Anleitung Software-Plattform Stammdaten für Großhandel Obst, Gemüse, Kartoffeln

Transkript

1 Stammdaten für Großhandel Obst, Gemüse, Kartoffeln Seite 1 von 14

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Systempartnersuche Menüpunkte des Großhandels Funktionalitäten der Stammdaten Funktionalität Standorte Funktionalität Systemteilnehmer Funktionalität Suche nach Standorten Erklärung der einzelnen Funktionsbuttons Seite 2 von 14

3 1 Einleitung Diese Kurzanleitung soll Ihnen helfen, sich mit den Funktionalitäten der Software- Plattform vertraut zu machen, indem Sie die einzelnen Menüfunktionen mit den jeweiligen Möglichkeiten erklärt bekommen. Beachten Sie hierzu auch bitte die Erklärung der einzelnen Funktionsbuttons in Kapitel 5. 2 Systempartnersuche Die Systempartnersuche steht jedem Interessierten (nicht nur den QS- Systempartnern) zur Verfügung. Sie erreichen die öffentliche Suche, indem Sie die Internetadresse der Software-Plattform ( anwählen. Wenn Sie dann auf den Datenbank -Schriftzug oben links klicken, sehen Sie folgende Startmaske: Abb. 1: Startseite Systempartnersuche Sie können einen landwirtschaftlichen Betrieb, eine Filiale des Lebensmitteleinzelhandels oder einen Futtermittelhersteller suchen. Wollen Sie bspw. überprüfen, ob ein landwirtschaftlicher Betrieb tagesaktuell eine Lieferberechtigung für das QS-System hat, klicken Sie bitte auf Suche: Landwirtschaft/Erzeugung. Anschließend erscheint folgende Ansicht: Suche: Landwirtschaft Seite 3 von 14

4 Abb. 2: Systempartnersuche von landwirtschaftlichen Betrieben Sie können nach einer oder mehreren Standortnummern oder QS-IDs suchen. Geben Sie dazu in die dafür vorgesehenen Felder die gesuchten Standortnummern (VVVO- oder OGK-Nummer) ein und klicken Sie anschließend auf Suchen. Gibt es zu der gesuchten Nummer einen aktuell lieferberechtigten Betrieb, wird dieser mit der entsprechenden Produktionsart und dem Zertifizierungssystem angezeigt. Gibt es entsprechend Ihrer Suche einen Betrieb, der allerdings gesperrt ist (Salmonellenteilnahme oder Sperre für eine bestimmte Kultur) so wird der entsprechende Betrieb mit der momentan verhängten Sperre angezeigt. Suchen anklicken Durch drücken des Schalters QS-GAP anerkannte Betriebe werden Ihnen alle Betriebe mit dem Zertifizierungsschema QS-GAP angezeigt. Durch drücken des Schalters GLOBALGAP anerkannte Betriebe werden Ihnen alle GLOBALGAP-zertifizierten Betriebe angezeigt, die eine Anerkennung durch QS erhalten haben. Die Suche nach Betrieben anderer QS-Stufen erfolgt nach dem gleichen Schema. Seite 4 von 14

5 3 Menüpunkte des Großhandels Auf der ersten Seite sehen Sie zwei Menüleisten. Die obere Menüleiste enthält die Reiter Stammdaten, Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse, Kartoffeln, Passwort än-dern, Abmelden und Drucken. Stammdaten Wenn Sie auf Stammdaten klicken, sehen Sie die Menüpunkte, die Sie in der Abbildung 3 unter der linken Menüleiste finden. Nähere Erklärungen dazu folgen in den nächsten Abschnitten des Kapitels 3. Die Funktionalität Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse, Kartoffeln ist für das Rückstandsmonitoring im QS-System relevant und wird in einem separaten Dokument beschrieben. Aus Sicherheitsgründen ist es immer empfehlenswert, regelmäßig das Passwort zu ändern. Dies können Sie über die Funktion Passwort ändern tun. Hier geben Sie Ihr altes und Ihr zukünftiges Passwort ein. Wiederholen Sie bitte die Eingabe Ihres neuen Passwortes. Wenn Sie die Anwendung verlassen möchten, gehen Sie in der oberen Menüleiste bitte auf den Reiter Abmelden. Die Verbindung zur Datenbank wird daraufhin ordnungsgemäß beendet. Rückstandsmonitoring OGK Passwort ändern Abmelden 4 Funktionalitäten der Stammdaten In der in Abschnitt 2 erwähnten linken Menüleiste finden Sie verschiedene Reiter für die Funktionen der Software-Plattform. Die Reiter der Funktion Stammdaten sind in den folgenden Abschnitten beschrieben. 4.1 Funktionalität Standorte Unter diesem Menüpunkt, können Sie ihre angemeldeten Standorte verwalten und neue Standorte hinzufügen. Seite 5 von 14

