Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben 1. Umsatzsteuernachzahlungen vermeiden

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1 Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben 1. Umsatzsteuernachzahlungen vermeiden Ein- und Ausgangsrechnungen sind von besonderer Bedeutung für die Umsatzsteuer. Fehlen einzelne Rechnungsangaben oder sind diese unzutreffend, riskiert der Unternehmer bei Eingangsrechnungen den Verlust des Vorsteuerabzugs. Auch Ausgangsrechnungen, beispielsweise bei umsatzsteuerfreien Exporten, können bei fehlenden oder unzutreffenden Angaben zu Steuernachzahlungen führen. Unzutreffende Rechnungsangaben sind bei Betriebsprüfungen mit der häufigste Grund für Steuernachzahlungen. Doch gerade diese Steuernachzahlungen sind bei einer entsprechenden Sorgfalt in der monatlichen Buchhaltung vermeidbar. Stand: Juni

2 2. Checkliste Rechnungsangaben Eine Eingangsrechnung muss, wenn Sie den Betrag von EUR 150,00 übersteigt, nach 14 Abs. 4 UStG in Verbindung mit 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten: No. 1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (= Rechnungsaussteller) 2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (= Rechungsempfänger) 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers 4. Ausstellungsdatum der Rechnung 5. Fortlaufende Rechnungsnummer 6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung 7. Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung 8. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt 9. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts 10. Den anzuwendenden Steuersatz 11. Nettoentgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag 12. Ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird 13. Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-System) 14. Ggf. bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung von zwei Jahren 3. Einzelheiten zu den Rechnungsangaben Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Es ist ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnung der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen ( 31 Abs. 2 UStDV). Die Nennung nur des Namens des Leistungsempfängers mit c/o genügt nicht, wenn der Leistungsempfänger einen Dritten mit dem Empfang der Rechnung beauftragt hat. Die Anschrift eines Dritten gilt nicht als Anschrift des Leistungsempfängers, es sei denn der Leistungsempfänger führt unter dieser Anschrift eine Zweigniederlassung, Betriebsstätte oder einen Betriebsteil. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift. Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben I 2

3 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Im Fall einer umsatzsteuerlichen Gutschriftserteilung (z. B. Erteilung einer Provisionsgutschrift durch eine Firma an einen freien Handelsvertreter) ist die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben. Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Organträgers angeben. Bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z. B. Miete) ist häufig der Vertrag die Rechnung und es werden keine gesonderten Rechnungen für die Leistungen erteilt. Damit müssen auch diese (rechnungsersetzenden) Verträge die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers enthalten. Auch in den Fällen der Steuerschuldumkehr des 13b UStG (Reverse-Charge-System) muss die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers angegeben werden. Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger die Gültigkeit einer Steuernummer bzw. einer inländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht prüfen. Nur wenn der Rechnungsempfänger erkennen konnte, dass die Angabe falsch ist, muss er handeln (z. B. wenn die Zahlen- oder Buchstabenkombination eindeutig keine gültige Steuernummer etc. sein kann). Fortlaufende Rechnungsnummer Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer ist dabei aus beliebig vielen Nummernkreisen für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig. Auch eine Abgrenzung nach Filialen, Betriebsstätten oder Organgesellschaften ist denkbar. Bei umsatzsteuerlichen Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben. Bei Verträgen über Dauerleistungen (z. B. Mietvertrag) muss nur bei Neuabschlüssen eine fortlaufende Nummer vergeben werden. Laut Auskunft des Bundesministeriums der Finanzen bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn die Rechnungsnummer unzutreffend ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. sonstigen Leistung Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 1. April 2009 klargestellt, dass die Angabe der Geräteidentifikationsnummer keine Pflichtangabe mehr ist. Bei der Lieferung von Fahrzeugen muss dagegen immer die Fahrgestellnummer angegeben werden. Allgemeine Bezeichnungen wie beispielsweise Beratungsleistungen oder Lieferung diverser Gegenstände reichen nicht aus. Es muss eine genaue detaillierte Bezeichnung dahingehend erfolgen, dass die Leistung bzw. Lieferung genau zugeordnet werden kann. Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben I 3

