Bezirksamt Mitte von Berlin Abt. Gesundheit, Personal und Finanzen

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1 Bezirksamt Mitte von Berlin Abt. Gesundheit, Personal und Finanzen Datum: Tel.: Bezirksamtsvorlage Nr zur Beschlussfassung - für die Sitzung am Dienstag, dem Gegenstand der Vorlage: Richtlinie über die Annahme von Zuwendungen Privater (Spenden, Sponsoring und mäzenatische Schenkungen) in der Bezirksverwaltung des Bezirksamtes Mitte von Berlin 2. Berichterstatter: Bezirksbürgermeister Dr. Hanke 3. Beschlussentwurf: I. Das Bezirksamt beschließt: Der in der Anlage beigefügten Richtlinie über die Annahme von Zuwendungen Privater (Spenden, Sponsoring und mäzenatische Schenkungen) in der Bezirksverwaltung des Bezirksamtes Mitte von Berlin wird zugestimmt. II. Bei der Bezirksverordnetenversammlung ist die beigefügte Vorlage zur Kenntnisnahme einzubringen. III. Mit der Durchführung des Beschlusses wird die Abteilung Gesundheit, Personal und Finanzen beauftragt. IV. Veröffentlichung: ja V. Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen: ja a) Personalrat: ja, Informationsrecht nach 73 PersVG b) Frauenvertretung: ja, nach 17 LGG c) Schwerbehindertenvertretung: nein d) Jugend- und Auszubildendenvertretung: nein 4. Begründung, Rechtsgrundlage und Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung: bitten wir der beigefügten Vorlage an die Bezirksverordnetenversammlung zu entnehmen. 5. Gleichstellungsrelevante Auswirkungen: nein 6. Behindertenrelevante Auswirkungen: nein 1 von 2

2 7 Integrationsrelevante Auswirkungen: nein 8 Sozialraumrelevante Auswirkungen: nein 9. Mitzeichnung(en): keine Bezirksbürgermeister Dr. Hanke 2 von 2

3 Bezirksamt Mitte von Berlin Abt. Gesundheit, Personal und Finanzen Datum: Tel.: Bezirksverordnetenversammlung Mitte von Berlin Drucksache Nr. Vorlage - zur Kenntnisnahme über Richtlinie über die Annahme von Zuwendungen Privater (Spenden, Sponsoring und mäzenatische Schenkungen) in der Bezirksverwaltung des Bezirksamtes Mitte von Berlin Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen: Das Bezirksamt hat am die in der Anlage beigefügte "Richtlinie über die Annahme von Zuwendungen Privater (Spenden, Sponsoring und mäzenatische Schenkungen) in der Bezirksverwaltung des Bezirksamts Mitte von Berlin" beschlossen. Ziel der Richtlinie ist es, den Beschäftigten des Bezirksamtes Mitte einen verlässlichen Handlungsrahmen und Rechtssicherheit im Umgang mit Zuwendungen in ihrem Geschäftsbereich zu geben und Transparenz bei der Annsahme von Mitteln und Leistungen aus Sponsorenverträgen, Spenden oder mäzenatische Schenkungen zu schaffen. A) Rechtsgrundlage: 15, 36 Abs. 2 BezVG B) Auswirkungen auf den Haushaltplan und die Finanzplanung: a. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: Keine b. Personalwirtschaftliche Auswirkungen: Keine 1 von 2

