INFORMATIK-BESCHAFFUNG

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1 Leistungsübersicht Von Anbietern unabhängige Entscheidungsgrundlagen Optimale Evaluationen und langfristige Investitionen Minimierte technische und finanzielle Risiken Effiziente und zielgerichtete Beschaffungen Seite 1

2 Als unabhängiger und erfahrener Partner, begleiten und unterstützen wir Sie in der Informatik-Beschaffung. Unterstützung in der Beschaffung Wir agieren unabhängig von Produkten, Lieferanten und Systemanbietern. Als neutraler Partner unterstützen wir Sie in der erfolgreichen Abwicklung Ihrer Informatik-Beschaffung. Dabei erhalten Sie fachliche und methodische Unterstützung in einzelnen Aufgaben oder in kompletten Aufgabenpaketen. Zielgruppen Unser Angebot richtet sich an: KMU die vor der Aufgabe stehen, eine: - Neuausrichtung der gesamten Informatik - Erneuerung der Informatik-Infrastruktur - Erweiterung um neue Standorte - Verlagerung oder Neuvergabe Outsourcing - Beschaffung einer Gesamt- oder Software-Lösung zu planen und zu beschaffen. Öffentliche Beschaffungsinstanzen von Bund, Kantonen, Städten und Institutionen, die wir mit unseren Leistungen primär im Rahmen von Ausschreibungen unterstützen können. Seite 2

3 Die Phasen einer Beschaffung Konzeptphase In der Konzeptphase werden alle Grundlagen für die Beschaffungsphase erarbeitet. Die Konzeptphase liefert Resultate wie: Eine klare Vorstellung, welche Bedürfnisse die geplante Beschaffung abdecken soll Die notwendigen konzeptionellen Grundlagen für die geplante Beschaffung Eine erste Auswahl von potentiellen Lieferanten Eine erste Umsetzungs- und Kostenplanung Einen Projektantrag falls notwendig sphase Die Beschaffung einer Informatik-Lösung beinhaltet auch immer das Thema Wartung und Support. Abhängig von der Art der Lösung sowie dem verfügbaren IT Fachpersonal beim Auftraggeber, sind entsprechende Wartungsund Supportvereinbarungen mit den Lieferanten Gegenstand der Beschaffung. Alle Leistungen in der sphase werden somit durch die gewählten Anbieter erbracht. Wir bleiben unabhängig. Beschaffungsphase In der Beschaffungsphase erfolgt die definitive Evaluation der Anbieter und / oder Lösung, die Implementierung und Einführung der Lösung sowie die Schulung der Anwender und der Betreiber. Je nach Ausgangslage löst der zu beschaffende Gegenstand Bestehendes ab. Das heisst, im Rahmen der Beschaffungsphase erfolgt eine Migration von Daten und Anwendungen. Die Beschaffungsphase schliesst nach erfolgter Systemabnahme und Einführung mit der Übergabe an den Auftraggeber, resp. der für den. Seite 3

4 Leistungen in der Konzeptphase Ausgangslage Die Erarbeitung der Ausgangslage ist in der Regel der erste Schritt im Rahmen der Konzeption einer geplanten Beschaffung. Sie beinhaltet das Festhalten der aktuellen Situation und den Rahmenbedingungen aus technischer, organisatorischer und ggf. baulicher Sicht. Ferner werden die Bedürfnisse seitens Anwender, und Organisation geklärt und als Anforderungen in einem Lastenheft dokumentiert. Im Erheben und Dokumentieren der Ausgangslage soweit notwendig und sinnvoll Im Erheben der Bedürfnisse, welche die geplante Lösung abdecken soll Im Formulieren und Erfassen der Anforderungen an die gesuchte Lösung Aus dieser Konzeptphase entstehen in der Regel zusätzliche Anforderungen, entsprechend wird das Lastenheft erweitert. Auf dieser Grundlage können nun erste, potentielle Lösungen und Anbieter evaluiert, Kostenabschätzungen erstellt und eine erste Umsetzungsplanung erarbeitet werden. Nun sind auch alle Grundlagen für einen nachvollziehbaren, technisch abgestützten und bedarfsorientierten Projektantrag vorhanden. Im Erstellen von Grobkonzepten & Varianten In der Vorevaluation von potentiellen Lösungen und Anbietern Im Erstellen einer erster Kostenabschätzung Im Erstellen der Umsetzungsplanung In der Formulierung eines Projektantrages Konzeption Auf Basis der Ausgangslage können nun erste bedarfsorientierte Konzepte erarbeitet werden. Diese berücksichtigen beispielsweised die Vorgaben der Informatik Roadmap, die Integration der neuen Lösung in die bestehende Landschaft oder die Ausarbeitung von Varianten usw. Seite 4

