Digitalisierung im Mittelstand, Essen, Dirk Hupperich, EASY SOFTWARE AG

Transkript

1 Digitalisierung im Mittelstand, Essen, Dirk Hupperich, EASY SOFTWARE AG E-Rechnung, Scannen und Archivieren

2 Ausgangssituation - Jährlich Rechnungen in Europa - 95 % in Papierform - ca Tonnen Papier - ca Bäume - Bearbeitungsdauer Papierrechnung 17 Minuten - Bearbeitungsdauer digitale Rechnung 5 Minuten - 90 % aller Rechnungen sind einwandfrei

3 Klassische Rechnungsbearbeitung - Rechnungseingang - Rechnungen treffen an unterschiedlichen Stellen ein. - Rechnungen treffen in unterschiedlichen Formaten ein.

4 Klassische Rechnungsbearbeitung - Prüfungsprozess - hoher Zeitaufwand - fehlende Prozesstransparenz - lange Liegezeiten - auch Prüfungsaufwand für korrekte Rechnungen - Skontoverlust

5 Klassische Rechnungsbearbeitung Verbuchung und Ablage - manuelle Übernahme von Daten aus der Rechnung in die Finanzbuchhaltung - Vorbereitung des Zahlungslaufs mit Papierdokumenten - manuelle Ablage der Rechnungen und Zuordnung der dazugehörigen Dokumente für den Zeitraum der Aufbewahrungsfristen

6 Die 3 Schritte zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung

7 Übersicht über den Gesamtprozess

8 1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail ) Frühe Archivierung sofort mit dem Scannen bzw. dem E Mail Eingang Auslesen der Daten aus den Belegen Datenerkennung bis auf Positionsebene Abgleich der erkannten Werte mit den Daten aus dem Bestellwesen Kontrolle gesetzlicher Vorschriften z.b. gemäß 14 UStG

9 1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )

10 1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )

11 1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )

12 1. Rechnungseingang ( Papier und E Mail )

13 2. Der Prüfungs- und Freigabeprozess Automatische Zuordnung und Aufgabenverteilung Regelbasierte Steuerung Prozess-Monitoring Vertreterregelung und Eskalationsmechanismen Kontinuierliche Archivierung aller Aktivitäten

14 2. Der Prüfungs- und Freigabeprozess

15 2. Der Prüfungs- und Freigabeprozess

16 3. Übergabe an eine Finanzbuchhaltungssoftware Automatische Erstellung von Buchungssätzen Recherche/Anzeige aus der Finanzbuchhaltungssoftware Anzeige der archivierten Rechnungsdokumente und der Aktivitäten Kontinuierliche Archivierung aller Aktivitäten

17 3. Übergabe an eine Finanzbuchhaltungssoftware

18 Nutzen der digitalen Rechnungsbearbeitung - geringerer Zeitaufwand je Rechnung - Reduzierung der zu prüfenden Rechnungen - vollständige Prozesstransparenz - hohe Informationsverfügbarkeit - langfristige Rechtssicherheit - Einsparung von Platz sowie Verbrauchsmaterial - Erhöhung der Mitarbeitermotivation

19 R.O.I Berechnung

20 EASY INVOICE - Zusammenfassung Scan Verarbeitung Posteingang Papierrechnung Post öffnen / Vorbereiten / Scannen Dokumente Archivierung Verarbeitung Eingang elektronische Rechnung Archivierung BUKRS Zuordnung über Scanmaske oder Anschrift Barcode ist Identifikationshilfsmittel BUKRS Zuordnung über Mail-Postfach oder Anschrift Fortlaufender Zähler ist Identifikationshilfsmittel Datenerkennung und Attribuierung Import und Automatische Analyse der Rechnung UStG Prüfung und Validierung der gelesenen Daten Abgleich mit Bestell- bzw. Waren Eingangsdaten Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung Übergabe an Finanzbuchhaltung und Archivierung Archivierung gescanntes Objekt als PDF Archivierung Original Objekt evtl. mit Mail als Anhang Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung

21 Dirk Hupperich Telefon : Mail : Dirk.Hupperich@easy.de