Umsetzung einrichtungsbezogener Kennzahlen in der ambulanten Pflege

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1 Umsetzung einrichtungsbezogener Kennzahlen in der ambulanten Pflege 6. Mai 2010

2 Wenn der Chef kommt Geschäftsführer: Wir haben in diesem Monat ein Minus erwirtschaftet! Woran liegt das? Pflegedienstleitung: Es sind so viele Patienten gestorben? 2

3 Grundregeln des Controllings Controlling sollte nicht erst einsetzen, wenn der Ertrag negativ ist! Stellen Sie sicher, dass Ihr Zahlenmaterial korrekt ist. Wurden die Arbeitszeiten korrekt als Pflege-, Fahr- und Organisationszeit getrennt? Die Regel gilt auch für Umsätze, Kosten, Arbeitszeiten. Ermitteln Sie Ihre eigenen Kennzahlen (verlassen Sie sich nicht auf Vorgaben aus der Fachliteratur. Bsp.: Krankenstand). Benutzen Sie jeden Monat die gleichen Kennzahlen. Fehler sollten nachhaltig behoben werden. (ggf. genauere Beschreibung der verwendeten Verfahren). 3

4 Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 4

5 Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 5

6 Kennzahlen Pflegedienst Umsatz <-> Kosten (< 95 % mindestens) 1 VBE Leitung/Verwaltung = bis ,- EUR Umsatz Grundwert Arbeitszeit Alle Mitarbeiter Pflegezeit 55 % 65 % Fahrzeit 22 % 25 % Orgazeit 10 % 10 % Leitung/Verwaltung 13 % + 15 % Grundwert Arbeitszeit Nur Mitarbeiter Pflege 6

7 Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 7

8 Kennzahlen Kostenträgerart Verhältnisse der Umsatzanteile der einzelnen Kostenträger (SGB V, SGB XI, SGB XII, Privatzahler) zu Arbeitszeit je Kostenträger. Anzahl der Klienten, die über die Pflegesachleistung hinaus hinzuzahlen. Ermitteln Sie die Differenz zwischen möglicher Pflegesachleistung und tatsächlichem Ertrag. z.b. 20 * Pflegestufe 1 = 20 * 440,- EUR = 8.800,- EUR tatsächlicher ertrag bei den Klienten Ihr Potential Anzahl Klienten mit Zahlungen durch das Sozialamt. = 4.900,- EUR = 3.900,- EUR 8

9 Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 9

10 Kennzahlen Klient Unterteilt nach Kostenträgerart. (Nur sinnvoll für SGB XI.) Umsatz des Klienten im SGB XI / Pflegestunden im Monat = Umsatz je Klient je Stunde (Break-Even-Point) Vergleiche: Stundenkosten je Mitarbeiter D.h., dieser Betrag muss je Stunde erwirtschaftet werden, um eine Kostendeckung zu erreichen. 10

11 Gegeben ist: Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten Arbeitsvertrag von 174 Std. monatlich. Mindestlohn 7,50 EUR je Stunde (AN-Brutto) = 1305,- EUR / Monat (AN-Brutto) = 1566,- EUR / Monat (AG-Brutto) Urlaub: 30 Tage Krankheit: 14 Tage Hinweis: Die Berechnung sollte für Fachkraft und Pflegekraft separat durchgeführt werden. 11

12 AG-Brutto 1.566,- EUR Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten Std. je Monat verbleibend Kosten je Pflege-Stunde Arbeitszeit Brutto 174 Std. 174 Std. 9,00 EUR Abzgl. Urlaub 20 Std. 154 Std. 10,16 EUR Abzgl. Krankheit 9 Std. 145 Std. 10,80 EUR Abzgl. Feiertage 6 Std. 139 Std. 11,26 EUR Abzgl. Orgazeit 10 Std. 129 Std. 12,14 EUR Abzgl. indirekte Pflegezeit 20 Std. 109 Std. 14,36 EUR 12

13 Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten Orgazeiten enthalten den Dienstbeginn und das Dienstende sowie das Lesen und Schreiben des Übergabebuches. Indirekte Pflegezeiten enthalten alle Tätigkeiten, für die der Pflegedienst kein Entgelt erhält, jedoch durch die Mitarbeiter erbracht werden: Koordinationszeiten am Anfang und Ende der Tour Arztbesuche (Rezepte abholen, Verordnungen abholen, Informationsgespräche führen) Dienstberatungen, Fallbesprechungen 13

14 AG-Brutto 1.566,- EUR Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 1. Berechnung der Personalkosten Std. je Monat verbleibend Kosten je Pflege-Stunde Arbeitszeit Brutto 174 Std. 174 Std. 9,00 EUR Abzgl. Urlaub 20 Std. 154 Std. 10,16 EUR Abzgl. Krankheit 9 Std. 145 Std. 10,80 EUR Abzgl. Feiertage 6 Std. 139 Std. 11,26 EUR Abzgl. Orgazeit 10 Std. 129 Std. 12,14 EUR Abzgl. indirekte Pflegezeit 20 Std. 109 Std. 14,36 EUR Abzgl. Fahrzeit 30 Std. 79 Std. 19,82 EUR 14

