Citrix ShareFile Die ShareFile Web App

Transkript

1 Citrix ShareFile Die ShareFile Web App

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 2 Was ist ShareFile? Die Anmeldung Die Benutzeroberfläche Eigene Dateien & Ordner Freigegebene Ordner Favoritenordner Posteingang Papierkorb Dateibox Dateiversionen und Notizen Online-Preview und Miniaturansicht Online-Dokumentenansicht Datei- und Ordneroperationen Upload von Dateien Freigabe von Dateien und Ordnern Anfordern von Dateien Berechtigungen vergeben Benutzerverwaltung Clients verwalten Freigegebenes Adressbuch Persönliches Adressbuch Verteilergruppen Seite 1

3 Einleitung Was ist ShareFile? ShareFile by Citrix ist ein sicherer Dateisynchronisierungs- und -freigabeservice für Unternehmen, der die Anforderungen der Anwender an mobiles Arbeiten und Zusammenarbeit und die Datensicherheitsanforderungen des Unternehmens gleichermaßen erfüllt. Mit Hilfe von ShareFile können Dateien einfach und sicher auf unserem firmeneigenen Cloudspeicher abgelegt, von verschiedenen Geräten und Plattformen abgerufen und mit Kollegen der Mediengruppe RTL sowie externen Personen ausgetauscht werden. Der Service besteht aus verschiedenen Clients und Apps: Web App Sync Client for Mac und Windows Desktop App for Windows Outlook Plug-In ios und Android Apps Diese Dokumentation soll die Funktionen und die Bedienung der Web App erklären und den Einstieg in die Anwendung erleichtern. Seite 2

4 1. Die Anmeldung Die ShareFile Web App wird im Web Browser über folgende URL aufgerufen: Die Anmeldung für Mitarbeiter der Mediengruppe RTL erfolgt über das Employee Login. Externe Kunden nutzen das Client Login. Mitarbeiter der Mediengruppe mit einem gültigen Benutzerkonto wählen das Employee Login und loggen sich dann mit ihrem Benutzernamen (plus ) und ihrem Kennwort ein. Alle anderen Personen (z.b. externe Kunden) nutzen das Client Login mit den an sie per zugesandten Anmeldeinformationen. Seite 3

5 2. Die Benutzeroberfläche Die Web App ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt, deren Funktionen wir euch hier kurz vorstellen wollen. Die Seite Home beinhaltet eine Übersicht über die verschiedenen Bereiche in denen Daten abgelegt, heruntergeladen und Dritten zur Verfügung gestellt werden können. 2.1 Eigene Dateien & Ordner Hier sind alle Dateien und Ordner zu sehen, die im eigenen Cloud-Speicher abgelegt sind. 2.2 Freigegebene Ordner Neben den für einen Anwender freigegebenen Ordnern findet man hier die Projektordner. Projektordner ermöglichen die gemeinsame Bereitstellung von Dateien und Unterordnern für Mitarbeiter der Mediengruppe RTL sowie Externe. Seite 4

6 2.3 Favoritenordner Bei besonders häufig genutzten Ordnern und Dateien bietet es sich an, diese als Favorit zu markieren. Die gekennzeichneten Elemente finden sich dann hier wieder. 2.4 Posteingang Hier gehen die Benachrichtigungen über die Freigabe von Ordnern sowie über den Up- und Download von Dateien ein. 2.5 Papierkorb Der Papierkorb ermöglicht das Wiederherstellen kürzlich gelöschter Elemente. Die gelöschten Objekte werden automatisch nach 45 Tagen gelöscht. Nach diesem Zeitraum ist eine Wiederherstellung der Daten nicht mehr möglich. Seite 5

7 2.6 Dateibox Die Dateibox ist ein temporärer Speicher der von den ShareFile-Funktionen Freigeben und Anfordern genutzt wird. Alle Dateien, die in der Dateibox liegen, haben eine Lebensdauer von 30 Tagen und werden dann automatisch gelöscht. Wenn sie Dateien länger vorhalten möchten, müssen diese in permanente Ordner verschoben werden. 2.7 Dateiversionen und Notizen Wird eine Datei ein zweites Mal in einen ShareFile-Ordner geladen, so wird die bereits vorhandene Datei überschrieben. Die Vorversion bleibt dabei allerdings bestehen, was durch dieses Symbol gekennzeichnet wird. Ein Klick auf das Symbol öffnet eine Übersicht der gespeicherten Dateiversionen. Diese können hier erneut herunterladen oder gar gelöscht werden. Seite 6

