Leseprobe aus "Rechnungsstellung im Umsatzsteuerrecht" Dezember 2012

Transkript

1 Vorwort Die Rechnung ist die wichtigste Visitenkarte jedes Unternehmens. Sie sollte deshalb auch korrekt sein. Das Umsatzsteuerrecht ist allerdings sehr komplex und formalistisch. Dies trifft auch auf die Rechnung zu. Je nach Leistung gelten andere Rechnungsstellungsvorschriften. In der Beratungspraxis drehen sich viele Fragen um die korrekte Rechnungsstellung, sei es in Papierform oder auf elektronischem Wege. Der vorliegende Leitfaden soll Unternehmer dabei unterstützen, für jeden Geschäftsfall eine umsatzsteuerrechtlich korrekte Rechnung auszustellen. Wir haben die wesentlichen gesetzlichen Regelungen sowie die Interpretation der Finanzverwaltung kurz und kompakt zusammengefasst und stellen Tipps und Hinweise für die korrekte Rechnungsstellung in der Praxis zur Verfügung. Die Neuerungen zu den Rechnungsmerkmalen 2013 durch das Abgabenänderungsgesetz 2012 haben wir ebenso eingearbeitet wie die neue elektronische Rechnung Wir hoffen, dass dieser Leitfaden dem Leser viel Nutzen bringt. Die Autoren Dezember

2 Kap 1 Einleitung 1.1 Was ist eine Rechnung? Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer über eine ausgeführte Lieferung oder Dienstleistung (sonstige Leistung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes) abrechnet. Rechnungen können entweder auf Papier oder in elektronischem Format ausgestellt werden. Die Bezeichnung als Rechnung ist nicht relevant, sofern alle erforderlichen Rechnungsmerkmale auf dem Dokument angeführt sind. Beispielsweise können daher auch Quittungen, Kassenbons, Verträge und Fahrausweise als Rechnungen qualifiziert werden.! Hinweis In welcher Sprache eine Rechnung verfasst wird, ist unerheblich. Im Zuge einer Betriebsprüfung kann jedoch eine Übersetzung in die deutsche Sprache durch den Betriebsprüfer angefordert werden. 1.2 Wofür brauche ich eine Rechnung? Eine korrekte Rechnungsstellung ist ausgangsseitig zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und eingangsseitig zur Berechtigung zum Vorsteuerabzug von Bedeutung Vorsteuerabzug Empfängt ein Unternehmer eine Lieferung oder Dienstleistung von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen, benötigt er eine Rechnung, um die auf der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer vom Finanzamt fordern zu können (sogenannter Vorsteuerabzug). Ist der Leistungsempfänger in Österreich zur Umsatzsteuer veranlagt, macht er den Vorsteuerabzug in 11

3 seiner monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung bzw jährlichen Umsatzsteuererklärung geltend. Ausländische Unternehmer, welche weder einen Sitz noch eine Betriebsstätte in Österreich haben und nicht zur Umsatzsteuer in Österreich veranlagt sind, können einen Antrag über die Erstattung der Vorsteuer einbringen. In Fällen des unrichtigen Ausweises eines Steuerbetrags auf einer Rechnung ist der Rechnungsempfänger nur unter bestimmten Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug berechtigt (siehe dazu Tz 7.1). Bei unberechtigtem Ausweis eines Steuerbetrags (siehe dazu Tz 7.2) ist der Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.! Tipp In manchen Fällen ist keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug notwendig. In diesen Fällen können daher auch ausnahmsweise aus umsatzsteuerlicher Sicht mangelhafte Rechnungen akzeptiert werden. Solche Fälle wären zb Rechnungen für Reverse Charge Leistungen (siehe dazu Tz 4.2.1), innergemeinschaftliche Erwerbe (siehe dazu Tz 4.2.2), steuerfreie Lieferungen bzw Dienstleistungen (siehe dazu Tz 4.1.9). Kap 2 Allgemeines 2.1 Berechtigung und Verpflichtung zur Rechnungsstellung Jeder Unternehmer, der eine umsatzsteuerbare Lieferung oder Dienstleistung ausführt, ist berechtigt, darüber eine Rechnung auszustellen. Für noch nicht ausgeführte Lieferungen oder Dienstleistungen kann der Unternehmer eine Anzahlungsrechnung ausstellen (siehe dazu Tz 4.1.6). 12

