Whitepaper epayslip Moderne und sichere Kommunikation mit Mitarbeitern

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1 For better Whitepper epyslip Moderne und sichere Kommuniktion mit Mitrbeitern Ws Sie zum Them Digitlisierung von Verdienstbrechnungen und nderen Dokumenten wissen müssen. INHALTSVERZEICHNIS EINLEITUNG BEGRIFFSKLÄRUNG DIE ENTWICKLUNG VOM PAPIER ZUM DIGITALEN DOKUMENT ASPEKTE FÜR DIE ENTWICKLUNG IN RICHTUNG EPAYSLIP CHANCEN UND RISIKEN BEI EINER EINFÜHRUNG UMSETZUNGSMÖGLICHKEITEN FAKTOREN FÜR DIE EPAYSLIP UMSTELLUNG FAZIT 1

2 For better EINLEITUNG Dem Abrechnungsnchweis wird von Seiten der Arbeitnehmer meist keine besondere Bechtung geschenkt. Häufig lndet er ungeöffnet und ungelesen in einer Schublde oder einem Schuhkrton und wird nie wieder hervorgeholt. Mnchml wird er ber uch gleich im Altppier entsorgt. Der Arbeitgeber dgegen erfüllt mit dem Versnd seine gesetzlichen Pflichten und ist bestrebt, diesen Prozess möglichst einfch und kostengünstig zu hlten. Neben dem Versnd ht der Arbeitgeber uch die Pflicht, die Nchweise der Mitrbeiter zu rchivieren. Dieses Whitepper stellt Methoden für die Bereitstellung von entgeltbezogenen Nchweisen und deren Archivierung vor. Neben Erläuterungen zu technischen, kufmännischen und sozilver-sicherungsrechtlichen Aspekten erhlten Sie zudem einen Eindruck über die Innovtions- und Imgerelevnz elektronischer Gehltsbrechnungen und deren Archivierungsoptionen. BEGRIFFSKLÄRUNG Ds Dokument, mit dem der Arbeitnehmer Trnsprenz über sein Arbeitsentgelt erhält, ht unterschiedliche Bezeichnungen. Mn nennt es z.b. Gehltsbrechnung, Lohnstreifen oder uch Abrechnungsnchweis. Allen gemein ist, dss der Arbeitgeber dmit die im Rhmen des Arbeitsverhältnisses triflich oder einzelvertrglich verhndelten Bruttolohn- bzw. Gehltsbestndteile sowie steuer- und sozilversicherungsrelevnte Abzüge bbildet und mit weiteren Dten wie z. B. Urlubstgen, Steuerklssen oder Freibeträgen ergänzt. Dmit spielt es für die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie öffentlichen Institutionen eine wichtige Rolle, denn es erklärt llen Beteiligten usführlich die Entgeltbestndteile und die verschiedenen Abzüge wie Steuern, Rentenbeiträge und weitere. Wird der Nchweis elektronisch und dmit in digitler Form für den direkten Zugriff durch die Mitrbeiter bereitgestellt, spricht mn vom Electronic Pyslip bzw. bgekürzt epyslip. Durch die mit der Verwendung des epyslips verbundene Senkung ppierbhängiger Arbeitsbläufe erhlten Mitrbeiter und Personldministrtion größere Autonomie und spren Geld: ds Unternehmen die Kosten für Ppier und Versnd sowie Archiv, die ktuell bei c. 0,60 bis 1,00 je Abrechnung liegen, und der Mitrbeiter die Kosten für die individuelle Ablge und Suche, deren Höhe nicht bewertet werden knn. 2

