Abschlussbericht des Akteneinsichtsausschusses zum Kinder- und Familienzentrum Rheinstrasse

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1 2016 Abschlussbericht des Akteneinsichtsausschusses zum Kinder- und Familienzentrum Rheinstrasse Lotze-Wessel, Doris

2 Grundsätzliches und Beschluss der Stadtverordnetenversammlung: Mit Schreiben vom beantragte die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen die Einsetzung eines Akteneinsichtsausschusses zum Neubau und der Sanierung des Kinder-und Familienzentrums Rheinstrasse 10, Griesheim. Rechtsgrundlage ist 50 Abs. 2 der Hessischen Gemeindeordnung ( HGO ). Die Stadtverordnetenversammlung beschloss in der 39. Sitzung am einstimmig die Bildung eines Akteneinsichtsausschusses. Mit der Aufgabe wurde der Haupt- und Finanzausschuss betraut. Für den Akteneinsichtsausschuss gelten die Grundsätze der Öffentlichkeit nach 62 Abs. 5 HGO und 52 Abs. 1 HGO. Dies gilt für die Beratungen des Ausschusses und die Debatte über die Bewertung der Ergebnisse, nicht aber über die Einsicht in die Akten und den konkreten Austausch über Inhalte. Der Akteneinsichtsausschuss ist nicht gleichzusetzen mit einem parlamentarischen Untersuchungs- ausschuss. Es handelt sich um einen kommunalen Ausschuss auf den die Vorschriften der Strafprozessordnung keine Anwendung finden. Nach 50 Abs. 2 Satz 1 HGO komme der Stadtverordnetenversammlung eine Überwachungsfunktion gegenüber der Verwaltung zu. Sofern sich Sachverhalte nicht durch Fragen oder Anfragen klären lassen, könne ein Akteneinsichtsausschuss gebildet werden, der in einer durch die Stadtverordnetenversammlung konkret zu bestimmenden Angelegenheit Einsicht in Verwaltungsakten nehmen darf. Besondere Relevanz hatte der Sachverhalt, dass die Akteneinsicht einen noch nicht abgeschlossenen Vorgang betraf. Absprache im Akteneinsichtsausschuss war deshalb die mit der Bauausführung betrauten Firmen nicht namentlich und nur die entsprechenden Gewerke zu benennen um den offenen Gewährleistungs- bzw. Regress -verfahren nicht vorzugreifen. Zum Abschluss seiner Tätigkeit informiert der Akteneinsichtsausschuss die Stadtverordnetenversammlung über das Ergebnis seiner Tätigkeit. Die Fragen, die der konkrete Anlass für die Einrichtung des Ausschusses waren, sollen beantwortet werden, zu informieren ist auch über die konkrete Anzahl der Sitzungen und, den Umfang der geprüften Akten und den Zeitraum der Akteneinsicht. 1

3 Dem Beschluss der Stadtverordnetenversammlung lagen folgende Fragen zu Grunde: 1. Sind neben dem bisher bekannten Mangel im Abwassersystem ( fehlende Muffen ) weitere bauliche Mängel festgestellt worden? 2. Wenn ja, um welche Mängel handelt es sich? 3. Umfang, betroffene Gewerke? Auswirkungen auf den Betrieb des KiFaz? 4. Behebung möglich? Aufwand? Kosten? Zu diesem Punkt sollen folgende Akten eingesehen werden: - Die Stellungnahmen der eingeschalteten Gutachter - Der Schriftverkehr mit dem für die Sanierung beauftragten Büro bzw. beauftragter Fachplaner inkl. Aller Besprechungs- und Bauprotokolle - Die Ausschreibungsunterlagen für die einzelnen Gewerke der Sanierung. 5. Erfolgte für alle Gewerke zur Errichtung des KiFaz eine Abnahme, durch wen und wann erfolgten die Abnahmen der Einzelgewerke, die Endabnahme? Zu diesem Punkt sollen folgenden Akten eingesehen werden: - Die Ausschreibungsunterlagen, die Bauprotokolle, Vorabnahmen und Endabnahmen der einzelnen Gewerke, die Endabnahme und die Dokumentation und Unterlagen zur Übergabe des Gebäudes an die Stadt. Der Akteneinsichtsausschuss tagte insgesamt 4 mal und im Zeitraum vom bis konnten von den Ausschussmitgliedern oder Vertretern die Akten im Rathaus gesichtet werden. Der gesamte Vorgang Neubau umfasst 56 Aktenbände und die Sanierung umfasst weitere 27 Aktenbände (Leitz-Ordner). Die Sitzungen des Akteneinsichtsausschusses beinhalteten in erster Linie die Klärung ergänzender Fragen zur Akteneinsicht sowie der Vorlage und Abstimmung des Abschlussberichtes. 2

