Pflichtenheft der MGB

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1 Pflichtenheft der MGB

2 Präsident o Personelle und organisatorische Leitung des Vereins o Kann Aufgaben delegieren o Vertritt den Verein nach aussen o Verantwortlich für sämtliche Anliegen der Vereinsmitglieder und deren Bereinigung im Vorstand o Sucht nach Verbesserungen, die für den Verein wichtig sind o Leitet Generalversammlungen, Vereinsversammlungen, Vorstandssitzungen und ausserordentliche Sitzungen o Verfasst einen Jahresbericht z.h. der Generalversammlung o Unterzeichnet die Korrespondenz mit dem betreffenden Vorstandsmitglied o Bereinigt die eingehende Post und leitet diese weiter o Reicht Gesuche für die Benutzung der Auftritts- und Probelokalitäten ein o Legt Termine fest und überwacht deren Einhaltung o Organisiert alle Auftritte o Erstellt Einsatzpläne o Informiert die Musikkommission über Auftritte o Erstellt den Probeplan in Zusammenarbeit mit der Musikkommission o Ist das Bindeglied zum SBV und SKMV o Besucht Delegiertenversammlungen und Präsidententagungen o Ist Beisitzer Vorstand MGB im JMB-Vorstand o Ist Mitglied der Musikschulkommission 01/03/2013 1

3 Vizepräsident o Übernimmt bei Abwesenheit des Präsidenten dessen Aufgaben o Unterstützt den Präsidenten o Kann für Spezialaufgaben delegiert werden o Führt die Absenzenliste o Hält die Antritte des Vizedirigenten fest und leitet diese zur Abrechnung weiter o Bestimmt das Restaurant, welches nach der Probe besucht wird o Organisiert die Tombola o Organisiert den Grillplausch 01/03/2013 2

4 Kassier o Zuständig für sämtliche finanziellen Belange des Vereins Kassawesen: o Bezahlt die Rechnungen o Erstellt die Jahresrechnung per o Verantwortlich für Kassen bei Anlässen o Stellt Rechnungen aus (Inserate, Stückspenden,...) o Erstellt das Budget für das kommende Vereinsjahr mit dem Präsidenten o Präsentiert die Jahresrechnung an der Generalversammlung o Organisiert die Prüfung der Jahresrechnung mit den Revisoren o Erstellt die AHV-Abrechnung und die Steuererklärung o Fordert die Verrechnungssteuer zurück o Optimale Verwaltung und Anlage von Vereinsvermögen in Absprache mit dem Vorstand o Führt ein Verzeichnis über Passiv- und Gönnermitglieder o Verantwortlich für den Einzug der Passiv- und Aktivbeiträge o Anwerben von neuen Passivmitgliedern o Erstellt eine Spenderliste und entsprechende Dankesschreiben o Kassenabgabe an Ressortchefs bei Anlässen o Kontrolliert Ressort-Abrechnungen (Bar, Festwirtschaft, Tombola,...) 01/03/2013 3

5 Sekretär o Verantwortlich für die administrativen Arbeiten o Schreibt an Sitzungen und Versammlungen das Protokoll o Erledigt die Korrespondenz im Auftrag des Präsidenten o Führt das Vereinsarchiv (Protokolle, GV Unterlagen,...) o Führt die Mitglieder-, Ehren- und Verdienstmitgliederliste und die Dispensliste o Betreut die Musikerpässe o Meldet Veteranen an den Veteranen-Obmann o Meldet den Vereinsetat an den SKMV o Organisiert Blumenarrangements mit Kondolenzkarte bei Todesfällen o Organisiert in Absprache mit dem Vorstand Geschenke für Mitglieder zu speziellen Anlässen (Hochzeit, Veteranenernennung, Ehrenmitgliedschaft,...) 01/03/2013 4

