Verzeichnisstruktur: Dateien, Ordner und Laufwerke unter Windows 7

Transkript

1 Dokumentation : Dateien, Ordner und Laufwerke unter Windows 7 Hilfestellung beim Aufbau einer Ordnerstruktur im Windows Explorer Inhaltsverzeichnis 1 Anlass Version Was sind Dateien? Was ist eine Ordnerstruktur? Ordnerstruktur vorher Ordnerstruktur am Computer Stichpunkte für eine effektive Ordnerstruktur Übersichtlichkeit Nachvollziehbarkeit Schnelligkeit Umgang mit Ordnern Ordner erstellen Unterordner erstellen Wie verschiebe ich Ordner? 'Drag and Drop' (zu Deutsch: Ziehen und Ablegen ) Ausschneiden und Einfügen mit der Maus Mit der Tastatur Anlass Um Dateien zu verwalten oder Ordner zu erstellen sollte man im Umgang mit dem Windows Explorer vertraut sein. Der Explorer ist das zentrale Hilfsmittel, um sich eine übersichtliche Ordnerstruktur aufzubauen, um darin seine Dateien abzulegen und vor allen Dingen auch wieder zu finden. 2 Version Datum Version Kommentar Edgar Langguth, EDV-Stelle kleinere Änderungen Edgar Langguth 1 von

2 3 Was sind Dateien? Bei einer Datei handelt es sich um eine Ansammlung von Informationen. Es können Informationen wie Text, Bildern oder Musik sein. Man spricht dann von einer Textdatei, einer Bild- oder einer Audiodatei. Dateien werden auf der Festplatte Ihres Computers oder auf einem Netzlaufwerk abgespeichert. Um Dateien abzulegen, und vor allen Dingen wiederzufinden, sollte man ein paar Regeln kennen und beachten. 4 Was ist eine Ordnerstruktur? 4.1 Ordnerstruktur vorher Zum besseren Verständnis wird dies an einem Beispiel aus einer Zeit erklärt, als Sie noch nicht mit einem Computer gearbeitet haben. Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Brief fertig geschrieben (per Hand oder mit Schreibmaschine). Nun wird der Brief kopiert und verschickt. Die Kopie heben Sie sich für Ihre Unterlagen auf. Diese Unterlagen legen Sie sich lose in Ihren Schrank. Vielleicht kommen auch noch Fotos dazu die Sie ebenfalls in diesen Schrank legen. Bei einem Brief (Kopie) und ein oder zwei Bildern würde das ja noch gehen, aber mit der Zeit werden es immer mehr und bald hätten Sie einen wilden Stapel Briefe und Kopien in Ihrem Schrank liegen. Müssen Sie in einem Ihrer Briefe nochmals etwas nachlesen oder darauf antworten, oder möchten Sie eines Ihrer Fotos vorzeigen beginnt das große Suchen. Also wie haben Sie sich geholfen? Richtig einen Ordner gekauft und Ihre Unterlagen darin abgeheftet. Schon war es im Schrank etwas aufgeräumter. Noch besser waren zwei Ordner: einer für die Dokumente und einer für die Fotos. Nun noch die Ordner beschriftet mit Dokumente und mit Fotos, dann die Dokumente in den Ordner Dokumente abgeheftet, die Fotos in den Ordner Fotos und schon gab es etwas mehr Ordnung. Edgar Langguth 2 von

