ELStAM-Freigabe Teil II

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1 ELStAM-Freigabe Teil II Im Teil I der Freigabe zu ELStAM erklärten wir Ihnen, wie Sie Erstanmeldungen erzeugen, diese bereitstellen/senden und die Rückmeldungen der Finanzbehörde einspielen. Im Teil II werden wir Sie nun über Anmeldungen, Abmeldungen, "Stornierungen" und über die automatisierten Abläufe dazu informieren. Inhalt 1 HINWEISE Downloads Start des Verfahrens ZUSAMMENFASSUNG DER BISHERIGEN WARTUNGSTEXTE ZU ELSTAM Wartung 77G Wartung 77A Wartung 76Y RÜCKMELDUNGEN Mehrfache Vergabe einer Steuer-ID im Arbeitnehmerstamm Gleichzeitige An-/Abmeldung eines Arbeitnehmers Verarbeitung der Rückmeldungen Erneute Anmeldung zu einem früheren Zeitpunkt ELSTAM-MELDEWESEN (ELEKTRONISCHE MELDEVERFAHREN) Erstanmeldungen oder Ummeldungen Genereller Ablauf für An-/Abmeldungen Anmeldung Abmeldung BESONDERE MELDETATBESTÄNDE Wechsel der Betriebsstätte (Karte 1 Allgemeines, Personenzusatz 1) Wechsel von/auf geringfügige Beschäftigung (Karte 3 Steuer, Allgemein) Wechsel von/auf Haupt- oder Nebenbeschäftigung (Karte 3 Steuer, Allgemein) Änderung gewünschter Freibetrag (Karte 3 Steuer, Allgemein) Änderung/Erfassung abw. Geburtsdatum (Karte 3 Steuer, Allgemein) Tod eines Arbeitnehmers Wechsel der Steuer-ID bzw. erstmalige Erfassung "Stornieren" einer falschen Anmeldung ARBEITNEHMERSTAMM SENDEN/EMPFANGEN DER ELSTAM-MELDUNGEN / PORTAL ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 1 von 10

2 1 Hinweise 1.1 Downloads Hier erhalten Sie umfassende Hinweise zum Verfahren: Erstmaliger Abruf (BMF-Schreiben vom ): blob=publicationfile&v=2 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM); Lohnsteuerabzug ab dem Kalenderjahr 2013 im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale blob=publicationfile&v=1 Wartungstext 76Q bzw. den Download Teil 1: ftp://ftp.addison-update.de/csplus/downloads/cs%20schleupen/elstam-anleitung-teil1-stand pdf 1.2 Start des Verfahrens Der Arbeitgeber hat nicht zwingend bereits ab 1. Januar 2013 am ELStAM-Verfahren teilzunehmen, sondern kann im Verlauf des Kalenderjahres 2013 dem elektronischen Abrufverfahren beitreten. Als spätester Zeitpunkt für die Einführung des ELStAM-Verfahrens beim Arbeitgeber ist der letzte Lohnzahlungszeitraum 2013 festgelegt worden. Bitte beachten Sie dies, wenn Sie mit Ihren Mandanten noch nicht am Verfahren teilnehmen! ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 2 von 10

3 2 Zusammenfassung der bisherigen Wartungstexte zu ELStAM 2.1 Wartung 77G Ergänzung zu Wartungstext 77a - Rückwirkender Eintritt: Bei einem rückwirkenden Eintritt muss die Monatsabrechnung nun nicht mehr vor dem Bereitstellen durchgeführt werden. Sie können nun nach Anlegen des AN im Arbeitnehmerstamm die Meldung direkt auch aus dem Arbeitnehmerstamm bereitstellen. Abweisung einer Anmeldung: Die Abweisung einer Anmeldung mit Verfahrenshinweis "Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich" hat folgenden Hintergrund: Die Anmeldung eines Arbeitnehmers erfolgte mit einem Beginn-Datum des Beschäftigungsverhältnisses in der Zukunft. Das ELStAM-Verfahren nimmt