3 For better DIE ENTWICKLUNG VOM PAPIER ZUM DIGITALEN DOKUMENT Die elektronischen Medien und ds Internet hben einen enormen Einfluss uf die privten und beruflichen Gewohnheiten. Heute ist es selbstverständlich, dss wir unsere Bnkgeschäfte über Online Bnking erledigen. Die Arbeitgeber stellen uns ds Nettoentgelt längst per elektronischer Überweisung bereit. Dher scheint es nur logisch, dss uch ds letzte Überbleibsel der prädigitlen Är - der Ppiernchweis - lngsm verschwindet und Unternehmen nch neuen Wegen suchen, ihre Abrechnungen n Mitrbeiter und Behörden zu versenden. Druck, Schutz vor unberechtigten Zugriffen, Sortieren und Versnd sind Aufgben, die mit einem Klick erledigt werden können. Entsprechend bietet der epyslip gegenüber trditionellen Pendnts viele Vorteile. Der epyslip knn ds Einstiegstor für einen Document-Self-Service im Rhmen einer Cloud-Umgebung sein, bei dem der Mitrbeiter duerhft und jederzeit Zugriff uf lle seine Dokumente insbesondere uch die benötigten Bescheinigungen bekommt. Er knn mindestens die Dokumente, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, je nch Bedrf herunterlden und nch individuellem Anlss verwenden. Neben diesen Nchweisen und Bescheinigungen knn er ber uch selbst Dokumente us nderen Quellen hochlden und rchivieren, um seine physische Ablge einzuspren. Nutzerprofile und Berechtigungsstrukturen ermöglichen Personldministrtion und Führungskräften uf Seiten des Arbeitgebers mit Zustimmung des Mitrbeiters, Dokumente in die Ablge-Akte einzustellen oder uf einen Teil der Dokumente zuzugreifen. Dmit wäre die eigene (physische) Personlkte beim Arbeitgeber qusi überflüssig und die Archivierungspflicht externlisiert. In der erweiterten Version z.b. eines Digitlen Assistenten können Mitrbeiter die Systemfunktionen so nutzen, dss sie Archivstrukturen nch eigenen Präferenzen usprägen und lle Dokumente, die sie von ndern bereitgestellt bekommen oder selbst einstellen, ktiv verwlten: Der Mitrbeiter führt qusi selbstständig seine eigene digitle Akte und greift je nch Bedrf uf weitere Dienstleistungen rund um ds Them Dokumente zu. Es muss einschränkend bechtet werden, dss eine Umstellung uf eine epyslip-lösung ds lte ppiergebundene Verfhren nicht gänzlich blösen wird. Wenn Mitrbeiter weiterhin die Gehltsbrechnungen in Ppierform erhlten möchten, muss der Arbeitgeber diesem Wunsch nchkommen und uch ds Archiv dfür vorhlten. Es kommt ber druf n, die Prozesse so uszugestlten, dss die Arbeitsschritte nicht redundnt erledigt werden müssen. Stttdessen sollten die Prozesse uf Grundlge der digitlen Dokumente insgesmt verbessert und optimiert sowie durch Zustznutzen werthltiger gemcht werden. 3

4 For better muss der Betriebsrt diesen zustimmen. Der Betriebsrt ht ußerdem nch 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn die Einführung der digitlen Personlkte uch die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Folge ht, die zur Überwchung des Verhltens oder der Leistung der Mitrbeiter dienen. Insbesondere im Flle digitler Personlkten ht der Betriebsrt druf zu chten, wie die Verrbeitung personenbezogener Dten gemäß den Regelungen des Bundesdtenschutzgesetzes ( 4 Abs.1 BDGS) umgesetzt wird. Die Mitglieder des Betriebsrtes sollten prüfen, ob die elektronisch geführten Personlkten den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen. ASPEKTE FÜR DIE ENTWICKLUNG IN RICHTUNG EPAYSLIP TECHNOLOGISCHER FORTSCHRITT Technologie ist sicher der innovtivste Bereich des 21. Jhrhunderts. Der Gesellschft eröffnen sich lufend effektivere und effizientere Wege, um Arbeiten zu erledigen und Ziele zu erreichen. Unternehmen und Mitrbeiter können jederzeit und überll über ds Internet uf Informtionen und Dokumente in