Word für Windows. Konrad Stulle, Tina Wegener 1. Ausgabe, Oktober Fortgeschrittene Techniken WW2010F

Transkript

1 Konrad Stulle, Tina Wegener 1. Ausgabe, Oktober 2010 Word 2010 für Windows Fortgeschrittene Techniken WW2010F

2 I Word Fortgeschrittene Techniken Einstieg Zu diesem Buch...4 Designs und Vorlagen verwenden 1 Dokumente mit Designs gestalten Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen Schnellübersicht Übung Formatvorlagen nutzen Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen erstellen und zuweisen Besonderheiten beim Verwenden von Formatvorlagen Formatvorlagen bearbeiten Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Formatierungen anzeigen und prüfen Praktische Tipps zum Arbeiten mit Formatvorlagen Stil-Sets nutzen Eigene Stil-Sets erstellen Schnellübersicht Übung Dokumentvorlagen einsetzen Dokumentvorlagen verwenden Anwendungsbeispiel für Dokumentvorlagen Die Dokumentvorlage für einen Geschäftsbrief erstellen Kopfzeilen einstellen Fußzeile definieren Anschriftenfeld und Bezugszeichenzeile erstellen Falz- und Lochmarken verwenden Betrefffeld und Anrede festlegen Eigene Dokumentvorlagen verwenden Dokumentvorlagen verwalten und organisieren Schnellübersicht Übung Mit großen Dokumenten arbeiten 4 Suchen und ersetzen In großen Texten suchen und ersetzen Praxistipps zum Suchen und Ersetzen von Begriffen Praxistipps zum Ersetzen von Formatierungen Tipps zum Suchen und Ersetzen von Satzzeichen Begriffe und Texte übersetzen und nachschlagen Schnellübersicht Übung Gliederungen Die Gliederungsarten Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung ändern Schnellübersicht Übung Effektive Techniken für große Dokumente Den Aufgabenbereich NAVIGATION verwenden Tipps zum Arbeiten mit großen Dokumenten Textmarken im Text verwenden Mit Hyperlinks im Text bewegen Zu bestimmten Textteilen oder Elementen wechseln Mit Abschnitten arbeiten Abschnitte unterschiedlich gestalten Schnellübersicht Übung Besondere Techniken für wissenschaftliche Arbeiten Mit Querverweisen auf andere Textstellen beziehen Fuß- bzw. Endnoten erstellen und bearbeiten Randbemerkungen und Kolumnentitel erzeugen Wörter zählen und Zeilen nummerieren Formeln einfügen Tabellen und Listen sortieren Schnellübersicht Übung Verzeichnisse verwenden Mit Verzeichnissen arbeiten Inhaltsverzeichnis erstellen Verzeichnis aktualisieren Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen Index mithilfe einer Konkordanzdatei erstellen Abbildungsverzeichnis erzeugen Verzeichnis aus Verzeichniseintragsfeldern erstellen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I Informationen visualisieren 9 Dokumente mit Grafiken und Text gestalten Illustrationen einsetzen Größe und Position von Grafiken exakt bestimmen Bilder freistellen Rahmenpunkte bearbeiten Screenshots aufnehmen und einfügen Mit Textfeldern arbeiten Initiale erzeugen Schnellübersicht Übung SmartArt-Grafiken erstellen und gestalten SmartArt-Grafiken verwenden SmartArt-Grafiken erzeugen SmartArt-Elemente markieren Struktur von SmartArt-Grafiken bearbeiten SmartArt-Grafiken formatieren und grafisch gestalten Schnellübersicht Übungen Dokumente gemeinsam nutzen 11 Excel-Funktionen in Word nutzen Excel-Tabelle in Word erstellen Vorhandene Excel-Tabelle einfügen Diagramme einfügen Diagrammdaten bearbeiten Diagramme gestalten und Diagrammtyp ändern Schnellübersicht Übung Dokumente in einem Zentraldokument organisieren Mit Zentraldokumenten Dokumente organisieren Zentral- und Filialdokumente erstellen Zentral- und Filialdokumente bearbeiten Struktur des Zentraldokuments ändern Schnellübersicht Übung Im Team arbeiten Dokumente im Team bearbeiten Kommentare verwenden Änderungen an einem Dokument verfolgen Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen Dokumente zusammenführen und vergleichen Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen Schnellübersicht Übung Automatisierung 14 Felder in Dokumenten verwenden Mit Feldern Dokumente flexibel gestalten Felder einfügen Felder und Feldergebnisse anzeigen Feldergebnisse aktualisieren Praktische Tipps zum Arbeiten mit Feldern Schnellübersicht Übung Texterfassung mit Feldern erleichtern Dokument- und Benutzerinformationen einfügen Bausteine als Feld einfügen Mit dem Feld FILL-IN eine Eingabeaufforderung erstellen Mit einem ASK-Feld Informationen erfragen Mit einem REF-Feld Textmarkeninhalte einfügen Bedingungen mit dem Feld IF definieren Mit RD-Feldern ein Verzeichnis aus mehreren Dokumenten erstellen Schnellübersicht Übung Formulare verwenden Formulare erstellen Inhaltssteuerelemente einfügen und bearbeiten Eigenschaften bestimmter Inhaltssteuerelemente festlegen Formulare schützen Formulare ausfüllen und drucken Schnellübersicht Übung Word anpassen und automatisieren Das Menüband anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ergänzen Makros nutzen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 Word Fortgeschrittene Techniken 1 Dokumente mit Designs gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Dokumente mit Designs, Designschriftarten, -farben und -effekten gestalten können wie Sie eigene Designs, Designschriftarten, -farben und -effekte erstellen Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Grundkenntnisse der Arbeit mit Format- und Dokumentvorlagen 1.1 Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs Designs verwenden Designs bestehen aus vordefinierten Formatierungen und Farbzusammenstellungen, mit denen Sie Ihre Dokumente schnell professionell gestalten können. Die mitgelieferten Designs stehen Ihnen auch in PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen zu Verfügung. Alle Funktionen, die bei der Verwendung von Designs benötigt werden, finden Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS. Designs bestehen aus: 1. Designschriftarten Designschriftarten sind Zusammenstellungen von zwei Schriften jeweils für den Textkörper (Fließtext) und für Überschriften. Um die Designschriftart zu wechseln, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste die Designschriftarten aus. Schrift für Überschriften Schrift für Textkörper Designschriftarten werden automatisch in die Formatvorlagen übernommen. Formatvorlagen wie TITEL, UNTERTITEL sowie ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 wird die Designschrift für Überschriften zugewiesen. Andere Formatvorlagen, wie z. B. STANDARD, werden hingegen in der für Textkörper vorgesehenen Schriftart formatiert. 2. Designfarben Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf aufeinander angestimmten Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentelemente verwendet, z. B. für die verschiedenen Säulen eines Diagramms oder für die Formatvorlagen von Überschriften und Hyperlinks. Alle Farben stehen aber auch für die manuelle Formatierung zur Verfügung. Designfarben Um Designfarben zuzuweisen, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste die Kombination aus Designfarben aus. 6 HERDT-Verlag