3 Aber alle Briefe und Dokumente einfach in dem Ordner Dokumente abzuheften war auch noch nicht das beste System. Hier musste immer noch der gesamte Ordner durchsucht werden. Nun kam der nächste Schritt ein Register. Jetzt konnte man die Briefe und Dokumente nochmals unterteilen in Briefe oder Dokumente oder Rechnungen, nach Privat oder Geschäftlich usw. Jetzt war das Auffinden wesentlich leichter. Im Ordner Fotos war es genau so. Nicht alle Fotos einfach in einem Ordner sondern schön mit Registern unterteilt nach Ereignissen oder Urlaub usw. Wenn man es ganz besonders ordentlich gemacht hatte wurden dann diese Hauptgruppen nochmals unterteilt. Beispiel: Fotos Urlaub Urlaubsort und wenn man öfters an einem Ort war nochmals nach Jahr. Somit war Schluss mit suchen. Wenn wir dieses System verstanden haben müssen wir es nur noch auf unseren Computer umsetzen. 4.2 Ordnerstruktur am Computer Fangen wir mit dem Schrank an: der ist bei unserem Computer die Festplatte oder das Netzlaufwerk. Auch hier werden wir unsere Dateien, die wir speichern wollen, nicht einfach auf einer Festplatte oder einem Netzlaufwerk ablegen, sondern wie in unserem Schrank in Ordnern. Diese Ordner werden ebenfalls beschriftet und die Dateien darin abgelegt. Wie bei unseren Ordnern im Schrank können wir zu besseren Übersichtlichkeit unsere Ordner auch wieder unterteilen, nur das wir hier keine Register verwenden. Bei unserem Betriebssystem heißen die Register Unterordner. Also Schrank Ordner Register = Festplatte / Netzlaufwerke = Ordner = Unterordner Wie oft wir die Ordner mit Unterordnern unterteilen können wir selbst festlegen. Edgar Langguth 3 von

4 Je besser die Unterteilung, desto leichter finden wir unsere Dateien später wieder. Aber Achtung: auch hier sinnvoll vorgehen; zu viele Unterteilungen, sprich Unterordner, können auch wieder verwirren. Hier ist ein gutes Mittelmaß erforderlich. Hier ein Beispiel einer Ordnerstruktur. Da sich die Verzweigungen wie ein umgedrehter Baum verästeln können spricht man auch von einer Baumstruktur. Edgar Langguth 4 von

5 4.3 Stichpunkte für eine effektive Ordnerstruktur Übersichtlichkeit Die Ordnerstruktur am PC sollte übersichtlich sein. Das bedeutet, auf einer Ebene sollten nur so viele Ordner sein, wie man auf einen Blick erfassen kann. Denn je mehr Unterordner in einem Verzeichnis sind, desto länger benötigt man, um den richtigen zu finden Nachvollziehbarkeit Wer schon mal an einem fremden PC gearbeitet hat, kennt vielleicht das Gefühl, nicht durchzublicken, wo was zu finden ist. Gründe für diese mangelnde Nachvollziehbarkeit können unklare Ordnernamen, eine zu verschachtelte Ordnerstruktur oder zu wenige Ordner mit zu vielen Dateien sein. Die Ordnerstruktur sollte auch für fremde Nutzer intuitiv nachvollziehbar sein Schnelligkeit Wesentlich für eine effektive Ordnerstruktur ist, wie schnell man ein gesuchtes Dokument findet. Ziel sollte es sein, in drei Klicks die gewünschte Datei zu haben. Das bedeutet, die Entfernung von der obersten Ordnerebene bis zu jeder beliebigen Datei sollte nicht mehr als drei Ordner betragen. Mit diesem Wissen können Sie nun Ihre Ordnerstruktur am Computer einrichten. 5 Umgang mit Ordnern 5.1 Ordner erstellen Im folgenden Beispiel wollen wir einen Ordner auf unserem Persönlichen Netzlaufwerk Laufwerk (P) erstellen. Dazu öffnen Sie Ihren Explorer. Klicken Sie dazu auf das kleine Ordnersymbol unten links in der Taskleiste. oder alternativ die Tastenkombination Edgar Langguth 5 von

6 Der Windows-Explorer wird geöffnet. Der Windows-Explorer unterteilt sich in 5 Bereiche. Adressleiste Symbolleiste Detailbereich Navigationsbereich Inhaltsbereich Edgar Langguth 6 von

7 Um nun beispielsweise einen neuen Ordner auf Ihrem persönlichen Netzlaufwerk zu erstellen, klicken Sie im Explorer links im Navigationsbereich, auf das Netzlaufwerk (P:) wenn auf Ihrem Computer auf dem Laufwerk P: noch kein Ordner angelegt wurde, ist die rechte Seite des Explorers der Inhaltsbereich leer. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Edgar Langguth 7 von