jedem beliebigen Formt zugreifen. Unterlgen von Geschäftsprtnern, Bnken und Versicherungen sind online von verschiedenen Gerätetypen us verfügbr und zugänglich. Dmit ist die Vorussetzung für den epyslip gegeben, denn es ist nheliegend, dss dies uch für Gehltsbrechnungen und ndere Dokumente wie z.b. Bescheinigungen gilt. Der Mitrbeiter knn stets uf lle benötigten Dokumente zugreifen und ist nicht mehr uf die Administrtion seines Arbeitgebers ngewiesen. Die zunehmende Berücksichtigung von Sicherheitsspekten bei der Entwicklung von Services im Internet mcht es möglich, dss die Archivierung von Dokumenten externlisiert und deren Nutzung personenfokussiert und individulisiert werden knn. Über die SSL-Verschlüsselung wird höchste Sicherheit geboten und der Mitrbeiter knn bspw. per E-Mil oder SMS über die Verfügbrkeit des Entgeltnchweises im Portl informiert werden. Ddurch knn der Nutzer rbeitgeber- und nbieterübergreifend sein eigenes Archiv usprägen. NACHHALTIGKEIT UND SOZIALE VERANTWORTUNG Viele Unternehmen legen heute Wert uf Nchhltigkeit und sozile Verntwortung. Mittlerweile sind Modelle wie Telerbeit und Home-Office Ner- und Offshore-Unternehmern geläufig, die klssischen Bürorbeitswelten mit duerhfter Präsenz n einem Ort nicht mehr notwendig. Eine Interktion mit Kollegen und Führungskräften ist nicht mehr die bsolute Norm und die Zusmmen-rbeit stützt sich stttdessen uf elektronische Mittel wie verteilte Systeme und Dokumente mit 24/7-Zugng zu den Unterlgen wie z.b. Gehltsbrechnungen oder Bescheinigungen. Diese Entwicklungen unterstützen den Wechsel zu epyslip-verfhren. Sie bieten 4

5 For better Möglichkeiten für Unternehmen, um uf seriöse Weise ihre sozile Verntwortung zu zeigen. Die Reduktion von Ppier und Druckmteril verbunden mit dem Abbu von CO2-Emissionen durch überlstete Drucker und Kuvertierer schfft einen effizienteren und rtionlisierten Prozess zur Bereitstellung von Dokumenten, der gleichzeitig uch umweltfreundlich ist. KOMMERZIELLE ASPEKTE Im Rhmen von Unternehmensentscheidungen fllen häufig Begriffe wie eingefrorenes Budget, uf Sprflmme oder On-Hold. Viele Entscheider suchen dher nch Möglichkeiten, die Ausgben zu reduzieren ohne gleichzeitig uf Zuwächse zu verzichten. Dbei kommt mn n elektronischen Kommuniktionsformen nicht vorbei. Der Ppiernchweis verurscht direkte Kosten für die Erzeugung, Verrbeitung und den Versnd sowie weitere indirekte Kosten infolge von Fehlerkorrekturen und Duplikten, die zu einem Großteil durch elektronische Verfhren eingesprt werden können. CHANCEN UND RISIKEN BEI EINER EINFÜHRUNG FÜR DAS UNTERNEHMEN Reduktion der Kosten für Ppier und Porto Schnelle, einfche und plttformunbhängige Implementierung und Umsetzung Steigerung der Effizienz durch sinkende Aufwendungen für Prüfungen, Abstimmungen, Nchberbeitungen etc. Moderne Kommuniktionsform zwischen Unternehmen und Mitrbeitern (Arbeitgeberimge) Möglichkeiten zur Integrtion in Portllösungen Einstieg in eine Mitrbeiter Self-Service-Lösung Einsprung einer unternehmensseitig geführten Personlkte Revisionssichere Aufbewhrung gemäß GDPdU und GoB Trnsprenter Beitrg zur CO2-Bilnz und Green Business FÜR DEN MITARBEITER Unbhängigkeit von den dministrtiven Bereichen des Arbeitgebers Pünktlich zur Verfügung stehende Gehltsbrechnungen häufig schon vor dem Zhltg 24/7-Zugriff uf lle Dokumente und permnente Verfügbrkeit von lten Gehltsbrechnungen, Bescheinigungen und Bescheiden Zugriff uf die elektronische Lohnbrechnung über ein Internetportl mit llen gängigen Browsern wie Internet Explorer, Firefox, Google Chrome und Sfri Zugänglich über lle Geräte, Authentifizierung per SMS oder E-Mil Gute und sichere Möglichkeiten, Abrechnungen und ndere Dokumente zu 5