5 Dokumente mit Designs gestalten 1 Hinzu kommen hellere und dunklere Abstufungen, die Word automatisch auf der Grundlage der Designfarben generiert. Diese Abstufungen werden automatisch bestimmten Dokumentelementen, z. B. der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 (25 % dunklere Abstufung der Designfarbe AKZENT 1), zugeordnet. Die Designfarben mit den jeweiligen Abstufungen werden z. B. auch bei der Schriftfarbe (Register START, Gruppe SCHRIFTART Schaltfläche ) zur Formatierung angeboten. Designfarben Abstufungen Designfarben bei der Änderung der Schriftfarbe 3. Designeffekte Designeffekte beinhalten eine Kombination bestimmter Effekte (z. B. Linien- oder Fülleffekte), die sich beispielsweise auf das Aussehen gezeichneter Objekte auswirken. Zum Zuweisen eines Effekts klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste die Kombination aus Designeffekten aus. Designeffekte Andere Designs zuweisen Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, zeigen Sie auf ein Design und kontrollieren Sie anhand der Live-Vorschau im Text die Formatierung. Wählen Sie das gewünschte Design aus der eingeblendeten Liste aus. Alle Designs sowie die dazugehörigen Designschriftarten, -farben und -effekte tragen denselben Namen. Wenn Sie ein Design zuweisen, werden automatisch die Designschriftarten, -farben und -effekte mit dem gleichen Namen verwendet. Wenn Sie ein neues leeres Dokument erstellen, wird standardmäßig das Design LARISSA genutzt. Diejenigen Elemente im Dokument, die zuvor mit Designs, Designschriftarten, -farben bzw. -effekten formatiert wurden, werden automatisch angepasst. Wurden Dokumentelemente abweichend vom Design formatiert, z. B. in einer Schriftart, die nicht zu den Designschriftarten gehört, behalten diese Elemente ihre Formatierung bei. Es wird deshalb empfohlen, keine größeren individuellen Formatierungen vorzunehmen. Verschiedene Programmfunktionen wie z. B. Formatvorlagen werden an die neuen Einstellungen angepasst. Es erhalten jedoch nicht alle Formatvorlagen automatisch eine der Designfarben. So ist beispielsweise der Formatvorlage STANDARD die Farbe AUTO- MATISCH zugewiesen. Das bedeutet, dass die betreffenden Absätze auf hellem Hintergrund schwarz und auf dunklem Hintergrund weiß werden. Diese Einstellung bleibt auch bei der Zuweisung von Designfarben bestehen und kann nur in der Formatvorlage selbst geändert werden. Das Aussehen der Schaltflächen und Symbole in der Gruppe DESIGNS ändert sich je nachdem, welche Einstellungen aktuell gewählt sind. HERDT-Verlag 7

