6 Datenbank verwalten

Transkript

1 92 Kapitel 6: Datenbank verwalten 6 Datenbank verwalten Profi bietet Ihnen verschiedene Werkzeuge (Tools), welche während der Programminstallation mit installiert wurden. Öffnen Sie das Startmenü mit Hilfe der Maus oder der Windows-Taste auf Ihrer Tastatur und wählen Sie den Eintrag Programme. Wählen Sie dort den Programmordner aus, den Sie zuvor, während der Profi-Installation, angegeben haben. Tipp Um eine Verknüpfung auf dem Desktop zu erstellen, bewegen Sie den Mauszeiger über einen Eintrag und klicken ihn mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie den Eintrag Senden an und dann Desktop (Verknüpfung erstellen). Abb.: Profi-Programmordner Hier haben Sie verschiedene Optionen, wobei an dieser Stelle die Datenbank(rück)sicherung und das Datenbankdienstprogramm (siehe Abb.) näher erläutert werden. 6.1 Datenbank(rück)sicherung Mit diesem Tool können Sie Ihre Datenbank und Ihre Formulare sichern und/oder wiederherstellen. Vor dem Start des Tools müssen alle Profi- Programme, d.h. bei Mehrbenutzerbetrieb auf allen verknüpften Rechnern, geschlossen werden. Unsere ausdrückliche Empfehlung: Sichern Sie mindestens einmal pro Tag Ihre Datenbank! Eine Formularsicherung ist nur einmalig oder bei einer Änderung an den Formularen nötig.

2 Kapitel 6: Datenbank verwalten Hinweis Die Sicherungsfunktion ist über den Bereich Programmeinstellungen Programmverwaltung Historie/Sicherung" zu verwalten. 3 Abb.: Datenbank(rück)sicherung Sichern Auf dieser Registerkarte können Sie über das Aktivieren der jeweiligen Haken bei Programm und Datenbank sichern und Formulare sichern die jeweiligen Bereiche einzeln bzw. zusammen sichern (Nr. 1). Der Bereich Quellverzeichnisse wird i.d.r. automatisch vom Programm erkannt und gefüllt (Nr. 2). Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie den Pfad für das Verzeichnis und die Datenbank selbst über die... - Schaltfläche auswählen. Das Profi Verzeichnis ist der Ordner bin (Bsp.: C:\Programme\Profi32\bin). Das Profi-Datenbank-Verzeichnis ist der Ordner Data (Bsp.: C:\Programme\Profi32\Data). Im Bereich Zielverzeichnis wählen Sie das Sicherungsverzeichnis über die... -Schaltfläche aus (Nr. 3). Hinweis Die Anzahl der Sicherungsdateien kann unter Programmeinstellungen Programmverwaltung Historie/Sicherung" eingestellt werden. Es ist sinnvoll, ein Sicherungsverzeichnis zu wählen, welches nicht auf der gleichen Festplatte liegt, wie Ihre Profi-Installation. Bei einer defekten Festplatte könnte ansonsten nicht mehr auf das Sicherungsverzeichnis zugegriffen werden.

3 94 Kapitel 6: Datenbank verwalten Mit der Schaltfläche F11 Sichern starten Sie die Formular/Datenbank- Sicherung. Der aktuelle Status der Sicherung wird Ihnen im oberen Bereich des Fensters angezeigt. Alle getätigten Einstellungen werden erst nach Durchführung einer Sicherung gespeichert Wiederherstellen Auf dieser Registerkarte können Sie sowohl Ihre gesicherten Formulare, wie auch gesicherte Datenbanken wiederherstellen. Die zurückgesicherten Daten entsprechen dann dem Datum und Uhrzeit der Sicherung. 1 2 Hinweis Nach einer Datenrücksicherung, sind alle vorherigen Daten von der Daten- Sicherung überschrieben. Abb.: Registerkarte Wiederherstellen In dem Bereich Quellverzeichnis wird der Pfad angegeben, unter welchem sich die Sicherungsdateien befinden (Nr. 1). Der Pfad wird wieder über die... -Schaltfläche ausgewählt und eingestellt, falls dieser nicht automatisch erkannt wurde. In der unteren Tabelle (Nr. 2) können Sie auswählen, ob die Formulare oder die Datenbank wiederhergestellt werden sollen. Sinnvoll ist natürlich, hier das aktuellste Datum auszuwählen. Über die Schaltfläche F11 Rücksicherung wird die Wiederherstellung der Formulare oder der Datenbank gestartet.

