Zitieren mit Write-N-Cite 4 (Anleitung für Windows)

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1 Zitieren mit Write-N-Cite 4 (Anleitung für Windows) Eine Installationsanleitung für Write-N-Cite 4 finden Sie unter Schritt 1: Write-N-Cite 4 starten Um Write-N-Cite 4 zu starten klicken Sie im Menüband von Word die Registerkarte RefWorks an. Anmeldung Über den Button Anmelden loggen Sie sich in Write-N-Cite ein. Für die Anmeldung benötigen Sie den Gruppencode der ULB Münster und Ihre RefWorks-Kennung. Alternativ können Sie sich mit dem Code anmelden, den Sie in Ihrem RefWorks-Konto im Menü Tools / Write-N-Cite finden. Informationen zum Gruppencode: 1

2 Hinweis: Beim ersten Start von Write-N-Cite 4 müssen Sie mit dem Internet verbunden sein, um sich in Write-N-Cite anmelden zu können. Nach dem Login wird Ihre RefWorks-Datenbank synchronisiert. Dieser Vorgang kann je nach Datenbankgröße einige Sekunden dauern. Dabei werden Ihre Referenzen, Ordner und bevorzugte Ausgabestile (Favoriten) heruntergeladen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt bei einer bestehenden Internetverbindung ein Word-Dokument öffnen, überprüft Write-N-Cite automatisch Ihr RefWorks-Konto und aktualisiert alle neu hinzugefügten Referenzen oder Änderungen der Ausgabestile. Der Hinweis in der Write-N-Cite-Leiste zeigt an, dass die Datenbank synchronisiert wird. Während dieser Zeit haben Sie Zugriff auf alle Word-Funktionen, aber die Write-N-Cite-Funktionen werden erst aktiv, wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist. Schritt 2: Ausgabeformat einstellen Als erstes wählen Sie einen Ausgabestil für Ihr Dokument. Diese Einstellung bewirkt, dass alle Zitate im Text oder in Fußnoten sowie das Literaturverzeichnis (Bibliographie) in Ihrem Dokument sofort im gewählten Ausgabeformat angezeigt werden. Bei Bedarf können Sie jederzeit einen anderen Stil einstellen. 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Stil. Sie sehen eine Liste der beliebten RefWorks- Ausgabeformate. 2. Wählen Sie den gewünschten Ausgabestil oder klicken Sie am Ende der Liste auf die Option Anderen Stil auswählen. Dort finden Sie Ihre persönlichen Favoriten oder die von der ULB Münster empfohlenen Ausgabestile. 3. Sie können jederzeit über das Dropdown-Menü Stil ein anderes Ausgabeformat einstellen

3 Hinweis: Wenn der Ausgabestil, den Sie benötigen, nicht unter den beliebten Stilen, Ihren Favoriten oder den Stilen der ULB aufgelistet ist, melden Sie sich in Ihrem RefWorks-Konto an und fügen Sie im Ausgabestil-Manager (Menü Bibliografie ) den gewünschten Stil zu Ihren Favoriten hinzu. 1 2 Anschließend klicken Sie in Write-N-Cite im Menü Extras auf Meine Datenbank synchronisieren, um den neuen Stil herunterladen

4 Schritt 3: Im Dokument zitieren Platzieren Sie den Cursor im Text an der Stelle, wo das Zitat eingefügt werden soll. 1. Klicken Sie in der Write-N-Cite-Leiste auf Zitat einfügen / Neues Zitat einfügen. Wenn Sie bereits zuvor mit Write-N-Cite zitiert haben, sehen Sie möglicherweise über der Option Neues Zitat einfügen einige kürzlich eingefügte Zitate. Sie können Zitate, die hier angezeigt werden, direkt übernehmen oder über die Option Neues Zitat einfügen alle Referenzen Ihrer Datenbank aufrufen und zum Zitieren verwenden. 2. Im Fenster Zitat einfügen / bearbeiten erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Ordner mit den darin enthaltenen Referenzen, die Sie nach Autor, Jahr oder Titel sortieren können. Außerdem steht Ihnen oben rechts eine Suchfunktion zur Verfügung. Damit werden die gesamte Datenbank und alle Referenzfelder durchsucht. Hinweis: In der Ordnerliste wird automatisch der Ordner Documents erstellt. Dort werden alle in Ihrem Dokument zitierten Referenzen abgelegt. In RefWorks wird dieser Ordner ebenfalls automatisch erstellt. Löschen Sie ihn nicht, solange Sie mit dem Dokument arbeiten. 4

5 Ein Rechtsklick auf eine Referenz öffnet sie in der Vollansicht (Dateianhänge werden nicht angezeigt). 3. Zum Zitieren klicken Sie auf die Referenz, die Sie in Ihr Dokument einfügen möchten. In der Vorschau-Zeile sehen Sie das im aktuell gewählten Ausgabestil formatierte Zitat. 4. Klicken Sie auf OK, um das formatierte Zitat in Ihr Dokument einzufügen. 5

