MERKBLATT. Richtig ausschreiben. Checkliste für öffentliche Auftraggeber

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1 MERKBLATT Richtig ausschreiben Checkliste für öffentliche Auftraggeber Dieses Merkblatt wurde mit viel Sorgfalt erarbeitet. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. Name der Verfasserin: Sabine Tauber Tel.: 089 / Fax: 089 / tauber@abz-bayern.de Adresse: Orleansstraße Ort: München Homepage: Stand: September 2010

2 Checkliste für öffentliche Auftraggeber Leistungen sind grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Die nachfolgende Übersicht soll eine Hilfestellung für den Vergabeprozess bieten und nennt die wichtigsten Stationen. Näheres ist in der Vergabeverordnung (VgV), dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A (VOL/A), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A (VOB/A) bzw. in der Vergabe- und Vertragsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) nachzulesen. 1. Bedarfsermittlung Am Anfang jeder Ausschreibung steht ein Ausschreibungsziel. Der Auftraggeber ermittelt den Bedarf für eine Leistung oder ein Produkt und formuliert ihn. Im Anschluss daran sind die Investitions- und Folgekosten des Auftrags zu schätzen und die Finanzierung zu klären. Erst wenn der Bedarf festgestellt und dessen Finanzierung gesichert ist, startet das Verfahren. 2. Zeitplanung Vor Beginn eines Verfahrens ist anhand des zeitlichen Ablaufs eines Vergabeverfahrens genau festzulegen, wann welche Schritte zu unternehmen sind. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen zu Pkt. 9 Fristen und Pkt. 12 Vorabinformation. 3. Leistungsbeschreibung Der Auftraggeber muss die zu beschaffende Leistung bzw. das zu beschaffende Produkt eindeutig und erschöpfend beschreiben. Hierin sind alle den Preis beeinflussenden Faktoren anzugeben. Die Leistung ist grundsätzlich produktneutral zu beschreiben. Die gewünschte Leistung muss so beschrieben werden, dass sie von allen Bewerbern verstanden werden kann und die Angebote miteinander verglichen werden können. Die Leistungsbeschreibung gibt daher einen umfassenden Überblick über das Vorhaben, unter anderem mit den auszuführenden Leistungen, den örtlichen Verhältnissen und dem zeitlichen Ablauf der Leistungen. Die Beschreibung enthält die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Ausführungsunterlagen, wie Arbeitsaufträge und die vom Auftragnehmer aufzustellenden Unterlagen (Zeitpläne, Dokumentationen)

3 Je nach Art und Umfang des ausgeschriebenen Produktes oder der Dienstleistung sollte die Vergabe in mehreren Teilleistungen (Teil- oder Fachlose) erfolgen. Beachten Sie hierzu die Ausführungen unter Pkt Erstellung der Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen bestehen aus dem Anschreiben als Aufforderung zur Angebotsabgabe oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen, der Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen) einschließlich der Angabe der Zuschlagskriterien sofern nicht in der Bekanntmachung bereits genannt und Vertragsunterlagen, die aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen (VOL/B und weitere) bestehen. - Zuschlagskriterien Jede Beschaffung steht unter dem Gebot der Wirtschaftlichkeit. Der Zuschlag ist auf das, unter Berücksichtigung aller Umstände, wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Der niedrigste Preis allein ist nicht entscheidend. Die Zuschlagskriterien sind in der Vergabebekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (unter Angabe der Gewichtung bei EU-Ausschreibungen) enthalten. Sofern keine Kriterien angegeben sind, entscheidet einzig und allein der Preis. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen unter Pkt Wahl des Vergabeverfahrens Die Art des Verfahrens entscheidet über Fragen der Veröffentlichung und der Fristen. Es hat eine Abgrenzung statt zu finden, ob es sich um eine Bauleistung (dann Ausschreibung nach der VOB) oder eine Liefer- oder Dienstleistung (dann VOL, bzw. bei freiberuflicher Leistung VOF) handelt. EU-weite oder nationale Ausschreibung: Die Schwellenwerte (jeweils netto) betragen bei Liefer- und Dienstleistungen ,- Euro, für Bundesorgane ,- Euro, bei Auftraggebern aus dem Bereich Trinkwasser- und Energieversorgung bzw. Verkehr ,- Euro, und ,- Euro bei Bauleistungen. Das EU-Vergaberecht und das nationale Vergaberecht sehen im Wesentlichen 3 unterschiedliche Verfahrensarten vor. Sie unterscheiden sich durch ihre Bezeichnung, inhaltlich stimmen sie jedoch in weiten Teilen überein. EU-Verfahren Offenes Verfahren Nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren Nationales Verfahren Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe - 3 -