6 Abb. 4: Listenansicht Standorte Mit Filterfeldern suchen Detaildatensatz -Symbol Die tabellarische Darstellung beinhaltet neben Standortnamen, -nummer, PLZ und Ort auch das Datum, bis wann der Betrieb zugelassen ist, den Status, den Vermerk, ob er angemeldet und lieferberechtigt ist, die angemeldete Produktionsart, sowie weitere Angaben zum Standort. Über der Tabelle mit Ihren Standorten sehen Sie die sogenannten Filterfelder (Abbildung 4). Hier haben Sie die Möglichkeit, Standorte nach bestimmten Kriterien zu suchen. So können Sie beispielsweise nach dem Standortnamen suchen. Tragen Sie dazu bitte den Namen des gesuchten Standortes in das Suchfeld Name ein. Sie können auch nur nach Namensbestandteilen suchen. Geben Sie dafür vor und nach dem Namensbestandteil ein % -Zeichen ein. Mit dem Feld Sortierung rechts neben dem Filterfeld können Sie die Sortierung der Listenansicht vorgeben. Wenn Sie nach einem oder mehreren Kriterien gefiltert oder sortiert haben, müssen Sie immer den Knopf Aktualisieren links oberhalb des Filterfeldes drücken. Durch Drücken des Knopfes wird Ihr vorher definierter Suchauftrag gestartet. Dieses Vorgehen ist bei ähnlichen Listenansichten in anderen Menüpunkten identisch. Aktualisieren anklicken Oberhalb des Filterfeldes steht in grüner Schrift die Anzahl der dem Filter entsprechenden Standorte. In dem dargestellten Beispiel verfügt der Großhandel demnach über insgesamt 4 Standorte. Um einen neuen Standort anzulegen, klicken Sie bitte auf den Neu -Schalter oben links. Daraufhin öffnet sich eine Maske, in die unter anderem der Standortname, Adress- Angaben, sowie Produktionsart und Zertifizierungsstelle einzutragen sind (Abbildung 5). Die oberen Felder Name, QS-Standortnummer und Sperrgrund sind nicht veränderbar und werden vom System automatisch ausgefüllt. Neuen Standort anlegen Seite 6 von 14

7 Abb. 5: Anlegen eines neuen Standorts Ordnersymbol Um die Zertifizierungsstelle auszuwählen, klicken Sie bitte auf das gelbe Ordner - Symbol links neben dem freien Feld. In der erscheinenden Auswahlliste sind alle Labore aufgelistet, die zurzeit eine - Zulassung für die jeweilige Produktionsart haben. Abbildung 6 zeigt nur einige exemplarische Labore. Markieren Sie durch Anklicken des entsprechenden Datensatzes die gewünschte Zertifizierungsstelle und bestätigen Sie die Auswahl durch den Auswahl -Button ganz unten links (Abbildung 6) oder mit einem Doppelklick auf die markierte Zeile. Ordnersymbol anklicken Datensatz auswählen Seite 7 von 14

8 Abb. 6: Auswahl der Zertifizierungsstelle Datensatz markieren Daraufhin erscheint auch die Zertifizierungsstelle in dem zugehörigen Feld (Abbildung 5). Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, drücken Sie bitte den Schalter Speichern. So wird die Eingabe gespeichert und der Standort im QS-System angemeldet, der damit auch eine Standortnummer erhält. Speichern Desweiteren können unter dem Reiter Kennnummern neue Kennnummern zu den Standorten, wie bspw. die Akkreditierungsnummer eingetragen werden. Unter dem Reiter Audit-Berichte erhalten sie eine Übersicht über die bestehenden Audit-Berichte, unter dem Reiter Dateien erscheinen die angehängten Dateien. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, über den grünen Neu -Buttons zusätzlich Dateien hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass zu jedem Standort auch ein Ansprechpartner eingetragen werden muss. Klicken Sie dazu bitte auf den Reiter Anwender, anschließend auf den grünen Button Neu in der Zeile unterhalb der Reiter und geben Sie die Informationen zu dem oder den Anwendern ein. Bitte denken Sie daran, jede Neueingabe oder Änderung zu speichern. Notwendig ist ebenfalls das Anlegen eines Krisenmanagers mit seinen Kontaktdaten. Ansprechpartner eintragen Anlegen Krisenmanager Seite 8 von 14