4 Chronologie: Zur Einführung in den Sachverhalt liegen 3 chronologische Darstellungen der Planung und Durchführung des Neubaus des KiFaz Rheinstrasse, eine Übersicht der Gewährleistungen nach Bezug, und der Gutachten etc. als Anlage bei. Aus der Darstellung lässt sich unter objektiven Gesichtspunkte ein enges Zeitfenster zur Durchführung des Bauvorhabens und der Erreichung der Bezugsfähigkeit im Hinblick auf den befristet zugesagten Zuschuss des Landes Hessen in Höhe von ersehen. Das Investitionsprogramm zur Kinderbetreuungsfinanzierung hatte die Vorgabe, dass die Investitionen bis abzuschließen sind und die Kinderbetreuungseinrichtung zu diesem Zeitpunkt auch bezugsfertig sein musste. Am erfolgte der Baubeginn, am die Rohbaufertigstellung und am die Fertigstellung und zum wurde die offizielle Betriebserlaubnis erteilt. Am wurden die ersten Schimmelschäden an einer Wand im Ü3-Bereich festgestellt und Nutzungsverbote erteilt, die im Juli 2015 zum Bezug der Containeranlage führten. 3

5 Beantwortung der Fragen des Akteneinsichtsausschusses: 1. Sind neben dem bisher bekannten Mangel im Abwassersystem ( fehlende Muffen ) weitere bauliche Mängel festgestellt worden? 2. Wenn ja, um welche Mängel handelt es sich? 3. Umfang, betroffene Gewerke? Auswirkungen auf den Betrieb des KiFaz? 4. Behebung möglich? Aufwand? Kosten? Zur Beantwortung des Fragenkomplexes liegt eine Gesamtaufstellung aller beanstandeten Gewerke vor, die noch um die bivalente Wärmepumpe zu erweitern ist: 4

6 Die Auflistung der Mängel ( hier in verkleinerter Form ) befindet sich abschließend als Anlage 1 im Anhang zum Bericht des Akteneinsichtsausschusses. Fazit: Die Frage nach weiteren Mängeln ist zu bejahen, alle zum Zeitpunkt der Akteneinsicht bekannten Mängel sind aufgelistet und werden im Rahmen von Gewährleistung/ Haftung / Versicherungsschaden weiterverfolgt. Allerdings ist die Mängelliste um die bivalente Wärmepumpe zu ergänzen. Insbesondere sind die grundsätzliche Eignung und die Leistungsfähigkeit zu prüfen. Unbestritten sind durch den ursprünglichen Mangel in der Bauausführung, weitere Beanstandungen in der Bauausführung festgestellt worden. Der Umfang und die betroffenen Gewerke sind aus der beigefügten Liste ersichtlich. Es ist davon auszugehen dass jede Beanstandung mit Aufwand und Kosten verbunden ist. Die genaue Höhe der einzelnen Aufwände und Kosten wird sich allerdings erst nach Abschluss der Sanierung bzw. Durchsetzung der Gewährleistungsansprüche beziffern lassen. Eine Einschätzung aufgrund der Aktenlage ist zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht möglich. 5

