Bedienungsanleitung Gratis Client EGB-Online

Transkript

1 Bedienungsanleitung für verschiedene Net4You Produkte Bedienungsanleitung Gratis Client EGB-Online Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung, wissen wir um viele Kundenprobleme in der Bedienung von IKT-Produkten. Um solche Probleme bei der Nutzung der Net4You Produkte zu vermeiden, haben wir für Sie einfache und leicht verständliche Bedienungsanleitungen ausgearbeitet. Net4You Support Sollten Sie trotz unserer Beschreibungen Probleme bei der Bedienung der Net4You Produkte haben, können Sie gerne unsere Support Hotline (1,30/pro Minute; exkl. MwSt.) unter 0900/ nutzen! Hotelsoftware für Windows Version 03/2009

2 Im Rahmen des Projektes Elektronisches Gästeblatt wird jedem Betrieb ein kostenloser Melde Client zur Verfügung gestellt. Dieser Client ermöglicht die Gästemeldung, aber auch notwendige Korrekturen. Zusätzlich hat der Betrieb den Vorteil, die Daten einmal erfasster Gäste immer wieder zur Verfügung zu haben und alle Meldeblätter jederzeit ausdrucken zu können. Hinweis: Diese Anleitung wurde für Windos 7 und Internet Explorer 8.0 erstellt. Sollten Sie ein andere Version entweder des Betriebssystem (Windows) oder des Browsers (Internet Explorer) verwenden, kann es Abweichungen in der Beschreibung geben. 1. Voraussetzung für das Elektronische Gästeblatt Online - Internet Explorer ab Version 5.0 Als erstes müssen Sie sicherstellen das Sie Administratorenrechte haben. Diese Rechte werden benötigt um das Programm und Updates installieren zu können. Klicken Sie auf [START] [Systemsteuerung] es öffnet sich das folgende Fenster (siehe Abb. 1): Abb. 1 Klicken Sie [Benutzerkonten] und es öffnet sich das folgende Fenster (siehe Abb. 2): Abb. 2

3 In diesem Fenster klicken Sie [Kontotyp ändern] und es öffnet sich das folgende Fenster (siehe Abb. 3): Hier muss der Benutzer mit dem Sie sich anmelden, im linken Beispiel ist es djanesch, der Gruppe Administratoren zugeordnet sein. Jetzt haben Sie die Berechtigung das für den Gratisclient benötigte Active-X-Programm zu installieren. Abb Sicherheitseinstellungen Bevor Sie mit dem Arbeiten beginnen können, passen Sie bitte die Sicherheitseinstellungen des Browsers an: Klicken Sie im Internet Explorer auf den Reiter [Extras] [Internetoptionen] [Sicherheit] um folgendes Fenster zu öffnen (siehe Abb. 4). In diesem Fenster ist der Punkt Vertrauenswürdige Sites anzuklicken damit er blau hinterlegt wird. Danach auf den Button [Sites] klicken um das Fenster Vertrauenswürdige Sites zu öffnen (siehe Abb. 5). Abb. 4 Abb. 4

4 Hier fügen Sie jetzt die folgenden Webseiten hinzu. Bitte achten Sie vor dem Hinzufügen aber darauf das unten in diesem Fenster kein Hacken vor Für Sites dieser Zone ist eine gesetzt ist! Danach das Fenster mit dem Button [Schließen] schließen. Abb. 5 Sie befinden sich jetzt wieder im in den Sicherheitseinstellungen (siehe Abb. 4). Jetzt auf den Button [Stufe anpasen ] klicken um folgendes Fenster zu öffnen (siehe Abb. 6): Hier sind alle Punkte, welche zurzeit auf [Deaktivieren] stehen auf [Eingabeaufforderung] zu setzen (wenn verfügbar). Wenn [Eingabeaufforderung] nicht verfügbar ist bitte auf [Aktivieren] setzten. Mit [OK] speichern Sie diese Sicherheitseinstellungen und bestätigen eventuelle Meldungen (siehe Abb. 7) mit [OK]. Abb. 6 Abb. 7 Mit [OK] speichern Sie diese Sicherheitseinstellungen.

5 3. Browsereinstellungen Passen Sie bitte auch die Einstellungen Ihres Internet-Browsers wie folgt an: Klicken Sie im Internet Explorer auf den Reiter [Extras] [Internetoptionen] [Erweitert] um folgendes Fenster zu öffnen (siehe Abb. 8). Bitte deaktivieren Sie das Feld [Verknüpfungen im gleichen Fenster öffnen] (siehe Abb. 8). Abb. 8 Mit [OK] speichern Sie diese Browsereinstellungen.

