Innovationsschauplatz IT Einkauf im öffentlichen Sektor

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1 Innovationsschauplatz IT Einkauf im öffentlichen Sektor Handwerkskammer Hamburg bmwi.de

2 Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 2

3 Kompetenzzentrum innovative Beschaffung des BMWi Impulse für Modernisierung und Innovationen in öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen Susanne Kurz Projektmanagerin Kompetenzzentrum innovative Beschaffung BME e.v. bmwi.de

4 Kompetenzzentrum innovative Beschaffung Beitrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) zur nachhaltigen Innovationsorientierung des öffentlichen Einkaufs Innovatives Beschaffungswesen innovative Produkte/Dienstleistungen beschaffen Aktuell etwa 80/20 Prozesse stehen (noch) im Vordergrund Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) wurde mit dem Aufbau beauftragt und leitet das Kompetenzzentrum seit 1. März

5 Warum ist die innovative und nachhaltige Beschaffung so wichtig? Modernisierung der öffentlichen Institutionen Bürgerfreundlich: Umstellung der Kommunen auf Digitale Dienste (E Government) Kosteneinsparung: Prozessoptimierung Innovations /Nachhaltigkeitsimpulse in die Wirtschaft 1% Steigerung Volumen innovative Beschaffung (= ca. 3 Mrd. p.a.) löst höheren Innovationsimpuls aus als die gesamten Bundesfördermittel für die Wirtschaft (= ca. 2,3 Mrd. p.a.) Vorbildfunktion des Staates Elektromobilität/LED Technologie/ Querschnittsthemen Energieeffizienz/ Nachhaltigkeit/Prozessoptimierung 5

6 Die Internetplattform bmwi.de Projektdatenbank Anbieter von Innovationen Praxisbeispiele Veranstaltungsdatenbank Informationen/Links Fördermöglichkeiten Arbeitshilfen/Webinare Leitfäden/Studien Netzwerk 6

7 Leistungen Kompetenzzentrum innovative Beschaffung 7

8 Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 8

9 Wo setzt KOINNO im Beschaffungsprozess an? Umfassender Beschaffungsprozess Vergabeprozess i.e.s. Beschaffungsstrategie Beschaffungsmarktforschung Bedarfsmanagement Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Bedarfsentstehung Bedarfsforschung Bedarfsprüfung Bedarfsfestlegung Wesentliche Kosten-/Leistungsbeeinflussung % Ebene mit eher strategischem Anteil Marktanalyse und -beobachtung Prognose von Entwicklungstrends Kommunikation mit Beschaffungsmärkten Nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Festlegung des Vergabeverfahrens Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntgabe der Beschaffung Bewertung und Auswahl von Anbietern und Angeboten (ggf. Verhandlung) Zuschlagserteilung Operative Ebene Determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum % Festlegungen nach Vertragsabschluss Organisation der Logistik Güter- und Rechnungsprüfung Rechnungsabwicklung Geringe Kosten-/ Leistungsbeeinflussung Ebene mit eher operativem Anteil Nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben 9

10 Position des öffentlichen Beschaffers im Sandwich Gesetzliche und politische Akteur 4: Rahmenbedingungen Strategische Entscheider Akteur 1: Beschaffungsstelle Akteur 2: Akteur 3: Nutzer/ Bedarfsträger Beschaffer Interaktion Anbieter/ Hersteller

11 Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 11

12 Was macht Ihr operativer Einkauf? Operativer Einkauf Ressourcen Prozesse Transparenz 12

13 Operativer Einkauf aus KOINNO Sicht Bestellabwicklung BANF Reklamationsmanagement Bedarfsidentifikation Rechnungsklärung Operativer Einkauf Stammdatenpflege und Archivierung Wareneingang Operatives Vertragsmanagement Terminkoordination Zahlung Prozesse Lieferantenauswahl 13

14 Haben Sie wirklich einen strategischen Einkauf? Strategischer Einkauf 14

15 Strategischer Einkauf aus KOINNO Sicht Standardverträge Invest- / Warengruppenteams Muster / Arbeitsmittel Lieferanten- Management Einkaufsprozess Strategischer Einkauf Vergabedesigns Strategische Verträge des Einkaufs Vertragsmanagement (Frühwarnsystem/ Standardisierung) Warengruppenstrategie Leistungsverzeichnisse Marketing des Einkaufs Rahmenverträge Compliance Warengruppenmanagement 15

16 Agenda 1 KOINNO - Kompetenzzentrum innovative öffentliche Beschaffung 2 Beschaffungsprozess 3 Operativer/Strategischer Einkauf 4 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT-)Einkauf 16

17 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT )Einkauf Einkauf frühzeitig in Bedarfsplanung/ Beschaffungsprozess einbinden Strategisches Innovationsmanagement/ systematische Interaktion mit Lieferanten Fokus Know how aus Fachabteilungen einbinden/ interdisziplinäre Projektteams Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis Lebenszykluskosten Standardisierung/Bündelung/Prozessoptimierung/Medienbruchfreiheit

18 Voraussetzungen strategischer, innovativer (IT )Einkauf 1. Klares Mandat 2. Innovationsklima 3. Unternehmens /Einkaufsstrategie 4. Personelle Ressourcen (quantitativ/qualitativ) 5. Interne Positionierung/Schlüsselrolle einnehmen 18

19 Ist eine Gesellschaft geneigt, besonders die Risiken zu sehen und zu betonen, hat das zwangsläufig Auswirkungen auf die Innovationsbereitschaft und fähigkeit. Zitat: Uwe Möller, Direktor a.d. ( ) Internationales Institut für Politik und Wirtschaft, Hamburg Rissen 19

20 Die Informationsstelle des Kompetenzzentrums beim BME e.v.: Telefon (Mo. Fr. von 8 17 Uhr): 069 / E Mail: info@koinno bmwi.de Internet: bmwi.de Susanne Kurz Projektmanagerin KOINNO Leiterin BME Fachgruppen Öffentliche Auftraggeber Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Tel.: 069 / susanne.kurz@bme.de 20

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