SEPA-Leitfaden für die PROFIcash

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1 SEPA-Leitfaden für die PROFIcash 1 Voraussetzungen. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr 3.1 Die Euro-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT) 3.2 SEPA-Lastschriften SEPA Debit Transfer (SDD) Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI) SEPA-Mandate Mandatsverwaltung Erfassen von SEPA Mandatenn Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschriften 3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch). WICHTIG! Konvertierung von DTA nach SEPA-Lastschriften Konvertierung von Aufträgen in DTA-Format Konvertierung von Aufträgen im freien Format SEPA-Dateien importieren!!! Januar

2 1 Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für PROFIcash Versionen 10.2 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Hilfe -Button in der oberen Taskleiste Info, den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch oder wenden Sie sich an Ihre Bank. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihre PROFIcash Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA-Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Über Stammdaten Firmenkonfiguration, wählen Sie bitte ihr Standard-Formular aus (z.b SEPA-Überweisung) Januar

3 Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button Speichern 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr in PROFIcash wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technische Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 3.1 Die Euro-Überweisungen - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung Überweisung ist ab für FirmenFirmen und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet PROFIcash folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, rechts oben befindet sich ein Auswahlbutton Auswahlbutton (Art) (Bilder unten), mit dem Sie die Ausführungsart auswählen können. Volksbank Raiffeisenbank Dachau Volksbank Raiffeisenbank Dachau Nach einem Klick auf SEPA-Überweisung Überweisung wird die bisherige nationale Überweisung in eine SEPAÜberweisung umgewandelt. 3

4 Volksbank Raiffeisenbank Dachau GENODEF1DCA DE GENODEF1DCA Volksbank Raiffeisenbank Dachau Die Euro-Überweisung Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daen werden automatisch von PROFIcash FIcash in das SEPA SEPA-Format umgewandelt (siehe Bild oben). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung SEPA erfolgt analog in den Ihnen bekannten heutigen Schritten. 3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation Identifikation (kurz CI) und ein Mandat Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Gläubiger Identifikationsnummer. Diese Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. PROFIcash stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank Bundes zur Verfügung. Über die Reiter Stammdaten Gläubiger Identifikation (Bild 1), gelangen Sie in die Verwaltung der GläubigerIdentifikation (Bild 2). 4

5 Über den Button NEU gelangen Sie in die Erfassungsmaske einer neuen Gläubiger-Identifikation. Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (Button Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen) wird direkt die Internetseite der deutschen Bundesbank aufgerufen um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen SEPA-Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen PROFIcash die integrierte Mandatsverwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten Mandate Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatslistee unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden. Januar

6 Mandaten Erfassen von SEPA-Mandaten Über Stammdaten Zahlungsempfänger/pflichtige erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift SEPA Lastschrift Mandate. 1. Maske In der 2. Maske klicken Sie nun auf ändern. 6

7 Bild 3 Bild 4 In dieser Maske das Feld Lastschrift erlaubt ankreuzen, und auf Neu klicken. In der dann folgenden Maske können Sie das Mandat erfassen. Identifikationsnummer: Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger läubiger-identifikationsnummer Identifikationsnummer aus, die Sie in PROFicash erfasst haben (siehe Seite 4). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... und Leeren/Neu erstellen. Feld Mandatsreferenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Feld Mandatsdatum: Hier erfassen Sie das Datum an dem das Mandat unterschrieben wurde. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb von PROFIcash unterschieden. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine FirmenFirmen oder eine Basis-Lastschrift ift für diese Mandat zugeordnet werden soll. Feld Lastschriftsequenz: Wählen Sie hier aus welche Sequenz die Lastschrift haben wird, ob wiederkehrend oder nur eine einmalige Lastschrift. Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck Bearbeiten von SEPA-Mandaten Mandaten Um ein Mandat zu bearbeiten, gehen Sie wie in Kapitel beschrieben vor. Zum Bearbeiten markieren Sie das entsprechende Mandat, und klicken dann (siehe Bild 3) auf Ändern. Beachten Sie bitte, dass eine evtl. Mandatsänderung Mandatsänderung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. 7

8 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken wird einee neue Maske angezeigt in der sie das Mandat ausdrucken bzw. mailen können. In die Mandatsverwaltung öffnen sie wie unter Punkt beschrieben Mandat ausdrucken bzw. Umdeutungslösung Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab. Anschließend öffnen Sie die Mandatsverwaltung wie unter Punkt beschrieben. Über die Druck Funktion (siehe Bild oben) könne Sie hier den Button Umstellung anklicken. Das angezeigte Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihren Zahlungspflichtigen mailen. Januar

9 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Zur Änderung von bestehenden Dauerlastschriften klicken Sie bitte auf Stammdaten Stamm Massenänderung - ZVAufträge. In dieser Maske wählen Sie bitte aus in welches Format die bisherige bisherige Einzugsermächtigungs EinzugsermächtigungsLastschrift astschrift geändert werden soll. Nach dem Klick Kl auf Ändern wird Ihnen ein Hinweisfenster zur Nutzung von Verwendungszweckzeilen len angezeigt, anschließend wird Ihnen die automatische Mandatserzeugung angezeigt. Geben Sie hier bitte das Mandatsdatum ein. Eine Mandatsreferenz können Sie hier individuell anlegen oder Sie wird automatisch erzeugt. 1. Maske 2. Maske 3. Maske 4. Maske 9

10 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihrem Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in PROFIcash technisch, gem. HBCI-Spezifkation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwaltetenn Aufträgen bestehen. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über Tag gesgeschäft ZV- Aufträge neu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Hier vielleicht den Kunden darauf hinweisen, wie der Zeitraum ist für das vorzeitige Einreichen. Januar

11 Im Feldbereich Termininformationen, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Last PROFIcash gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Zusatzinformationen, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Ende Referenznummer eferenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist. 3.3 SEPA-Datenverkehr Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version von PROFIcash aus den Datenbestand von PROFIcash bzw. oder externen Programmen (Überweisungen (Überweis ungen oder Lastschriften) in ein SEPA SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien / WICHTIG!!! Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme DTA-Dateil / SEPA-XML XML einlesen starten Sie den Import. Im folgenden Dialog wählen Sie bitte die zu importierente DTA-Datei DTA Datei aus, mit einem Klick auf Öffnen und der Auswahl des Auftraggeberkontos/Lastschrifteinreicherkonto werden werden die Aufträge eingelesen. 11

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