6 4. Cookies erlauben Damit das Archiv aber richtig funktioniert ist es notwendig Cookies zuzulassen. Klicken Sie im Internet Explorer auf den Reiter [Extras] [Internetoptionen] [Datenschutz] um folgendes Fenster zu öffnen (siehe Abb. 9). Jetzt auf den Button [Erweitert] klicken um folgendes Fenster zur erhalten (siehe Abb. 10): Abb. 10 Abb. 9 Sollte ein Häckchen im Feld [Automatische Cookiebehandlung aufheben] gesetzt sein müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen, damit das Archiv richtig funktioniert (siehe Abb. 11). [Cookies von Erstanbietern]: Falls hier der Punkt auf [Blocken] steht sollten Sie diesen auf [Bestätigen] setzten. [Cookies von Drittanbietern]: Falls hier der Punkt auf [Blocken] steht sollten Sie diesen auf [Bestätigen] setzten. Zusätzlich ist der Punkt [Sitzungscookies immer zulassen] mit einem Häckchen zu aktivieren. Abb. 11 Mit [OK] speichern Sie diese Cookieeinstellungen.

7 5. Standardbrowser Damit die Meldungen und das Archiv richtig funktioniert ist es notwendig den Internet Explorer als Standardbrowser einzustellen. Klicken Sie im Internet Explorer auf den Reiter [Extras] [Internetoptionen] [Programme] um folgendes Fenster zu öffnen (siehe Abb. 12). Falls unter dem Punkt Standardbrowser Internet Explorer ist momentan nicht der Standardbrowser steht, klicken Sie bitte auf den Button [Als Standard] und setzten einen Hacken vor Meldung anzeigen, wenn Internet Explorer nicht der Standardbrowser ist. Abb. 12 Mit [OK] speichern Sie diese Einstellungen.

8 6. Firewall erweitern Falls Sie mittels einer Firwall geschützt sind, dann ist es notwendig, dass Sie die Ports 21, 80 und 211 freischalten. Wie Sie dies bei Ihrer Firewall einstellen, ist beim Hersteller der Firewall zu erfragen. 7. Installation des Gratis Client für das Elektronische Gästeblatt Online Geben Sie in der Adress-Zeile Ihres Internet-Explorers folgende Adresse ein: Sollten Sie nach Eingabe der URL die Fehlermeldung bekommen (siehe Abb. 13) das die Software geblockt wurde das der Herausgeber nicht überprüft werden konnte, dann müssen Sie zuerst den Anweisungen unter Anahang A folgen um den Gratisclient korrekt zu installieren. Abb. 13 Wurde der Gratisclient korrekt installiert und eingerichtet erscheint eine Eingabemaske, in der Sie Ihren Benutzer-Namen und Ihr Benutzer- Passwort eingeben müssen (siehe Abb. 14). Dieser Vorgang kann beim ersten Einstieg einige Minuten dauern. Danach erscheint folgende Seite (siehe Abb. 15): Abb. 14 Sie befinden sich nun im Hauptmenü des Elektronischen Gästeblattes Online (EGB Online). Das Hauptmenü gliedert sich in fünf Bereiche: Neuer MS (Meldeschein) Reisegruppe Abreise melden Ungesendete MS Beenden Abb. 15

9 8. Überprüfen der Stammdaten Klicken Sie auf den Reiter [Stammdaten] und es erscheint folgende Eingabemaske (siehe Abb. 16): Abb. 16 Bitte überprüfen Sie die eingetragenen Daten auf ihre Richtigkeit bzw. geben Sie Ihre Daten in die vorgegebenen Felder ein. Nach der Eingabe klicken Sie auf [Stammdaten speichern]. 9. Meldeschein Mit dem EGB Online-Client können Sie die An- und Abreise Ihrer Gäste der Gemeinde elektronisch melden. Auch das Melden von Reisegruppen ist möglich. 10. Anreise melden Wenn Sie Meldescheine eingeben und senden wollen, klicken Sie bitte auf den Reiter [Meldeschein] oder auf den Menüpunkt [Neuer Meldeschein]. Es öffnet sich das folgende Fenster (siehe Abb. 17): Abb. 17 Das Feld Familienname ist aktiv geben Sie dort bitte den Familiennamen des Gastes ein und klicken Sie anschließend auf das Feld [Gast suchen]. Bereits gespeicherte Gäste werden angezeigt.