7 Die Auswirkungen auf den Betrieb des KiFaz sind die Auslagerung der Betreuungseinrichtung in entsprechenden Container für einen Zeitraum von Oktober 2014 bis Februar Auch hier können die abschließenden Kosten erst beziffert werden, wenn der Versicherungsfall über die Sparkassenversicherung abgeschlossen ist. Unbestritten ist, dass diese Auslagerung mit Beeinträchtigungen des Betriebes des KiFaz für die Kinder wie auch Eltern und Mitarbeiter/Innen verbunden war. Die weitere Einschätzung über evtl. dauerhafte Beeinträchtigungen bei der Betreibung des KiFaz obliegt ebenfalls den in den weiteren Verfahren noch hinzuzuziehenden Gutachtern. Eine endgültige Bewertung bzgl. der Schadenshöhe und den insbesondere auch zeitliche Aufwänden kann erst nach Abschluss der anstehenden gerichtlichen Klärungen erfolgen. 5. Erfolgte für alle Gewerke zur Errichtung des KiFaz eine Abnahme, durch wen und wann erfolgten die Abnahmen der Einzelgewerke, die Endabnahme? Eine Liste der Gewerke-Abnahmen ist als Anlage beigefügt und hieraus ist ersichtlich welche Gewerke wann und von wem abgenommen wurden und bei welchen Gewerken wegen beanstandeter Bauausführung eine Abnahme nicht erfolgt ist. Ein Nachweis über die Endabnahme liegt vor und ist dem Bericht ebenfalls angefügt. Die Endabnahme und die Inbetriebnahme des KiFaz waren Voraussetzung für die Auszahlung des Zuschusses des Landes Hessen und die dringend angezeigte Inbetriebnahme des KiFaz für die Betreuung der Unter-Dreijährigen, da hier ein Rechtsanspruch besteht. Alle aus der Akteneinsicht resultierenden weiteren Fragen sind wegen ihres Umfanges als Anlagen diesem Bericht angefügt, wie die zusammenfassende Übersicht vom , die Stellungnahme zu den Fragen der Sitzung am vom , eine Auflistung der abgenommenen Gewerke, die Anzeige der abschließenden Fertigstellung vom und eine Aufstellung der im Rahmen der Sanierung beauftragten Gutachter vom Abschließend noch der Punkt, dass in den Sitzungen des Akteneinsichtsausschusses wurde außerdem die Aktenführung besonders kritisiert und über Vorgaben diskutiert. So auch, dass die Leistungsphase 9 Dokumentation nicht ausgeschrieben und vergeben wurde. 6

8 Fazit und Empfehlungen: Die Durchführung der Baumaßnahme KiFaz Rheinstrasse erfolgte unter einem erheblichen zeitlichen Druck, der zum Einen der Dringlichkeit der Schaffung von Betreuungsplätzen und zum Anderen der Vorgabe des Landes den zugesagten Zuschuss bis Ende des Jahres 2013 abrufen zu müssen, geschuldet war. Zukünftig sollte bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen ein ausreichendes Zeitfenster vorgesehen werden. Anhand der Aktendurchsicht ließ sich ein mehrfacher personeller Wechsel in der Projektverantwortung feststellen. Durch diese Wechsel der Zuständigkeiten wurde bei einzelnen Gewerken die Durchführung und Abnahme nicht ausreichend verfolgt. Abnahmen der gesamten Gewerke haben grundsätzlich immer vor Inbetriebnahmen zu erfolgen. Für die Zukunft sollten derartige Wechsel vermieden werden und ein Projektverantwortlicher und Stellvertretung die Planung und Ausführung von Anfang bis Ende betreuen. In diesem Zusammenhang konnte den eingesehenen Akten entnommen werden, dass die Abstimmung zwischen der Verwaltung, den beauftragten Handwerksunternehmen und den Fachplanern nicht reibungslos verlaufen ist. Für die Zukunft ist hier Optimierungsbedarf bei der Koordination der Projektplanung und Durchführung zu sehen. Der Ausschuss spricht sich außerdem dafür aus, bei zukünftigen Baumaßnahmen auf die Ausschreibung der Leistungsphase 9 nicht zu verzichten. Eine professionelle Dokumentation wird die nie auszuschließende Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen für die Verwaltung vereinfachen und die späteren Wartungsarbeiten erleichtern. Sinnvoll wäre auch eine EDV-gestützte Planungs- und Projektsteuerung für eine einheitliche Dokumentation. Die damit verbundene Erhöhung der Gesamtkosten von Baumaßnahmen sollten von vornherein auch bei den politischen Entscheidungsträgern Berücksichtigung finden. Der Magistrat wird gebeten kurzfristig, spätestens nach der Sommerpause 2016 über den Stand der Umsetzung der Empfehlungen zu berichten. 7