Checkliste 10 Schritte zur SEPA-Umstellung im Verein - für Lastschrifteinreicher -

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1 Checkliste 10 Schritte zur SEPA-Umstellung im Verein - für Lastschrifteinreicher - Name des Vereins: Ansprechpartner: Kontonummer: 1. Beantragung einer Gläubiger-ID Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Die Beantragung erfolgt über die Internetseite der Deutschen Bundesbank ( Die Gläubiger-ID wird nach der Beantragung per zugesendet. Gläubiger-ID beantragt am: 2. Neue Nutzungsvereinbarungen mit der Sparkasse treffen Die Vereinbarung Einzug von Forderungen durch Lastschriften muss erneuert werden. Die Gläubiger-ID wird für die neue Inkassovereinbarung (Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften) benötigt. Vereinbarung geschlossen am: Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 1

2 3. Verwaltung SEPA-Lastschriftmandate / Mandatsreferenz Bislang haben Sie von jedem Zahlungspflichtigen eine Einzugsermächtigung eingeholt. Unter SEPA spricht man von Lastschriftmandaten. o Jedes Lastschriftmandat wird zukünftig durch eine eindeutige Mandatsreferenz je Mitglied gekennzeichnet. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen. Verwenden Sie bspw. Mitglieds- oder Vertragsnummern und ggf. weitere Zusätze. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Nicht zulässig sind ä,ö,ü und Leerzeichen. o Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage. Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID; Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds. Einen Mustervordruck erhalten Sie von uns. (Anlage 1) o Verwenden Sie nach der Umstellung ausschließlich das Sepa- Lastschriftmandat. o Häufig wurde die Einzugsermächtigung auf einer Beitrittserklärung oder im Aufnahmeantrag erteilt. Hier muss eine Anpassung der Formulare erfolgen. Liegen Ihnen schriftliche Einzugsermächtigungen Ihrer Mitglieder vor, können diese ohne neue Vereinbarung (SEPA-Lastschriftmandat) umgewandelt werden (s. 5.1). erledigt am: 4. Aufbewahrung SEPA-Lastschriftmandat SEPA-Lastschriftmandate müssen Sie bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug im Original archivieren. Im Streitfall müssen Sie in der Lage sein, das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat vorzulegen. Achtung: Ein SEPA-Lastschriftmandat verliert seine Gültigkeit, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren wieder eintreten, müssen ein neues SEPA-Lastschriftmandat unterzeichnen. Archivierung sichergestellt / erledigt am: Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 2

3 5. Mitglieder unterrichten 5.1 Unterrichtung wg. Umstellung auf SEPA Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein SEPA- Lastschriftmandat wandeln. Eine Unterschrift von jedem Mitglied ist auf einem neuen Formular nicht notwendig. Die Mitglieder sind aber mindestens 14 Tage vor der Umstellung auf das SEPA- Verfahren zu informieren. Wichtige Informationen bei der Unterrichtung: o Gläubiger-ID, Datum der SEPA-Abbuchung, Mandatsreferenz Folgende Möglichkeiten bestehen: o Bekanntgabe über Vereinsblatt, im Einladungsschreiben zur nächsten Mitgliederversammlung, Mail oder Brief an jedes Mitglied. Sie können diese Information auch im Verwendungszweck* des letzten Einzugs vor der Umstellung vornehmen. *Bsp.: Vereinsbeitrag 2013 Ihre Einzugsermächtigung nutzen wir künftig als SEPA- Lastschriftmandat Unsere Gläubiger-ID DE. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnr. oder Ihre Mandatsreferenz:. Der erste SEPA-Basislastschrifteinzug findet am statt. Liegt Ihnen keine schriftliche Einzugsermächtigung des Mitgliedes vor, müssen Sie ein neues SEPA-Lastschriftmandat vom Kunden einholen. Mitglieder über Umstellung auf SEPA informiert alternativ neue SEPA-Lastschrift-Mandate eingeholt erledigt am: 5.2 Vorankündigung der Belastungsbuchung Bislang haben Sie wahrscheinlich Ihre Beiträge zum Beispiel im Zeitraum Jahresanfang oder Mitte Februar eingezogen. Die SEPA-Basislastschrift sieht einen genauen Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern kommuniziert werden muss. Unterrichten Sie Ihre Mitglieder mindestens 14 Tage vor Ausführung eines SEPA- Einzugs schriftlich über die Lastschrift. Notwendige Angaben dabei sind: Fälligkeitstag, Betrag, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN und BIC. Für wiederkehrende Zahlungen reicht auch eine einmalige Benachrichtigung nach folgendem Muster aus: o Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im Januar ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. o Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 3