6 For better speichern und zu rchivieren Recherche mit Fvoriten-Funktion Wort-Erkennung (OCR) mit Volltextsuche (keine 100%-Erkennung möglich) Vermeidung von Schuhkrton Ablgen Schutz vor Diebsthl, Brnd- und Wsserschden UMSETZUNGSMÖGLICHKEITEN Wenn die Whl für die Einführung des epyslips getroffen wurde, muss ds Unternehmen entscheiden, ob es dies mit eigenen Ressourcen umsetzen oder einen externen Dienstleister beuftrgen möchte. Der epyslip wird ls webbsierte Softwre s Service (SS) ngeboten. Dies funktioniert z.b. indem eine Stndrd-Gehlts-Ausgbedtei us dem Abrechnungssystem in eine sichere Web-Server-Cloud-Umgebung hochgelden wird. Mitrbeiter hben so über eine Internetverbindung von überll Zugriff uf ihre Nchweise. Es gibt uch Multi-Chnnel-Lösungen, die dem Mitrbeiter die Möglichkeit geben, uch weiterhin den Ppierbeleg zu erhlten. CHANCEN keine One-Off-Kosten und Investitionen, je nch Vertrg lediglich ein Py-Per-Use keinen zusätzlichen Administrtionsufwände Schnelle und gute Lösung von einem erfhrenen Dienstleister Knn je nch Anbieter mit Mehrwertdiensten erweitert werden RISIKEN Kontrolle über den Prozess, insbesondere bei Anpssungen, ist nicht gegeben Wirtschftlichkeit knn gefährdet sein, wenn erforderliche Leistungen nicht im Stndrdpket berücksichtigt sind Abhängigkeit von Dritten, d kein Know-how und keine eigene Ressourcen vorhnden sind FAKTOREN FÜR DIE EPAYSLIP UMSTELLUNG PAYROLL-SYSTEME UND DEREN UPGRADE Unbhängig dvon, welche Umsetzungsvrinte gewählt wird, sollte sich die Umstellung nhtlos in die ktuell genutzte Pyroll-Anwendung integrieren, sonst sind zusätzliche Implementierungskosten und Zeit einzuplnen. Die Entscheidung sollte einen möglichen Wechsel des Pyrollsystems oder einen Versions-Upgrde im Budget berücksichtigen, dmit der klkulierte ROI nicht in Frge gestellt wird. Es ht sich bewährt, für die Plnungen mindestens einen 3-Jhreszeitrum für Änderungen und Aktulisierungen zugrunde zu legen. 6

7 For better ZUGRIFF AUF DATEN UND DISTRIBUTION Unternehmen benspruchen heute einfchen und schnellen 24/7-Zugriff uf ihre Dten und Dokumente und ds ohne dbei Abstriche bei der Sicherheit in Kuf zu nehmen. Niemnd würde z.b. eine PDF-Lohnbrechnung per E-Mil-Anhng versenden, denn neben dem qusi ungeschützten Zugriff uf vertruliche Gehltsdten würde uch die Bndbreite zusmmenbrechen, wenn uf einml tusende Abrechnungen mit einer Dtei-Größe von mehr ls 1 MB über ds Netzwerk versendet werden. Dtenverschlüsselung, Psswortschutz und Zugriff nur über vom Unternehmen registrierte Computer oder über ds Intrnet wurden in den letzten Jhren deutlich weiterentwickelt und verbessert. Für Hosting und die Anwendungsbetreuung werden externe Prtner herngezogen, die per IOS zertifizierte Systeme betreiben. So können weitreichende Sicherheitsstndrds eingehlten