eine Anmeldung für einen Arbeitnehmer erst entgegen, wenn das Beginn-Datum des Arbeitsverhältnisses kleiner oder gleich dem Tag der Anmeldung (Dateneingang) ist. Beispiel: Sie führen bei einem Mandanten einen Monatswechsel in am durch und legen im Juli einen neuen Arbeitnehmer an und versenden auch die ELStAM-Anmeldung sofort. Hier würden Sie dann o.g. Verfahrenshinweis zurückgemeldet bekommen. Um Ihren gewohnten Arbeitsablauf nicht umstellen zu müssen, leitet die ADS solche Meldungen erst dann an die zuständige Stelle weiter, wenn das Beginn-Datum der Meldung = aktuelles Tagesdatum ist. * * * ELStAM-Hinweis: * * * Wie uns die Finanzverwaltung mitteilte, wurden in einigen Fällen keine ELStAM in der Anmeldebestätigungsliste zurückgeliefert bzw. wurde ab 26. Februar 2013 der Verfahrenshinweis " Verarbeitungsabbruch bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten-Finanzamt" zurückgemeldet. D.h. für Sie als Abrechner, Sie haben für diese Arbeitnehmer keine gültige ELStAM-Meldung erhalten, nach deren Steuermerkmalen Sie dann abrechnen. Die Ursachen hierfür werden von den Meldebehörden angegangen und sollen demnächst bereinigt werden. Bisher nicht ausgelieferte ELStAM an die Arbeitgeber sollen über die folgende Monatsliste übermittelt werden. Wir bitten Sie daher im Namen der Finanzverwaltung noch um etwas Geduld, bis diese ihre Probleme behoben hat. ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 3 von 10

4 2.2 Wartung 77A Hinweise Referenzdatum Arbeitgeber - RefDatumAG: Das RefDatumAG ist das Datum, mit dem der Arbeitnehmer angemeldet (und auch bei einem Austritt abgemeldet) wird. Liegt der Eintritt im aktuellen Monat, ist das RefDatumAG der Eintrittstag. Haben Sie einen rückwirkenden Eintritt verwaltet, ist das RefDatumAG ebenfalls das (rückwirkende) Eintrittsdatum. Für Zeiträume vor diesem RefDatumAG erhalten Sie keine ELStAM-Rückmeldung. Bitte führen Sie bei einem rückwirkenden Eintritt zuerst die Monatsabrechnung für diesen Arbeitnehmer durch, damit die rückwirkenden Lohnkonten erstellt werden, und erzeugen Sie danach die Anmeldung! Ferner ist die 6-Wochen-Frist zu beachten: Überschreiten Sie diese (z.b., wenn ein Arbeitnehmer rückwirkend angelegt und angemeldet wird), erhalten Sie nicht die ELStAM ab RefDatumAG bzw. dem Eintrittsdatum, sondern erst ab Anmeldung. Beispiel: Eintritt/RefDatumAG zum / Anmeldung erfolgt erst am => ELStAM-Rückmeldedaten ab *** Bitte beachten ***: Ab Wartung 77A schreiben wir den STARTMONAT des ELStAM-Verfahrens (= aktuelle Periode des Mandanten) in das ELStAM-Datumsfeld im Lohnmandanten. Das Datum wird automatisch gesetzt, wenn Sie Erstanmeldungen oder Ummeldungen für einen Mandanten durchführen. Vorher wurde das tatsächliche Datum, an dem Sie mit dem ELStAM-Verfahren begonnen haben, eingetragen. Durch diese Änderung ist nun ersichtlich, bis zu welchem Monat Sie max. ELStAM-Rückmeldungen erhalten können, d.h., vor diesem Datum können Ihrerseits keine ELStAM-Meldungen erstellt werden bzw. können Sie keine ELStAM-Rückmeldungen erhalten. Wechsel von/auf geringfügige Beschäftigung: Wechselt ein Arbeitnehmer von einer geringfügigen