Buchführung und Rechnungswesen

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1 3 Grundlagen der Finanzbuchführung 3.1 Inventur und Inventar Jeder Kaufmann ist nach Handelsrecht und nach Steuerrecht verpflichtet, 1. zu Beginn eines Handelsgewerbes ( 240 Abs. 1 HGB) und 2. für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ( 240 Abs. 2 HGB) eine Bestandsaufnahme (= Inventur) durchzuführen ( 240 HGB und 141 AO). Eine Ausnahme von der Pflicht zur Aufstellung eines Inventars besteht wie auch bei der Buchführungspflicht für Einzelkaufleute, die an zwei aufeinander folgenden Abschlussstichtagen die beiden folgenden Schwellenwerte nicht überschreiten ( 241a HGB). Umsatz ,00 und Jahresüberschuss ,00. Bei Neugründung kann bereits auf ein Inventar verzichtet werden, wenn die Schwellenwerte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden. Steuerlich haben Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, die nur nach Steuerrecht buchführungspflichtig sind, ebenfalls Bestandsaufnahmen zu machen. Für sie gelten die handelsrechtlichen Inventurvorschriften entsprechend ( 141 AO). MERKE Buchführungspflichtige sind auch inventurpflichtig Inventur Durch die Inventur sollen alle Vermögensgegenstände (z. B. Grundstücke, Waren, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) und alle Schulden (z. B. Schulden aus Lieferungen und Leistungen, Schulden gegenüber Banken) mengenmäßig und wertmäßig erfasst werden. MERKE Die Inventur ist eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden Dietmar Drieschner

2 Die handelsrechtlichen Begriffe Vermögensgegenstände und Schulden entsprechen dem steuerrechtlichen Begriff Wirtschaftsgut. Steuerrecht Wirtschaftsgüter Handelsrecht Vermögensgegenstände Schulden Wird eine vorgeschriebene Inventur nicht durchführt, ist die Buchführung als nicht ordnungsgemäß anzusehen (R 5.3 Abs. 4 EStR 2012). Nach der Art der Durchführung unterscheidet man 1. die körperliche Inventur und 2. die Buchinventur. Zu 1. Körperliche Inventur Das HGB enthält keine ausdrückliche Vorschrift, dass die Inventur zum Bilanzstichtag körperlich durchzuführen ist. Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass der Gesetzgeber die körperliche Aufnahme aller Vermögensgegenstände als eine Voraussetzung angesehen hat. Bei der körperlichen Inventur werden die körperlichen Gegenstände (wie z. B. Rohstoffe und Waren) durch Zählen, Messen, Wiegen und Bewerten aufgenommen. Auf eine jährliche körperliche Bestandsaufnahme der beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens (z. B. Maschinen, Kraftfahrzeuge) kann verzichtet werden, wenn jeder Zugang und jeder Abgang dieser Gegenstände laufend in ein Bestandsverzeichnis (Anlagenverzeichnis) eingetragen wird und aufgrund dieses Verzeichnisses die am Bilanzstichtag vorhandenen Gegenstände ohne Weiteres ermittelt werden können ( 241 Abs. 2 HGB; R 5.4 Abs. 4 EStR 2012). Dieses Verzeichnis kann auch in Form einer Anlagenkartei geführt werden. Zu 2. Buchinventur Nicht alle Vermögensgegenstände lassen sich durch eine körperliche Inventur erfassen. Der Wert der körperlich nicht erfassbaren Wirtschaftsgüter wird durch eine Buchinventur ermittelt. Bei der Buchinventur werden die Vermögensgegenstände und Schulden Dietmar Drieschner

