SEPA-Checkliste für Vereine

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1 SEPA-Checkliste für Vereine Aufgrund von EU-Vorgaben werden die heutigen nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften mit Kontonummer und Bankleitzahl zum 1. Februar 2014 durch die SEPA-Zahlverfahren mit internationaler Kontonummer (IBAN) und internationaler Bankleitzahl (BIC) abgelöst. Vor allem beim Lastschriftverfahren ergeben sich gravierende Änderungen, die Sie als Lastschrifteinreicher zwingend umsetzen müssen. Was für die Teilnahme am SEPA Lastschriftverfahren notwendig und zu beachten ist, haben wir in dieser Checkliste zusammengestellt. Neben einigen vorbereitenden Tätigkeiten erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Verein in wenigen Schritten fit für das SEPA-Verfahren machen und welche Hinweise außerdem zu beachten sind. Die Checkliste soll Ihnen darüber hinaus helfen, einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan für Ihren Verein zu erstellen. Wie funktioniert das SEPA-Basislastschriftverfahren? Der Zahler erteilt dem Zahlungsempfänger eine schriftliche Ermächtigung (Mandat), bei Fälligkeit einer Forderung zulasten des darin angegebenen Kontos den geforderten Betrag durch Lastschrift einzuziehen. Der Zahlungsempfänger reicht Lastschriften bei seiner Bank ein, die ihm am vereinbarten Fälligkeitstag (Due Date) gutgeschrieben werden. Die Vereinbarung des gewünschten Fälligkeitstages erfolgt zwischen dem Zahler und Zahlungsempfänger. Die Einreichung der Lastschriftund Mandatsdaten muss zu bestimmten Fristen bei der Bank erfolgen, damit die SEPA Lastschrift fristgerecht beim Zahler angeliefert werden kann. 1. Allgemeine Checkliste: o Gibt es eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein? o erledigt am:..... o ist vorhanden o Name der(s) SEPA-Verantwortlichen:. Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA reibungslos bewerkstelligen. o Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt? o ja, am:..... Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest, spätestens zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. o Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: o Zahlungen beleghaft o Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick o Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. DTA- Disketten oder beleghafte Lastschriften können ab nicht mehr verarbeitet werden! Seite 1 von 6 Stand

2 o Ist Ihre Vereinssoftware SEPA-fähig? SEPA-Lastschriften enthalten mehr Daten als die bisherigen. Diese müssen auch in der eingesetzten Software verwaltet werden können (z.b. die Speicherung der Gläubiger-ID, IBAN, Datum des Mandats etc.). Das bisherige DTA-Format wird durch das SEPA-XML- Format ersetzt. o Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? o Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? o Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich? o Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich? o Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? o Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? o Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Unsere ebanking BusinessEdition und die VR-Networld Software sind SEPA-fähig. Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Sollten Sie Zweifel haben, kontaktieren Sie bitte den Programmhersteller. Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitglieder bekannt? o alle vorhanden o sind teilweise vorhanden o müssen noch einholt werden Gern stellen wir Ihnen auch einen sogenannten IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Informationen finden Sie auf unserer Homepage. Übrigens: Unsere Zahlungsverkehrsprodukte unterstützen ebenfalls die automatische Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. o Haben Sie Ihre IBAN und BIC bekannt gegeben? o auf Anmeldeformularen o auf Rechnungen und Briefbögen o auf anderem Schriftverkehr (z.b. auf der Homepage des Vereins) Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto, dem Kontoauszug und im Onlinebanking. o Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu Zahlungsarten und Fälligkeiten der Beiträge o erledigt erledigt o erledigt am:..... Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums zum Beispiel"zum Jahresanfang" oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Seite 2 von 6 Stand

3 2. Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften: o Haben Sie die neue SEPA-Lastschriftvereinbarung mit uns abgeschlossen? o bereits neu abgeschlossen o vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA- Lastschriften ein o erledigt am:..... Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie bitte eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug von SEPA-Lastschriften mit uns ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA-Basis möglich. o Haben Sie bereits Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer? o ist noch nicht beantragt o wird erledigt am:..... o ist bereits beantragt, sie lautet.. Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: und teilen uns diese zum Beispiel auf der neu zu vereinbarenden SEPA Lastschriftvereinbarung oder als Kopie der Bundesbankmitteilung mit. Künftig ist eine Bearbeitung von Lastschriften ohne SEPA-Lastschriftvereinbarung und Gläubiger-ID nicht mehr möglich. o Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen, damit eine Umdeutung möglich ist: o nicht alle o ja o nein Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung/ Umwandlung in ein SEPA- Basis-Lastschrift- Mandat zulässig. Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage. Mustermandate finden Sie auf unserer Homepage. o Haben Sie von Ihren Vereinsmitgliedern (Verbraucher) noch Abbuchungsaufträge vorliegen? o ja o neue SEPA-Basislastschrift-Mandate wurden ausgetauscht, am:..... o nein Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmen-Lastschriftmandat einzuholen, spätestens am Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger (Mitglied) ein Verbraucher, ist es nicht gestattet, ein SEPA- Firmen-Lastschriftmandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen Sie Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge daraufhin. Seite 3 von 6 Stand

