Clevere Lösungen mit Excel 2007

Transkript

1 Auf die Schnelle Clevere Lösungen mit Excel 007 René Gäbler DATA BECKER

2 . Ganz einfach: Zeilen und Spalten anpassen Excel 007 unterstützt bis zu Million Zeilen und Spalten pro Arbeitsblatt. Bei der Eingabe von Daten, Überschriften, Text- und Bildelementen wird die vorgegebene Größe nicht immer genügen. Mit wenigen Handgriffen passen Sie die Breite der Spalten und die Höhe der Zeilen an Ihre Erfordernisse an. Platz schaffen und für Ordnung sorgen: So passen Sie die Zeilenhöhe und Spaltenbreite an den Inhalt der Tabelle an Um ganz schnell die Breite einer Zeile oder die Höhe von Spalten zu verändern, verwenden Sie die Maus. Ziehen Sie die Spalte oder Zeile auf die gewünschte Größe. Ist eine Zelle zu klein, zeigt Excel eine Anzahl von Rauten an. Das bedeutet: Die Daten sind vorhanden, können aber nicht richtig angezeigt werden. Textelemente, die nicht in einer Zelle Platz finden, werden einfach über den Rand der Zelle hinausgeschrieben. In beiden Fällen müssen Sie die Größe der Zelle anpassen. Bei Textelementen können Sie außerdem noch für einen Zeilenumbruch sorgen. Alle dafür notwendigen Funktionen erreichen Sie bequem über das Ribbon. Mit einem Mausklick einen Zeilenumbruch verwenden Mit einem Zeilenumbruch sorgen Sie dafür, dass Textinhalte in einer Zeile umbrochen werden. Sie müssen die Breite der Spalte nicht anpassen. Möchten Sie diese Funktion anwenden, genügt ein Mausklick auf eine Schaltfläche im Ribbon: 7

3 Markieren Sie die Zelle, deren Inhalt Sie umbrechen wollen. Klicken Sie im Ribbon auf die Schaltfläche Zeilenumbruch. Sie finden diese im Register Start rechts oben in der Befehlsgruppe Ausrichtung. Korrigieren Sie, wenn notwendig, die Breite der Spalte oder die Höhe der Zeile mit der Maus: einfach auf den Rand klicken, bis sich der Cursor verändert, und die Maus mit gedrückter linker Taste in die gewünschte Richtung ziehen. Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen Sorgen Sie dafür, dass die Breite der Spalten und die Höhe Ihrer Tabelle gleichmäßig eingerichtet sind. Orientieren Sie sich dabei an der breitesten bzw. höchsten Zelle. Richten Sie mit der Maus eine Zelle ein. Achten Sie dabei auf die Anzeige der Breite und Höhe. Wählen Sie einen leicht zu merkenden Wert. Wenn Sie möchten, können Sie sich die Maße für die Breite und Höhe der Zelle auch notieren. Markieren Sie Ihre Tabelle. Achten Sie darauf, dass Daten und Überschriften markiert sind. Wählen Sie Format/Zeilenhöhe. Tragen Sie den Wert für die Höhe der Zeilen in Ihrer Tabelle ein. Klicken Sie auf OK. 8

4 4 Tun Sie Gleiches mit der Breite der Spalten. Wählen Sie Format/Spaltenbreite. Tragen Sie den gewünschten Wert ein und bestätigen Sie. Wie Sie sehen, ist der Zahlenwert für die Breite der Spalte gleich der der Höhe der Spalte. Breite und Höhe sind dennoch verschieden. Um exakt zu arbeiten und sich hier nicht verwirren zu lassen, legen Sie zuerst eine Maßeinheit fest und arbeiten dann in der Seitenansicht. Wechseln Sie in das Register Ansicht. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Seitenlayout. Klicken Sie auf die Microsoft-Office-Schaltfläche und weiter auf Excel-Optionen. Wählen Sie im Einstellungsdialog Erweitert. Scrollen Sie etwas nach unten, bis Sie die Einstellungen im Bereich Anzeige sehen. Öffnen Sie das Listenfeld Linealeinheiten und wählen Sie Millimeter. Verlassen Sie den Dialog mit OK. Gehen Sie nun vor wie zuvor. Einziger Unterschied: Arbeiten Sie in der Ansicht Seitenlayout. Richten Sie zuerst eine Zelle mit der Maus ein. Sie sehen: Diesmal wird nicht nur ein Zahlenwert sowie die Anzahl der Pixel angezeigt. Breite und Höhe einer Zelle werden nun in Millimetern gezeigt. So können Sie exakt arbeiten. 9