Beschäftigung (mit Pauschalierung) auf ein lohnsteuerpflichtiges Arbeitsverhältnis (Arbeitnehmerstamm, Karte Steuer, Art der Versteuerung = entsprechend der Lohnsteuerkarte), so werden mit Verarbeitung dieser Wartung die entsprechenden Meldungen erzeugt. Beispiele: Geringfügige Beschäftigung bis / mit Steuermerkmalen ab => ELStAM-Anmeldung zum Mit Steuermerkmalen bis / Geringfügige Beschäftigung ab => ELStAM-Abmeldung zum Die Meldungen werden im Menü "Elektronische Meldeverfahren" im Menüpunkt "ELStAM-Meldungen erstellen" erzeugt und können dann bereitgestellt/gesendet werden. ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 4 von 10

5 Wechsel bzw. Änderung der Steuer-ID: Haben Sie eine Anmeldung für einen Arbeitnehmer mit einer zwar gültigen, aber für diesen Arbeitnehmer falschen Steuer-ID erstellt und bereitgestellt, so erhalten Sie eine Fehlermeldung zurück (Beispiel: Hinweis "AN unbekannt: Die IdNr. des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden"). Sie müssen dann, wenn die korrekte Steuer-ID des Arbeitnehmers vorliegt, erneut eine Anmeldung erstellen. *** Bitte beachten ***: Es wird eine neue Anmeldung mit folgendem RefDatumAG erstellt: Lag der Eintritt des Arbeitnehmers vor dem Start des ELStAM-Verfahrens, so wird das Startdatum gemeldet. Lag der Eintritt des Arbeitnehmers nach dem Start des ELStAM-Verfahrens, so wird das Eintrittsdatum gemeldet. Neues Schreiben Bundesfinanzministerium vom 25. April 2013: Bitte beachten Sie auch das vom BMF veröffentlichte Schreiben: "Abweisung der ELStAM-Anfrage des Arbeitgebers aufgrund der Angaben in den Feldern "Beschäftigungsbeginn" und "Referenzdatum Arbeitgeber"; Verfahrenserleichternde Regelungen zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs" Quelle: GZ IV C 5 - S 2363/13/10003 DOK 2013/ Wartung 76Y Elektronisches Meldeverfahren ELStAM-Ummeldung: *** Bitte beachten ***: Eine ELStAM-Ummeldung (Elektronische Meldeverfahren / ELStAM-Meldewesen / ELStAM-Ummeldungen erstellen) ist ausschließlich bei einem Wechsel des Datenübermittlers/Abrechners zu erstellen. Mit einer Ummeldung melden Sie also nicht individuelle Änderungen des Arbeitnehmers (z.b. Wechsel von Haupt- auf Nebenbeschäftigung)! Die Ummeldung hat den Charakter einer Anmeldung, d.h., damit erhalten Sie als neuer Abrechner/Datenübermittler zukünftig die ELStAM des Arbeitnehmers - der vorherige Datenübermittler wird dann für den weiteren Abruf gesperrt. ACHTUNG: Eine Ummeldung ist nur durchzuführen, wenn der vorherige Datenübermittler bereits eine (Erst-)Anmeldung gesendet hat! Eine Abmeldung des vorherigen Datenübermittlers erfolgt nicht - der Arbeitnehmer wird ausschließlich über die Ummeldung beim neuen Datenübermittler "angemeldet". Um diese Fehlerquelle fälschlich erstellter Ummeldungen zu vermeiden, haben wir ein Hinweisfenster beim Start der Ummeldung eingebaut, welches Sie nochmals auf diesen Sachverhalt hinweist, bevor das Programm gestartet wird und die Ummeldungen erzeugt werden. ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 5 von 10

