VisiScan 2011 für cobra

Transkript

1 Überblick Mit VisiScan für cobra scannen Sie Adressen von Visitenkarten direkt in Ihre Adress PLUS- bzw. CRM-Datenbank. Unterstützte Programmversionen cobra Adress PLUS cobra Adress PLUS/CRM 2011 Ältere Versionen von cobra Adress PLUS werden nicht von VisiScan 2011 unterstützt. Fragen Sie Ihren Händler oder direkt bei Papyrus - nach einer älteren Version von VisiScan. CardScan CardScan V9 Team, Executive und Personal CardScan V8 Team, Executive und Personal CardScan V7 Executive und Personal CardScan V6 (ab V6.0.3) Executive und Personal Voraussetzungen Vor der Installation von VisiScan für cobra muss die CardScan Software installiert und der Scanner korrekt eingerichtet sein. Lesen Sie hierzu bitte die Anleitung von CardScan. Damit das Scannen aus Adress PLUS bzw. CRM PLUS funktioniert, muss die automatische Karten-Erkennung von CardScan ausgeschaltet werden. Rufen sie in CardScan den Menüpunkt»Bearbeiten Voreinstellungen Scannen«auf. Schalten Sie die Option»Karten automatisch erkennen«aus. Installation Beenden Sie cobra Adress PLUS bzw. CRM PLUS. Falls die Autostart-Funktion auf Ihrem Rechner deaktiviert ist oder wenn Sie nicht von CD installieren, starten Sie die Installation manuell durch einen Doppelklick auf das Installationsprogramm install.exe. Nach Abschluss der Installation beenden Sie das Installationsprogramm mit einem Klick auf»close«das neue Plugin steht erst nach dem nächsten Start von Adress PLUS zur Verfügung.

2 Deinstallation»Papyrus VisiScan für cobra«können Sie wie gewohnt über die Windows-Systemsteuerung (Software) deinstallieren. Konfigurationsdateien werden nicht automatisch entfernt Bedienung Die Bedienung erfolgt entweder über die Schaltflächen oder im Menü»Module VisiScan«bzw.»Extras VisiScan«. In neue Hauptadresse: Mit Klick auf das linke Symbol erfassen Sie mit dem CardScan direkt in cobra eine neue Hauptadresse. Die Adresse wird nach dem Einlesen in der cobra-adressmaske zur Kontrolle und Bearbeitung angezeigt und dann, wenn Sie z. B. aus der Adressmaske in die Adresstabelle wechseln, entsprechend der Sortierung in die Datenbank übernommen. In neue Nebenadresse: Mit Klick auf das rechte Symbol erfassen Sie mit dem CardScan direkt in cobra eine neue Nebenadresse zur aktuellen Hauptadresse. Das ist jene Hauptadresse, welche in der Adresstabelle unterlegt dargestellt bzw. in der Adressmaske angezeigt wird. In der VisiScan-Konfiguration können Sie festlegen, ob die Daten der Hierarchiefelder von der Hauptadresse übernommen werden sollen, oder ob Sie die Nebenadresse mit den Daten der Visitenkarte anlegen wollen. Neue Adresse mit Dialog: Vor dem Einfügen der neuen Adresse wird der Standard-Dialog von cobra angezeigt, in dem man z. B. Eigentümer, Gruppenzuordnung und Einfügen als Haupt- oder Nebenadresse auswählen kann.

3 Konfiguration Die Feldzuordnung wird automatisch vorgenommen, kann aber an jede Datenbank-Struktur angepasst werden. Die Feldzuordnung wird für jede Datenbank separat gespeichert. Mit dem Konfigurations- Dialog kann man für die aktuell geöffnete Datenbank eine neue Konfigurationsdatei erzeugen und bearbeiten. Den Konfigurationsdialog öffnen Sie mit dem Menüpunkt»Module VisiScan Konfiguration«bzw.»Extras VisiScan Konfiguration«. Feldzuordnung cobra Feldname In dieser Spalte werden die Felder der gerade geöffneten cobra-datenbank angezeigt. Ihnen werden rechts unter»inhalt«felder aus den CardScan-Datensätzen zugeordnet. Inhalt Hier wird festgelegt, welche vom CardScan eingelesenen Inhalte in welche Felder der cobra- Datenbank geschrieben werden sollen. Für CardScan-Datenfelder werden Platzhalter verwendet die Platzhalter bestehen aus dem englischen Feldnamen in geschweiften Klammern mit vorangestelltem $. Die Platzhalter wählen Sie ganz einfach aus einem Popup-Menü aus. Das Menü öffnen Sie per Klick mit der rechten Maustaste; der ausgewählte Eintrag wird dann an der Cursor-Position