4 Führt ein Unternehmer eine steuerbare Lieferung oder Dienstleistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, soweit sie kein Unternehmer ist (zb eine Gebietskörperschaft) oder an einen Nichtunternehmer, wenn es sich um eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt, aus, ist der leistende Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung Der Leistungsempfänger muss die Ausstellung der Rechnung nicht ausdrücklich verlangen. Gemäß den österreichischen Umsatzsteuerrichtlinien hat nur der Leistungsempfänger den Anspruch auf die Ausstellung der Rechnung, selbst wenn Leistungsempfänger und Zahlungsverpflichteter zwei verschiedene Personen sind. Der Anspruch auf Ausstellung einer korrekten Rechnung ist auch ein zivilrechtlicher Anspruch und kann vor den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden Konsequenzen bei fehlender/mangelhafter Rechnungsstellung Stellt der Unternehmer vorsätzlich keine oder keine vollständige Rechnung aus, macht er sich einer Finanzordnungswidrigkeit schuldig. Für Finanzordnungswidrigkeiten kann eine Geldstrafe von bis zu 5.000,-- verhängt werden. Wie bereits oben erwähnt, ist der Anspruch des Leistungsempfängers auf Rechnungsausstellung als zivilrechtlicher Anspruch vor dem Zivilgericht geltend zu machen. 2.2 Frist zur Rechnungsausstellung Grundsätzlich hat der leistende Unternehmer innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Liefe- 13

5 3.1.1 Leistungsempfänger Name und Anschrift des Leistungsempfängers müssen eine Identifizierung und Zuordnung der Rechnung ermöglichen. Wenn eine eindeutige Bestimmung der Rechnung durch andere Unterlagen gewährleistet ist, reicht unter anderem auch die Angabe einer Schlüsselzahl (zb Kundenummer) aus. Unterhält ein Unternehmen mehrere Standorte bzw Betriebsstätten, ist jede Standortadresse ausreichend, um die Rechnung dem Leistungsempfänger zuzuordnen. Wird die Rechnung nicht an den Leistungsempfänger selbst versandt, muss aus der Rechnung klar hervorgehen, wer der Leistungsempfänger ist Leistender Unternehmer Aus der Rechnung muss klar hervorgehen, wer über welche Lieferung bzw Dienstleistung abrechnet. Hat der leistende Unternehmer eine dritte Person zur Rechnungsstellung ermächtigt, muss diese auf der Rechnung darauf hinweisen, dass sie für den leistenden Unternehmer abrechnet. Die korrekte Anschrift des leistenden Unternehmers ist verpflichtend auf der Rechnung anzuführen. Das Vertrauen des Leistungsempfängers auf die Richtigkeit der Anschrift ist jedoch nicht geschützt. Unter der auf der Rechnung angeführten Anschrift muss eine Geschäftstätigkeit des Unternehmers ausgeübt werden. Die Angabe einer bloßen Scheinfirma ist daher nicht ausreichend. 3.2 Gelieferter Gegenstand/erbrachte Dienstleistung Die Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes bzw der erbrachten Dienstleistung muss eine Überprüfung ermöglichen, ob die Lieferung bzw Dienstleistung für das Unternehmen erfolgt ist. Sie ist für die Erhebung der Umsatzsteuer und die Überprüfung der Berechtigung auf Vorsteuerabzug von Bedeutung. Bloße Sammel- und Gattungsbezeichnungen sind nicht ausreichend (zb Speisen, Getränke, Büromate- 21