4 Nach deutschem Recht ist das offene Verfahren bzw. die öffentliche Ausschreibung das Regelverfahren. Alle anderen Verfahren dürfen nur bei fest geregelten Ausnahmen gewählt werden. Die VOL erlaubt bis zu einem Auftragswert von 500,- Euro eine Direktvergabe. Bei Aufträgen oberhalb der Schwellenwerte steht als weiteres Vergabeverfahren der wettbewerbliche Dialog zur Verfügung. Er besteht aus einem mehrstufigen Verfahren und ist nur dann als Vergabeverfahren zulässig, wenn der öffentliche Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist, die technischen Mitteln anzugeben, mit denen seine Bedürfnisse und Ziele erfüllt werden können, oder die rechtlichen oder finanziellen Bedingungen des Vorhabens nicht angegeben werden können. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen unter Pkt Offenes Verfahren/Öffentliche Ausschreibung: Nach Eingang der Anforderungen der Vergabeunterlagen erfolgt der Versand dieser Unterlagen an die betreffenden Unternehmen. Bei EU-weiten Ausschreibungen hat der Versand innerhalb von 6 Tagen nach Eingang der Anforderung zu erfolgen. - Nicht offenes Verfahren/Beschränkte Ausschreibung bzw. Verhandlungsverfahren/Freihändige Vergabe und Wettbewerblicher Dialog: Bei Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs prüft die ausschreibende Stelle anhand der von den Bietern mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise die Eignung der Bewerber. An die für die Teilnahme ausgewählten Unternehmen werden dann die Vergabeunterlagen versandt. 6. Bekanntmachung Europaweite Ausschreibungen müssen von der Vergabestelle zwingend im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (Tenders Electronic Daily - TED) veröffentlicht werden. Online-Formulare für diese Vergabebekanntmachungen können unter online abgerufen werden. Der öffentliche Auftrag unterhalb der EU-Schwellenwerte ist in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern, Fachzeitschriften oder Internetportalen bekannt zu machen. Die Bekanntmachung muss alle notwendigen Angaben enthalten. Findet lediglich in Internetportalen eine Veröffentlichung statt, so muss die Bekanntmachung über die Suchfunktion des Internetportals ermittelt werden können. Öffentliche Auftraggeber haben die Möglichkeit, Ihre Ausschreibungen kostenlos auf der Ausschreibungsplattform des Auftragsberatungszentrums Bayern e. V. zu veröffentlichen. Informationen hierzu finden Sie unter: bayern.de/abz/inhalte/ausschreibungsservice/informationen-fuer-oeffentliche- Auftraggeber.html. 7. Nebenangebote Die VOL/A sieht vor, dass der Auftraggeber bekannt machen muss, ob er Nebenangebote zulässt. Tut er dies nicht, müssen sie unberücksichtigt bleiben

5 Im VOB-Bereich ist es genau umgekehrt: Hier muss bei Ausschreibungen angegeben werden, wenn Nebenangebote nicht bzw. nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zugelassen sind. 8. Angebotseröffnung Bei der VOB gibt es den sog. Submissionstermin. Er sieht vor, dass in Gegenwart der Bieter die Angebote eröffnet werden. Bei der Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen sieht die VOL/A einen solchen Eröffnungstermin nicht vor. Bei der Öffnung der Angebote muss eine neutrale, nicht beteiligte Person anwesend sein (Vier-Augen-Prinzip). 9. Fristen Die Anforderungsfrist sagt aus, dass bis zum genannten Termin die Ausschreibungsunterlagen angefordert werden müssen. Innerhalb der Teilnahme- oder Bewerbungsfrist muss der Teilnahmeantrag eingereicht worden sein. Mit der Angebotsfrist wird die Zeit definiert, die dem Bieter zur Erstellung und Einreichung des Angebotes zur Verfügung steht. Die Bindefrist umfasst den Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Sie beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist. Binde- und Zuschlagsfrist sind identisch und so knapp wie möglich zu bemessen. - Fristen im Oberschwellenbereich: Offenes Verfahren Nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren/ Wettbewerb. Dialog Beschleunigtes Verfahren bei nicht offenem Verfahren Beschleunigtes Verfahren bei Verhandlungsverfahren Bewerbungsfrist Keine Bewerbungsphase Angebots frist Keine festgelegte Angebotsfrist 10 Keine festgelegte Angebotsfrist Angebots frist nach Vorinformation 36, nicht unter 22 36, nicht unter 22 Keine festgelegte Angebotsfrist Keine weitere Verkürzung Keine festgelegte Angebotsfrist - 5 -