10 Wählen Sie nun den entsprechenden Datensatz aus und klicken auf [Auswahl] (siehe Abb. 18). Nun müssen Sie nur noch die fehlenden Daten vervollständigen. Wird mit dem von Ihnen angegebenen Namen kein Gast gefunden, müssen die Daten einmal eingepflegt werden. Klicken Sie dazu auf [Neuen Gast anlegen...]. Abb. 18 Ist von vornherein bekannt, dass es sich um einen neuen Gast handelt, kann gleich auf [Neuen Gast anlegen] geklickt und die Daten können eingegeben werden. Füllen Sie den Meldeschein entsprechend aus. Die folgenden Datenfelder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden (siehe Abb. 20): Familienname Geschlecht Vorname Geburtsdatum Anw. muss angeklickt werden (siehe Abb. 19), damit ein Häckchen im Feld steht das heißt, dieser Gast ist anwesend! Abb. 19 Strasse; Nation; Postleitzahl; Ortsgemeinde; Ankunft; Abreise Abb. 20 Sie können in diesem Bereich wählen zwischen [Senden] und [Speichern].

11 HINWEIS: Das Ankunftsdatum darf maximal 30 Tage in der Vergangenheit liegen. Die Postleitzahl für Österreich, Deutschland, Schweiz und Liechtenstein nur aus Ziffern bestehen darf. Mit einem Klick auf [Senden] wird das Meldeblatt an Ihre Gemeinde weitergeleitet und Sie erhalten einen Meldeschein (siehe Folgeseite), welchen Sie ausdrucken, vom Gast unterschreiben lassen und archivieren (derzeit lt. Gesetz 3 Jahre). Sie können Meldescheine aber auch sehr gut vorbereiten (vorhandene Daten einer Reservierung) eintragen und den Meldeschein [Speichern]. Dieser vorbereitete Meldeschein wird im Bereich [Ungesendete MS...] gespeichert. Nach Anreise der Gäste, können Sie die Daten in diesem Bereich auswählen, vervollständigen und den Meldeschein an die Gemeinde [Senden]. Sobald Sie den Meldeschein mit Meldescheinnummer erhalten haben (es wird ein Gästeblatt in einem neuen Browserfenster erstellt) (siehe Abb. 21), ist die elektronische Meldung im Hintergrund (Anmeldung) an die Gemeinde bereits abgeschlossen. Abb. 21 Dieses Gästeblatt müssen Sie, wie bereits erwähnt, ausdrucken, vom Gast unterschreiben lassen und archivieren (derzeit lt. Gesetz 3 Jahre). 11. Gespeicherte Meldescheine senden Wenn beim Senden eines Meldescheins ein Fehler passiert ist und der Meldeschein deswegen nicht zur Gemeinde übertragen werden konnte oder Sie zuvor einen Meldeschein nicht gesendet sondern nur gespeichert haben können Sie diese unter dem Punkt [Ungesendete MS ] finden. Klicken Sie auf den Menüpunkt [Hauptmenü] und dort auf den Punkt [Ungesendete MS ]. Wählen Sie einen Datensatz aus und klicken auf [Meldeschein auswählen...]. Hier können Sie jetzt ggf. Daten ändern. Wenn alle Eingaben in Ordnung sind, klicken Sie einfach auf [Senden ] damit der Meldeschein übertragen wird. HINWEIS: Sollte in dieser Liste ein Meldeschein vorhanden sein, den Sie nicht mehr benötigen, können Sie diesen nicht löschen. Einträge verschwinden aus dieser Liste automatisch nach 30 Tagen.