3 (= Wirtschaftsgüter) wie z. B. Forderungen und Verbindlichkeiten, mithilfe von Belegen und buchhalterischen Aufzeichnungen aufgenommen. Ein weiteres Kriterium zur Unterteilung der Inventurverfahren ist der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme. Danach unterscheidet man folgende Inventurverfahren: Inventurverfahren Stichtaginventur zeitverschobene Inventur permanente Inventur Stichprobeninventur 240 Abs. 1, 2 HGB 241 Abs. 3 HGB 241 Abs. 2 HGB 241 Abs. 1 HGB Die als Stichtaginventur bezeichnete körperliche Bestandsaufnahme für den Bilanzstichtag (z. B ) ist das herkömmliche Inventurverfahren. Es ist das sicherste Verfahren und überall dort anzuwenden, wo es wirtschaftlich geboten und wegen Fehlens geeigneter buchmäßiger Unterlagen notwendig ist. Die Inventur für den Bilanzstichtag (z. B ) braucht nicht am Bilanzstichtag vorgenommen zu werden. Die Inventur muss aber zeitnah sein, d. h. in der Regel innerhalb einer Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Bestandsveränderungen zwischen dem Bilanzstichtag und dem Tag der Bestandsaufnahme anhand von Belegen oder Aufzeichnungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden (R 5.3 Abs. 1 EStR 2012) Inventar Vermögensgegenstände und Schulden, die durch Inventur (Bestandsaufnahme) festgestellt worden sind, werden nach Art, Menge und unter Angabe ihres Wertes in einem Verzeichnis, dem Inventar, aufgeführt. MERKE Das Inventar ist ein Verzeichnis, das alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert ausweist. In das Inventar sind grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden aufzunehmen. Die Werte aller Vermögensgegenstände und Schulden sind zu addieren. Der Unterschiedsbetrag zwischen der Summe des Vermögens und der Summe der Schulden ist das Reinvermögen (= Eigenkapital) Dietmar Drieschner

4 I. Vermögen - II. Schulden = III. Reinvermögen Für das Inventar gibt es keine Gliederungsvorschriften. Gliederungsgrundsätze und Gliederungsvorschriften gibt es jedoch für die Bilanz. Im Hinblick darauf, dass das inventarisierte Vermögen und die inventarisierten Schulden in die Bilanz übernommen werden, haben sich in der Praxis für die Gliederung des Inventars bestimmte Regeln gebildet. Das Vermögen wird nach seiner Flüssigkeit (Liquidität) geordnet, d. h. nach dem Grad, wie es in Geld umgesetzt werden kann. Die weniger flüssigen Vermögensgegenstände (z. B. Grundstücke) werden im Inventar zuerst und die flüssigsten Vermögensgegenstände (z. B. Kassenbestand) zuletzt aufgeführt. Das Vermögen wird nach der Flüssigkeit unterteilt in 1. Anlagevermögen und 2. Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen gehören alle Gegenstände, die am Bilanzstichtag dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb dauernd (länger als ein Jahr) zu dienen, z. B. Grundstücke, Bauten, Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung ( 247 Abs. 2 HGB). Bebaute Grundstücke (Grund und Boden und Gebäude) stellen nach dem BGB eine Einheit dar. Nach Handels- und Steuerrecht liegen zwei Gegenstände vor, und zwar der nicht abnutzbare Grund und Boden (auch Grundstücke genannt) und das abnutzbare Gebäude (auch Bauten genannt). BGB HGB Grundstücke Grundstücke (Grund und Boden) Bauten (Gebäude) Dietmar Drieschner

5 Zum Umlaufvermögen gehören alle Gegenstände, die am Bilanzstichtag dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb nur vorübergehend zu dienen, z. B. Waren, Roh-, Hilfs und Betriebsstoffe, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Kassenbestand. Die Schulden werden nach ihrer Fälligkeit unterteilt in 1. langfristige Schulden und 2. kurzfristige Schulden. Zu den langfristigen Schulden gehören z. B. Schulden gegenüber Banken und Sparkassen (= Kreditinstituten) mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr. Zu den kurzfristigen Schulden (in der Regel solche, die innerhalb von 90 Tagen fällig werden), gehören z. B. Schulden aus Lieferungen und Leistungen. Die langfristigen Schulden werden im Inventar zuerst und die kurzfristigen Schulden zuletzt aufgeführt. Folgende Gleichungen lassen sich aus dem Inventar ableiten: Reinvermögen = Vermögen Schulden Vermögen = Reinvermögen + Schulden Enthält das Inventar in formeller oder materieller Hinsicht nicht nur unwesentliche Mängel (z. B. ein erheblicher Teil des Warenbestandes ist im Inventar nicht ausgewiesen), so ist die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anzusehen. (R 5.3 Abs. 4 EStR 2012). Das Inventar ist vom Kaufmann nicht zu unterzeichnen. Das Inventar muss jedoch nach wie vor zehn Jahre lang aufbewahrt werden ( 257 Abs. 1 in Verbindung mit 257 Abs. 4 HGB). Auf der nächsten Seite (Seite 29) folgt ein Beispiel für ein Inventar Dietmar Drieschner