5 Leistungen in der Beschaffungsphase Beschaffung - Ausschreibung Sofern notwendig werden zu Beginn der Beschaffungsphase auf Basis der vorhandenen Grobkonzepte und des Lastenheftes die Ausschreibungsunterlagen erstellt. Diese müssen bei öffentlichen Beschaffungen, welche eine definierte Beschaffungssumme überschreiten, erstellt werden und unterliegen bestimmten Formvorschriften. In allen anderen Fällen genügen in der Regel das Lastenheft und die vorhandenen Grobkonzepte für das Einholen von Offerten. Ferner wird die Umsetzungsplanung soweit verfeinert, dass diese als Vorgaben beim Einholen von Offerten verwendet werden können. Im Finalisieren der Umsetzungsplanung Im Erstellen der Ausschreibungsunterlagen, sofern dies notwendig ist Beschaffung - Evaluation Nun werden Offerten eingeholt. Die in der Konzeptphase vorevaluierten Anbieter werden angeschrieben. Bei Bedarf können auch zusätzliche Anbieter angeschrieben werden. Die eingegangenen Offerten werden ausgewertet und den Anforderungen gegenüber gestellt. Ferner werden die technischen Rahmenbedingungen und potentielle Auswirkungen der möglichen Lösung auf die Informatik-Landschaft eruiert. Aus diesen Ergebnissen werden zwei bis drei potentielle Anbieter evaluiert. Diesen Anbietern wird die Gelegenheit gegeben, Ihre Lösungen zu präsentieren. Anschliessend werden Preisverhandlungen geführt und schliesslich eine Empfehlung zu Händen des Entscheidungsgremiums abgegeben. Nach der Wahl des Anbieters erfolgen die vertraglichen Verhandlungen und schliesslich erfolgt der Zuschlag an den oder die gewählten Anbieter. Im Einholen und Bewerten von Offerten In der Evaluation der optimalen Lösung, des geeigneten Anbieters In Preis- und Vertragsverhandlungen Seite 5

6 Leistungen in der Beschaffungsphase Implementierung In der Implementierung wird die beschaffte Lösung am Zielort installiert, konfiguriert und in genommen. Abhängig von der Art der Lösung sind auch Integrations- und Migrationsaufwände notwendig. Die Implementierung wird in der Regel mit einer Systemabnahme abgeschlossen. Diese prüft die neue Lösung auf die Erfüllung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Danach kann die Lösung eingeführt werden. finanziellen Gründen. Nach der Schulung von Anwender und Betreiber erfolgt schliesslich die für den ordentlichen. In der Planung, Koordination des Rollouts In der Planung und Koordination der Schulung In der und Übergabe der Lösung an den IHR ANSPRECHPARTNER In der Planung, Koordination und Führung der Implementierung In der Sicherstellung der geforderten Qualität In der Definition, Vorbereitung und Durchführung der Systemabnahme Einführung und Je nach Art der Lösung kann deren Einführung wenig bis sehr viel Aufwand bedeuten. Entsprechend muss die Einführung geplant und koordiniert werden. Fallweise kann eine Einführung - unter Umständen zusammen mit der Implementation - etappenweise erfolgen, sei es aus organisatorischen, technischen oder Andreas Koch Dipl.KMU-Management HSG Geschäftsleiter / Verkauf Direkt andreas.koch@koch-it.ch KOCH IT AG Rudolf Diesel Strasse 5 CH-8404 Winterthur Tel Fax sales@koch-it.ch Seite 6