8 Hier klicken Sie auf Neu und anschließend auf Ordner. Edgar Langguth 8 von

9 Alternativ können Sie auch oben im Explorer, auf die Schaltfläche Neuer Ordner klicken. In der rechten Seite des Inhaltsbereichs erscheint nun ein neuer Ordner. Achtung! Hier nicht gleich mit der linken Maustaste klicken und bestätigen, sonst wird der vorgeschlagene Name Neuer Ordner übernommen. Es wäre ja nicht sinnvoll, alle Ordner mit Neuer Ordner zu benennen. Solange das Feld neben dem neuen Ordner Blau hinterlegt, also markiert, ist, können Sie gleich das Schreiben anfangen und einen Namen vergeben. Hier in unserem Beispiel Dokumente. Edgar Langguth 9 von

10 Sollten Sie jedoch aus Versehen bereits bestätigt haben und der Ordner hat den Namen Neuer Ordner, so gehen Sie mit der Maustaste auf das Ordnersymbol mit dem Namen Neuer Ordner und klicken mit der rechten Maustaste. Im geöffneten Kontextmenü können Sie dann auf Umbenennen klicken und dem Ordner einen neuen Namen geben. In unserem Beispiel Dokumente. Edgar Langguth 10 von

11 Im Navigationsbereich links, wird nun ebenfalls der neue erstellte Ordner Dokumente auf dem Laufwerk (P:) angezeigt. Um Ordner im Navigationsbereich anzuzeigen müssen Sie über das kleine Dreieck links neben den Namen die unteren Ebenen ein oder ausblenden. Ist das Dreieck weiß, ist die Ebene darunter geschlossen. Bei schwarzem Dreieck ist die untere Ebene geöffnet. Nun haben Sie Ihren ersten Ordner erstellt! Edgar Langguth 11 von

12 Wie ganz am Anfang dieser Lektion beschrieben, wollen wir aber auch in unseren Ordnern Ordnung schaffen. Das bedeutet, unseren Ordner auch noch mal unterteilen. Bei unseren realen Ordnern würden wir ein Register in den Ordner legen. Hier am Computer sprechen wir wie erwähnt von Unterordnern 5.2 Unterordner erstellen. Wir werden unseren Testordner Dokumente einen Unterordner mit dem Namen Vorlagen zuweisen. Mit einem Klick im Explorer, links im Navigationsbereich, auf den Ordnernamen Dokumente, wird dieser Ordner aufgeklappt und sein Inhalt wird in der rechten Hälfte des Explorers, dem Inhaltsbereich, angezeigt. In unserem Beispiel wird der Inhaltsbereich rechts, leer sein, da in Ihrem Ordner Dokumente noch nichts abgelegt und noch kein Unterordner erstellt wurde. Nun können Sie in diesen leeren Ordner einen Unterordner ablegen. Klicken Sie also wie oben schon beschrieben mit der rechten Maustaste in diesen leeren Bereich Edgar Langguth 12 von

13 und im geöffnetem Kontext Menü wieder auf Neu Ordner. Nun wurde wieder ein neuer Ordner in Ihrem Ordner Dokumente erstellt. Achtung: Nicht vergessen der vorgeschlagene Ordnername ist blau markiert also gleich den neuen Namen eintippen. In unserem Beispiel Vorlagen. Nach dem bestätigen haben Sie nun in Ihrem Ordner Dokumente einen Unterordner mit dem Namen Vorlagen. erstellt. Wie in diesem Beispiel gezeigt, können Sie noch weitere Unterordner in Ihrem Ordner Dokumente erstellen. Edgar Langguth 13 von

14 Wollen Sie ihren Unterordner im Beispiel Vorlagen auch noch unterteilen so geschieht dies auf die gleiche Weise wie vorher beschrieben. Den Unterordner den Sie nochmals unterteilen möchten in der linken Hälfte des Explorers anklicken, dann in der rechten Hälfte wieder mit rechter Maustaste einen neuen Unterordner erstellen. Als Hilfe, wo sich der rechts im Inhaltsbereich angezeigte Ordner oder die Datei befindet, sollten Sie immer wieder mal einen Blick auf die Adressleiste oben im Explorer werfen. Hier sehen Sie in der Adressleiste den Pfad angezeigt, an dem Sie sich gerade befinden. Hier am Beispiel wird rechts der Inhalt des Unterordners Vorlagen im Ordner Dokumente angezeigt. Hier im Beispiel ist der Unterordner Vorlagen leer. Der Unterordner Vorlagen befindet sich auf dem Netzlaufwerk (P) im Ordner Dokumente Nun können Sie Dateien in Ihrem Ordner Dokumente oder Ihren Unterordnern Vorlagen usw. ablegen. Edgar Langguth 14 von