6 Fristenverkürzung: Bei elektronisch erstellten und übermittelten Bekanntmachungen können die Fristen um sieben Tage verkürzt sein. Haben die Unternehmen die Möglichkeit, die Verdingungsunterlagen komplett elektronisch abzurufen, so verringern sich die Fristen um weitere fünf Tage. - Fristen im Unterschwellenbereich: Hier sind keine festen Teilnahme- und Angebotsfristen definiert. Die Frist muss lediglich ausreichend sein. Die Bewertung über die Angemessenheit der Fristen obliegt der ausschreibenden Stelle. Allerdings werden zehn üblicherweise als Minimum angesehen. 10. Eignung der Bieter/Bewerber Die Unternehmen müssen ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) anhand bestimmter Unterlagen nachweisen. Im VOL-Bereich sollte auf das bundesweite Präqualifizierungssystem zurückgegriffen werden, im VOB-Bereich auf Bitte beachten Sie auch die Ausführungen hierzu unter Pkt. 15.4, 15.5 und Prüfung und Wertung der Angebote Die Wertung erfolgt grundsätzlich in 4 Schritten: 1. Schritt: Zunächst werden die Angebote auf inhaltliche und formale Mängel überprüft (z. B. Vollständigkeit, Unterschrift, geforderte Erklärungen). 2. Schritt: Hier ist die Eignung der Bieter zu überprüfen. 3. Schritt: In diesem Schritt wird die Angemessenheit des Preises überprüft. Der Zuschlag darf nicht auf Angebote erteilt werden, die in einem offenbaren preislichen Missverhältnis zur Leistung stehen. 4. Schritt: Hier erfolgt die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Ausschließlich von Bedeutung sind hier die bekannt gemachten Zuschlagskriterien. Bitte beachten Sie hierzu auch die Ausführungen unter Pkt und Vorabinformation Bei europaweiten Vergabeverfahren sind die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, 15 Tage (bei Unterrichtung per Brief) bzw. 10 Tage (bei Unterrichtung per Telefax oder ) vor Zuschlagserteilung darüber zu informieren, 1.) welches Unternehmen für den Zuschlag vorgesehen ist, 2.) was die Gründe für die Nichtberücksichtigung des jeweiligen Bieters sind und 3.) wann der früheste Zeitpunkt des Vertragsschlusses sein soll. Grund hierfür ist die Einräumung der Möglichkeit einer Rüge durch einen nicht berücksichtigten Bieter. Bei Ausschreibungen unterhalb des Schwellenwertes kann der Zuschlag ohne Beachtung dieser Frist erteilt werden

7 13. Aufhebung von Vergabeverfahren Ein Ergebnis einer Ausschreibung kann sein, dass sie kein wirtschaftliches Ergebnis ergibt. Dann ist der öffentliche Auftraggeber unter bestimmten Voraussetzungen berechtigt, das Vergabeverfahren aufzuheben. Hierüber hat sie alle Beteiligten unverzüglich zu unterrichten. Bitte beachten Sie hierzu auch Pkt Wird das Vergabeverfahren ohne entsprechenden rechtfertigenden Grund aufgehoben, besteht die Gefahr von Schadensersatzpflichten. 14. Zuschlag Mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande. Gegenstand des Vertrags ist die eindeutige Leistungsbeschreibung, die Absprache zur Vertragsdurchführung sowie die Bestimmung des Preises. Nachträgliche Verhandlungen über wesentliche Leistungsmerkmale und über den Preis sind nicht zulässig. 15. Dokumentation (Vergabevermerk) Die Dokumentation umfasst das gesamte Vergabeverfahren. Alle wesentlichen Entscheidungen sowie die einzelnen Stufen und die einzelnen Maßnahmen sind dort schriftlich niederzulegen. Bei europaweiten Ausschreibungen ist die Dokumentation von entscheidender Bedeutung, weil sich hieraus die möglichen Nachprüfungsgründe ergeben könnten. Der Vergabevermerk sollte mindestens folgende Punkte umfassen: 1. Name und Anschrift des Auftraggebers. 2. Art und Umfang der Leistung/des Auftrags. 3. Wert des Auftrags. 4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl. 5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für die Ablehnung. 6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten. 7. Name des erfolgreichen Bieters/Auftragnehmers und Gründe für die Auswahl seines Angebots. 8. Beim nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialog die Gründe, die die Auswahl dieses Verfahrens rechtfertigen. 9. Gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Aufraggeber auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet hat. 10. Die Gründe, aufgrund derer mehrere Fach- oder Teillose zusammen vergeben werden sollen. 11. Die Gründe, warum der Auftragsgegenstand die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über Eigenerklärungen hinausgehen. 12. Die Gründe für die Nichtangabe der Zuschlagskriterien

8 16. Informationen an nichtberücksichtigte Bieter Nicht berücksichtigte Bieter haben das Recht, einen Antrag auf Information zu stellen. Der Auftraggeber ist dann verpflichtet, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des entsprechenden Antrags dem nicht berücksichtigten Bieter die Gründe für die Nichtberücksichtigung bzw. Ablehnung seines Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters mitzuteilen. Noch Fragen? Sollten Sie Fragen zu nationalen oder EU-weiten Vergaben haben, steht Ihnen das Team des Auftragsberatungszentrums Bayern e. V. gerne zur Verfügung