen die Entwicklungsmöglichkeiten, die sich aus einer nachhaltigen Personalentwicklung ergeben. Die Mitarbeitertypologie Jeder Mensch ist einzigartig und bevorzugt einen bestimmten Verhaltensstil. Menschen fühlen sich am wohlsten, wenn sie ihren bevorzugten Verhaltensstil anwenden können. Ziel der Farbtypologie ist es, die Mitarbeiter entsprechend ihrem Verhaltensstil einzusetzen und zu fördern. Die Grundeigenschaften des Menschen werden in vier Hauptfarbgruppen unterteilt, die unterschiedliche Grundeigenschaften bzw. charaktere aufweisen. Die Farbverteilung ist bei jedem Menschen unterschiedlich. Mitarbeiter arbeiten motivierter und effektiver, wenn sie Tätigkeiten ausüben können, die ihrem Verhaltensstil entsprechen. Als Grundlage für z.b. ein Mitarbeitergespräch kann eine Selbsteinschätzung durch den Mitarbeiter und eine Fremdeinschätzung durch den Vorgesetzten erfolgen. Dieser Schritt trägt maßgeblich zu einer strategischen Personalentwicklung bei. Darüber hinaus kann die Stelle des Mitarbeiters ebenfalls typologisiert werden, um festzustellen, ob die Stelle seinem Verhaltensstil entspricht. Die Abbildungen zeigen die unterschiedliche Farbverteilungen der Selbst- und der Fremdeinschätzung des Mitarbeiters im Vergleich zu der Farbverteilung einer bestimmten Stelle im Unternehmen. 14

15 Seit dem wir den AIDA-KVP Manager als Instrument für die Personalentwicklung verwenden, sind die Personalgespräche viel sachlicher geworden Simon Keller Prozessverantwortlicher der Maschinenbau Karp GmbH Auswahl passender Mitarbeiter Die Personalbilanz Die Besetzung interner Stellenausschreibungen wird erheblich erleichtert. Lassen Sie sich sämtliche Mitarbeitertypologien im Vergleich zu der Typologie der zu besetzenden Stelle anzeigen. Hierbei können Sie wählen, ob sie die Selbst- oder die Fremdeinschätzungen mit der Stelle vergleichen möchten. Die Personalbilanz zeigt die Effektivität, die Mitarbeiter- Prozess und Lernsicherheit, sowie die Farbtypologie. Der Verantwortliche sieht auf einen Blick, ob und wo Handlungs- und/ oder Gesprächsbedarf besteht. Mitarbeiterqualifikationen Der Personalentwicklungsbogen Die Mitarbeiterqualifikation in Bezug auf Fach-, Sozial-, Persönlichkeits- und Methodenkompetenzen spielt in der täglichen Personalpraxis eine große Rolle. Insbesondere um den Anforderungen einer neuen Position gerecht zu werden, aber auch um sich auf dem aktuellen Wissensstand zu halten, ist eine Mitarbeiterqualifizierung notwendig. Mit AIDA behalten Sie den Überblick über die vorhandenen Qualifikationen und bekommen einen eventuellen Qualifikationsbedarf aufgezeigt. Der AIDA KVP-Manager unterstützt Sie bei einer einfachen und übersichtlichen Fortbildungsplanung. Der Personalentwicklungsbogen kann als Grundalge für ein Mitarbeiter- bzw. Personalentwicklungsgespräch genutzt werden. Neben der Mitarbeiter- und der Stellen-Typologie wird die Effektivität, die Mitarbeiter- Prozess-, sowie die Mitarbeiter- Lernsicherheit dargestellt. Gemeinsam mit dem Mitarbeiter können Personalentwicklungsmaßnahmen und / oder Prozessanpassungen festgelegt werden. 15

16 Sebastian Boß Vertriebsleiter der GIS GmbH 16

17 Ganz getreu unserem Motto wir kümmern uns, begleiten wir unsere Kunden in regelmäßigen KVP-Sitzungen dabei, transparente Prozesse zu etablieren und Ihre Effektivität zu steigern! Karl-Heinz Boß Geschäftsführer der GIS GmbH 17