6 Hinweis: Um ein weiteres Zitat in dieselbe Klammer oder Fußnote einzufügen, klicken Sie unten im Bereich Zitat erstellen auf den Button [ + ] und wählen Sie anschließend eine weitere Referenz aus Ihrer Liste. Denselben Effekt erzielen Sie durch einen Doppelklick auf eine Referenz. Diese wird eingefügt und eine weitere Zeile für die nächste Referenz wird automatisch erzeugt. Mit dem Button [ ] kann eine Referenz aus der Klammer oder Fußnote wieder entfernt werden. Mit den Pfeilen können Sie die Reihenfolge der Zitate bestimmen. Ist vom Ausgabestil eine bestimmte Zitatreihenfolge vorgegeben, kann diese über die Option Standardreihenfolge außer Kraft setzen deaktiviert werden. 5. Mit der Option Fußnote erstellen kann eine Zitatklammer im Text in eine Fußnote umgewandelt werden, selbst wenn der Ausgabestil nur mit textinternen Zitaten arbeitet. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! 6. Die Option nur Bibliographie bewirkt, dass das Zitat weder im Text noch in der Fußnote angezeigt wird, sondern nur im Literaturverzeichnis erscheint. Wird diese Option einmal aktiviert, ist das Wiederauffinden und Zurücksetzen des Zitats im Text oder als Fußnote schwierig. Lösungstipp: Alles markieren (Strg+A) -> rechte Maustaste -> Feldfunktion ein/aus -> Zitat suchen -> Doppelklick in die Klammer öffnet das Bearbeitungsfenster -> Option nur Bibliographie deaktivieren -> alles markieren (Strg+A) -> rechte Maustaste -> Feldfunktion ein/aus. 6

7 7. Möchten Sie vor einem Zitat Text einfügen oder eine spezielle Seitenzahl eintragen, verwenden Sie die Option Präfix bzw. Suffix. Hinweis: In einigen Ausgabestilen (z.b. MLA) wird in Zitatklammern oder in Fußnoten die komplette Seitenangabe angezeigt. Möchten Sie eine spezielle Seite zitieren, können Sie die vorgegebene Seitenangabe mit der Option Seiten außer Kraft setzten überschreiben. Schritt 4: Bibliographie erstellen Mit Write-N-Cite 4 können Sie Ihr Literaturverzeichnis jederzeit und überall im Dokument erstellen. 1. Platzieren Sie den Cursor im Text an der Stelle, wo das Literaturverzeichnis eingefügt werden soll. Klicken Sie in der Write-N-Cite-Leiste auf Bibliographie-Optionen / Bibliographie einfügen. Entsprechend dem vorher gewählten Ausgabestil wird das Literaturverzeichnis generiert und im Text platziert. Hinweis: Das Literaturverzeichnis können Sie jederzeit an einer anderen Stelle im Dokument platzieren. Verwenden Sie dafür die Funktion Bibliographie-Optionen / Bibliographie entfernen und anschließend an der gewünschten Stelle wieder Bibliographie einfügen. 7

8 2. Den Aufbau und die Sortierung des Literaturverzeichnisses können Sie mit dem Doppelklick auf das Literaturverzeichnis oder über das Menü Bibliographie-Optionen / Bibliographie formatieren geringfügig verändern. Vorher muss der Stil entsperrt werden (Option Klicken Sie hier, um den Stil zu entsperren ). Diese Einstellungen haben keine Auswirkungen auf den Ausgabestil in RefWorks, sondern nur auf die Darstellung des Literaturverzeichnisses im aktuellen Dokument. Schritt 5: Dokument speichern / Feldcodes entfernen Speichern Sie regelmäßig die Änderungen in Ihrem Dokument. Sofern Sie Ihr Dokument beim Prüfungsamt oder bei einem Verlag in elektronischer Form einreichen möchten, entfernen Sie vorher die Microsoft Feldcodes: Ist Ihre Arbeit endgültig (!) abgeschlossen, speichern Sie eine Kopie Ihrer Datei und entfernen Sie in einem der beiden Dokumente die Feldcodes (Option Feldcodes entfernen ). Die Version ohne die Feldcodes reichen Sie ein. Wichtiger Hinweis: Beim Anklicken der Option Feldcodes entfernen werden die in Zitaten und im Literaturverzeichnis hinterlegten Feldcodes endgültig entfernt. Diese können anschließend nicht mehr mit Write-N-Cite verarbeitet werden. Daher ist es dringend anzuraten, vorher eine Kopie der Datei mit Feldcodes zu speichern. 8