4 Nehmen Sie den Passus ggf. in Ihre Beitrittserklärungen auf. Vorankündigung durchgeführt erledigt am:!! Bei vorliegender Einzugsermächtigung kann die Unterrichtung wg. Umstellung auf SEPA (5.1) und die Vorankündigung der Belastungsbuchung (5.2) auch in einem Schreiben zusammengefasst werden. (Muster s. Anlage 2) 6. Keine Lastschriftbelege / keine Disketteneinreichung SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingerichtet werden. Sie erhalten ggf. von Ihrem Kundenberater einen entsprechenden Online-Banking- Zugang. Beleghafte Beitragseinzüge und die Einreichung von Disketten sind nicht mehr möglich. Neue Vereinbarung getroffen erledigt am: 7. Software Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss zukünftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können, wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig sind. Ggf. müssen die entsprechenden Updates geladen werden. o SPG-Verein ab Version 3.0 SEPA-fähig (Umstellungsleitfaden: o StarMoney ab Version 9.0 inkl. Migrationshilfe SEPA-fähig o StarMoney Business ab Version 5.0 Sammellastschriften, ab Version 6.0 inkl. Migrationshilfe o S-Firm ab Version 2.5 SEPA-fähig inkl. Migrationshilfe o andere Software: beim Hersteller informieren! Der Einzug von SEPA-Lastschriften über unsere Internetfiliale ist ab Juni 2013 möglich: Software ist SEPA-fähig erledigt am: Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 4

5 8. Anpassung interner Prozesse Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen und Rechnungen an. Passen Sie Ihre Beitrittserklärungen mit integriertem SEPA-Lastschriftmandat an. Ergänzen Sie die Stammdaten Ihrer Mitglieder um IBAN und BIC. Die Umrechnung von Kontonummer/Bankleitzahl in IBAN/BIC können Sie mithilfe des SEPA-Account- Converters auf unserer Hompage oder mit Ihrer Banking Software durchführen. Reichen Sie die Zahlungsverkehrsdateien gemäß der SEPA-Einreichungsfristen bei der Sparkasse jeweils rechtzeitig ein: o Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit o Folge-Lastschriften frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Beachten Sie folgende Änderungen im Aufbau der Lastschriftdatensätze: o Der Verwendungszweck hat nur noch 140 Zeichen, Umlaute dürfen nicht verwendet werden. o Die Mandatsreferenz des Mitgliedes sowie die Gläubiger-ID des Vereins müssen immer angegeben werden. o Das Datum der Mandatsunterschrift ist anzugeben. Bei umgewandelten Einzugsermächtigungen ist hier das Datum der Unterrichtung gemäß Punkt 5.1 zu verwenden. erledigt am: 9. Zeitpunkt für die Umstellung Legen Sie fest, ab wann Sie nur noch mit SEPA-Basislastschriften arbeiten möchten. Ab muss die Umstellung abgeschlossen sein. Termin für 1. SEPA-Einzug: 10. Rücklastschrift / erneute Einreichung Der Zahlungspflichtige kann innerhalb von 8 Wochen nach Belastung die Zahlung ohne Abgabe von Gründen zurückgeben. Ohne vorliegendes SEPA-Lastschriftmandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. Trotz der Vorankündigung an Ihre Mitglieder über den Fälligkeitstermin und Beitragshöhe, wird es immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Bitte beachten Sie, dass bei einer erneuten Belastung ebenfalls eine Vorankündigung durchgeführt werden muss. Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 5

6 Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite: Haben Sie noch Fragen? Oder wünschen Sie unsere Unterstützung? Dann vereinbaren Sie bitte einfach ein persönliches Beratungsgespräch mit Ihrem Kundenberater. Persönliche Notizen: Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 6

7 Anlage 1 Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 7

8 Anlage 2 Musterverein Musterstraße Musterstadt Herrn Max Mustermitglied Musterstraße Musterstadt Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrter Herr Mustermitglied, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Verein möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt wird. Der Mitgliedsbeitrag wird zukünftig wie folgt mit der SEPA-Basislastschrift eingezogen: Beitrag: 30,00 Euro unsere Gläubiger-ID: DE01ZZZ Mandatsreferenz: (je Mitglied eigene Mandatsreferenz) Ihr Konto (IBAN): DE Ihr Kreditinstitut (BIC): Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg (NOLADE21UEL) Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauffolgenden Bankarbeitstag. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Mit freundlichen Grüßen Ihr Muster Verein Stand 03/2013 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg 8