8 Hinweis: Es werden die jeweils letzten 5 Versionen einer Datei gespeichert! Dies ist zu beachten, wenn die Funktionalität gezielt eingesetzt wird, um eine Historie der Datei zu erstellen. Ebenfalls ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung des Sync Clients Vorsicht geboten, da dieser automatisch die Dateien synchronisiert und somit auch eine neue Version abgelegt wird. Weitere Informationen zu diesem Thema erhält man in der Dokumentation des Sync Clients. ShareFile bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Notizen an gespeicherten Dateien und Ordner zu heften. Fährt man beispielsweise mit dem Mauszeiger über eine Datei, so erscheint am rechten Rand das Notiz-Symbol. Ein Klick auf das Symbol öffnet den Notizeditor: Seite 7

9 2.8 Online-Preview und Miniaturansicht Im Dateibrowser sind nun die Miniaturansicht für Microsoft Word und -PowerPoint-Dateien, PDF-Dokumente sowie für die gängigsten Bilddateien verfügbar. Miniaturansichten werden dabei immer in Echtzeit anhand der letzten Version eines Dokumentes generiert. 2.9 Online-Dokumentenansicht Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) Dokumente und Adobe PDF Dokumente können zur Ansicht im Web Browser geöffnet werden. Im Internet Explorer ermöglicht die Präsentationsfunktion sogar eine Vollbildansicht. Seite 8

10 3. Datei- und Ordneroperationen 3.1 Upload von Dateien Über die Schaltfläche Dateien hochladen kann man Dateien und Ordner in einen ShareFile- Ordner hochladen. Dazu markiert man im Windows-Explorer die Dateien bzw. Ordner und zieht sie in den grauen Bereich. Alternativ lässt sich über den eingeblendeten Link Dateien suchen ein Dialog öffnen, in welchem die gewünschten Dateien/Ordner ausgewählt wird. Um eine Datei im gewünschten Ordner des Cloudspeichers abzulegen, bestätigt man die zusammengestellte Auswahl mit Upload. Nach der Bestätigung wird man über den Fortschritt des Speichervorgangs informiert. Seite 9

11 3.2 Freigabe von Dateien und Ordnern Die Bereitstellung von Daten an Dritte erfolgt über den Menüpunkt Freigeben. Hier stehen zwei Optionen zur Verfügung: mit ShareFile und Link anfordern mit ShareFile: In den Nachrichtenoptionen lassen sich Einstellungen für Benachrichtigungen und Sicherheit festlegen. Aktiviert man die Option Empfänger müssen sich anmelden und versendet die an eine zu diesem Zeitpunkt noch nicht im System vorhandene externe Person, so wird für diese Person eine Clientregistrierung durchgeführt (mehr dazu in Kapitel 4). Sollen Daten nur zur Ansicht zur Verfügung gestellt werden, so lassen sich die Berechtigungen des Empfängers anpassen. Ändert man die Auswahl von volle Kontrolle auf nur Online- Ansicht, so kann der Empfänger die bereitgestellten Dokumente nur im Web Browser betrachten und diese nicht speichern oder gar ausdrucken. Seite 10

12 Unterstützt werden hier Microsoft Office Dokumente (Excel, PowerPoint, Word), sowie Adobe PDF und die gängigsten Bildformate. Die weiteren Sicherheitseinstellungen ermöglichen es, die Dauer bzw. die Anzahl möglicher Downloads zu beschränken. Änderungen in den Optionen werden für zukünftige Nachrichten gespeichert. Seite 11

13 Link anfordern Genügt die durch ShareFile generierte nicht den Ansprüchen, so kann man auch einen Link anfordern und diesen anschließend über den gewünschten Weg Dritten zur Verfügung stellen. Die Einstellmöglichkeiten in den Linkoptionen entsprechen den bereits oben erörterten Nachrichtenoptionen. Das Ergebnis einer solchen Anforderung sieht dann folgendermaßen aus: Seite 12

14 3.3 Anfordern von Dateien Um Dritten einen Austauschordner freizugeben, wird die Funktion Anfordern genutzt. Das Anfordern von Dateien, bzw. die Freigabe eines Speicherorts, funktioniert ähnlich wie die Bereitstellung von Dateien. Auch hier gibt es die beiden Auswahlmöglichkeiten mit ShareFile und Link anfordern. mit ShareFile Die angeforderten Dateien werden standardmäßig in der Dateibox (Achtung: automatische Löschung!) abgelegt. Man kann aber auch einen anderen Uploadspeicherort wählen. Seite 13