4 Berlin, den Bezirksbürgermeister Dr. Hanke Bezirksstadtrat von Dassel 2 von 2

5 Bezirksamt Mitte von Berlin Abteilung Gesundheit, Personal und Finanzen Richtlinie über die Annahme von Zuwendungen Privater (Spenden, Sponsoring und mäzenatische Schenkungen) in der Bezirksverwaltung des Bezirksamtes Mitte von Berlin vom Vorbemerkung Bürgerschaftliches Engagement von Einzelpersonen oder privatwirtschaftlichen Unternehmen in Form von Geld-, Sach- und Dienstleistungen kann zur Förderung und Unterstützung von Zielen des Bezirksamts Mitte von Berlin beitragen und ist daher grundsätzlich zu begrüßen. Sponsoring, Spenden und mäzenatische Schenkungen leisten in zunehmenden Maß einen wichtigen Beitrag zur Erhaltung und Verbesserung der öffentlichen Aufgabenwahrnehmung. Sie geben den Zuwendenden die Möglichkeit, ihre Verbundenheit mit bestimmten öffentlichen Aufgaben zu dokumentieren. Das Staats- und Verwaltungssystem würde allerdings einen die positiven Folgen weit übersteigenden Schaden nehmen, wenn in der Öffentlichkeit auch nur der Anschein entstünde, die gebotene Neutralität und Objektivität der Verwaltung werde durch einzelne Zuwendungsaktivitäten oder durch zu enge Bindung an einzelne Zuwendende beeinflusst. Zusätzlich können durch die Annahme von Zuwendungen in Form von Sponsoring, Spenden oder mäzenatischen Schenkungen Straftatbestände verwirklicht werden, wenn der Dienstbehörde Finanzmittel, Sach- oder Dienstleistungen für die Dienstausübung zur Verfügung gestellt werden. Ziel der nachfolgenden Richtlinie ist es daher, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bezirksamtes Mitte von Berlin einen verlässlichen Handlungsrahmen und Rechtssicherheit im Umgang mit Zuwendungen in ihrem Geschäftsbereich zu geben und vollständige Transparenz bei der Annahme von Mitteln und Leistungen aus Sponsorenverträgen, Spenden oder mäzenatischen Schenkungen zu schaffen. Die Richtlinie gilt nur für die Zuwendung von Geld-, Sach- oder Dienstleistungen, die das Bezirksamt Mitte von Berlin als Institution erhält. Hinsichtlich der Annahme von Belohnungen und Geschenken in Bezug auf das Amt mit persönlichen Vorteilen für einzelne 1

6 Beschäftigte bleiben die Ausführungsvorschriften über das Verbot der Annahme von Belohnungen, Geschenken und sonstigen Vorteilen (AV Belohnungen und Geschenke AV BuG Amtsblatt Nr. 5 vom S. 158 ff.) bzw. an deren Stelle tretende oder diese ergänzende Vorschriften unberührt. Die Richtlinie findet auch bei der Vermittlung von Zuwendungen Privater an Dritte unter Beteiligung der Bezirksverwaltung Anwendung. 1. Begriffsbestimmungen (1) Sponsoring Sponsoring ist die Förderung einer Verwaltungseinheit bei der Erledigung ihrer Aufgaben durch die Bereitstellung von Geld, Sachmitteln oder Dienstleistungen durch eine Sponsorin oder einen Sponsor, wobei dieser vertraglich festgelegte kommunikative Ziele verfolgt. Sponsoring ist dabei gekennzeichnet durch einen Austausch von Leistung und (werbewirksamer) Gegenleistung, auf die die Sponsorin oder der Sponsor einen Anspruch hat und die für ihn einen wirtschaftlichen Wert darstellt. Klassische Gegenleistungen sind z.b. die Nennung der Sponsorin oder des Sponsors in der Öffentlichkeitsarbeit der gesponserten Einrichtung oder der Abdruck des Namens oder des Logos der Sponsorin oder des Sponsors auf Einladungskarten, Programmheften oder Plakaten zur gesponserten Veranstaltung. Für Sponsoringleistungen dürfen keine Zuwendungsbestätigungen im Sinne des 10 b EStG ( Spendenbescheinigung ) ausgestellt werden. (2) Spenden Spenden sind Zuwendungen zur Förderung mildtätiger, kirchlicher, religiöser, wissenschaftlicher und der als besonders förderungswürdig anerkannten gemeinnützigen Zwecke ohne Vereinbarung einer Gegenleistung. Spenden sind unter den Voraussetzungen und in den Grenzen des 10b EStG für die Zuwendende oder den Zuwendenden steuerlich abziehbar. 2