6 3 Rückmeldungen 3.1 Mehrfache Vergabe einer Steuer-ID im Arbeitnehmerstamm Bei einem "ELStAM-pflichtigen" Arbeitnehmer darf eine ID-Nr. beim gleichen Arbeitgeber nicht mehrfach erfasst werden (wenn Sie aus bestimmten Gründen einen Arbeitnehmer über 2 Arbeitnehmernummern abrechnen, z.b. bei einer Teilzeitbeschäftigung während Elternzeit). Wir unterscheiden 2 Fälle: Gleichzeitige Anmeldung zweier Arbeitnehmer mit gleicher ID: Dies hätte eine Komplett-Abweisung der gesamten Datenlieferung zur Folge, d.h., diese würde Ihnen als fehlerhaft abgelehnt werden (=> Hinweis Validierungsfehler). Ein Arbeitnehmer ist bereits angemeldet: Senden Sie für die zweite Arbeitnehmernummer ebenfalls eine Anmeldung, so würde Ihnen diese Meldung abgelehnt werden (=> Hinweis, dass Arbeitnehmer bereits angemeldet ist). Um diese Rückmeldungen der Steuerbehörde zu vermeiden, entfernen Sie bitte bei einem Arbeitnehmer die ID, damit eine weitere Anmeldung mit gleicher ID nicht erfolgt. Elternzeit: Ein Arbeitnehmer mit Fehlzeit "Elternzeit" wird bei ELStAM nicht abgemeldet, daher erfolgt auch keine Anmeldung einer evtl. Teilzeitbeschäftigung während Elternzeit (AN-Stamm ohne ID erfassen!). Bitte übernehmen Sie die Steuerdaten des unterbrochenen Arbeitnehmers ("EU") manuell in den Arbeitnehmerstamm des teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmers, ggf. auch Änderungen, die sich bei Rückmeldungen während der Unterbrechung ergeben, damit Sie bei dem teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmer immer die aktuellsten Steuerdaten verwaltet haben. 3.2 Gleichzeitige An-/Abmeldung eines Arbeitnehmers Vereinzelt kommt es vor, dass für einen Arbeitnehmer eine Anmeldung bzw. Abmeldung abgelehnt wird. Dies entsteht dadurch, dass wir bei einer Datensendung keinen Einfluss darauf haben, in welcher Reihenfolge die Behörde die Datensätze einliest. Beispiele: Arbeitnehmer wird an- und gleichzeitig abgemeldet = Abmeldung wird mit dem Fehlerhinweis abgelehnt, dass er nicht angemeldet ist. Arbeitnehmer wird abgemeldet und neu angemeldet = Anmeldung wird abgelehnt, da er bereits angemeldet ist. Um dies gänzlich zu vermeiden, müssten Sie die Meldungen in der "korrekten" Reihenfolge senden (z.b. zuerst die Anmeldung bereitstellen/senden und dann die Abmeldung). Wenn diese Meldungen in einer Datensendung zusammengefasst wurden und Sie eine Ablehnung erhalten, so wenden Sie sich bitte an unsere Hotline. 3.3 Verarbeitung der Rückmeldungen In Einzelfällen kam es vor, dass, wenn mehrere Rückmeldungen für einen Zeitraum vorlagen (meist wegen Kinderfreibeträgen), nicht nur der markierte einzelne Satz, sondern alle ELStAM-Meldungen für diesen Arbeitnehmer übernommen wurden. Dies wurde behoben. ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 6 von 10