4 Zeitpunkt der Lieferung, der sonstigen Leistung Durch das Jahressteuergesetz 2007 wurde klargestellt, dass die Angabe des Leistungszeitpunkts für Lieferungen und sonstige Leistungen zwingend erforderlich ist, d.h. auch dann, wenn es mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. Es genügt aber für die Angabe des Liefer- bzw. Leistungsdatums, wenn der Hinweis Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum angegeben wird und die Leistung tatsächlich am Tag der Rechnungsstellung ausgeführt wurde. Auch der Verweis auf den Lieferschein als Angabe für den Leistungszeitpunkt ist nach wie vor möglich. In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht (z. B. Voraus- oder Anzahlungsrechnung), ist die Angabe entbehrlich. In der Rechnung muss dann aber kenntlich gemacht werden, dass die Leistung noch nicht ausgeführt wurde. Angabe von im Voraus vereinbarten Minderungen Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen ( 31 Abs. 1 UStDV). Skonti: Bei Skontovereinbarung genügt eine Angabe wie beispielsweise 2 % Skonto bei Zahlung bis. Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf wie beispielsweise: Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen oder Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen oder Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen. Anzuwendender Steuersatz, Entgelt und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag Das Nettoentgelt der Rechnung muss immer in Summe angegeben werden. Der anzuwendende Steuersatz muss angegeben werden (z. B. 19 %, 7 %). Auch der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag muss zwingend angegeben werden (z. B. bei Nettoentgelt EUR 1.000,00 = 19 % Umsatzsteuer EUR 190,00). Hinweis auf eine Steuerbefreiung Sofern eine Steuerbefreiung (z. B. bei Ausfuhr, Leistung eines Arztes, Vermietung) in Anspruch genommen wird, muss auf diese in der Rechnung hingewiesen werden. Bei dem Hinweis ist es nicht erforderlich, dass auf die entsprechende Vorschrift des UStG oder der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) hingewiesen wird. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt also eine umgangssprachliche Bezeichnung wie Umsatzsteuerfrei als Ausfuhr, Umsatzsteuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung oder Umsatzsteuerfreie Heilbehandlung. Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers Der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr in Fällen des Reverse-Charge-Verfahrens ist zwingend. Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben I 4

5 4. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen Innergemeinschaftliche Lieferungen Führt ein Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung aus, ist er verpflichtet neben seiner eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben ( 14a Abs. 3 UStG). Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers muss gültig sein. Grundsätzlich ist hierfür eine qualifizierte Bestätigungsabfrage durchzuführen. Eine Kurzabfrage kann über folgenden Link erfolgen: In der Rechnung muss auf die Steuerbefreiung hingewiesen werden (z. B. Umsatzsteuerfreie innergemein - schaftliche Lieferung oder VAT-free intra-community delivery ). Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs In die Angaben muss aufgenommen werden, dass das Fahrzeug neu ist (z. B. Herstelldatum bzw. Erstzulassung, Fahrleistung). Vgl. hierzu 1b UStG. Reiseleistungen In Rechnungen über Reiseleistungen ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach 25 UStG hinzuweisen ( 14a Abs. 6 UStG). In Rechnungen mit Reiseleistungen darf keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen werden. Differenzbesteuerung (z. B. bei Gebrauchtwagen, Antiquitäten) In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach 25a UStG hinzuweisen ( 14a Abs. 6 UStG). In Rechnungen mit Differenzbesteuerung darf keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen werden. Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft Wird eine Rechnung über eine Lieferung im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts erstellt, ist durch den ersten Abnehmer (= Unternehmer in der Mitte) auch auf das Vorliegen eines solchen Sonderfalls hinzuweisen ( 14a Abs. 7 UStG). Insbesondere muss auf die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers hingewiesen werden. Es muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers auf der Rechnung angegeben werden. Reverse-Charge-Verfahren bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen Seit 2010 wurde im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern innerhalb der EU der Grundsatz festgelegt, dass Leistungen grundsätzlich am Sitzort des Leistungsempfängers (Auftraggeber) steuerbar sind. Bei solchen grenzüberschreitenden Dienstleistungen kommt damit das Reverse-Charge-Verfahren (Steuerschuldumkehr) zur Anwendung. Auf der Rechnung ist damit auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers muss gültig sein. Grundsätzlich ist hierfür eine qualifizierte Bestätigungsabfrage durchzuführen. Eine Kurzabfrage kann über folgenden Link erfolgen: Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben I 5

