Conclude serving smart solutions. PKM Kurzanleitung. Telefon: Seite 1

Transkript

1 Conclude serving smart solutions. PKM Kurzanleitung ServicePoint Telefon: Seite 1

2 Das PKM aufrufen und einloggen Das PKM erreichen Sie über die Internetadresse Seite 2

3 Aktuelles mit dem DESKTOP im Blick behalten Über die Hauptnavigation erreichen Sie die Bereiche Archiv, Desktop, Info und Suche Ihre aktuellen Termine, offenen Aufgaben, neue Nachrichten und Dateien werden Ihnen auf einen Blick im PKM Desktop angezeigt Auf der linken Seite befindet sich die Navigation des Bereichs, in dem Sie sich aktuell befinden Hier passen Sie die Größe der linken Navigation an Ihre Anforderungen an Seite 3

4 Sonstige Navigation PROJEKTE: Hier wechseln Sie ohne erneuten Login in ein anderes PKM Projekt ÜBERSICHT: Zeigt Ihnen alle sichtbaren Archivordner und die Anzahl der darin befindlichen Dateien an OPTIONEN: Hier ändern Sie Ihr Passwort und Kontaktdaten und erstellen eigene Verteiler bzw. Kontakte HILFE: Hier finden Sie die aktuelle PKM Anleitung zum Download LOGOUT: Beendet Ihre aktuelle PKM Sitzung das PKM bitte IMMER über diesen Link verlassen Seite 4

5 Meine und eigene Dateien Klicken Sie auf dem Desktop unter Meine Dateien auf <Übersicht>, um alle Dateien einzusehen, die Sie von anderen Teilnehmern erhalten haben Wählen Sie dort einen Filter, um z.b. zwischen abgeholten und nicht abgeholten Dateien zu wechseln Wollen Sie alle Dateien einsehen, die bisher von Ihnen in das PKM eingestellt wurden, öffnen Sie bitte die <Suche> und setzen den Haken Eigene unter Einsender. Seite 5

6 Der persönliche Nutzerbereich unter <OPTIONEN> Klicken Sie auf <OPTIONEN> in der oberen rechten Navigation und dann auf Ihren angezeigten Namen es öffnen sich Ihre Kontaktdaten Kontaktdaten ändern Der Knopf <Änderungen übernehmen> speichert Ihre Eingabe Seite 6

7 Erstellung von persönlichen Verteilern Im Bereich <OPTIONEN> können Sie zudem persönliche Verteiler erstellen. Diese stehen Ihnen dann in allen Empfängerlisten zur Verfügung (Dateien, Nachrichten, etc.) Geben Sie zuerst einen Verteilernamen ein und wählen Sie <Neu>, um diesen zu erstellen Markieren Sie dann die PKM-Teilnehmer, die in Ihren persönlichen Verteiler aufgenommen werden sollen Schließen Sie Ihre Eingabe mit <Änderungen speichern> ab Seite 7

8 Erstellung von persönlichen / globalen Kontakten Im Bereich <OPTIONEN> haben Sie zudem die Möglichkeit neue Kontakte anzulegen. Dies sind in der Regel Projektteilnehmer, die über keinen eigenen PKM-Zugang verfügen. Den Kontakt können Sie entweder per VCF-Datei importieren oder per Hand anlegen Der Haken öffentlich macht Ihren Kontakt auch für alle anderen PKM-Teilnehmer sichtbar Seite 8

9 Das Archiv: zentrale Ablage aller Dateien Öffnet das Archiv Wählen Sie die gewünschte Ansicht (hier exemplarisch dargestellt der Unterschied zwischen einer Standardund einer Planansicht Die linke Navigation zeigt die aktuelle Ordnerstruktur Klicken Sie auf einen Ordner um diesen zu öffnen oder die Unterordner einzusehen Seite 9

10 Dateiupload: Dateien mit Merkmalen versehen Auswerten Über den Knopf <Neue Datei einstellen> gelangen Sie in das PKM-Uploadfenster. Hier können Sie Dateien von Ihrer Computer in das PKM hochladen Mit der Auswahl der Funktion <Dateinamen auswerten> setzt das PKM voraus, dass die Dateien auf Ihrer Computer bereits korrekt benannt sind. Das PKM ordnet die Dateien gemäß dem Dateinamen automatisch dem richtigen Verzeichnis zu. So können Sie natürlich auch verzeichnisübergreifend mehrere Dateien gleichzeitig hochladen. Bei größeren Planpaketen bietet sich die Erstellung einer ZIP-Datei an. Das PKM entpackt diese beim Upload automatisch und weist die darin befindlichen Dateien den entsprechenden Verzeichnissen zu. Seite 10

11 Dateiupload: Dateien mit Merkmalen versehen Ergänzen Mit der Auswahl der Funktion <Dateinamen ergänzen> setzt das System den Dateinamen aufgrund der von Ihnen getroffenen Auswahl der angezeigten Merkmale zusammen. Neben der Auswahl des Verzeichnisses wählen sie pro Merkmal eine Ausprägung aus. Eine Datei, die vor dem Upload in das System auf Ihrem Computer Planstand.pdf heißt, wird somit durch PKM automatisch umbenannt und heißt dann (wie im dargestellten Beispiel) im System z.b. DEMO- ARC-XX-TA-5-V-A_Planstand.pdf. Seite 11