7 3.4 Erneute Anmeldung zu einem früheren Zeitpunkt Nachdem eine erfolgreiche Anmeldung durchgeführt wurde, kann unabhängig davon, ob eine Abmeldung hierzu erfolgte - keine erneute Anmeldung beim gleichen Arbeitgeber zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen. Beispiel: Arbeitnehmer wurde zum angemeldet und nun soll das Eintrittsdatum auf den vorverlegt werden. Hintergrund: Wurde der Arbeitnehmer nicht abgemeldet, so erhalten Sie bei einer erneuten Anmeldung zu einem früheren Zeitpunkt den Verfahrenshinweis Erneute Anmeldung nicht möglich Arbeitnehmer ist bereits angemeldet. Wurde der Arbeitnehmer abgemeldet und erneut zu einem früheren Zeitpunkt angemeldet, so erhalten Sie den Verfahrenshinweis Das RefDatumAG der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen, der Arbeitnehmer wird somit nicht erneut angemeldet. Da bislang keine Stornierung möglich ist, kann der Arbeitgeber in diesen Fällen die mitgeteilte ELStAM auch ohne Korrektur der Anmeldung für den davor liegenden Zeitraum anwenden ( 39c Abs. 1 S. 2 EStG). ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 7 von 10

8 4 ELStAM-Meldewesen (Elektronische Meldeverfahren) 4.1 Erstanmeldungen oder Ummeldungen Erst- und Ummeldungen haben den Charakter einer Anmeldung und signalisieren den Start des Verfahrens bei Ihnen. Dabei ist Folgendes zu beachten: Erstanmeldungen sind zu erstellen, wenn der Mandant bislang noch nicht am Verfahren teilgenommen hat. Ummeldungen (= "Anmeldungen", wenn der Mandant bereits am Verfahren teilgenommen hat) erstellen Sie nur, wenn der vorherige Abrechner dieses Mandanten bereits ELStAM abgerufen hat. Haben Sie mit dem ELStAM-Verfahren begonnen und die Arbeitnehmer mit einer Erst- oder Ummeldung angemeldet, so werden zukünftige Eintritte über "ELStAM-Meldungen erstellen" erzeugt, d.h., die beiden Programmpunkte "ELStAM-Erstanmeldungen erstellen" und "ELStAM-Ummeldungen erstellen" dienen ausschließlich dazu, das Verfahren zu starten. Bitte beachten Sie hierzu auch unseren Wartungstext 76Q bzw. den Download dazu (ftp://ftp.addisonupdate.de/csplus/downloads/cs%20schleupen/elstam-anleitung-teil1-stand pdf). 4.2 Genereller Ablauf für An-/Abmeldungen Um An-/Abmeldungen zu erzeugen, wählen Sie bitte generell zuerst das Programm ELStAM-Meldungen erstellen an und überprüfen Sie das Protokoll. Danach können Sie die erstellten Meldungen bereitstellen bzw. senden. 4.3 Anmeldung Anmeldungen werden - nachdem das Verfahren mit Erst- oder Ummeldungen gestartet wurde - bei Neuanlage eines Arbeitnehmers (Eintritt) erstellt. 4.4 Abmeldung Wird bei einem angemeldeten Arbeitnehmer in "Fehlzeiten verwalten" ein Austritt erfasst, so wird eine Abmeldung erstellt. ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 8 von 10

9 5 Besondere Meldetatbestände 5.1 Wechsel der Betriebsstätte (Karte 1 Allgemeines, Personenzusatz 1) Wird bei einem angemeldeten Arbeitnehmer die Betriebsstätte gewechselt, so wird eine Abmeldung für die vorherige Betriebsstätte und eine Anmeldung für die neu verwaltete Betriebsstätte erstellt. Dies erfolgt jedoch nur, wenn in den beiden Betriebsstätten unterschiedliche Steuernummern verwaltet sind. 5.2 Wechsel von/auf geringfügige Beschäftigung (Karte 3 Steuer, Allgemein) Wird bei einem bislang steuerpflichtigen Arbeitnehmer (Art der Versteuerung = 0 entsprechend der Lohnsteuerklasse) eine geringfügige Beschäftigung mit Lohnsteuerpauschalierung verwaltet, so wird eine Abmeldung erstellt. Im umgekehrten Fall erfolgt eine Anmeldung. 