SEPA-Lastschriftenverfahren in der WinLine

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1 SEPA-Lastschriftenverfahren in der WinLine Voraussetzungen: Gläubiger - ID Im Rahmen des SEPA-Lastschriftenverfahrens wird ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen, eindeutigen Kennzeichnung des Gläubigers einer Lastschrift mittels einer Gläubiger-Identifikationsnummer eingeführt. Sie ermöglicht zusammen mit der Mandantsreferenz eine eindeutige Identifizierbarkeit des Mandats einer Lastschrift. Das Feld Gläubiger ID kann bei den Kreditoren hinterlegt werden und dient zur Information. So können bei einem Einzug des Kreditors die Daten abgeglichen werden. Somit erkennt die eigene Bank den Kreditor und gibt den Einzug frei. In Deutschland wird die Gläubiger ID von der Deutschen Bundesbank vergeben. Anträge auf Erteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer können ausschließlich elektronisch ( gestellt werden. Die Antragstellung auf anderem Wege ist nicht möglich. Voraussetzung für die Vergabe einer Gläubiger-ID durch die Deutsche Bundesbank ist, dass der Lastschriftengläubiger seinen Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland hat. Die Ausgabe der Gläubiger ID erfolgt per . Die eigene Gläubiger ID wird im Mandantenstamm hinterlegt und auf ihre Gültigkeit geprüft. Seite 1

2 Die firmeneigene Gläubiger ID wird im Mandantenstamm hinterlegt. Mandat Die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind SEPA-Mandate (Einzugsermächtigung). Diese umfassen sowohl die Zustimmung des Zahlungspflichtigen zum Einzug der Zahlung per SEPA Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an die eigene Bank zwecks Einlösung und Kontenbelastung der Zahlung. Das Mandat ist in dem Personenkontenstamm zu hinterlegen. Seite 2

3 Bankverbindung Um SEPA Lastschriften durchführen zu können, wird die Bankverbindung der Zahlungspflichtigen im internationalen Format benötigt. Das sind IBAN und BIC. IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine standardisierte, internationale Bankkontonummer für nationale und grenzüberschreitende Zahlungen. Sie besteht aus maximal 34 Stellen, die je nach Land unterschiedlich genutzt werden können. Lediglich die ersten vier Stellen sind fest definiert. In Deutschland wird die IBAN mit 22 Stellen dargestellt: An den ersten zwei Stellen wird das Länderkennzeichen abgebildet (DE für Deutschland). Eine zweistellige Prüfziffer dient zu Kontrolle der Kontonummer und Bankverbindung vor Ausführung der Zahlung. Anschließend folgt die achtstellige Bankleitzahl des Kontoinhabers sowie von hinten aufgefüllt die Kontonummer, welche je nach Kreditinstitut bis zu zehn Stellen umfasst. BIC In der WinLine können die BIC Nummern, über den Menüpunkt WinLine Start --> Optionen --> Bankleitzahlen, für Deutsche und Österreichische Banken importiert werden. Im ersten Schritt werden die aktuellen BIC s heruntergeladen. Im zweiten Schritt werden die BIC s in den BLZ-Stamm hinterlegt. Im letzten Schritt werden die BIC s in den Personenkontenstamm eingepflegt. Zudem gibt es in der WinLine eine IBAN-Import und Export Funktion. Hier wird eine csv-datei erzeugt mit dem Landeskennzeichen, Bankleitzahl und Kontonummer der Debitoren und Kreditoren. Die csv-datei kann an die Bank gesendet werden, diese errechnen anschließend die IBAN-Nummer für Deutsche Kontonummern. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert werden. Achtung: In Deutschland ist es bei den meisten Kreditinstituten kostenpflichtig. Seite 3

4 Sie haben ebenfalls die Möglichkeit die IBAN-Nummer mittels Button automatisch von der WinLine errechnen zu lassen. Hierfür müssen die Felder BLZ und Kontonummer befüllt sein. Achtung: Die automatisch generierte IBAN kann sich von der tatsächlichen IBAN unterscheiden. Bitte überprüfen. Die IBAN wird anhand des Länder-Codes, den Prüfziffern, der Bankleitzahl und der Kontonummer generiert. Alternativ müssen die IBAN und BIC für Debitoren und Kreditoren manuell im Personenkontenstamm gepflegt werden. Seite 4