6 rial etc bei Lieferungen bzw Reparaturen, Transportleistungen etc bei Dienstleistungen). Der gelieferte Gegenstand bzw die erbrachte Dienstleistung muss mit der Bezeichnung auf der Rechnung übereinstimmen. Unselbstständige Nebenleistungen, welche umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung teilen, müssen nicht gesondert auf der Rechnung angeführt werden. Das Vertrauen des Leistungsempfängers auf die Richtigkeit der Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes bzw der erbrachten Dienstleistung ist nicht geschützt. Der Leistungsempfänger hat daher stets zu überprüfen, ob die auf der Rechnung angeführte Leistungsbezeichnung auch dem tatsächlich gelieferten Gegenstand bzw der tatsächlich erbrachten Dienstleistung entspricht. Die vorsätzliche Angabe einer unrichtigen Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes bzw der erbrachten Dienstleistung kann finanzstrafrechtliche Konsequenzen für den Rechnungsaussteller nach sich ziehen. 3.3 Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag Auf der Rechnung sind folgende Elemente gesondert auszuweisen: Entgelt für die Lieferung bzw Dienstleistung; anzuwendender Steuersatz; auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag. Ob der Steuerbetrag als Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer bezeichnet wird, ist nicht von Bedeutung. Eine Auf- oder Abrundung der Umsatzsteuer ist nicht vorgesehen. Der Unternehmer hat den Steuerbetrag daher genau zu berechnen und anzugeben. Der Steuerbetrag darf dabei auf volle Cent ab- oder aufgerundet werden. Auf Rechnungen über Umsätze ab dem 1. Jänner 2013 ist der Steuerbetrag zwingend (auch) in Euro auszuweisen. Der Steuerbetrag muss außer in Ausnahmefällen wie beispielsweise bei Kleinbetragsrechnungen immer gesondert vom Nettoentgelt auf der Rechnung 22

7 angeführt werden. Ein Zusatz auf der Rechnung, der den Rechnungsempfänger dazu ermächtigt, den Steuerbetrag anhand des Bruttobetrags zu berechnen, ersetzt den gesonderten Ausweis des Steuerbetrags nicht Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen Wird in einer Rechnung über Lieferungen bzw Dienstleistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet, müssen die anteiligen Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge angegeben werden. siehe Beispielrechnung 2 im Anhang bzw auch als Download Rechnungen in fremder Währung Da der Steuerbetrag auf Rechnungen für Umsätze ab dem 1. Jänner 2013 zwingend in Euro anzuführen ist, müssen Steuerbeträge in fremder Währung in Euro umgerechnet werden. Folgende Kurse dürfen zur Umrechnung herangezogen werden: Durchschnittskurs, welcher vom Bundesministerium für Finanzen monatlich veröffentlich wird ( undzollw_624/_start.htm); Tageskurs, welcher mit Bankmitteilungen bzw Kurszetteln belegt wird; ab 1. Jänner 2013: letzter von der Europäischen Zentralbank veröffentlichter Umrechnungskurs. siehe Beispielrechnung 3 im Anhang bzw auch als Download 23

8 5.4 Einverständnis über die Abrechnung mittels Gutschriftsverfahren Das Einverständnis über die Abrechnung mittels Gutschriftsverfahrens muss keiner besonderen Form entsprechen. Das Vorliegen eines Einverständnisses ist nach zivilrechtlichen Regeln zu beurteilen.! Hinweis Zwecks Nachweisbarkeit ist eine schriftliche Vereinbarung der Abrechnung mittels Gutschrift durch den Leistungsempfänger empfehlenswert. Beispielsweise kann eine entsprechende Regelung in die AGB aufgenommen werden. 5.5 Widerspruch des leistenden Unternehmers Der leistende Unternehmer kann dem in der Gutschrift ausgewiesenen Steuerbetrag widersprechen. Durch einen solchen Widerspruch verliert die Gutschrift ihre Gültigkeit als Rechnung und dadurch ihre Berechtigung zum Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger (Aussteller der Gutschrift). Die Möglichkeit des Widerspruchs soll den leistenden Unternehmer vor einer Steuerschuld kraft Rechnungsstellung (siehe dazu Kapitel 7) schützen. siehe Beispielrechnung 17 im Anhang bzw auch als Download Kap 6 Die elektronische Rechnung 6.1 Was ist eine elektronische Rechnung? Neben Rechnungen in Papierform sind in Österreich auch elektronische Rechnungen zulässig. Zur Aufbewahrung der elektronischen Rechnung siehe Tz