15 Link anfordern Auch hier ist standardmäßig die Dateibox als Uploadspeicherort hinterlegt, welcher jedoch über Bearbeiten angepasst werden kann. Der angeforderte Link kann nun für den Upload bereitgestellt werden. Seite 14

16 Der Link, der über die beiden oben aufgeführten Wege erzeugt wird, führt den Endanwender auf eine Webseite, die wie folgt aussieht: Die hier hochgeladenen Dateien werden im zuvor festgelegten Speicherort abgelegt. Hinweis: Der Upload von ganzen Ordnern ist nicht möglich. Muss allerdings eine vorgegebene Ordnerstruktur beibehalten und weitergereicht werden, so kann man den gewünschten Ordner in ein Zip-Archiv überführen und im Anschluss die Zip-Datei hochladen. Seite 15

17 3.4 Berechtigungen vergeben Neben den bereits vorgestellten Wegen, Dritten Dateien bereitzustellen, bietet ShareFile die Möglichkeit, den Zugriff auf Eigene Ordner freizugeben. Über den Konfigurationsbereich ist freigegeben für lassen sich die Berechtigungen für den Zugriff anderer Personen und deren Berechtigungen hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Das Thema Benutzer hinzufügen wird in Kapitel 4 behandelt. Seite 16

18 4. Benutzerverwaltung 4.1 Clients verwalten Um anonymen Datenaustausch zu verhindern, bietet ShareFile die Möglichkeit, Benutzer zu verwalten. ShareFile unterscheidet hier zwischen Mitarbeitern des Unternehmens und Externen. Die Mitarbeiter werden durch die Administratoren verwaltet. Die für Externe vorgesehenen Benutzerkonten nennen sich Clients und können von jedem Mitarbeiter selbst verwaltet werden. Eine Übersicht über die Benutzerverwaltung erhält man über den Menüeintrag Benutzer verwalten in der oberen Navigationsleiste. Bereits angelegte Konten für Externe werden unter Clients durchsuchen in einer Liste dargestellt. In diesem Fall ist die Liste leer, da bisher kein Konto angelegt wurde. Wie die Erstellung eines Clients abläuft zeigt das Schaubild auf der nächsten Seite. Seite 17

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20 Der erstellte Client wird Anschluss in der Übersicht dargestellt. Zu erwähnen bleibt noch, dass in der Liste nur die Clients erscheinen, die man selbst erstellt hat. 4.2 Freigegebenes Adressbuch Das freigegebene Adressbuch beinhaltet alle für ShareFile freigeschalteten Mitarbeiter der Mediengruppe und ist ebenso für alle sichtbar. In Ausnahmefällen können zusätzlich Clients in das Adressbuch aufgenommen werden. Da die Ausführung dieser Funktion nur den Administratoren vorbehalten ist, ist die Option bei der Erzeugung eines Clients zwar sichtbar aber nicht auswählbar. Sollte die Notwendigkeit bestehen, dass ein Client in das freigegebene Adressbuch aufgenommen wird, so ist ein kurzer Anruf in der IT Services Hotline ausreichend, um dies in die Wege zu leiten. 4.3 Persönliches Adressbuch Neben dem freigegebenen Adressbuch steht noch ein persönliches Adressbuch zur Verfügung. Dieses beinhaltet alle ShareFile Anwender mit denen man selbst Daten ausgetauscht hat, egal ob Mitarbeiter der Mediengruppe oder externe Clients. Legt man einen Client an, so wird dieser automatisch dem persönlichen Adressbuch hinzugefügt. Das Entfernen eines Benutzers aus dem persönlichen Adressbuch führt nicht dazu, dass dieser vollständig gelöscht wird. Wie bereits erwähnt, haben nur die Administratoren die benötigten Berechtigungen, die Löschung eines Benutzers (Mitarbeiter und Client) durchzuführen. Seite 19

21 4.4 Verteilergruppen Zur Freigabe von Dateien und Ordnern für mehrere Personen, bietet sich in ShareFile die Möglichkeit Verteilergruppen anzulegen. Dies führt zu einer erheblich besseren Übersicht, gerade wenn verschiedene Berechtigungen ins Spiel kommen. Seite 20