Projektmanagement. 3. Projekt - Initiierung. Norbert Paul

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Erna Amsel
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1 Vielen Dank an Herrn Prof. Dr. Urs Andelfinger für die Bereitstellung früherer Vorlesungsunterlagen. Projektmanagement 3. Projekt - Initiierung Norbert Paul

2 Projektmanagement Wiederholung - Quizfragen Definieren Sie den Begriff Projekt (5 Definitionsmerkmale). Definieren Sie Projektmanagement. Welche Aufgabe hat das (Projekt-)Portefoliomanagement? Woran messen Sie den Projekterfolg, im engeren und im weiteren Sinn? Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

3 Projektmanagement Wiederholung - Quizfragen Was ist ein Projektlebenszyklus? Welche Prozessgruppen umfasst ein Projekt? Welche Themengruppen gibt es in einem Projekt? Welche Projektorganisationsformen gibt es? Was sind wesentliche Erfolgsfaktoren für (IT-) Projekte? Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

4 Agenda Projekt-Initiierung: Projekte von Anfang gut aufsetzen Klärung und Vereinbarung des WAS? Ziele (SMART-Regel) Projektauftrag Projektumfangsbeschreibung WER ist beteiligt? Wen betrifft das Projekt? Stakeholder identifizieren Projektorganisation & Projektteam Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

Der Genehmigungsprozess von Projekten verbindet die Unternehmensplanung mit dem Projektmanagement In der Regel gibt es mehr Projektideen als Projektbudget.

5 Der Genehmigungsprozess von Projekten verbindet die Unternehmensplanung mit dem Projektmanagement In der Regel gibt es mehr Projektideen als Projektbudget. Wer hier gewinnen will, muß deshalb die Ziele und Nutzen seines Projektes klar im Kontext der übergeordneten strategischen Unternehmensziele darstellen können! Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

6 Bei Projektstart wird schließlich der Regelkreis des Projektmanagements gestartet Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

7 Projekt-Initiierung: Business-Case Sie werden vom Management gebeten, die Projektidee genauer zu beschreiben um einen Projektauftrag für den Start des Projektes zu erhalten. Erstellen Sie für ihr Projekt einen (groben) Business Case Wie läßt sich die Investition (Kosten) rechtfertigen? Welcher Nutzen im Vergleich zum Aufwand ist zu erwarten? Erstellen Sie für ihr Projekt einen Projektauftrag. Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

8 Was ist ein Ziel? Gedanklich vorweggenommener Zustand, z.b.: Ihr Bachelorarbeit (abschließen) Die Entwicklung / Einführung eines neuen IT-Systems (fertigstellen) Eine Reise (durchführen) Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

9 Ziele sollen SMART sein Ziel: Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand. Spezifisch (Schriftlich) Messbar Attraktiv (Anspruchsvoll, Aktiv beeinflussbar) Realistisch Terminiert Leitfrage: Was genau wollen wir wann erreicht haben? Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

10 Arbeiten mit Zielen Ziele sind Triebfedern des Handelns und Richtschnur von Entscheidungen. ABER: Ziele sind oftmals nicht bewusst einander widersprechend unterschiedlich wichtig zu ungenau DARUM: Ziele formulieren konsistent machen kommunizieren verbindlich machen Sinnvolle Reihenfolge bei der Arbeit mit Zielen: Was ist zu tun? In welcher Reihenfolge ist es zu tun? Wie ist es zu tun? Mit wem? Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

11 Ziele des Projektes: Vom Magischen Dreiecks zum Teufelsquadrat Zu welchen Kosten? Kosten Zeit In welchem Zeitrahmen? Ziele Was soll erreicht werden? Inhalt Qualität In welcher Qualität? Nicht- Ziele: Was gehört nicht zum Projektumfang? Quelle: projekte-leicht-gemacht.de Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

12 Der Projektauftrag (Statement of Work) beschreibt inhaltlich die grobe Zielsetzung des Auftraggebers Der Projektauftrag macht das Projekt verbindlich: Die Auftraggeber verpflichten sich, die Ressourcen bereitzustellen. Der Projektleiter wird eingesetzt und ermächtigt das Projekt zu beginnen. Projektüberblick Motivation und Projektauftrag Geschäftliche Ziele (optional) Projektumfang Kritische Erfolgsfaktoren Annahmen Beschränkungen Autoritäten und Meilensteine Finanzierung Entscheidende Meilensteine Projektsteuerung und Kontrolle Projektorganisation Projektstruktur Rollen und Verantwortungen Projekteinrichtungen und ressourcen Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

13 Ein Projekt hat typischerweise viele Stakeholder (Quelle: ISO 21500:2012) Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