6 5. Kleinbetragsrechnungen (bis zu EUR 150,00) Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag (= inkl. Umsatzsteuer) EUR 150,00 nicht überschreitet. Für solche Kleinbetragsregelungen gelten erleichterte Vorschriften. Nach 33 UStDV reichen in Kleinbetragsrechnungen folgende Angaben: No. 1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (= Rechnungsaussteller) 2. Ausstellungsdatum der Rechnung 3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung 4. Anzuwendender Steuersatz 5. Nettoentgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag 6. Ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird 6. Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen Rechnungen können mittlerweile auch elektronisch erteilt werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren formlos zustimmt. Seit dem 1. Juli 2011 gelten in diesem Zusammenhang Erleichterungen, wobei sich die nachstehenden Ausführungen ausschließlich auf die neue Rechtslage beziehen. Seit Inkrafttreten der Erleichterungen können Rechnungen zum Beispiel per (ggf. mit PDF- oder Textdatei), per Serverfax oder auch als Web-Download erteilt werden. Ein spezielles technisches Übermittlungsverfahren ist mittlerweile nicht mehr erforderlich. Sichergestellt muss aber sein, dass im Hinblick auf die elektronische Rechnung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein muss. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsausstellers, die Unveränderbarkeit der Rechnungsangaben und die Erkennbarkeit für das menschliche Auge. Von besonderer Bedeutung im Hinblick auf elektronische Rechnungen ist, dass diese entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren sind. Eine Aufbewahrung der elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Dies bedeutet unter anderem, dass die Rechnungen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren auf einem Datenträger aufzubewahren sind, der keine Änderungen mehr zulässt. Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben I 6

7 Umsatzsteuerliche Rechnungsangaben 7. Aufbewahrung von Rechnungen Unternehmen müssen ein Doppel der Rechnung, die sie selbst oder ein Dritter in ihrem Auftrag und in ihrem Namen ausgestellt haben, zehn Jahre aufbewahren. Gleiches gilt für Eingangsrechnungen. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht die Möglichkeit einer elektronischen oder bildlichen Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung. Rechnungen auf Thermopapier sollten möglichst kopiert werden, da diese oft schon nach kurzer Zeit nicht mehr lesbar sind und damit nicht mehr die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen. Zur Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Rechnungen wird auf die Ausführungen in Tz. 6., vorstehend, hingewiesen. Privatpersonen (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren privaten Bereich erhalten) müssen Rechnungen, die zugehörigen Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahren, wenn diese eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück betreffen. Bei einem Verstoß können bis zu EUR 500,00 Bußgeld verhängt werden. Auf die Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist durch den ausführenden Unternehmer immer hinzuweisen (vgl. Rechnungspflichtangaben oben). SH+C Wagner Winkler & Collegen GmbH Steuerberatungsgesellschaft -Hauptbüro Regensburg- Im Gewerbepark D75 D Regensburg Tel. 0941/ SH+C Wagner Winkler & Collegen GmbH Steuerberatungsgesellschaft -Niederlassung München- Linprunstraße 4 D München office-r@shc.de Tel. 089/ Claudia Breitschaft Richard Hempe Thomas Herrmann Katrin Huber Andrea Rauscher Gerhard Wagner Daniel Wimmer Kerstin Winkler Matthias Winkler Ralf Ziegler