4 Kapitel 6: Datenbank verwalten Datenbank-Dienstprogramm Das Datenbank-Dienstprogramm ist für direkte Eingriffe in die Datenbank vorgesehen und deshalb auch mit einem Passwort versehen. Für Sie als Kunden ist das Datenbank-Dienstprogramm somit nur zum Teil verwendbar. Vor jeder Änderung sollten Sie deshalb eine Sicherung Ihrer Datenbank anlegen. Nun zu den Bereichen, die für Sie relevant sind. In der Menüleiste sind das die zwei Punkte: Datenbank-Dienstprogramme Formulare Abb.: Datenbank-Dienstprogramm Datenbank-Dienstprogramme Unter diesem Menüpunkt haben Sie unter anderem die Möglichkeit die Datenbank zu komprimieren. Gleiche Funktion erfüllt auch die Schaltfläche F2 Kompakt im unteren Bereich des Fensters. Die Komprimierung der Datenbank sollte von Ihnen durchgeführt werden, sofern folgende Punkte auftreten: Aufruf von Datensätzen (z.b. das Laden aller Artikel) dauert sehr lange Profi-Laufzeitfehler beim Aufruf bestimmter Datensätze

5 96 Kapitel 6: Datenbank verwalten Formulare Über den Menüpunkt Formulare haben Sie folgende Möglichkeiten: Formulare laden Formulare aktualisieren Installierte Druckertreiber (ansehen) Abb.: Formulare Formulare laden In der Standardinstallation von Profi werden zwei unterschiedliche Standardformulare für die jeweiligen Bereiche mit ausgeliefert und angeboten. Sie haben die Auswahl zwischen Belegen mit und Belege ohne Belegkopf und Gesellschafter-Logo. Diese Formulare können jederzeit neu geladen werden. Beachten Sie, dass angepasste Formulare dann aber überschrieben werden. Formulare aktualisieren In den Formularen wurden im Laufe der Zeit ständig Veränderungen und Erweiterungen eingearbeitet. Um es Ihnen jederzeit zu ermöglichen, Ihre Formulare auf dem neuesten Stand unserer Profi-Version zu halten, können Sie hier Ihre Formulare aktualisieren.

6 Kapitel 6: Datenbank verwalten 97 Hinweis Die bestehenden und angepassten Formulare werden überschrieben. Abb.: Formulare aktualisieren Ist Ihre Version höher als die Version, die in der Spalte Version angegeben ist, wurden Ihre Formulare wahrscheinlich schon bei einem Programm- Update auf diesen Stand gebracht. Eine Aktualisierung ist somit nicht notwendig. Ist Ihre Version niedriger, können Sie über Aktivierung des jeweiligen Hakens eine Aktualisierung über die Schaltfläche F10 OK starten. Bei beendeter Aktualisierung wird Ihnen eine Protokolldatei angezeigt. Installierte Druckertreiber Über das Anklicken dieses Punktes werden Ihnen alle in Ihrem System installierten Druckertreiber angezeigt. Abb.: Installierte Druckertreiber

7 98 Kapitel 6: Datenbank verwalten Schaltflächen Durch Betätigen der Schaltfläche F2 Kompakt können Sie die Datenbank komprimieren. Über die Schaltfläche F4 Update wird eine Update-Datei, die sich evtl. im Data -Verzeichnis der Profi-Anwendung befindet, ausgeführt. Die Schaltfläche F11 Export ermöglicht es Ihnen, einzelne Teile des Programms in eine gepackte Export-Datei zu exportieren. Abb.: Export Durch Aktivieren der Haken in den einzelnen Bereichen können Sie die Daten bestimmen, die es zu exportieren gilt. Über die Schaltfläche F10 OK starten Sie den Export. Die Dateien werden in einer gepackten Datei (Export.zip oder Katalog.zip) im Data -Verzeichnis des Programms abgelegt. Nach erfolgreichem Export wird Ihnen eine Protokolldatei zur Ansicht angeboten: Abb.: Bestätigen Sie

8 Kapitel 6: Datenbank verwalten 99 Die Schaltfläche F12 Import ermöglicht es Ihnen, nachträglich einzelne Teile in das Profi-Programm zu importieren. Abb.: Import Auch die zu importierende Datei wird vom Programm in gepackter Form, d.h. als Zip-Archiv, verlangt.