Anforderung an die Datensicherung Sicht der Wirtschaftsprüfung. David Pewal 20. Mai 2014

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1 Anforderung an die Datensicherung Sicht der Wirtschaftsprüfung David Pewal 20. Mai 2014

2 Deloitte Überblick und Services Zahlen und Fakten Internationales Know How Mehr als Mitarbeiter in über 150 Ländern 82 Prozent der 2013 Fortune Global 500 Unternehmen gehören zu unseren Klienten Global mehr als USD 32,4 Mrd. Umsatz im FY2013 Lokale Kompetenz Rund Mitarbeiter in Österreich Alle ATX Unternehmen gehören zu unseren Klienten In Österreich mehr als EUR 122 Mio. Umsatz im FY

3 Inhalt Umfang der Datensicherung Intervalle für die Durchführung Aufbewahrung und Auslagerung Wiederherstellung 3

4 Umfang der Datensicherung Datenmenge erhöht sich durch gesetzliche, regulatorische sowie interne Anforderungen Kontrollen Betrugsbekämpfungsgesetz Höhere Prozessneigung Welche Daten sollen gesichert werden? Daten aus buchführungsrelevanten Applikationen und Datenbanken File-Server Server Sonstige unternehmensrelevante Daten Anforderung zur Datensicherung im Fachgutachten zur Ordnungsmäßigkeit von IT-Buchführung KFS/DV1 Löschpflicht ( 27 DSG) vs. Vorbehaltspflicht (BAO, UGB) Möglichkeiten der Datensicherung 4

5 Umfang der Datensicherung Nutzung für den Austausch von Dokumenten (Geschäftsbriefqualität) Möglichkeit Historien abzurufen Nicht für langfristige Aufbewahrung konzipiert Geschäftskritische Daten werden in s aufbewahrt Private Nutzung erlaubt 5

6 Intervalle der Durchführung Kritikalität der Daten auf Basis der Definition des Unternehmens Sicherstellung der Datensicherung Mögliche Intervalle der Datensicherung Mehrmals Täglich Täglich Wöchentlich Monatlich / Jährlich Sicherung von sehr kritischen Daten Snapshot-Sicherungen von Datenbanken Spiegelungen (keine Datensicherung) Datenbanken Applikationen Systemdaten Konfigurationen Datenbank- Vollsicherungen Geschäftsunkritische Daten Vollsicherungen aller Daten Aufbewahrung der Jahressicherung über mehrere Jahre Snapshot-Sicherungen Inkrementelle Sicherungen Vollsicherungen 6

7 Aufbewahrung und Auslagerung Aufbewahrung je nach Backupmethode Überprüfung der Vollständigkeit der Datensicherung vor der Auslagerung Unterschiedliche Brandabschnitte Auslagerung des Backups Safes im Serverraum Auslagerung in einen anderen Brandabschnitt Externe Auslagerung (z.b. Bankschließfach, etc.) Auslagerung in das Eigenheim Private Versicherung deckt Unternehmensrisiko nicht 7

8 Wiederherstellung in Notfällen 131 Bundesabgabenordnung (3) Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden. Wer Eintragungen in dieser Form vorgenommen hat, muss, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen. 8

9 Wiederherstellung in Notfällen Prozess für die Wiederherstellung schaffen Training der zuständigen Mitarbeiter zum Verhalten im Notfall Erstellung eines genauen Zeit- und Ablaufplans der Rücksicherungen Regelmäßige Durchführung von Rückspieltest Üben der Rücksicherungen im Notfall Dauerhafte Lesbarkeit der Datenträger sicherstellen Verfahrensdokumentation 9

10 Kontakt Deloitte Audit Wirtschaftsprüfungs GmbH Renngasse 1 / Freyung A-1013 Wien Tel. Fax. +43 (0) DW +43 (0) DW David Pewal Senior Enterprise Risk Services dpewal@deloitte.at DW 4817

11 Deloitte erbringt Dienstleistungen aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Consulting und Financial Advisory für Unternehmen und Institutionen aus allen Wirtschaftszweigen. Mit einem Netzwerk von Mitgliedsgesellschaften in mehr als 150 Ländern verbindet Deloitte erstklassige Leistungen mit umfassender regionaler Marktkompetenz und verhilft so Kunden in aller Welt zum Erfolg. To be the Standard of Excellence" für rund Mitarbeiter von Deloitte ist dies gemeinsame Vision und individueller Anspruch zugleich. Dieses Dokument enthält lediglich allgemeine Informationen, die eine Beratung im Einzelfall nicht ersetzen können. Die Informationen in diesem Dokument sind weder ein Ersatz für eine professionelle Beratung noch sollte sie als Basis für eine Entscheidung oder Aktion dienen, die eine Auswirkung auf Ihre Finanzen oder Ihre Geschäftstätigkeit hat. Bevor Sie eine diesbezügliche Entscheidung treffen, sollten Sie einen qualifizierten, professionellen Berater konsultieren. Deloitte Mitgliedsfirmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für in diesem Blog enthaltene Informationen. Deloitte bezieht sich auf Deloitte Touche Tohmatsu Limited, eine "UK private company limited by guarantee" und/oder ihr Netzwerk von Mitgliedsunternehmen. Jedes Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig. Nähere Informationen über die rechtliche Struktur von Deloitte Touche Tohmatsu Limited und ihrer Mitgliedsunternehmen finden Sie unter