Projektmanagement Services

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1 Services Ganzheitliches. Maßgeschneidert. Der zunehmende Wettbewerbs- und Kostendruck erfordert von Unternehmen eine immer schnellere Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen bei gleichzeitig effizientem Ressourceneinsatz. Meistens werden Projekte als Werkzeug für diese Veränderungsprozesse eingesetzt. Studien belegen jedoch, dass weniger als 40 % aller Projekte die vorgegebenen Ziele innerhalb der festgelegten Rahmenbedingungen erreichen. Zu den Hauptursachen für das Scheitern von Projekten zählt ein unzureichend etabliertes oder uneinheitliches. Abhilfe schafft die zentrale Bereitstellung von professionellen Services, zum Beispiel in Form eines projektübergreifenden Project Management Office (PMO).

2 Services Seite 2 Professionelles als Erfolgsfaktor In unzähligen Studien und Umfragen (z.b. CHAOS-Report 2012 der Standish Group) wurde mittlerweile hinreichend analysiert, mit welchen Problemen über 63 % aller Projekte zu kämpfen haben und warum 21 % aller Projekte scheitern. Auch die Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Projekte sind gut dokumentiert und den allermeisten Führungskräften bekannt. Zur Top 10 der Erfolgsfaktoren zählt neben Management Commitment, klaren Zielvorgaben und der umfassenden Einbindung aller Stakeholder vor allem ein professionelles. Trotzdem werden Projekte in vielen Unternehmen uneinheitlich geführt, sind aufgrund individueller Kennzahlen nur schwer vergleichbar und erfüllen oft mindestens eine der Vorgaben zu Zeit, Geld und Qualität nicht. Die Gründe sind vielfältig und reichen von unklaren Projektdefinitionen über zu wenig Zeit bei den Projektmanagern bis hin zu schlichter Unkenntnis. Oftmals werden auch einfach die falschen Projekte umgesetzt. 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Successful Challenged Failed Quelle: Chaos Report 2012, The Standish Group zentral definieren und überwachen Die Lösung für das Umsetzungsproblem beim liegt in einheitlichen und verbindlichen -Prozessen, die auf Standards basieren, an den Erfordernissen des Unternehmens ausgerichtet sind und zentral überwacht werden. Ausgehend von einheitlichen -Prozessen muss ein professionelles vier Ebenen adressieren: 1. Projektinfrastruktur 2. Einzelne Projekte 3. Programme und Prozesse 4. Projekt-Portfolios Einheitliche Projektinfrastruktur durch ein zentrales Projektbüro Das zentrale Projektbüro betreibt die gesamte Projektinfrastruktur und übernimmt alle administrativen Tätigkeiten für die betreuten Projekte. Hierzu zählen zum Beispiel das Führen von Verzeichnissen mit Projektbeteiligten, das Erstellen von einheitlichen Berichten und Auswertungen, die Pflege von Offene-Punkte-Listen, das Betreiben der verwendeten -Tools sowie die Bereitstellung von Vorlagen und anderen Hilfsmitteln. Die Projektinfrastruktur ist in der Regel projektunabhängig und kann daher als zentraler Service angeboten werden, auf den die einzelnen Projekte zurückgreifen können (vgl. nachstehende Abbildung). Diese Zentralisierung führt zu einer höheren Gesamteffizienz bei der Projektverwaltung und begünstigt die Skalierbarkeit der angebotenen Services.