7 Der nachträgliche werbewirksame Dank an die Spenderin oder den Spender macht die Spende nicht zum Sponsoring. Denn Sponsoring setzt stets voraus, dass die Parteien die werbewirksame Gegenleistung bereits vor der Zuwendung vereinbart haben. (3) Mäzenatische Schenkung Mäzenatische Schenkungen sind Zuwendungen, in der Regel durch Privatpersonen oder Stiftungen, bei denen es ausschließlich um die Förderung eines öffentlichen, außerhalb des Anwendungsbereichs des 10b EStG liegenden, Zwecks geht und die steuerlich für die Zuwendende oder den Zuwendenden nicht abziehbar sind. 2. Grundsätze (1) Öffentliche Aufgaben sind grundsätzlich durch Haushaltsmittel zu finanzieren. Zuwendungen Privater kommen daher nur in eng begrenzten Einzelfällen ergänzend in Betracht. (2) Jede Form der finanziellen Unterstützung staatlichen Handelns durch Private muss hinsichtlich Art und Höhe der Zuwendung vollständig transparent und nachvollziehbar sein. (3) Die Interessen des Bezirksamts Mitte von Berlin und des Landes Berlin dürfen durch Zuwendungen Privater nicht beeinträchtigt werden. Sowohl Ansehen als auch Zweckbestimmung der Verwaltung muss gewahrt bleiben. Zuwendungen Privater an die Bezirksverwaltung kommen insbesondere nur dann in Betracht, wenn eine Beeinflussung der Bezirksverwaltung bei ihrer Aufgabenwahrnehmung oder der Anschein einer solchen auszuschließen ist. (4) Das Ziel einer finanziellen Unterstützung darf nie allein in der Verbesserung des Bezirkshaushaltes liegen, sondern muss stets einen Drittbezug mit Auswirkung für den Bürger haben. Insbesondere ist eine dauerhafte Überlassung von Personal an die Verwaltung oder die Finanzierung von öffentlichen Bediensteten auszuschließen. (5) Bürgerschaftliches und unternehmerisches Engagement durch Zuwendungen Privater kommen insbesondere bei Tätigkeiten in Betracht, die das Bezirksamt zur Erfüllung seines öffentlichen Auftrags sowie im Rahmen der Eigendarstellung erbringt, insbe- 3

8 sondere im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, der Sport-, Kultur- und Bildungspolitik, zur Förderung des allgemeinen Umweltbewusstseins oder der Gesundheitsförderung. (6) Zuwendungen an Ordnungs- und Genehmigungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Bewilligungsbehörden, Öffentliche Stellen mit Beschaffungs- oder Planungsaufgaben sowie Träger der Wohlfahrtspflege der Bezirksverwaltung erwecken in besonderem Maße den Anschein der Beeinflussung der Bezirksverwaltung und sind daher grundsätzlich unzulässig. Sie können nur dann zugelassen werden, wenn sicher auszuschließen ist, dass die Zuwendungsgeberin oder der Zuwendungsgeber als Adressatin oder Adressat des Verwaltungshandelns in Frage kommen bzw. dessen Interessen mittelbar oder unmittelbar durch Verwaltungshandeln berührt sein könnten. (7) Laufende oder abgeschlossene vertragliche Beziehungen der oder des Zuwendenden zum Bezirksamt Mitte von Berlin schließen die Annahme einer Zuwendung nicht grundsätzlich aus; jedoch ist in diesen Fällen die Unbedenklichkeit besonders eingehend und restriktiv zu prüfen. 3. Zuständigkeit Die Amtsleitungen oder eine von dieser bestimmten Stelle, die nicht mit der die Zuwendung bearbeitenden Stelle identisch ist, entscheidet in eigener Zuständigkeit unter Beachtung dieser Richtlinie über die Zulässigkeit der Annahme und Durchführung von Zuwendungen in Form von Spenden, Sponsoring und mäzenatischen Schenkungen. Bei der Annahme von solchen Zuwendungen durch die Amtsleitung selbst sowie in besonders bedeutsamen oder Zweifelsfällen soll eine Beteiligung des Rechtsamtes erfolgen. 4. Verfahren / Auswahl (1) Bei der Ansprache und Auswahl von Sponsorinnen und Sponsoren ist die Wettbewerbs- und Chancengleichheit konkurrierender Unternehmen zu gewährleisten. Daher ist die exklusive Ansprache nur eines Unternehmens grundsätzlich unzulässig. Vielmehr sollten stets mehrere potenzielle Sponsorinnen und Sponsoren im Rahmen eines transparenten Verfahrens aufgefordert werden, ihr Interesse an der Förderung eines bestimmten Projekts zu bekunden. 4