5 Durchfu hrung der SEPA-Lastschrift in der WinLine FIBU Zuerst muss im Bankenstamm, die Bank für SEPA-Lastschrift geschlüsselt werden. Über den Menüpunkt Stammdaten Zahlungsstammdaten Bankenstamm Im Reiter Allgemeines hinterlegen Sie Ihre IBAN und BIC. Seite 5

6 Im Reiter Clearing setzen Sie den SEPA-Flag: Zahlungsverkehr durchführen Sind alle Einstellungen vorgenommen worden (Personenkontenstamm, Mandantenstamm und Bankenstamm eingepflegt), kann der Zahlungsverkehr durchgeführt werden. Basis- und Firmen-Lastschriften Bei den SEPA-Lastschriften gibt es zwei verschiedene Varianten: Basis- und Firmenlastschriften. Die Basis-Lastschrift kann auf Verbraucher und auf Unternehmen gezogen werden (SEPA Core Direct Debit). Gemäß den Regelwerken für die SEPA-Basislastschrift müssen erstmalige Lastschriften fünf Tage vor Fälligkeit bei der Bank vorliegen, darauf folgende Zahlungen hingegen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit. Die Vorlauffrist für einmalige Lastschriften beträgt ebenfalls fünf Tage. Seite 6

7 Die Firmenlastschriften können nur zwischen Unternehmen (SEPA Business to Business Direct Debit) verwendet werden. ---> der Zahlungspflichtige darf kein Verbraucher sein. Es gibt keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift, da die Bank des Zahlers (Zahlstelle) verpflichtet ist, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. Nach Erteilung des Mandats (jedoch vor der ersten Einlösung) muss der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut die Erteilung des Mandats bestätigen. Einmalige oder Folgelastschriften müssen gemäß den SEPA-Regelwerken für SEPA- Firmenlastschriften einen Tag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Der Zahlungsverkehr wird über den Menüpunkt Buchen Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr aufgerufen. Achtung: Die Einzüge als Basis- oder Firmenlastschriften müssen getrennt voneinander erstellt und können nicht in eine Datei gegeben werden. Welche Lastschrift erstellt werden soll, wird über die Zahlungsart geregelt. Wird beim Feld Zahlungsart der Bankeinzug ausgewählt, so wird eine SEPA-Basis-Lastschrift (B2C) erstellt. Bei Auswahl Abbuchung erfolgt die Ausgabe als SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B). Seite 7

8 Nachdem die OPs ausgewählt wurden, werden die Daten in der Clearing-Ausgabe zusammengefasst. In dem Clearing-Parameter muss überprüft werden, ob alle Felder mit Standardwerten gefüllt sind. Bei der Textvorbelegung stehen 3 Vorbelegungen zur Verfügung, da bei SEPA-Zahlungen nicht so viele Textzeilen zur Verfügung stehen, wie beim bisherigen Inlandszahlungsverkehr. 0 Ausland: 3 1-Zeilig ohne Überschrift und Anschrift: Nur für Deutschland sinnvoll. Die Ausgabe erfolgt nach folgendem Schema: Pro Rechnung wird eine Zeile mit der Fakturennummer und dem Zahlungsbetrag ausgegeben - somit können max. 12 Rechnungen mit einer Überweisung ausgeglichen werden. 4 Clearingausgabe Datum, Faktura, und Betrag Seite 8

9 Clearing-Datei erstellen Nachdem der Zahlungsverkehr durchgeführt worden ist, kann wie gewohnt über den Menüpunkt Buchen Zahlungsverkehr Clearing die Clearing Datei bzw. die SEPA-Lastschrift-Datei für die Bank erstellt werden. Zunächst wählen Sie die Hausbank aus, somit steht auf der rechten Seite die Auswahlbox Lastschrift-Typ zur Verfügung. Hier wird eine der folgenden Lastschrift-Typen ausgewählt: 0. Erstlastschrift 1. Folgelastschrift 2. Einmallastschrift 3. Letzte Lastschrift Je nach Lastschrifttyp muss das entsprechende Durchführungs-Datum hinterlegt werden: z.b. Bei Basis-Erstlastschrift: 5 Tage vor Fälligkeit Bei Basis-Folgelastschrift: 3 Tage vor Fälligkeit Im Reiter Editieren gibt es 3 Spalten für die Mandats-ID und den Gültigkeitszeitraum, die entsprechend mit den Daten aus dem Personenkontenstamm gefüllt werden. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Für Fehler aller Art, insbesondere Druck- und Satzfehler wird keine Haftung übernommen. Seite 9

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