Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Institute of Computer Science Chair of Communication Networks Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia Vorlesung Professionelles Projektmanagement in der Praxis Prof. Dr. Harald Wehnes Veranstaltung 1 Teil 1 ( ) Projektplanung 1: Phasen- und Meilensteinplan SS 2015

2 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 3 (PL der Teams 5 9) Projektplanung I: Phasen- und Meilensteinplan Projektplanung II: Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspakete (AP), Aufwandsschätzung Aufgabe 4: Phasen- und Meilensteinplan, Projektstrukturplan, Arbeitspaketliste mit Aufgabenverteilung im Team Literatur, PM-Organisationen, Zeitschriften und Links Basiszertifikat Projektmanagement (GPM) Arbeitstechniken II: Präsentationstechniken, Elevator Pitch Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2 2 2

3 Termine Anwendung der PM-Methoden auf das Startup-Projekt V1 V4 Initialisierung und Definition Ziele, Steckbrief Stakeholdermanagement Projektplanung Phasenplan, Meilensteine PSP, Arbeitspakete Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung Aufgabenverteilung V5 ff. Projektdurchführung ( Programmierung ) Weitere PM-Methoden anwenden Projektcontrolling Risikomanagement Projektorganisation Kommunikationsmanagement Projektmarketing Verhaltenskompetenzen MS 1 MS 2 MS 3 Abnahme Planung Abnahme Pre-Prototyp Abnahme Projekt 09./ (T5-9) bzw (T1-4) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3 3 3

4 Aufgabe 3: Projektsteckbrief, Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse 1. Erstellen Sie einen Projekt-Steckbrief 2. Führen Sie eine Projektumfeld-Analyse durch Erstellen Sie eine Übersicht der relevanten Projektumfeldfaktoren, gegliedert nach sachlichen und sozialen Aspekten sowie internen und externen Faktoren Erstellen Sie eine Schnittstellenmatrix für die sachlichen Einflussfaktoren mit den Maßnahmen und Risiken, die sich aus diesen Faktoren ergeben (Hinweis: Auf Durchgängigkeit Projektumfeldfaktoren-Tabelle Schnittstellenmatrix achten! Keine neuen sachlichen Umfeldfaktoren und auch keine andere Bezeichnungen verwenden!) 3. Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch Stellen Sie die Ergebnisse in einer Stakeholdermatrix dar Beschreibung der Stakeholder-Interessen Bewertung der Stakeholder-Interessen Geeignete Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung Stellen Sie die Projektstakeholder in einem Stakeholder-Portfolio dar Zeigen Sie die erwartete Veränderungen durch die Maßnahmen im Portfolio auf 4. Fassen Sie die Ergebnisse in der Präsentation A3_Team_x.ppt zusammen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4 4 4

5 Feedback zur Aufgabe 3 Insgesamt gute Lösungen Schnittstellenmatrix Nur die sachlichen Projektumfeldfaktoren sind zu betrachten Durchgängigkeit Projektumfeldfaktorentabelle Schnittstellenmatrix beachten! Durchgängigkeit Stakeholdermatrix Stakeholderportfolio beachten, z.b. identische Stakeholder in Matrix und Portfolio! 2. Stakeholderportfolio fehlte bei einigen Teams: Darstellung der Wirkung/Veränderungen durch die geplanten Maßnahmen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5 5 5

6 Projektplanung in der Praxis nach Dilbert Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6 6 6

7 Projektplanung: Überblick Phasen- und Meilensteinplan Projekt- Strukturplan (PSP) - Ergebnisse - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 AP4 APn Ablaufplan Zeitplan Ressourcenplan Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7 7 7

8 Deliverables (Lieferobjekte) Definition Deliverable (Lieferobjekt oder Liefergegenstand): Ergebnis, das am Ende eines Arbeitspakets, Phase, Teilprojekts oder Projekts, zu erbringen bzw. abzuliefern ist (Quelle: PM3, S. 598) Deliverables sind materielle Produkte oder immaterielle Ergebnisse von Dienstleistungen Product Deliverables: Teile des Endprodukts, die dem Kunden zur Verfügung stehen (z.b. Komponenten/Features der Website) Process Deliverables: Lieferobjekte, die im Projektverlauf erstellt werden (z.b. Planungsdokumente, Abnahme-/Testprotokolle, Prototyp) Weitere Beispiele (Deliverables) Schulungen, Seminare, e-learning Modul, Webinar Neue Organisation mit Organigramm und Stellenbeschreibungen Neue Prozesse mit Rollen- und Prozessbeschreibungen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8 8 8

9 Workshop: Deliverables Jedes Team benennt ein besonders wichtiges Deliverable seines Projektes 1. Papierprototyp 2. Datenbankschema 3. funktionaler Prototyp 4. GUI Dokument 5. Programmcode für funktionales Tracking (via Smartphone) 6. Layout-Design 7. Bedienungs- und Sicherheitskonzept 8. HTML-Prototyp 9. Webseiten-Design Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9 9 9

10 Projektphasen: Die Etappen zum Projektziel Definition Projektphase: zeitlicher Abschnitt im Projektverlauf, der von den anderen Abschnitten sachlich abgegrenzt ist [ICB 3.0] Merkmale einer Projektphase Größere Deliverables (Lieferobjekte) am Ende der Phase Entscheidungen über den weiteren Projektfortgang (Phasenfreigabe) Projektmanagement-Phasen (für alle Projekte): Initialisierung Definition Planung Durchführung Abschluss Phasen eines Projektes: projektspezifisch und abhängig von Branche, Projektart oder Vorgehensart Phasenmodelle Professionelles Projektmanagement in der Praxis