5.3 Wechsel von/auf Haupt- oder Nebenbeschäftigung (Karte 3 Steuer, Allgemein) Wird bei einem angemeldeten Arbeitnehmer die Beschäftigung gewechselt so wird eine Ab- und Anmeldung erstellt. Wird z.b. im aktuellem Monat "Nebenbeschäftigung" verwaltet, erfolgt eine Abmeldung der Hauptbeschäftigung zum Vormonat und eine Anmeldung der Nebenbeschäftigung zum aktuellen Monat. 5.4 Änderung gewünschter Freibetrag (Karte 3 Steuer, Allgemein) Wird bei einem angemeldeten Arbeitnehmer ein "gewünschter Freibetrag" erfasst bzw. geändert, so wird eine Ab- und Anmeldung erstellt (ACHTUNG: Gewünschter Freibetrag kann nur bei Nebenbeschäftigung erfasst werden). ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 9 von 10

10 5.5 Änderung/Erfassung abw. Geburtsdatum (Karte 3 Steuer, Allgemein) Wird ein Arbeitnehmer mit einem fehlerhaften/fehlenden "abweichenden Geburtsdatum" angemeldet, so erhalten Sie eine Rückmeldung mit folgendem Verfahrenshinweis: AN unbekannt: Die IdNr. des AN kann nicht verifiziert werden. ( ). Damit erfolgt keine Anmeldung dieses Arbeitnehmers! Nach Erfassung des korrekten Geburtsdatums wird erneut eine Anmeldung generiert. Exkurs abweichendes Geburtsdatum: Das Geburtsdatum und die IdNr dienen zur Identifizierung des Arbeitnehmers. Dabei wird das melderechtliche Geburtsdatum benötigt. Dieses kann auch oder sein. Es ist nur zu erfassen, wenn es vom Geburtsdatum auf Karte 1 Allgemeines, Personendaten abweicht. 5.6 Tod eines Arbeitnehmers Wird bei einem angemeldeten Arbeitnehmer in "Fehlzeiten verwalten" die Fehlzeit "Arbeitnehmer verstorben" erfasst, so wird eine Abmeldung erstellt. 5.7 Wechsel der Steuer-ID bzw. erstmalige Erfassung Wird ein Arbeitnehmer mit einer fehlerhaften Steuer-ID angemeldet, so erhalten Sie eine Rückmeldung mit folgendem Verfahrenshinweis: "AN unbekannt: Die IdNr. des AN kann nicht verifiziert werden." ( ). Damit erfolgt keine Anmeldung dieses Arbeitnehmers! Die korrekte Steuer-ID kann im aktuellen Monat erfasst werden. Bei Erfassung der korrekten Steuer-ID wird (erneut) eine Anmeldung erzeugt, die bereitgestellt werden kann. Rückmeldungen erfolgen dann mit dieser Steuer-ID. 5.8 "Stornieren" einer falschen Anmeldung Wurde ein Arbeitnehmer angemeldet und soll diese Anmeldung storniert werden so wird dies da noch keine eigentliche Stornofunktion im ELStAM-Meldewesen existiert mit einer Abmeldung zum gleichen Datum durchgeführt. Der Arbeitnehmer ist somit 1 Tag angemeldet. 6 Arbeitnehmerstamm Wir haben das Menü "Extras" im Arbeitnehmerstamm geändert. Hier wird nun nicht mehr nur in den Programmpunkt "ELStAM-Meldungen bereitstellen/senden" verzweigt, sondern in das "ELStAM-Meldewesen". 7 Senden/Empfangen der ELStAM-Meldungen / Portal Ist bei Ihnen schon das neue Portalcenter ("Lohn und Sonstige Zusatz >> Portalcenter") installiert, so werden die ELStAM-Meldungen, wie auch die anderen Sendeverfahren wie Beitragsnachweise oder DEÜV-Meldungen, über dieses Programm gesendet bzw. empfangen. Näheres zu diesem Sendeverfahren entnehmen Sie bitte Ihrer vorliegenden Dokumentation hierzu. Für alle anderen Anwender steht weiterhin das Programm "Senden/Empfangen von Lohndaten" zur Verfügung. ADDISON cs:plus GmbH Stand: Seite 10 von 10