12 Weiterleitung: Andere Teilnehmer jederzeit über Dateien informieren Haben Sie beim Dateiupload einzelne PKM-Teilnehmer aus Versehen nicht informiert, können Sie dies im Anschluss jederzeit nachholen. Markieren Sie hierzu die betreffenden Dateien und wählen Sie den Punkt Weiterleiten aus dem hier gezeigten Menü aus. Klicken Sie anschließend auf <Ausführen>. Nun wählen Sie die Empfänger aus und können einen Mitteilungstext schreiben. Mit einem Klick auf <Senden> werden die zuvor markierten Dateien weitergeleitet. Seite 12

13 Verschieben von falsch abgelegten Dateien Haben Sie eine Datei im falschen Ordner abgelegt, können Sie diese markieren und wählen aus dem Menü <Umlagern nach> aus. Nach dem Klick auf <Ausführen> können Sie den neuen Ablageort wählen. Haben Sie Ihr Plandokument falsch benannt und wurde es unter nicht zugeordnet / unsorted abgelegt, können Sie den Dateinamen mit einem Klick auf das <I>-Symbol ändern. Im folgenden Fenster können Sie den Dateinamen dann anpassen und per Klick auf <Auswerten und Speichern> automatisch in das korrekte Ablageverzeichnis umlagern lassen. Ein Klick auf <Testen> zeigt Ihnen an, wohin diese Umlagerung mit dem aktuell gewählten Namen führen würde. Seite 13

14 Datei-/Planlisten aus dem PKM heraus erstellen Markieren Sie die Dateien, welche in der Dateiliste aufgeführt werden sollen; keine Auswahl exportiert alle Dateien. Wählen Sie <Dateiliste erzeugen (Excel)> im Menü und klicken Sie auf <Ausführen>. Wählen Sie auf der folgenden Seite Layout und Zustellungsart und klicken Sie auf <Exportieren>. Seite 14

15 Papierkorb Selektieren Sie die Dateien, die in den Papierkorb verschoben werden sollen Aus dem Menü den Eintrag <In den Papierkorb verschieben> auswählen und auf <Ausführen> klicken Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden, sind durch ein rotes <U> vor dem Dateinamen gekennzeichnet. Jeder Teilnehmer sieht nur seine Dateien im Papierkorb. Ungültige Dateien können maximal in den Papierkorb verschoben werden. Ein physisches Löschen einer Datei aus dem System ist natürlich nicht möglich. Seite 15

16 Aufgabe & Workflows Um eine neue Aufgaben zu erstellen, klicken Sie auf dem Desktop auf den Knopf <Neu> im Bereich Offene Aufgaben. Workflows werden mit der Weiterleiten Funktion aus dem Archiv gestartet (vgl. Seite 12) Die <Übersicht> zeigt die Liste aller offenen Aufgaben an. Für mehr Details zu einer Aufgabe oder Workflow, klicken Sie auf den Aufgabentitel Wollen Sie mehrere Aufgaben zeitgleich bearbeiten, wählen Sie unter Ansicht die Mehrfachbearbeitung aus. Mit einem Klick auf < > können Sie eigene Filter für die Aufgabenübersicht definieren. Seite 16

17 Detailierte Darstellung von (Workflow)-Aufgaben Im oberen Bereich einer Workflowaufgabe können Sie eine Prüfanmerkung eingeben bzw. Ihr Prüfergebnis auswählen (hier gezeigt: nach erfolgter Prüfung des Planers wird ein Plan zur Ausführung freigegeben ) Die Workflowhistorie zeigt alle bisherigen Prüfergebnisse an. Wenn Sie eine Datei ergänzen möchten, können Sie diese unter Zugefügte Dateien direkt hochladen. Seite 17

18 Nachrichten Im Desktop werden Ihnen im Bereich Ungelesene Nachrichten Ihre neuen Nachrichten angezeigt. Klicken Sie auf <Übersicht> um zwischen ungelesenen, gelesenen, etc. Nachrichten filtern zu können. Über <Neu> können Sie eine neue Nachricht verfassen. Haken Sie mehrere Nachrichten an, um diese z.b. als gelesen zu markieren. Seite 18

19 Suche Die PKM- Schnellsuche ist in jedem Bereich für Sie verfügbar. Die Schnellsuche ist eine Volltextsuche über alle PKM- Bereiche (Dateien, Nachrichten, Aufgaben, Termine). Die normale Suche erreichen Sie über die obere Hauptnavigation. Hier können Sie anhand der Navigation auf der linken Seite entscheiden, ob Sie nach Dateien, Terminen, Aufgaben, Workflows oder Nachrichten suchen wollen. Auf den einzelnen Suchseiten stehen Ihnen viele Suchparameter zur Verfügung. Wenn Sie nur einen Teil eines Dateinamens kennen, ersetzt ein * die Bereiche, die Sie nicht genau kennen. Die Suchanfrage *.dwg unter Dateiname findet so z.b. alle dwg-dokumente innerhalb des Projektes. Seite 19

20 Der Infobereich: Hilfe & Support Im Infobereich finden Sie neben einer Projektbeteiligtenliste z.b. auch hilfreiche Dokumenten zum PKM. Dort sind ebenfalls die Kontaktdaten des Conclude ServicePoints hinterlegt. Sollten Sie also weitere Fragen zum Umgang mit dem PKM haben, steht Ihnen der Conclude ServicePoint gerne beratend zur Seite! Seite 20