15 Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 2. Berechnung der Gemeinkosten Personalkosten Leitung / Verwaltung Sachkosten ( Materialien, Investkosten) Risikozuschlag 5 bis 10 % (von Gesamtkosten) Kosten je Pflege-Stunde ,- EUR ,- EUR ,- EUR = Overheadkosten pro Jahr ,- EUR / Arbeitsstunden direkte Pflege pro Jahr Std. = Gemeinkosten je Stunde (direkte Pflege) 10,18 EUR 15

16 Berechnung Stundenkosten je Mitarbeiter 3. Berechnung der Kennzahl Sie benötigen dazu: 19,82 EUR Personalkosten je Stunde 10,18 EUR Gemeinkosten je Stunde = 30,00 EUR Stundenkosten je Mitarbeiter (Mindestumsatz) = 60 Minuten / 30,- EUR = 0,50 EUR je Minute = Kl. Körperpflege 6,24 EUR / 0,50 EUR = 12,5 Minuten Auf dieser Basis können Sie nun errechnen, wie viel Zeit Sie tatsächlich im Durchschnitt für eine Leistung haben. 16

17 Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 17

18 Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Anzahl der Klienten SGB XI pro Jahr im Vergleich zu Anzahl der Klienten mit Verhinderungspflegen pro Jahr. Maßnahme: ggf. Klienten auf die Leistungsart aufmerksam machen. Anzahl der abgerechneten Wegepauschalen zu Anzahl der Hausbesuche. Wenn übereinstimmend, dann sind alle Wegepauschalen abgerechnet worden. Anzahl der Pflegeeinsätze nach 37 Abs. 3 SGB XI Kennzahl: Anzahl der Klienten mit Pflegeeinsätze entspricht ca. 50 % der Anzahl der Klienten im Pflegedienst. 18

19 Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 19

20 Kennzahlen Abrechnung Dauer vom Monatsende bis zum Rechnungsausgang. (max. 10 Tage) Dauer der Vorbereitung der Leistungsnachweise. Dauer der Erstellung der Rechnung. Dauer vom Rechnungsausgang bis zum Zahlungseingang. Verhältnis: Gesamtumsatz zu Offene Posten in EUR. Uneinbringliche Forderungen in EUR. (Offene Posten, die nicht mehr eingetrieben werden können.) Leistungen, die nicht in Rechnung gestellt wurden in EUR. 20

21 Kennzahlen Pflegedienst Kennzahlen Kostenträgerart Kennzahlen Klient Kennzahlen Leistungsart / Pauschalen Kennzahlen Abrechnung Kennzahlen Mitarbeiter 21

22 Kennzahlen Mitarbeiter Teil 1 Vergleich: Anzahl der zu nehmenden Urlaubstage je Monat zu Anzahl der tatsächlich genommenen Urlaubstage je Monat. Anzahl der Krankheitstage pro Jahr (Gesundheitswesen: ca. 13 Tage). Vergleich: Krankheitstage zu Urlaubstage im Monatsverlauf. Urlaubsplanungen ohne Beteiligung der Mitarbeiter führen oftmals zu höheren Krankenständen in der Urlaubszeit. Anzahl der Fortbildungsstunden pro Jahr. (Keine wesentliche Überschreitung der vertraglich vereinbarten Zeiten, da nur diese finanziert sind Versorgungsvertrag SGB V). 22

23 Kennzahlen Mitarbeiter Teil 2 Ermittlung der Soll-Stunden (Minimum KAPOVAZ) Ermittlung der Soll-Stunden (Maximum KAPOVAZ) = Anzahl der verfügbaren Brutto-Arbeitszeit Ermittlung der Nettoarbeitszeit (abzgl. Urlaub, Krankheit, Feiertage, externe Fortbildungen) Ermittlung der notwendigen Arbeitszeit (direkte Pflegezeit, indirekte Pflegezeit, Fahrzeit) = Ermittlung des Personalbedarfs bzw. Personalüberhangs 23

24 Kennzahlen Mitarbeiter Teil 3 Ist die Zeiterfassung stimmig (sehr lange Dienste)? Werden die an die Lohnbuchhaltung korrekte Zahlen übergeben? Richtiger Übertrag der Zahlen aus der Tourenerfassung? Übereinstimmung mit gesetzlichen Regelungen? Übereinstimmung mit AVR? Richtige Berechnung kalkulierter Werte (z.b. Urlaub, Krankheit)? Achtung: Die Personalkosten sind ein Hochrisikobereich, da sie den Großteil der Kosten ausmachen. Daher genügend Zeit zur Analyse verwenden! 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

26 Aufgaben Positionsbildung zu sozialen und fachlichen Entwicklungen im Tätigkeitsbereich Pflege Forum für Weiterbildung und Vermittlung von Informationen Sammlung, Verallgemeinerung und zur Verfügung stellen von vorliegenden Erfahrungen der Landesverbände Erarbeitung und Bereitstellung von Konzepten Beratung und fachliche Anleitung von Einrichtungen und Diensten des Verbandes

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