12 12. Abreise melden Auch Abreisen können der Gemeinde ganz einfach gemeldet werden, indem Sie im Hauptmenü auf den Reiter [Abreise melden] klicken (siehe Abb. 22). In diesem Bereich befinden sich alle angemeldeten Gäste, außer jene, die nur eine Nacht bleiben. Wählen Sie einen Datensatz aus und klicken auf [Meldeschein auswählen...]. HINWEIS: Sollte in dieser Liste ein Meldeschein vorhanden sein, den Sie nicht mehr benötigen, können Sie diesen nicht löschen. Einträge verschwinden aus dieser Liste automatisch nach 30 Tagen ab dem geplanten Abreisedatum (Zweites Datum pro Zeile). Abb. 22 Es sind alle Daten vorgegeben, nur das Abreisedatum kann geändert werden (siehe Abb. 23). Wichtig: Die Abreise kann nur am tatsächlichen Tag der Abreise gemeldet werden. Abb. 23

13 13. Reisegruppen Die Meldung von Reisegruppen kann erfolgen, wenn Sie im Hauptmenü auf den Reiter [Reisegruppe] klicken (siehe Abb. 24). Geben Sie hier im Feld Familiennamen den Namen des Reiseleiters ein. Üblicherweise wird die Gruppe mit dem Reiseleiter registriert. Im Feld Gesamtzahl der Reisenden, können Sie die Anzahl der Mitglieder der Reisegruppe eingeben. Rechts davon können verschiedene Herkunftsländer eingegeben werden. 14. Archiv Abb. 24 Eine Übersicht der von Ihnen an- und abgemeldeten Gäste bietet Ihnen das Archiv (siehe Abb. 25). Dort finden Sie sämtliche versendete Meldeblätter nach Tagen abgelegt. Einsicht in das Archiv erhalten Sie, indem Sie auf den Reiter [Archiv] klicken. Damit das Archiv aber richtig funktioniert ist es notwendig Cookies zuzulassen (siehe Punkt 4). Um Details zu sehen, klicken Sie einfach doppelt auf das entsprechende Datum. Abb. 25

14 15. Offline-Client Nach dem Ersteinstieg in dieses Programm, wird auf Ihrem Desktop automatisch der Offline- Client installiert (siehe Abb. 26). Abb. 26 (Ausschnitt Desktop) Damit können Sie Meldescheine vorbereiten und speichern, auch wenn Sie z. B. keine Internetverbindung haben, oder den Meldeschein vorbereiten wollen. Alle in diesem Bereich gespeicherten Meldescheine finden Sie beim nächsten Einstieg in den Online-Client im Bereich [Ungesendete MS...]. Diese Meldescheine müssen also erst an die Gemeinde übermittelt werden. Auswahl des entsprechenden Meldescheines Vervollständigung - [Senden]. Weitere Vorgangsweise siehe oben. Sollten Sie trotz dieser Beschreibung Unterstützung benötigen, nutzen Sie unsere Support Hotline (1,30/pro Minute; exkl. Mwst.) unter 0900/ ! (Montag bis Donnerstag 9 bis 17 Uhr, Freitag 9 bis 13 Uhr)

15 Anhang A) Manuelle Installation des Gratis Client Sollten Sie nach der Eingabe der URL die Fehlermeldung (siehe Abb. 13 unter Punkt 7) bekommen habe ist es notwendig das Sie den Gratisclient manuell Installieren da der Browser eine automatische Installation nicht zulässt. Zuerst ist der Gratisclient unter der URL herunterzuladen und auf dem Desktop zu speichern (siehe Abb. 27 bis Abb. 30). Bitte achten Sie darauf dass die Datei am Desktop gespeichert wird, da andernfalls die Installation nicht funktioniert. Abb. 27 Abb. 28 Abb. 30 Abb. 29 Als nächsten Schritt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die am Desktop gespeicherte Datei (gratisclient_ie8_install.zip) um ein weiteres kleines Fenster zu öffnen (siehe Abb. 31). In diesem Fenster klicken Sie auf [Alle extrahieren ]. Im nächsten Fenster ist darauf zu achten das am Ende des Eingabefelds \Desktop\gratisclient_ie8_install steht und der Punkt Dateien nach Extrahierung anzeigen ausgewählt ist. Abb. 31 Abb. 32

16 Nachdem die Dateien erfolgreich extrahiert wurden öffnet sich der Explorer mit den extrahierten Dateien (siehe Abb. 33). Abb. 33 Jetzt ist die Datei mit dem Namen Install_GASTROmscl mit der rechten Maustaste anzuklicken und in dem neuen kleinen Fenster der Punkt Als Administrator ausführen mit der linken Maustaste zu klicken (siehe Abb. 34). Abb. 34 Konnte die Installation des Gratisclients erfolgreich durchgeführt werden sollten sie folgende Meldung angezeigt bekommen (siehe Abb. 35) und Sie können mit Punkt 7 fortfahren. Abb. 35