18 Modular & passgenau AIDA ORGA KVP-Management Modular & passgenau Alle Elemente eines ganzheitlichen Konzeptes für optimalen Kundennutzen Personalzeiterfassung Die mit Hilfe der Zeiterfassung ermittelte Personalzeit ist die Grundlage für zahlreiche Auswertungen. 2 Web-Mitarbeiterportal Das Web-Mitarbeiterportal ermöglicht die Bearbeitung und Genehmigung von vielen Vorgängen papierlos und einfach übers Intranet/Internet Zutrittssteuerung Mit der Zutrittssteuerung ist der Zugang von Mitarbeitern zu allen für sie relevanten Bereiche im Unternehmen garantiert Personaleinsatzplanung Die Personaleinsatzplanung unterstützt Sie bei der Aufgabe, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit, am richtigen Ort einzusetzen Projektzeiterfassung Das Modul Projektzeiterfassung sorgt für Kostentransparenz und macht Effizienzpotenziale sichtbar. 6 ERP AIDA ERP - die leistungsfähige Software für das Enterprise Resource Planning in kleinen und mittleren Unternehmen - ist die durchgängige Basis für Erfolgswillige. Die Highlights unserer Software Flexible Auswertung mit dem Reporting-Tool Crystal Reports Hohe Datensicherheit Skalierbares, erweiterbares System, das mit Ihren Ansprüchen wächst Ausbaufähig bis hin zur Datenübergabe an Lohn- und Gehaltsprogramme Komplexe Filiallösungen zur Anbindung externer Standorte verfügbar Mobile Datenerfassung per Handy, Barcode-Scannerstift, MDA/PDA Ständige Aktualisierung stellt sicher, dass die jeweils aktuellen ge - setzlichen oder tarifvertraglichen Vorgaben angewendet werden Leistungsfähige Auswertungsfunktionen und übersichtliche Journale 7 KVP-Manager Unser KVP-Manager begleitet Sie beim Prozess der Qualitätssicherung. Sie können damit Verbesserungprozesse anstoßen, umsetzen, dokumentieren und bewerten. 8 Unterstützung Wir sind für Sie da. Gerne beantworten wir Ihre Fragen am Telefon, per Teamviewer oder bei Ihnen vor Ort. Die Wertschöpfungspartnerschaft zu unseren Kunden ist uns sehr wichtig. Aus diesem Grund leben wir unseren Slogan GIS - Wir kümmern uns. 18

19 GIS GmbH GIS GmbH Wir sind Wertschöpfungspartner für Ihr Unternehmen Wir unterstützen Sie Wir verstehen uns als Partner für rationelle Unternehmensorganisation und strategisches Controlling. Und das bedeutet für uns: Wir hören zu, sprechen mit Ihnen, nutzen unsere langjährige Branchenerfahrung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen Lösungen, die zu Ihrem Geschäft passen. Und zwar heute und morgen. Dazu setzen wir auf eine umfangreiche Palette an Hardund Software-Produkten von AIDA ORGA, die sich ganz gezielt auf zukünftige Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen lassen. Mehr als Kunden setzen mittlerweile die EDV-gestützten Lösungen von AIDA ORGA erfolgreich ein. mit kompetenter Beratung für alle Unternehmensbereiche mit einer neben dem Konzept auch realisierbaren und praxisorientierten Implementierung mit der permanenten Betreuung in allen organisatorischen Fragen mit einem Ansprechpartner und mit Produkten, die sich in zahlreichen Unternehmen und Branchen bewährt haben Besuchen Sie uns auch im Internet: Abb.: Tobias Burek informiert bei einem Praxistreff der GIS GmbH über Möglichkeiten der Erfassung. 19

20 Ausgewählte Referenzen Geschäftsführungs-Informations-Systeme GmbH Ampèrestraße Troisdorf-Bergheim Tel.: 0228 / Fax: 0228 / info@gisorga.de