4 eingefügt. Sie können auch mehrere CardScan Felder in ein cobra Feld übernehmen z. B.»Vorname«und»2. Vorname«zusammen in das cobra Feld»Vorname«schreiben. Zwischen den beiden Platzhaltern können Sie ein Leerzeichen eingeben. Sie können aber auch beliebige andere Texte und Zeichen in die Felder eintragen, wenn Sie z. B. in einem Feld markieren möchten, dass dieser Datensatz mit CardScan eingelesen wurde. Die Konfigurationsdateien befinden sich im selben Verzeichnis, wie die jeweilige cobra Datenbank und werden bei einer Deinstallation nicht automatisch gelöscht Beim Zugriff von einem anderen Arbeitsplatz aus wird automatisch die für die jeweilige Datenbank gültige Konfiguration verwendet. VisiScan braucht also für jede Datenbank nur ein Mal konfiguriert werden, auch wenn mehrere Benutzer gleichzeitig damit arbeiten. Manuelle Feldzuordnung aktiv/inaktiv Mit den Schaltflächen»Manuelle Feldzuordnung: aktiv«und»inaktiv«können Sie die derzeitige Feldzuordnung deaktivieren um wieder mit der automatischen Zuordnung zu arbeiten. Hierarchie ignorieren, Debug Output und Alle Daten ins Bemerkungsfeld sind von dieser Einstellung nicht betroffen. Die automatische Feldzuordnung arbeitet völlig unabhängig von den in der Liste angezeigten Feldzuordnungen. Die automatische Feldzuordnung prüft auch die logischen Feldnamen in der cobra-datenbank auf Übereinstimmung mit den von CardScan erkannten Daten. Einstellungen

5 Hierarchie ignorieren Beim Anlegen von Nebenadressen werden standardmäßig die Hierarchiefelder der Hauptadresse übernommen. Wenn die Hierarchiefelder in der Nebenadresse mit den Daten der Visitenkarte überschrieben werden sollen, aktivieren Sie in der Konfiguration das Feld Hierarchie ignorieren. Debug Output Wenn diese Option aktiviert ist, werden Debug-Informationen in eine Log-Datei geschrieben. Sie sollten diese Option nur dann verwenden, wenn Sie vom Papyrus Support dazu aufgefordert werden. Mit dem nebenstehenden Button öffnen Sie das Verzeichnis in dem die Log-Datei angelegt wird. Vergessen Sie nicht, die Option wieder auszuschalten und die Log-Datei zu löschen, wenn diese nicht mehr benötigt wird. Alle Daten ins Bemerkungsfeld Auf Wunsch werden alle von CardScan erkannten Daten zusätzlich in das Bemerkungsfeld geschrieben. Bild speichern nicht speichern Bild speichern, Pfad in Zwischenablage Das Bild der Visitenkarte wird im Temp-Ordner gespeichert, der Pfad der Datei wird in die Zwischenablage kopiert. Der Dateiname ändert sich nicht, das Bild wird also beim nächsten Scanvorgang überschrieben. Wenn Sie das Bild in cobra verwenden möchten, wählen Sie Bearbeiten im Kontextmenü (Rechtsklick) des Bildobjektes (z. B. Foto) und klicken auf Bild laden.... Nun können Sie einfach den Pfad der Datei in das Eingabefeld Dateiname einfügen.

6 Bild in Zwischenablage speichern Nach dem Scanvorgang steht das Bild der Visitenkarte in der Zwischenablage zur Verwendung in anderen Programmen bereit. Die Konfiguration und Kalibrierung des Visitenkartenscanners (also der Hardware) erfolgt ausschließlich mithilfe der CardScan Software.