de (dok.pf/pf.ch) PF. E-Rechnung light Eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung

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1 de (dok.pf/pf.ch) PF E-Rechnung light Eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung

2 Kundenbetreuung E-Rechnung PostFinance AG Mingerstrasse Bern Beratung und Verkauf Geschäftskunden Telefon (im Inland max. CHF 0.08/Min.) Aufschaltungen und Betriebssupport Helpdesk E-Rechnung Telefon (im Inland max. CHF 0.08/Min.) Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

3 Ihre Vorteile bei der E-Rechnung light von PostFinance Mit E-Rechnung light senden Sie Ihren Kunden auf eine einfache und schnelle Weise elektronische Rechnungen. Nach einer einfachen Anmeldung im Internet profitieren Sie umgehend von folgenden Vorteilen: Sie können allfällige Kundenwünsche sofort und ohne Integration in bestehende Software lösungen oder langwierige Projekte erfüllen Die Registrierung und Nutzung ist sehr einfach Dank der Nutzung von ESR ist die Zuordnung der eingehenden Zahlungen gewährleistet, alternativ können auch direkt Post- oder Bankkonti als Gutschriftskonto verwendet werden Sie können MWST-konforme E-Rechnungen erfassen, versenden und verwalten Sie können elektronisch versandte E-Rechnungen suchen, die PostFinance während 10 Jahren für Sie archiviert, und Kunden verwalten, denen Sie E-Rechnungen senden wollen Der swissdigin-standard wird erfüllt, was die Übermittlung aller buchungs relevanten Rechnungsdaten sicherstellt Die Funktion «E-Rechnung schnellerfassen» ermöglicht Ihnen das Hochladen von selbst erstellten Rechnungen im PDF-Format E-Rechnungen kosten weniger als eine Briefmarke Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

4 Wo Sie alles Wichtige finden Über die Seite w ww.postfinance.ch/e-rechnung gelangen Sie zum «Login E-Rechnung light». Haben Sie sich bereits registriert? Dann einfach unter «Login» mit Benutzername und Passwort anmelden. Wollen Sie E-Rechnung light zum ersten Mal nutzen? Dann können Sie sich ganz einfach und schnell registrieren. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

5 Registrierung für E-Rechnung light Registrierung, Schritt 1 und 2 von 4 Die einmalige Registrierung erfolgt rasch und einfach. Unter dem Menüpunkt «Registrieren» erfassen Sie in zwei Schritten Ihre Angaben zu Adress- und Kontodaten. Als Gutschriftskontoart können ESR, BESR oder IBAN-Nummern verwendet werden. Für die Fakturierung kann ausgewählt werden, ob die Preisangabe jeweils inkl. oder exkl. MWST erfolgt. Registrierung, Schritt 3 von 4 Erfassen Sie Ihre -Adresse und wählen Sie ein Passwort. Akzeptieren Sie die Teilnahmebedingungen und bestätigen Sie, dass PostFinance Ihre E-Rechnungen für Sie archivieren soll. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

6 Nachdem Sie sich registriert haben, erhalten Sie ein mit dem Aktivierungsschlüssel. Registrierung, Schritt 4 von 4 Mit der Eingabe des Aktivierungsschlüssels schliessen Sie die Registrierung ab und aktivieren gleichzeitig Ihren Zugang zu E-Rechnung light. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

7 Kundenlisten Kunden verwalten Unter «Kunden verwalten» ist ein öffentliches Firmenverzeichnis und eine persönliche Kundenliste abgelegt. Sie finden eine Auswahl von Kunden im öffentlichen Firmenverzeichnis, welche ohne vorgängigen Registrierprozess E-Rechnungen akzeptieren. Um einem Kunden auf dem öffentlichen Firmenverzeichnis E-Rechnungen zu senden, übernehmen Sie diesen in «Meine Kunden». Kunden, die sich über die bestehenden Registrierfunktionen bei Ihnen registriert haben, erscheinen automatisch in «Meine Kunden». Kunden erfassen Haben Sie auf einem anderen Weg eine E-Rechnungs-Identifikation Ihres Kunden erhalten? Sie können diese Angaben auch manuell erfassen. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

8 E-Rechnungen erfassen Rechnung online erfassen, Schritt 1 von 4 Beginnen Sie mit der Erfassung der Rechnung. Hier einige Zusatzhinweise und Tipps zu einzelnen Feldern. Empfänger Wählen Sie einen Empfänger aus der Auswahlliste aus. Es erscheint automatisch eine Auswahl aus «Meine Kunden». Zuordnungsreferenz Der Empfänger benötigt zwingend eine Angabe, damit er Ihre Rechnung intern zuordnen kann. Variante 1 «Bestellnummer/ -referenz»: Geben Sie bei dieser Auswahl im Feld darunter die Bestellnummer oder eine Bestellreferenz (z. B. «Ihre Bestellung vom , Hr. Huber») ein. Variante 2 «Vertragsnummer»: Geben Sie bei dieser Auswahl im Feld darunter Ihre Vertragsnummer mit dem Kunden an. Bezugsreferenz Erfassen Sie hier eine weitere Angabe (z. B. Projektnummer), welche Ihnen der Rechnungsempfänger für die Verbuchung allenfalls angegeben hat. Wählen Sie dazu im oberen Feld die zutreffende Bezeichnung und erfassen Sie im unteren Feld die gewünschte Angabe. Falls Ihr Kunde keine entsprechende Angabe gewünscht hat, können diese Felder leer gelassen werden. Freitext Hier können zusätzliche Angaben gemacht werden, z. B. «2% Skonto bei Bezahlung innert 10 Tagen». Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