und usschließlich gesicherte Websites für die Kommuniktion genutzt werden. SCHULUNG UND COACHING Die Umstellung uf eine epyslip-lösung sollte idelerweise für die Mitrbeiter ohne notwendige Schulung benutzerfreundlich und intuitiv erfolgen. Ds gilt ntürlich uch für ds Pyroll-Tem. Als einzige Änderung verbleiben die Art und Weise, wie Gehltsbrechnungen versendet werden und die Einsprung von Druck und Versnd im Idelfll uch der Personlkte. ADMINISTRATION Die Administrtion der epyslip-lösung sollte möglichst einfch ufgesetzt werden. Idelerweise werden die Admin- und Zugriffsrechte nlog zu den bestehenden des HR-/ Pyroll- Tems eigerichtet. GÄNGIGE METHODEN FÜR DEN ZUGRIFF AUF EPAYSLIPS Online-Portl Dies ist die verbreitetste Methode, bei der sich Mitrbeiter mit Anmeldedten und Psswort einloggen, um ihre Gehltsbrechnungen und sonstigen Dokumente bzurufen. Versndkosten entfllen. Nchteilig ist die Einschränkung uf den Arbeitgeber. GUID Link Dbei hndelt es sich um eine sichere Verbindung, die in eine E-Mil oder SMS eingebettet ist. Der Nutzer greift über einen Link uf die Dokumente zu, während im Hintergrund digitl zusmmen mit einem Psswort der Zugriff uthentifiziert wird. Versndkosten entstehen indirekt in Form von SMS- Gebühren und E-Mil-Diensten. 7

8 For better Mobiler Zugriff Der Zugriff uf die Dokumente erfolgt über eine dezidierte Smrtphone-App (in Kombintion mit GUID). Ppier, Post Auch wenn diese Methode bgeschfft werden soll, muss berücksichtigt werden, dss nicht lle Nutzer die technischen Vorussetzungen für epyslip hben bzw. sich diesem digitlen Distributionsweg gegenüber offen zeigen. FAZIT Technologien verändern die Art, wie wir rbeiten und kommunizieren. Dher ist es wichtig, dss die Lösungen, in die wir investieren, flexibel genug sind, um den Bedürfnissen der Mitrbeiter und den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Drüber hinus müssen sie zukunftssicher sein. Diejenigen, die sich für die epyslips entschieden hben, gehen in der Regel bei der Nutzung weit drüber hinus und nutzen die Möglichkeiten uch für lle nderen Lebensbereiche. Letztlich ber muss uch konsttiert werden, dss epyslips obwohl modern und vorteilhft für lle Beteiligten ufgrund der lnge gelebten Prxis des Ppierversnds für Arbeitnehmer und Arbeitgeber nur schleppend ngenommen werden. Mittelfristig werden Unternehmen, die sich innovtiv und zukunftsweisend ufstellen, ber m epyslip nicht vorbeikommen. Sie hben Frgen rund um ds Them epyslip, Document Self Service und Digitle Akte? Gern können Sie uns telefonisch unter oder per E-Mil unter info@ escrib.de kontktieren. Die ESCRIBA Services setzen uf 15 Jhre bewährte Technologie zur Dokumentenerstellung. ESCRIBA ist ls Softwre bei den meisten der DAX 100 Unternehmen interntionl im Einstz. Die ESCRIBA E-File und der ESCRIBA Zeugnisgenertor setzen uf 15 Jhre bewährte Technologie zur Dokumentenerstellung. ESCRIBA ist ls Softwre bei den meisten der DAX 100 Unternehmen interntionl im Einstz. Bitte frgen Sie uns nch einem individuellen Angebot. Mit ESCRIBA Document Service werden Ihre Dokumente smrter. Sie hben Frgen rund um ds Them Digitle Personlkte oder Zeugnisgenertor? Rufen Sie uns n. prtke AG Hus Cumberlnd Kurfürstendmm Berlin Tel.: , Fx: info@escrib.de, 8