5 4 Markieren Sie die Tabelle. Sowohl der Datenbereich wie auch die Überschriften müssen markiert sein. Richten Sie nun die Höhe und Breite der Zellen ein. Wählen Sie dazu Format/Zeilenhöhe. Geben Sie den gewünschten Wert ein und bestätigen Sie. Für das Einstellen der Breite wählen Sie Format/Zeilenbreite. Auch hier sehen Sie, dass nicht nur eine Zahl, sondern ein exakter Wert in Millimetern eingegeben wird. Seitenumbruch beachten Der Vorteil der Seitenansicht ist, dass Sie ganz genau sehen, wo eine Seite endet. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Ihre Tabelle ausdrucken wollen. Richten Sie die Breite so ein, dass die Tabelle nicht über das Blatt hinausgeht. Wenn dies nicht möglich ist, verwenden Sie das Querformat. Wechseln Sie in das Register Seitenlayout. Klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Orientierung und wählen Sie Querformat. Im Register können Sie auch die Ränder Ihres Dokuments anpassen und verschiedene Ausgabegrößen wählen. Das Programm verwendet in der Vorgabe A4. Das sollte in den meisten Fällen die richtige Einstellung sein. Automatische Anpassung Überlassen Sie Excel die richtige Höhe Wenn Sie möchten, können Sie auch Excel das Einstellen der Größe einer Zelle überlassen. Das Programm passt die Breite oder Höhe automatisch an den Inhalt der Zelle an. 0

6 Markieren Sie die Tabelle. Wählen Sie Format/Zeilenhöhe automatisch anpassen. Überprüfen Sie das optische Erscheinungsbild Ihrer Tabelle. Sind Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden und wirken die Zellinhalte zu beengt, nehmen Sie eine Feinkorrektur mit der Maus vor. Das automatische Anpassen der Spaltenbreite führt meist zu keinem guten Ergebnis. Die Tabelle wirkt beengt und unsauber. Es kann vorkommen, dass einige Zellinhalte nicht sichtbar sind. Um ein gutes Ergebnis zu erzielen, passen Sie nur die Zeilenhöhe auto-

7 matisch an. Verwenden Sie für das Einrichten der Breite den Befehl Spaltenbreite aus der Befehlsgruppe Zellen im Register Start. Die voreingestellte Größe einer Zelle wiederherstellen Excel 007 verwendet in der Vorgabeeinstellung eine Zellenbreite von 8,4 und eine Zeilenhöhe von,75. Um die vom Programm vorgegebene Breite wiederherzustellen, wählen Sie Format/Standardbreite. Etwas vergessen: So fügen Sie Spalten und Zeilen ein Es kommt vor, dass in einer Tabelle irgendwo in der Mitte eine Zeile zu ergänzen ist. Manchmal ist auch eine zusätzliche Spalte notwendig. Sie müssen die Tabelle nun nicht neu erstellen. Dank verschiedener Befehle können Sie schnell und problemlos eine Zeile oder eine Spalte ergänzen. Eine Zeile einfügen Achten Sie darauf, dass das Register Start zu sehen ist. Setzen Sie den Cursor in die Zeile, über der Sie eine neue Zeile einfügen wollen. Wählen Sie Einfügen/Blattzeilen einfügen. Eine Spalte einfügen Auch hier müssen Sie sich im Register Start befinden. Setzen Sie den Cursor in die Spalte, auf deren linker Seite Sie eine neue Spalte einfügen wollen. Wählen Sie Einfügen/Blattspalten einfügen.

8 Mehrere Zeilen oder Spalten in einem Rutsch einfügen Natürlich können Sie die Funktionen Blattzeilen einfügen und Blattspalten einfügen mehrmals benutzen und so nacheinander mehrere Zeilen und Spalten einfügen. Aber das ist nicht sehr praktisch. Es geht auch einfacher. Markieren Sie so viele Zeilen oder Spalten, wie Sie einfügen wollen. Wählen Sie dann den Befehl zum Einfügen der Spalten bzw. Zeilen. In dem folgenden Beispiel sollen drei Zeilen eingefügt werden: Wechseln Sie in das Register Start. Markieren Sie drei Zeilen in Ihrer Tabelle. Über diesen werden die neuen Zeilen eingefügt. Wählen Sie Einfügen/Blattzeilen einfügen. Eine Zelle einfügen Beim Einfügen einer Zelle wird der Inhalt der aktiven Zelle nach rechts oder unten verschoben.

9 Wechseln Sie in das Register Start. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, die Sie verschieben wollen. Wählen Sie Einfügen/Zellen einfügen. Entscheiden Sie anhand der Optionen, ob Sie die Zellen nach rechts oder unten verschieben wollen. Bestätigen Sie mit OK. Platz für die Überschrift: Zellen verbinden Platzieren Sie eine Überschrift mittig über der Tabelle. Reservieren Sie dafür zwei bis vier Zeilen. Mit einem Befehl werden die einzelnen Zellen zu einer einzigen Zelle zusammengefasst. Markieren Sie alle Zellen über der Tabelle. Klicken Sie im Register Start auf die Befehlsschaltfläche Verbinden und zentrieren. Sie finden diese rechts unten in der Befehlsgruppe Ausrichtung. Geben Sie die Überschrift ein und formatieren Sie sie. Nutzen Sie die Formatierungsbefehle im Register Start oder eine der Zellenformatvorlagen im gleichen Register. 4