6 1 Word Fortgeschrittene Techniken Brief im Design ANANKE und im Design AUSTIN 1.2 Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen Individuelle Designs nutzen Sie können eigene Zusammenstellungen als Designs, Designschriftarten bzw. -farben speichern und verwenden. Dies ist besonders dann nützlich, wenn vonseiten Ihrer Firma ein bestimmtes optisches Erscheinungsbild (Corporate Design) vorgesehen ist. Selbst erstellte Designs, Designfarben und -schriftarten werden in folgenden Ordnern abgelegt: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\ Microsoft\Templates\Document Themes C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ Document Themes\Theme Colors C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ Document Themes\Theme Fonts Um die Design-Ordner anzuzeigen, müssen Sie in den Ordneroptionen von Windows aktivieren, dass versteckte Ordner eingeblendet werden. Eigene Designschriftarten erstellen Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster mithilfe der Listenfelder je eine Schriftart für die Überschriften und den Fließtext (Textkörper) aus. Eine Vorschau der aktuellen gewählten Kombination sehen Sie im Feld. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designschriftarten ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. 8 HERDT-Verlag

7 Dokumente mit Designs gestalten 1 Die neuen Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste des Symbols im Bereich BENUTZER- DEFINIERT angezeigt. Über diesen Eintrag können Sie die Designschriftarten auch in anderen Dokumenten verwenden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken, können Sie über den Kontextmenüpunkt BEARBEITEN die Schriftarten ändern bzw. über den Eintrag LÖSCHEN die Designschriftarten aus der Liste entfernen. Eigene Designfarben erstellen Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN. Wählen Sie im Dialogfenster NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN anhand der Felder im Bereich die Farben, die für die verschiedenen Elemente eines Dokuments verwendet werden sollen. Im Bereich wird eine Vorschau für hellen und dunklen Texthintergrund angezeigt. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designfarben ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Farben für den Hintergrund und den Text Farben für den Vordergrund, z. B. für die Füllung von Formen Farben für Hyperlinks Die neuen Designfarben werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste der Schaltfläche eingeblendet. Über diesen Eintrag können Sie die Designfarben auch anderen Dokumenten zuweisen. Eigene Designs erstellen und bearbeiten Aktivieren Sie in einem Dokument die gewünschten Designschriftarten, -farben und -effekte. Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Geben Sie im folgenden Dialogfenster AKTUELLES DESIGN SPEICHERN in das Eingabefeld DATEINAME einen Namen für das Design ein und bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche SPEICHERN. HERDT-Verlag 9

8 1 Word Fortgeschrittene Techniken Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche DESIGNS aufrufen. Designs bearbeiten bzw. löschen Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Design und rufen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN auf. Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten, -farben und -effekte zugewiesen werden, können Sie auf einfache Weise das ursprünglich vorgesehene Design wiederherstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN. Von anderen erstellte Designs verwenden Möchten Sie ein Design nutzen, das z. B. von Ihrer Firma oder einer anderen Person bereitgestellt wurde, können Sie das Design schnell und unkompliziert laden: Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das Design gespeichert ist, und klicken Sie doppelt auf die gewünschte Design-Datei. Speichern Sie das neue Design wie zuvor beschrieben über den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Das Design steht Ihnen anschließend über die Schaltfläche DESIGNS wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge unter den entsprechenden Symbolen aufgelistet. 10 HERDT-Verlag

9 Dokumente mit Designs gestalten Schnellübersicht Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designschriftarten/ -farben/-effekte zuweisen eigene Designschriftarten erstellen eigene Designfarben erstellen eigene Designs erstellen Designs zurücksetzen andere Designs laden Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, Schaltfläche DESIGNS Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, bzw. bzw., Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN, Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN Gewünschte Designschriftarten, -farben und -effekte einstellen, Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN 1.4 Übung Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Level Zeit ca. 20 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdateien Designs zuweisen Designs bearbeiten Designs speichern Design1 Design-E1.thmx, Design-E2 Öffnen Sie Sie die Übungsdatei Design1. Weisen Sie die Designfarben TELESTO zu. Erstellen Sie neue Designfarben. Ersetzen Sie dabei die Farbe, die im Listenfeld AKZENT 1 eingetragen ist, durch ein Blau. Speichern Sie die Designfarben unter dem Namen Bunte Designfarben. Erzeugen Sie neue Designschriftarten mit dem Namen Schöne Designschriftarten. Für die Überschriften soll die Schrift Consolas verwendet werden, für den Textkörper Candara. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Design-E1. Schließen Sie das aktuell geöffnete Dokument, ohne es zu speichern. Öffnen Sie die Übungsdatei Design1 und weisen Sie ihr das soeben erstellte Design Design-E1 zu. Bearbeiten Sie die Designschriftarten Schöne Designschriftarten. Für Textkörper soll künftig die Schriftart Times New Roman verwendet werden. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Design-E2. Setzen Sie das Design auf das ursprüngliche Design zurück und schließen Sie die Datei Design-E2, ohne sie zu speichern. HERDT-Verlag 11