3 Services Seite 3 Einheitliche Überwachung der relevanten Projektparameter durch Projekt-PMOs Innerhalb eines Projekts müssen eine Vielzahl von Parametern fortlaufend überwacht werden. Dazu zählen Projektziele und -inhalte, Termine, Kosten, Qualität, Risiken, Ressourcen und Lieferanten. Weiterhin muss jedes Projekt eine umfassende und transparente Kommunikation mit allen Projektbeteiligten sicherstellen. Dies lässt sich am besten durch ein projektspezifisches PMO erreichen, welches dem Projektleiter regelmäßige Auswertungen zu den wesentlichen Projektparametern zur Verfügung stellt und ihn im Falle von Abweichungen proaktiv mit Handlungsempfehlungen unterstützt. Das Projekt-PMO ist Teil der Projektorganisation und untersteht dem Projektleiter. Es übernimmt oft auch die Aufgaben eines Projektbüros für das betreute Projekt. Einheitliche - Prozesse durch ein zentrales PMO Ein zentral verankertes Project Management Office ist diejenige Instanz eines Unternehmens, die -Prozesse definiert, etabliert und deren Einhaltung überwacht. Insbesondere ist es nicht einem oder mehreren Projektleitern unterstellt, sondern überwacht die korrekte Umsetzung der -Prozesse durch die Projektleiter. Auch das Management von Programmen zählt üblicherweise zu den Aufgaben, welche durch ein zentrales PMO wahrgenommen werden. Gute -Prozesse basieren auf etablierten Standards (z.b. IPMA ICB, PMBOK, PRINCE2) und sind auf die Unternehmensziele ausgerichtet. Bereich Abteilung A Abteilung B Abteilung C Projekt 1 Projekt 3 Projekt 5 Projekt 2 Projekt 4 Zentrales PMO Überwacht Verwaltet und unterstützt Zentrales Projektbüro Strategisches zur Umsetzung der Unternehmensstrategie Typisches Anwendungsgebiet von auf Unternehmensebene ist das Projekt-Portfolio-Management. Hauptzweck des Portfolio-Managements ist es, die richtigen Projekte zur Umsetzung freizugeben. Projekte werden dabei nur noch als Werkzeuge betrachtet, um strategische Unternehmensziele zu verwirklichen. Das einzelne Projekt oder Programm tritt in den Hintergrund.

4 Services Seite 4 Service Offering Services Administrative Tätigkeiten Projektdaten erfassen und auswerten Inhalte und Ziele Termine Programmmanagement Quantitatives Vorlagen und Tools bereitstellen und betreuen Berichtswesen betreiben Projektbüro Budget und Kosten Qualität Prozesse Coaching Projekt Portfolio Management Ressourcen Lieferanten Risiken Projektkommunikation Projekt Audits und Reviews Projektparameter überwachen / Projekt-PMO Projekt Recovery Projektübergreifende Services / Zentrales PMO Strategisches Unsere Services adressieren alle vier Ebenen eines professionellen s sie umfassen den weiten Bereich von spezifischen Unterstützungsleistungen im Hintergrund über das verantwortliche Steuern ganzer Projekte bis hin zur Umsetzung strategischer Unternehmensziele. Gemäß unserem it 3 -Konzept bringen wir uns ganzheitlich ein und haben neben dem (Projekt-)Management auch die Dimensionen Fachlichkeit und Technologie mit im Blick. Unsere ausgewogene Mitarbeiterstruktur ermöglicht es uns, das gesamte Leistungsangebot der Services auf allen Ebenen skalierbar anbieten zu können. Gemeinsam mit Ihnen und mit unserer Expertise im wollen und werden wir Ihre Projekte zum Erfolg bringen!

5 Services Seite 5 Unsere Expertise it-economics verfügt über erfahrene -Experten, die in über 10 Jahren zahlreiche Projekte und Programme erfolgreich geleitet, in Unternehmen die strukturierte Anwendung von -Methoden etabliert, Projekte gerettet und bei der Einführung von Organisationsstrukturen für ein effizientes unterstützt haben. Gerade für die Herausforderungen in mittelständischen und namhaften internationalen Großunternehmen können wir Ihnen daher bewährte Ansätze und erprobte Methoden anbieten, mit denen Sie Ihre Projekte und Ihre -Organisation optimieren können. Diese gesammelten Erfahrungen geben wir übrigens nicht nur an unsere Kunden weiter wir sind auch regelmäßige Gastvortragende bei Lehrveranstaltungen an Hochschulen. Wir unterstützen Sie Unser modulares Leistungsportfolio bietet Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung im Bereich, wie zum Beispiel: Unterstützung Ihrer Projektleiter bei der Projektabwicklung mit Projektadministration, Auswertungen und Berichten Einführung und Vereinheitlichung von - Methoden und -Werkzeugen in Ihrem Unternehmen Aufbau und Betrieb eines Project Management als zentrale Instanz zur Gestaltung, Überwachung und Optimierung Ihrer -Prozesse Projekt Audits, Methodenberatung (klassische und agile Methoden) -Experten für die Durchführung und Rettung Ihrer Projekte Coaching und Mentoring bei der Adaption von - und Entwicklungsmethoden Wir beraten Sie gerne zum richtigen Maß für Sie und Ihre Projekte. Ansprechpartner Carsten Schäfer Senior Manager Fon cschaefer@it-economics.de Philipp von Bassewitz Senior Manager Fon pbassewitz@it-economics.de