6 Medienverantwortlicher o Verantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit o Archiviert die Unterlagen o Koordiniert die Werbeaktion für musikalische Anlässe in Zusammenarbeit mit der Musikkommission und dem Vorstand o Organisiert die Gestaltung des Werbematerials (Konzertprogramm, Plakat, Flyer,...) o Veranlasst den Druck von Werbematerial o Organisiert die Verteilung des Werbematerials (Plakataushang, elektronischer Versand, Versand per Post,...) o Anwerben von Inserenten o Lädt Medien zu Anlässen ein o Bedient Print- und elektronische Medien (Inserate, Berichte, Veranstaltungskalender,...) o Dokumentiert Vereinsanlässe mit Fotos und Berichten o Betreut den Auftritt der MGB im Internet (Social Media, Webseite,...) o Beschafft Versandmaterial (Couverts, Briefpapier,...) 01/03/2013 5

7 Musikalienverwalter o Rüstet die Musikanten mit Musikmaterial aus o Verwaltet und archiviert die Musikstücke o Verbindungsperson zwischen dem Vorstand und der Musikkommission o Kopiert die Noten für die Musikanten o Archiviert die Musikstücke (je 1 Satz Originalnoten) o Führt ein Verzeichnis der Musikstücke o Beschafft und verwaltet Musikmaterial (Noten, Notenmappen, Marschbüchlein,...) o Zieht Musikmaterial bei Austritt eines Mitgliedes ein (Noten, Notenmappen, Marschbüchlein,...) o Eingabe der jährlichen Stückliste für die Suisa o Ist Mitglied der Musikkommission 01/03/2013 6

8 Materialverwalter o Verwaltet Uniformen, Instrumente und übriges Material Uniformen: o Organisiert die Einkleidung von Mitgliedern o Kontrolliert die gereinigte Uniform bei deren Rückgabe o Veranlasst Änderungen o Organisiert Nachbestellungen in Absprache mit dem Vorstand Instrumente: o Übergibt gereinigte Instrumente an die Mitglieder o Kontrolliert das gereinigte Instrument bei dessen Rückgabe o Veranlasst Reparaturen und Revisionen o Beschafft Zubehör (Öl, Putzmittel,...) Allgemeine Aufgaben: o Hält sich bei sämtlichen Ausgaben an den Budgetrahmen o Veranlasst Anschaffungen (Notenständer,...) o Zieht Vereinsmaterial beim Austritt eines Mitgliedes ein o Führt ausführliche Inventarlisten (Uniformen, Instrumente, Zubehör,...) o Führt ein Verzeichnis über das abgegebene Material (Uniformen, Instrumente, Zubehör,...) o Erstellt ein Inventar z.h. der GV o Sorgt für Ordnung im Materialraum 01/03/2013 7

9 Veteranen-Obmann o Verantwortlich für die personelle und organisatorische Betreuung der Veteranen o Ist das Bindeglied zwischen der kantonalen Vereinigung und dem Verein o Führt ein Mitgliederverzeichnis o Verteilt die Einladungen für Anlässe o Meldet Todesfälle rechtzeitig an den Rayon-Obmann der schwyzerischen Musikveteranenvereinigung 01/03/2013 8

10 Musikkommission o Verantwortlich für die musikalischen Belange o Verrichtet ihre Tätigkeit unabhängig vom Vorstand o Fördert den Verein in musikalischer Hinsicht o Bestimmt und beschafft die Musikliteratur im Rahmen des Budgets o Stellt die Literatur für Auftritte zusammen o Organisiert den Ablauf der Auftritte o Sucht Lösungen bei Besetzungsproblemen o Organisiert bei Bedarf Aushilfen o Erstellt die musikalische Jahresplanung und den Probeplan in Zusammenarbeit mit dem Präsidenten o Koordiniert Termine der Auftritte o Stellt den Antrag für die Neuanschaffungen von Instrumenten an den Verein über den Vorstand o Stellt den Antrag für Wettbewerbsteilnahmen an den Verein über den Vorstand o Übernimmt die musikalische Organisation bei Wettbewerbsteilnahmen o Pflegt die Beziehung zur Jugendmusik o Führt jährlich Gespräche mit den über 15 jährigen Jugendmusikanten über einen möglichen MGB-Beitritt in Rücksprache mit dem JM-Dirigenten o Schlägt den Musikkommissionspräsidenten z.h. der GV vor o Erstellt über jede Sitzung ein Protokoll 01/03/2013 9