9 Wenn Sie sich nun einen Standort aus der Listenansicht genauer anschauen möchten, klicken Sie bitte auf das Stift/Blatt-Symbol (auch Detaildatensatz-Symbol genannt) vor dem entsprechenden Datensatz (Abbildung 4). Dadurch öffnen Sie die sogenannte Detailansicht des Datensatzes (siehe Abbildung 7). Abb. 7: Detailansicht Standort Detailansicht Dort sehen Sie zunächst unter den Schaltflächen Aktualisieren und Schließen die Felder mit dem Namen und der Standortnummer des geöffneten Standortes (Abbildung 7). Rechts daneben sehen Sie durch Häkchen gekennzeichnet, ob der Standort angemeldet und lieferberechtigt ist. Unter den Feldern mit dem Standortnamen und der Standortnummer sehen Sie 5 blaue Schalter. Mit Hilfe der beiden linken Pfeil-Schalter können Sie von einem Detaildatensatz in den anderen springen, ohne dabei auf die Listenansicht zurückkehren zu müssen. Durch Drücken des Schalters OK verlassen Sie den Detaildatensatz und speichern jede vorgenommene Änderung. Klicken Sie auf den Schalter Abbrechen, verlassen Sie den Detaildatensatz ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf den rechten blauen Schalter Standort abmelden, melden Sie den geöffneten Standort ab. Unter den oben beschriebenen Feldern und Schaltern sehen Sie mehrere hintereinander angeordnete Masken. Die erste (automatisch geöffnete) Maske zeigt Ihnen weitere Informationen zu dem Standort. Hier können Sie auch die weiß hinterlegten Felder verändern. So können Sie bspw. die Zertifizierungsstelle ändern. Zur Änderung der Zertifizierungsstelle klicken Sie bitte auf das gelbe Ordner-Symbol rechts neben dem Feld Zertifizierungsstelle. Es öffnet sich eine Listenansicht der zur Auswahl stehenden Zertifizierungsstellen. Wenn Sie aus dieser Liste einen Datensatz anklicken und die Wahl durch den Auswahl -Button ganz unten links in der Maske bestätigen, wird die entsprechende Zertifizierungsstelle in das Feld übernommen. In der dritten Maske Audit-Berichte sehen Sie alle zu dem aufgerufenen Standort hinterlegten Auditberichte (siehe Abbildung 9). Durch Klicken auf das graue Informations-Symbol vor jedem Datensatz können Sie sich den Detaildatensatz des entsprechenden Auditberichtes anzeigen lassen, das heißt, dort finden Sie bspw. neben den Auditergebnissen, ggf. Auditsperren sowie Mängelberichte. Standort abmelden Zertifizierungsstelle ändern Informationssymbol anklicken Seite 9 von 14

10 Abb. 8: Listenansicht Auditberichte Informationssymbol Daneben lassen sich unter weiteren Reitern die angehängten Dateien sowie in der Maske Anwender die angemeldeten Ansprechpartner zu dem ausgewählten Standort einsehen und über den Button Neu in der Zeile unterhalb der Reiter können Sie nachträglich weitere Dateien oder weitere Ansprechpartner anlegen (siehe Abbildung 10). Abb. 9: Weitere Dateien oder Ansprechpartner anlegen 4.2 Funktionalität Systemteilnehmer Unter dem Menüpunkt Systemteilnehmer in der linken Menüleiste finden Sie die in der Software-Plattform hinterlegten Informationen zu Ihrem Unternehmen. Auch unter diesem Menüpunkt sind die Informationen auf mehrere hintereinander liegenden Masken verteilt. In der ersten Maske Systemteilnehmer (Abbildung 11) sehen Sie die Adressdaten Ihres Unternehmens und (sofern eingegeben) die Internet-Adresse und Anfahrtsbeschreibung. Seite 10 von 14