4 o Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt? o erfolgt am:..... o ja, wie folgt:.. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Mitglied) fest (z. B. die Mitgliedsnummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Alternativ können Sie auch einfach fortlaufend durchnummerieren. Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. o Was ist bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat zu beachten? Angabe im Umdeutungsanschreiben: ü Hinweis auf die Umdeutung ü Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer ü Mandatsreferenz ü Umstellungstermin Gültige Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA- Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. o Haben Sie ein Mandat in Ihre Beitrittserklärung integriert? o ist erledigt am: o ja Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Mandat statt der Einzugsermächtigung. Die Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne auf unserer Homepage zur Verfügung.Unter der Internet-Adresse: sind auch Muster abrufbar. Dieser Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen. Bitte beachten Sie: Sollten Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat in die Beitrittserklärung integrieren, benötigen Sie zwei Unterschriften Ihres Mitgliedes eine für die Beitrittserklärung und eine für das SEPA- Mandat. Seite 4 von 6 Stand

5 3. Hinweise zur Durchführung von SEPA-Lastschriften: 1. Vorabinformation über die Beitragsbelastung ( Pre Notification ) Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mind. 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden. Die Mitteilung muss die Mandatsreferenz, die Gläubiger-ID, das Ausführungsdatum, die Höhe der Belastung und den Zahlungsrhythmus bei wiederkehrenden Zahlungen enthalten. Das Medium für die Pre-Notification ist nicht vorgeschrieben. Möglichkeiten wären zum Beispiel: Brief, Bestandteil in der Beitrittserklärung, Mailnachricht, Internetauftritt oder Aushang im Schaukasten. Bei wiederkehrenden Lastschriften reicht eine einmalige Information, sofern sich am Betrag, der Fälligkeit, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Kontonummer nichts ändert. Die Bank ist nicht verpflichtet zu prüfen, ob eine Pre-Notification vorliegt, da dieses rein das Verhältnis zwischen Gläubiger und Zahlungspflichtigen betrifft. Auch in einer Mitgliederversammlung kann auf die Umstellung auf SEPA-Lastschrift und die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen werden. Als Nachweis sollten Sie die Information der Mitglieder über den SEPA-Einsatz protokollieren. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Die Fälligkeiten des Mitgliedsbeitrags sollten zusätzlich in den Veröffentlichungen des Vereins (Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes Brett usw.) mitgeteilt werden. 2. Hinweise zur notwendigen Mitgliederinformation (Umdeutung und Pre Notification ) a) per Verwendungszweck Wenn Sie vor der SEPA-Umstellung noch einen Beitragseinzug mittels Datenträgeraustausch im Einzugsermächtigungsverfahren durchführen, haben Sie auch die Möglichkeit, die relevanten Informationen jedem Vereinsmitglied beim letzten Einzug im Verwendungszweck mitzuteilen. Die Ankündigung könnte zum Beispiel wie folgt lauten: Die Einzugsermächtigung nutzen wir ab als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID lautet: DE80ZZZ00000 Mandatsreferenz ist die Mitgliedsnummer. Den Mitgliedsbeitrag von 15 ziehen wir ab jährlich zum 01. März bzw. dem darauffolgenden Bankarbeitstag per SEPA-Lastschrift ein. Als ab Datum setzen Sie bitte den von Ihnen festgelegten SEPA-Umstellungstermin ein. Mitgliedsnummer setzten Sie bitte die entsprechende Mitgliedsnummer ein. b) per Brief (z.b. Einladung zur Jahreshauptversammlung) Die Ankündigung könnte zum Beispiel wie folgt lauten: Wir möchten Sie auf die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren ab hinweisen. Bisher wurden die Mitgliedsbeiträge mittels Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren eingezogen. Ab Februar 2014 sind wir als Verein verpflichtet, das neue SEPA-Basis-Lastschriftverfahren anzuwenden. Aus diesem Grund erhalten Sie folgende, gesetzlich vorgeschriebene Informationen zum Beitragseinzug. Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung nutzen wir ab als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID lautet: DExxxxxxxx. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Den Mitgliedsbeitrag von 15 EURO ziehen wir ab jährlich per SEPA-Lastschrift zum 1. März bzw. dem unmittelbar darauffolgenden Bankarbeitstag ein. Seite 5 von 6 Stand

6 3. SEPA-Lastschriften müssen mit einem festen Fälligkeitsdatum und mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet pro Mitglied: bei erstmaliger Einreichung einer SEPA-Basislastschrift 6 TARGET-Tage* vor Fälligkeit bei Folgelastschriften 3 TARGET-Tage* vor Fälligkeit *= TARGET-Tage, Europaweite Bankarbeitstage: Folgende Tage sind keine TARGET-Tage: Samstag und Sonntag, 01. Januar, Karfreitag, Ostermontag, 01. Mai, 25. und 26. Dezember Generell können Sie SEPA-Basis-Lastschriften frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit einliefern. Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Verein. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 TARGET-Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch 5 neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese müssen spätestens 3 TARGET-Tage vor Fälligkeit bei uns eingereicht werden. Für die o.g. 5 neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Lastschrift. Deshalb müssen diese fünf Lastschriften 6 TARGET- Tage vor der Fälligkeit eingereicht werden. Da es in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte, den korrekten An- bzw. Einlieferungszeitpunkt zu bestimmen, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Lastschriften 6 TARGET-Tage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. 4. Eine gemischte Einreichung von - von SEPA-Firmenlastschriften und SEPA-Basis Lastschriften oder - von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei sind nicht zulässig 5. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. 6. Aufbewahrung der Original-Mandate: - Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate ab dem letzten Einzug. (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). - Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. - Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. 7. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: - Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. - Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. - Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. 8. Rücklastschriften z.b. mangels Kontodeckung erneute Dateneinreichung: Trotzdem Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss. Auf unserer Internetseite unter finden Sie weitere Details, Begriffserklärungen und Hilfestellungen. Sollten dennoch Fragen offen bleiben, hilft Ihnen Ihr Kundenberater gerne weiter. Seite 6 von 6 Stand