14 Projekt-Initiierung: Stakeholder identifizieren Stakeholder: Wer sind die wesentlichen Beteiligten am Projekt? Welche Interessen haben diese Beteiligten? Wer ist am Erfolg interessiert, wer am Scheitern? Welche Macht zum Unterstützung oder Verhindern haben die Beteiligten? Welche Widerstände sind durch bestimmte Stakeholder zu erwarten Welche Auswirkungen hat das Projekt auf die Organisation? Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

15 Projekt-Initiierung: Projektorganisation & Team Im Rahmen der Initiierung ist der organisatorischer Rahmen das Projekt festzulegen. Projektorganisation und Projektrollen Auftraggeber (Sponsor): erteilt den Projektauftrag Projektleiter: Projektrollen & Team (initial): Detaillierung in der Planung Gremien, z.b. Lenkungskreis PMO / Stabstelle Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

16 Gut gestartet (gezielt) ist halb gewonnen Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

17 Projekt-Initiierung Übung 1: Projektauftrag erstellen Vorbereitung Teilen Sie sich in (Projekt-)Arbeitsgruppen. Besorgen Sie sich die Formulare 1. SMARTe Zieldefinition für das Gesamtprojekt 2. Projektauftrag (PITPM) Aufgaben und Diskussion: Formulieren SMARTe Projektziele für ihr Projektion. Erstellen Sie für ihr Projekt einen Entwurf eines Projektauftrages. Zu welchen Punkten liegen Informationen vor, zu welchen nicht? Bearbeitungszeit: 25 min Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

18 Projekt-Initiierung Übung 2: Stakeholderliste ermitteln Vorbereitung Teilen Sie sich in Projekt-Arbeitsgruppen. Besorgen Sie sich das Formulare Stakeholderliste (PITPM) Definieren Sie ihr Projekt Aufgaben und Diskussion: Erstellen Sie die Stakeholderliste für ihr Projekt. Bewerten Sie die Stakeholder hinsichtlich Interesse, Macht und Beeinflußbarkeit und erstellen Sie die Stakeholder-Matrix Diskutieren Sie vorgeschlagenen Maßnahme zur Stakeholderkommunikation Bearbeitungszeit: 25 min Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

19 Projekt-Initiierung Übung 3: Bewertung und Empfehlung Vorbereitung Projektidee, Business Case Projektauftrag (Entwurf) Stakeholderliste Aufgaben und Diskussion: Erstellen Sie eine kurze Entscheidungsvorlage / Präsentation für ihr Projekt. Geben Sie eine Empfehlung ab, warum das Projekt durchgeführt werden sollte bzw. warum nicht. Präsentieren Sie das Projekt im Plenum. Bearbeitungszeit: 25 min; Diskussion/Präsentation: 10 Min Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

20 Anhang Ausblick Projekt-Planung Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

21 Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen. Aristoteles Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

22 Nach der INITIIERUNG erfolgt die detailliertere PLANUNG Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

23 Aus dem Projektauftrag wird die Projektumfangsbeschreibung abgeleitet. Die Umfangsbeschreibung ergänzt und detailliert den Projektauftrag. Die Inhalte könnten auch in eine detaillierte Version des Projektauftrages integriert werden. 1 Anwendungsbereich 2 Projekt- und Projektprodukt-Ziele 3 Produktannahmekriterien 4 Projektumfang 4.1 Anforderungen 4.2 Grenzen 4.3 Liefergegenstände 5 Rahmenbedingungen 5.1 Annahmen 5.2 Einschränkungen 5.3 (Initiale) Risiken 6 (Initiale) Work Breakdown Structure (WBS) 7 Freigabeprozesse für Projektliefergegenstände und Endprodukt Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

24 Im Projektstrukturplan (PSP) / Work Breakdown Structure (WBS) wird der Inhalt des Projekte (das WAS?) definiert. Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

25 Ziel des PSP: Inhaltliche Vollständigkeit noch keine Ablaufplanung und Aufwandsschätzungen 1. Wichtigstes Ziel ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten. 2. Einzelne Ebenen i. d. R. nur nach einem Prinzip detaillieren 3. PSP ausgewogen aufstellen (10x10 Matrix) 4. Risiken und Unklarheiten im PSP markieren und während des Projektverlaufs besonders darauf achten. 5. PSP soweit detaillieren, bis allen Aktivitäten jeweils genau ein Verantwortlicher zugeordnet werden kann. 6. Noch nicht die Reihenfolge der Aktivitäten darstellen. PSP dient ausschließlich der inhaltlichen Untergliederung. Norbert Paul Projektmanagement V1: Einführung

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