9 (2) Die Entscheidung für eine Sponsorin oder einen Sponsor muss objektiv und neutral getroffen werden und auf sachgerechten und nachvollziehbaren Erwägungen beruhen. Als Maßstab für die Entscheidung kommen insbesondere die individuelle Zuverlässigkeit, die finanzielle Leistungsfähigkeit, die Geschäftspraktiken und -grundsätze, die Kunden- und Medienprofile der Sponsoren sowie eine etwaige Verbundenheit mit einem bestimmten Förderungsbereich oder -zweck in Betracht. Die Kriterien und die Gründe für die Auswahlentscheidung sind aktenkundig zu machen. (3) Sponsoringvereinbarungen bedürfen der Schriftform. Dabei ist insbesondere zu dokumentieren, welche Tätigkeit zu welchem Zweck gefördert wird, welche spezifischen Leistungen die Sponsorin oder der Sponsor erbringt und zu welchen Gegenleistungen sich das Bezirksamt verpflichtet. Als Verpflichtung der Dienststelle darf ausschließlich die Darstellung der Sponsorin oder des Sponsors zugelassen werden, insbesondere die mündliche oder schriftliche Nennung des Namens, der Firma und der Marke der Sponsorin oder des Sponsors sowie die Präsentation seines Logos und sonstiger Kennzeichen im Rahmen der Veranstaltung. Über den Inhalt der getroffenen Vereinbarung hinaus dürfen keine weiteren Verpflichtungen begründet oder Erwartungen geweckt werden. (4) Die Regelungen der Verwaltungsvorschriften über Werbung, Handel, Sammlungen und politische Betätigung in und mit Einrichtungen des Landes Berlin (VV Werbung) vom (Amtsblatt Nr. 4 vom S. 126f) oder diese ersetzende bzw. ergänzende Vorschriften sind zu beachten. (5) Vor der Annahme von Geld- und Sachzuwendungen ist sicher zu stellen, dass für anfallende notwendige Folgekosten (z.b. Wartungs-, Reparatur-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, Betriebskosten, Entsorgungskosten) die notwendigen Haushaltmittel auch zukünftig verfügbar sind. Das Ergebnis der Prüfung und die ggf. erforderlichen Maßnahmen zur Sicherstellung einer Folgekostenfinanzierung sind aktenkundig zu machen. 5. Steuerpflicht (1) Zur Vermeidung nachträglicher Belastungen des Bezirkshaushalts durch Steuernachforderungen sind die steuerlichen Auswirkungen eines Sponsorings frühzeitig zu 5

10 berücksichtigen und in die Kalkulation der benötigten Sponsorenleistung einzubeziehen und nach Möglichkeit die steuerlich günstigste Gestaltungsmöglichkeit zu wählen. (2) Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Einnahmen aus Sponsoring dem Grunde nach steuerpflichtig sind. Ob dies im Einzelfall der Fall ist, hängt insbesondere von Art und Umfang der zu erbringenden werbewirksamen Gegenleistung ab. Dabei gilt der Grundsatz: Je stärker sich das Bezirksamt an Werbemaßnahmen beteiligt und je umfangreicher diese ausfallen, desto eher ist die Leistung des Sponsors zu versteuern. Es ist daher darauf zu achten, dass Werbeleistungen dezent gestaltet sind und im Verhältnis zur Leistung der Sponsorin oder des Sponsors von untergeordneter Bedeutung sind (z.b. durch den Abdruck des Logos des Sponsors, Namensnennung auf einer Website der Verwaltung o.ä.). Eine besonders werbewirksame Hervorhebung der Sponsorin oder des Sponsors oder eine aktive Teilnahme an Werbemaßnahmen, insbesondere auch die Verlinkung von Websites der Sponsorin oder des Sponsors sind zu vermeiden. 6. Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt nach Beschluss des Bezirksamtes (Nr. vom.. ) am. in Kraft. 6