9 Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und elektronisch empfangen wird. Gesetzlich ist keine besondere Form der elektronischen Übermittlung vorgesehen (zb als Anhang oder Web-Download). Das Einscannen von Papierrechnungen und Versenden per wird als Ausstellung in einem elektronischen Format angesehen. Per Fax übermittelte Rechnungen gelten in Österreich als elektronisch übermittelt, unabhängig davon, ob für die Übertragung ein Standard-Fax oder ein Computer-Fax verwendet wird. Bis zum 31. Dezember 2012 werden per Fax übermittelte Rechnungen noch wie Papierrechnungen behandelt. 6.2 Voraussetzungen Elektronische Rechnungen müssen folgende Voraussetzungen erfüllen: Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung; Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung; Gewährleistung der Lesbarkeit der Rechnung. 6.3 Zustimmung des Rechnungsempfängers Die Zustimmung des Rechnungsempfängers über die Ausstellung einer elektronischen Rechnung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann daher auch beispielsweise in einer Rahmenvereinbarung oder den AGB erklärt werden. Die stillschweigende Billigung der tatsächlichen Ausübung der elektronischen Rechnungsstellung durch den Rechnungsempfänger soll ebenfalls als Zustimmung gelten. 6.4 Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleistet sein. 46

10 6.5 Lesbarkeit der Rechnung Die Rechnung muss von einem Menschen inhaltlich erfasst und verstanden werden können. Strukturierte Formate, wie zb xml, müssen daher durch spezielle Software lesbar gemacht werden. Kap 7 Steuerschuld kraft Rechnungsstellung Rechnungsaussteller können aus zwei Gründen den Steuerbetrag, der in der Rechnung ausgewiesen ist, schulden: Ein leistender Unternehmer weist einen unrichtigen Steuerbetrag in seiner Rechnung aus. Ein Unternehmer, der keine Lieferung bzw Dienstleistung erbracht hat, oder ein Nichtunternehmer weist einen Steuerbetrag in seiner Rechnung aus. 7.1 Unrichtiger Steuerausweis Weist der leistende Unternehmer in seiner Rechnung einen unrichtigen Steuerbetrag aus, schuldet er diesen aufgrund der Rechnungsstellung. Der leistende Unternehmer kann seine Rechnung jedoch berichtigen (siehe dazu Kapitel 8). Der Leistungsempfänger darf den in der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag als Vorsteuer geltend machen. Der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers ist jedoch ausgeschlossen, wenn er darauf schließen muss, dass der leistende Unternehmer die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt abführen wird. Weist der leistende Unternehmer in der Rechnung einen Steuerbetrag aus, der erkennbar höher ist, als sich aus dem Normalsteuersatz ergibt, steht dem Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug des erhöhten Steuerbetrages ebenfalls nicht zu. 50

11 9.2 Anzuwendende Rechnungsstellungsvorschriften Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2012 sind für Rechnungen für grenzüberschreitende Leistungen die Vorschriften desjenigen Mitgliedstaates anzuwenden, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Für Umsätze ab dem 1. Jänner 2013 sind für folgende Leistungen die Rechnungsstellungsvorschriften desjenigen Mitgliedstaates anwendbar, von dem aus der leistende Unternehmer sein Unternehmen betreibt: Reverse-Charge-Umsätze, wenn der leistende Unternehmer weder seinen Sitz noch eine an der Leistung beteiligte Betriebsstätte im Inland hat; Leistung des Erwerbers (zweiter Unternehmer in der Lieferkette) in einem Dreiecksgeschäft; wenn der Leistungsort im Drittland liegt. Das gilt nicht, wenn mittels Gutschriftsverfahren (siehe dazu Kapitel 5) abgerechnet wird. Beispiel: Reverse-Charge Ein griechischer Architekt plant für einen österreichischen Unternehmer eine Fabrikhalle in Österreich. Lösung: Die Planungsleistung ist als Grundstücksleistung in Österreich steuerbar und unterliegt dem Reverse-Charge. Der griechische Architekt stellt die Rechnung nach griechischen Vorschriften. Beispiel: Dreiecksgeschäft Ein österreichischer Unternehmer erwirbt Waren von einem französischen Unternehmer und verkauft diese an einen weiteren Unternehmer in Deutschland (Dreiecksgeschäft). Lösung: Die Lieferung des mittleren Unternehmers (Erwerbers) im Dreiecksgeschäft unterliegt dem Reverse-Charge. Es kommen die österreichischen Vorschriften für die Rechnungsstellung zur Anwendung. 57