15 5.3 Wie verschiebe / kopiere ich Ordner? Falls Sie einen Ordner an falscher Stelle erstellt haben, ihn verschieben möchten, oder einen Ordner auf einem anderen Laufwerk sichern wollen, Ordner kopieren möchten usw. können Sie dies mit verschiedenen Möglichkeiten bewerkstelligen. Welches Verfahren Ihnen persönlich am besten zusagt, finden Sie am ehesten durch Ausprobieren der verschiedenen Möglichkeiten selbst heraus. Die verschiedenen Möglichkeiten im Einzelnen 'Drag and Drop' (zu Deutsch: Ziehen und Ablegen ) Öffnen Sie den Explorer und navigieren Sie sich zu dem Ordner, den Sie verschieben wollen. Im Beispiel den Unterordner mit Fotos Aktivitäten Abteilung aus dem Ordner Dokumente in den Ordner Fotos. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Ordner Aktivitäten Abteilung, halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und fahren Sie mit der Maus nach links (der Ordner hängt nun an Ihrem Mauszeiger) ziehen Sie die Maus, bis der Mauszeiger auf den Ordner Fotos zeigt. Nun lassen Sie die Maustaste los. Edgar Langguth 15 von

16 Wenn der Mauspfeil genau auf den Ordner Urlaub zeigt lassen Sie die rechte Maustaste los. Nachdem Sie die rechte Maustaste losgelassen haben öffnet sich ein Kontextmenü und nun haben Sie die Auswahlmöglichkeit, ob Sie den Ordner hierher kopieren, oder hierher verschieben möchten.. Achtung: Sie können diese Schritte auch mit gedrückter linker Maustaste durchführen, nur werden Sie hier nicht gefragt ob Sie den Ordner verschieben oder kopieren möchten sondern der Ordner wird gleich verschoben. Also: Ordner gleich verschieben: linke Maustaste gedrückt halten und ziehen mit Auswahlmenü: rechte Maustaste gedrückt halten und ziehen. Edgar Langguth 16 von

17 5.3.2 Ausschneiden und Einfügen mit der Maus Öffnen Sie den Explorer und navigieren Sie sich zu dem Ordner den Sie verschieben wollen. Als Beispiel verschieben Sie den Unterordner mit Fotos Aktivitäten Abteilung aus dem Ordner Dokumente in den Ordner Fotos. Gehen Sie mit dem Mauspfeil auf den Ordner Aktivitäten Abteilung, klicken Sie mit der rechten Maustaste. Es erscheint folgendes Kontextmenü: Hier klicken Sie auf Ausschneiden (wollen Sie ihn kopieren, klicken Sie auf Kopieren ). Nun befindet sich der Ordner in der Zwischenablage. Edgar Langguth 17 von

18 Klicken Sie im Explorer, im Navigationsbereich auf den Ordner oder das Laufwerk in dem Sie den Ordner einfügen möchten und öffnen Sie diesen. Dann klicken Sie auf der rechten Seite des Explorers, im Inhaltsbereich, mit der rechten Maustaste und es erscheint folgendes Kontextmenü: Hier klicken Sie auf Einfügen : der vorher ausgeschnittene (bzw. kopierte) Ordner wird eingefügt Mit der Tastatur Die Befehle Ausschneiden und Einfügen (bzw. Kopieren und Einfügen ) können Sie statt über das Kontextmenü auch über die Tastatur eingeben. Dazu drücken Sie folgende Tastenkombinationen Ausschneiden Einfügen Falls Sie einen Ordner Kopieren möchten können Sie das ebenfalls mit einer Tastenkombination Kopieren Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten kennengelernt wie Sie Ordner und Dateien verschieben, kopieren, ausschneiden und einfügen können. Probieren Sie alle Möglichkeiten aus um Ihren persönlichen Favoriten herauszufinden Edgar Langguth 18 von