11 Abb. 11: Maske Systemteilnehmer Detaildatensatz In der zweiten Maske Ansprechpartner sind der gesetzliche Vertreter und der Ansprechpartner Ihres Unternehmens dargestellt (Abbildung 12). Durch Klicken auf das Detaildatensatz-Symbol vor dem entsprechenden Datensatz können Sie den Detaildatensatz mit den Kommunikationsverbindungen und den Standortzuordnungen öffnen. Mit dem Mülltonnen -Symbol lassen sich die jeweiligen Ansprechpartner löschen. Abb. 12: Maske Ansprechpartner Detaildatensatz -Symbol Mülltonnen- Symbol Unter dem letzten Reiter Kennnummern können Sie wiederum die zu dem Standort eingetragenen Kennnummern verändern, löschen oder neu hinzufügen (vgl. Abb.8). Seite 11 von 14

12 4.3 Funktionalität Suche nach Standorten Mithilfe der Funktion Suche nach Standorten soll die interne Suche nach zugelassenen Standorten vereinfacht werden. Dazu müssen Sie in die Freifelder der aufgerufenen Maske die QS-ID oder die VVVO- bzw. OGK-Nummer des gesuchten Teilnehmers eintragen. Nach Anklicken des darunterliegenden Suchen -Schalters erscheint eine Liste der zu diesem Zeitpunkt QS-zugelassenen Betriebe (Abbildung 13). Suchen anklicken Abbildung 13: Interne Suche nach zugelassenen Standorten Seite 12 von 14

13 5 Erklärung der einzelnen Funktionsbuttons Neu: Befindet sich in der linken oberen Maskenecke. Anklicken, um einen neuen Probenehmer anzulegen, ein Labor/PNI vorzuselektieren, neue Probebegleitdaten anzulegen oder eine Beprobung zu beauftragen. Detaildatensatz-Symbol ( Controls-Feld ): Dieses Symbol befindet sich vor den einzelnen Datensätzen. Es besteht aus dem Stift/Papier-Symbol und dem Mülleimer-Symbol: - Stift/Papier-Symbol: Um alle eingegebenen Detailinformationen angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf dieses Symbol - Mülleimer-Symbol: Um einen bereits angelegten Probenehmer oder ein angelegtes Labor zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol OK: Befindet sich in der rechten oberen Maskenecke. Dieser Button speichert alle eingegebenen Daten und gleichzeitig wird die Eingabemaske verlassen. Die Daten werden dabei noch nicht an das Labor/den Probenehmer übertragen. Auswahl: Befindet sich ganz unten links in der Maske. Dieser Button bestätigt die Auswahl des Datensatzes. Dies ist auch per Doppelklick auf den entsprechenden Datensatz möglich. Aktualisieren: Dieser Button befindet sich in der linken oberen Maskenecke. Mit diesem Button lassen sich aktuelle Eingaben und Datensätze anzeigen. Hiermit können Sie sich immer die angelegten Daten anzeigen lassen. Dieser Button ersetzt den Enter -Button auf der Tastatur. An Labor übertragen: Die eingegebenen Daten werden direkt an das Labor übertragen. Das Labor hat Zugriff auf die Datensätze. Speichern: Die getätigten Eingaben werden gespeichert. Die aktuell angezeigte Eingabemaske wird allerdings nicht verlassen. Abbrechen: Die Eingabemaske wird verlassen, ohne dass die eingegebenen Daten gespeichert werden. Daten bestätigen: Die Eingaben werden gespeichert und der Datensatz an den Probenehmer gesendet. Rücksetzantrag senden: Betätigen Sie diesen Button, wenn bspw. der Auftrag zur Probenahme aus bestimmten Gründen zurückgesetzt werden muss (z.b. bei Falscheingabe von Daten). Weiter: Mit diesem Button wechseln Sie in die nächste Maske. Bei weiteren Fragen zur Bedienführung oder Einrichtung steht Ihnen QS gern zur Verfügung. Seite 13 von 14

14 QS Fachgesellschaft Obst-Gemüse-Kartoffeln GmbH Geschäftsführer Dr. Hermann-Josef Nienhoff Schedestraße Bonn Tel Fax Fotos: QS Seite 1 von 14