9 Rechnung online erfassen, Schritt 2 von 4 Kontrollieren Sie die Empfängeradresse und ergänzen Sie die Angaben, wenn nötig. Bei Bedarf kann zusätzlich eine Lieferadresse und eine separate Rechnungsadresse erfasst werden. Rechnung online erfassen, Schritt 3 von 4 Sie erfassen die einzelnen Leistungen mit Einzelpreis und MWST-Satz. MWST-Beträge und Gesamtpreis werden anhand der Angaben, welche Sie bei der Registrierung gemacht haben (Preise inkl. oder exkl. MWST), automatisch berechnet. Im Menü Einstellungen/ Kontodaten können Sie diese Angaben bei Bedarf ändern. Unter Beilage können Sie max. 1 Beilage (max. 1 MB) in gängigen Formaten wie z. B. PDF, Word oder Excel hochladen. Diese wird als Anhang zur Rechnung mitgesandt. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

10 Rechnung online erfassen, Schritt 4 von 4 Prüfen und korrigieren Sie die Rechnung, falls nötig. Nach dem Versand erhält der Kunde die E-Rechnung in der gewünschten Form im Onlinebanking oder direkt in seinem Buchhaltungsprogramm. Rechnungsübersicht Unter dem Menüpunkt «E-Rechnungen suchen» finden Sie während 10 Jahren alle zugestellten E-Rechnungen. Noch nicht abgesandte Rechnungen im Status Entwurf werden während 30 Tagen angezeigt. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

11 E-Rechnung schnellerfassen Die Funktion «E-Rechnung schnellerfassen» ermöglicht Ihnen das Hochladen von selbst erstellten Rechnungen im PDF- Format. Dabei werden die wichtigsten Basisdaten in der Maske «E-Rechnung schnellerfassen» eingegeben und die Originalrechnung wird als PDF hinzufügt. Die Auswahl von Rechnungsempfängern sowie das Rechnungsarchiv mit den signierten Rechnungen bleiben für Sie gleich. Für die Erstellung der PDF- Rechnung können Sie ein gängiges Standardprogramm wie Microsoft Word oder Microsoft Excel verwenden. Weitere Hinweise zur reibungslosen Verarbeitung sowie eine Beispielrechnung finden Sie in der Anleitung direkt in der Maske «E-Rechnung schnellerfassen». Wichtige Hinweise Um eine erfolgreiche Verarbeitung zu gewährleisten, müssen u.a. folgende Punkte beachtet werden: Das PDF muss Text enthalten. Reine Bilddateien können nicht gelesen werden. Es sind nur Rechnungen in CHF möglich. Es ist maximal ein MWST-Satz pro Rechnung möglich. Zur Erkennung des Lieferdatums resp. des Lieferzeitraums werden verschiedene Begriffe erkannt. Der Begriff und der dazugehörende Datumswert müssen jeweils auf derselben Zeile sein. Der Totalbetrag auf dem PDF muss identisch sein mit dem in der Maske erfassten Betrag. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12

12 E-Rechnung schnellerfassen Ihr Firmenlogo Muster AG Produktion Bahnhofstrasse 1 CH-3000 Bern CHE MWST info@muster.ch Hans Muster Robert Schneider AG Musterstrasse 6 CH-3030 Bern Rechnung Bern, Kundennummer Bestellnummer/-referenz Bestelldatum Lieferdatum Art.Nr. / Beschreibung Menge MWST Preis Total [Optionale Artikelnummer] / Hier kommt die Beschreibung des Produktes oder 10 Stück 8.0% der Dienstleistung hin. Diese kann bis zu 255 Zeichen umfassen [Optionale Artikelnummer] Hier kommt die Beschreibung des Produktes oder der Dienstleistung hin. Diese kann bis zu 255 Zeichen umfassen 2 Stück 8.0% Total ohne MWST CHF % MWST CHF Totalbetrag CHF Fälligkeit Kontoangaben ESR ESR-Referenz Verwenden Sie für jede Rechnung eine neue Rechnungsnummer und nennen Sie diese im Dateinamen der PDF-Datei. Das System übernimmt den Dateinamen als DocumentID. 2 Mit Begriffen, welche folgende Wortteile enthalten, wird das Lieferdatum oder der Lieferzeitraum erkannt: *iefer* (bspw. Lieferung am, Lieferung von bis ), *brechnung* (bspw. Abrechnungsperiode), *usgang* (bspw. Warenausgang), *ingang* (bspw. Wareneingang). Nennen Sie den Begriff und den/die dazugehörenden Datumswerte (von/bis) immer auf derselben Zeile. Werden zwei oder mehr Datum erkannt, wird das älteste als «von»- und das jüngste als «bis»-wert übernommen. Es können nur Datum in Zahlen erkannt werden. 3 Sofern bei den Einstellungen der Kontodaten «MWST-pflichtige Firma» angeklickt ist, sucht das System nach einem gültigen MWST-Satz (0%, 2.4%, 3.8% oder 8%) in verschiedenen Schreibweisen, bspw. 8.0% oder 8%. Es ist maximal ein MWST-Satz pro Rechnung möglich. Findet das System keinen oder mehrere unterschiedliche Sätze, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. 4 Der Totalbetrag auf dem PDF muss identisch sein mit dem auf der Maske erfassten Betrag. Es sind verschiedene Schreibweisen möglich, bspw , 1 950,00 usw. 5 Bei Verwendung von ESR sucht das System eine gültige ESR-Referenznummer. Diese muss zwischen 16 und 27 Stellen lang sein und eine gültige Prüfziffer haben. Die ESR-Referenz kann en bloc oder in 5er-Blöcken von rechts ( ) dargestellt sein. Bei Verwendung von IBAN als Gutschriftskonto wird keine Referenz gesucht. Anleitung E-Rechnung light Oktober /12