11 Projektmanagement-Phasen Projektphasen Quelle: PM3, S. 358 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

12 Phasenplan: Häufig der erste Planungsschritt zusammen mit dem Meilensteinplan Definition Phasenplan: Projekt wird übersichtlich durch mehrere (meist zeitlich aufeinander folgende) Projektphasen, die sich sachlich voneinander unterscheiden, dargestellt Ziele des Phasenplans Reduktion der Komplexität: Projekt wird überschaubar, kalkulierbar und steuerbar Basis für weitere detailliertere Planungen Beschränkung des Risikos: GO- oder NOGO-Entscheidungen am Phasenende Darstellungen Tabellarisch: Phasentabelle Phasentabelle.xlsx Grafisch: Balkenplan Phasenplan-Grafik.pptx Professionelles Projektmanagement in der Praxis

13 Phasenplan-Darstellung: Tabelle Schritte 1. Phasen bezeichnen (Name) 2. Phasen beschreiben (Inhalte) 3. Phasenzeiträume festlegen 4. Lieferobjekte der Phasen benennen Phasentabelle Nr. 1 2 Phasenname Inhalt der Phase Zeitraum von - bis Deliverables (Lieferobjekte) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

14 Beispiel: Phasen-Tabelle Professionelles Projektmanagement in der Praxis

15 Workshop Phasentabelle Erstellen Sie für Ihr Projekt eine Phasentabelle (erste Phase, eine Zeile) Vorlage: Phasen-Meilenstein-Tabelle Zeitansatz: 5 Minuten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

16 Phasenplan-Darstellung: Grafik (Balkendiagramm) Quelle: PM3, S. 355 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

17 Phasenmodelle: Weitere Beispiele HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure): 9 Leistungsphasen Vorberei tung der Vergabe Grundlagenermittlung Vorplanung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Mitwirkung bei der Vergabe Objektüberwachung Objektbetreuung und Dokumentation Weitere Phasenmodelle (Vorgehensmodelle) Softwareentwicklung: Wasserfall, Spiral-Modell, V-Modell-XT, agile Modelle (GI-FG Vorgehensmodelle: Automotive und andere Branchen: Produkt-Entwicklungs-Prozess (PEP) mit Phasen und Meilensteinen/Quality-Gates Professionelles Projektmanagement in der Praxis

18 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg Definition Meilenstein: Ereignis von besonderer Bedeutung im Projektverlauf [DIN 69900:2009] Meilensteine sind Schlüsselereignisse oder wichtige Zwischenergebnisse des Projektes, die zu einem bestimmten (Meilenstein-)Termin vorliegen müssen in einer bestimmten Qualität und unter Einhaltung der geplanten (Meilenstein-)Kosten zu diesem Termin Auf der Grundlage der Meilensteinresultate: Entscheidungen Freigabe der nachfolgenden Phase Wiederholung von Phasen oder Abbruch des Projektes getroffen Beispiel Meilensteinname: Grobkonzept Meilensteinergebnis: Grobkonzept erstellt, qualitätsgesichert und abgenommen Meilensteintermin: Meilensteinkosten (kumuliert): Professionelles Projektmanagement in der Praxis

19 Meilensteinplan Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Professionelles Projektmanagement in der Praxis

20 Meilenstein-Tabelle Template Phase MS Nr M1 M2 M3 M4 M5 Meilenstein Meilenstein- Beschreibung Deliverables Termin Kosten (kumuliert) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

21 Beispiel: Meilenstein-Tabelle Professionelles Projektmanagement in der Praxis

22 Praxis-Beispiel: Meilensteinplan des Projektes NIMBUS Nr Name Deliverable Termin Kosten (kumuliert) M1 Grobkonzept Qualitätsgesichertes Grobkonzept M2 Pilot Datennetz Netzpilotierung abgeschlossen M3 Feinkonzept Qualitätsgesichertes Feinkonzept M4 Migrationskonzept Qualitätsgesichertes Migrationskonzept 10% der Leitungen migriert 700 ThinClients installiert Storagesystem installiert M5 Pilot Serverfarm Serverfarm für Pilot verfügbar M6 Datennetz-30 30% der Leitungen sind migriert M7 Pilotierungsende Pilotierungen abgeschlossen und ausgewertet M8 Start Rollout Freigabe für Rollout erteilt M9 Datennetz % der Leitungen sind migriert M10 Rollout-Ende Migrationen abgeschlossen ThinClients installiert M11 Projektabschluss Übergabe an die Linie abgeschlossen Nachbetrachtung mit LL durchgeführt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

23 Meilensteine: Besonderheiten Externe Meilensteine: Meilensteine mit Auftraggeber bzw. Lenkungsausschuss Interne Meilensteine: Projektinterne Kontrollpunkte Quality Gates (spezielle Meilensteine) Spezifische Meilensteine bei Produktentwicklungsprojekten (z.b. Automotive); Elemente eines feststehenden Qualitätssicherungsprozesses Verwendung: - Phasenergebnisse werden anhand festgelegter Qualitätskriterien überprüft - Anhand dieser Prüfungsergebnisse wird die nächste Phase frei gegeben oder auch nicht (GO-/NOGO-Entscheidung) Auch als Stage-Gate-Prinzip bekannt: Stages = Phasen und Gates = Tore/Schleusen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

24 Beispiel: Phasenplan-Grafik Professionelles Projektmanagement in der Praxis

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis