S Sparkasse Münsterland Ost. SEPA-Umstellung im Verein

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1 S Sparkasse Münsterland Ost SEPA-Umstellung im Verein

2 Inhalt 1. Änderung der Kontodaten 2. Die SEPA-Instrumente 3. Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift 4. Details zur SEPA-Basis-Lastschrift 5. Neue Fristen beim Lastschrifteinzug 6. Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr Der Begriff SEPA steht für Single Euro Payments Area und damit für einen einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum, in dem nationale sowie internationale Zahlungen zu einheitlichen Bedingungen und mit gleichen Zahlungsinstrumenten abgewickelt werden. Neben den 27 EU-Staaten nehmen Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz an der SEPA teil. Die SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften werden zum 1. Februar 2014 alle derzeit genutzten nationalen Verfahren vollständig ablösen. Als Kunde der Sparkasse Münsterland Ost steht Ihnen die SEPA-Überweisung bereits seit Anfang 2008 und die SEPA-Lastschrift seit dem 1. November zur Verfügung. Auf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr und Hinweise zu den Handlungsfeldern, die für Sie bei der Umstellung auf die SEPA- Überweisung bzw. die SEPA-Lastschrift wichtig sind. Bitte beachten Sie insbesondere die Checkliste zur SEPA-Umstellung, die Sie am Ende des Dokumentes finden. Unsere Fachberater für das ebanking unterstützen Sie gerne bei der Klärung offener Fragen zur SEPA-Umstellung. Sie erreichen uns während der üblichen Geschäftszeiten unter: Telefon: ebanking@sparkasse-mslo.de Bitte beachten Sie auch unsere aktuellen Informationen unter: Ihre Sparkasse Münsterland Ost 2

3 Änderungen im Zahlungsverkehr durch die SEPA Die Ablösung der bisherigen Überweisungs- bzw. Lastschriftverfahren durch die neuen SEPA-Instrumente zum 1. Februar 2014 hat vielfältige Auswirkungen auf die Vereinsfinanzen. 1. Änderungen Kontodaten 1.1 IBAN ersetzt Kontonummer IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Die IBAN gewährleistet eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im SEPA-Raum. Ihre maximale Länge liegt bei 34 Stellen. In Deutschland besteht die IBAN aus insgesamt 22 Stellen und setzt sich wie folgt zusammen: Beispiel für eine IBAN: DE B 2 Stellen für die Länderkennung DE B 2 Stellen für eine Prüfziffer zur Verifizierung der IBAN B 8 Stellen für die heutige Bankleitzahl B 10 Stellen für die heutige Kontonummer, ggf. mit führenden Nullen 1.2 BIC ersetzt Bankleitzahl BIC Business Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC abgelöst. Mit dem BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinstitutes weltweit möglich. Der BIC ist identisch mit dem SWIFT-Code, der für Auslandsüberweisungen außerhalb der SEPA auch weiterhin Verwendung findet. Der BIC/SWIFT-Code der Sparkasse Münsterland Ost lautet: WELA DE D1 MST 2. Die SEPA-Instrumente 2.1 SEPA-Überweisung Bereits seit 2008 steht Ihnen die SEPA-Überweisung für Zahlungen an Empfänger im SEPA-Raum zur Verfügung. Die wichtigsten Merkmale der SEPA- Überweisung sind: B Beträge werden in voller Höhe gutgeschrieben B Währung ist immer Euro B Schneller Zahlungsverkehr B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen B Zahlungen über unterliegen der Meldepflicht nach Außenwirtschaftsverordnung 2.2 SEPA-Lastschrift Lastschriften werden in SEPA-Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Einzugsermächtigung) und SEPA-Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit dem Abbuchungsauftrag) unterschieden. Anders als bei den heutigen Lastschriftverfahren stellt dieses SEPA-Instrument jedoch deutlich mehr Anforderungen an Sie als Zahlungsempfänger. Derzeit benötigen Sie für jede Art der SEPA-Zahlung die IBAN und den BIC des Kontoinhabers. Ab dem 1. Februar 2014 ist für eine SEPA-Zahlung innerhalb Deutschlands lediglich die IBAN des Kontoinhabers erforderlich. Mit Wirkung vom 1. Februar 2016 entfällt der BIC dann für alle Zahlungen im gesamten SEPA-Raum. 3

4 3. Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift 3.1 Die Gläubiger-Identifikationsnummer Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID), die Sie bei der Deutschen Bundesbank auf der folgenden Internetseite beantragen können: In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel: DE 01 ZZZ B 2 Stellen für die Länderkennung DE B 2 Stellen für die Prüfziffer zur Verifizierung der BIC B 3 Stellen für die Geschäftsbereichskennung (diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber durch Sie individuell abgeändert werden, bspw. zur Kennzeichnung von Abteilungen im Verein) B 10 Stellen für ein nationales Identifikationsmerkmal Sobald Ihnen die Gläubiger-ID vorliegt, klicken Sie bitte auf unserer Internetseite das Formular Rahmenvereinbarung an und füllen es aus. Den unterschriebenen Vordruck reichen Sie bitte bei einer unserer Filialen ein. 3.2 Das SEPA-Lastschrift-Mandat Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist gleichzusetzen mit der Einzugsermächtigung und ist damit die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Mit dem SEPA-Lastschrift-Mandat ermächtigt Sie der Zahlungspflichtige zum Einzug einer fälligen Forderung per Lastschrift und weist gleichzeitig seine Hausbank an, die vorgelegte Lastschrift einzulösen. Es besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext (siehe Muster) mit einem Hinweis auf eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung und ist grundsätzlich in Schriftform zu erteilen. Das Mandat verfällt 36 Monate nach letztmaliger Nutzung, wenn kein weiterer Einzug erfolgt bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Nach dem letzten Einzug besteht eine Aufbewahrungspflicht für weitere 14 Monate. Pflichtangaben im Mandat Angaben zum Zahlungsempfänger: B Name und Adresse B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz mit max. 35 Stellen (ist im Zusammenhang mit der Gläubiger-ID einmalig und individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen z. B. Mitgliedsnummer und kann auf dem Mandat nachgetragen werden) Angaben zum Zahlungspflichtigen: B Name und Anschrift des Kontoinhabers B IBAN und ggf. BIC B Unterschrift und Unterschriftsdatum Beispiel für ein SEPA-Lastschrift-Mandat Muster-Verein, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige den Muster-Verein, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Muster-Verein auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Zahlungsart: Wiederkehrende Lastschrift Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN Datum und Ort BIC Unterschrift 4

5 4. Details zur SEPA-Basis-Lastschrift 4.1 Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen Die SEPA-Basis-Lastschrift kann zum Einzug von Forderungen bei Unternehmen und Verbrauchern verwendet werden. Um den Aufwand für die SEPA- Umstellung für Sie als Zahlungsempfänger so gering wie möglich zu halten, können die Ihnen vorliegenden Einzugsermächtigungen in ein vollwertiges Mandat umgedeutet werden. Hierzu sind die folgenden Voraussetzungen zu erfüllen: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung des Zahlungspflichtigen liegt Ihnen bereits vor B Sie haben eine Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank vorliegen B Eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Lastschrift-Mandat wird durch den Verein vergeben B Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz sind dem Zahlungspflichtigen schriftlich oder im Verwendungszweck des letzten Einzuges bekanntgegeben worden 4.2 Die Vorabankündigung (Pre-Notifikation) Die Bedingungen für die SEPA-Lastschriften sehen eine Information des Zahlungspflichtigen über den anstehenden Einzug vor. Die Vorabankündigung muss dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor dem Belastungsdatum vorliegen. Neben der Gläubiger-ID, der Mandatsreferenz und dem Belastungsdatum ist auch der genaue Betrag zu nennen, den Sie vom Konto des Zahlungspflichtigen einziehen werden. Bei gleichbleibenden Einzugsbeträgen sind auch Formulierungen wie z. B.: Der Betrag in Höhe von 50 wird jeweils zum 1. Arbeitstag eines Quartals eingezogen. möglich. Sie können mit dem Zahlungspflichtigen für die Vorabankündigung auch eine kürzere Vorlaufzeit vereinbaren, die jedoch mindestens einen Tag betragen muss. Hierzu kann eine entsprechende Regelung über die Vereinssatzung oder im Rahmen der Beitrittserklärung erfolgen. Bei einer umgedeuteten Einzugsermächtigung ist das Datum der Mandatserteilung gleich dem Datum der ersten SEPA-Lastschrift, die Sie vornehmen. 5

6 5. Neue Fristen beim Lastschrifteinzug Anders als bei der heutigen Einzugsermächtigung handelt es sich bei der SEPA-Lastschrift nicht um eine Sichtlastschrift, die direkt bei Vorlage dem Konto belastet wird. Mit der Einführung der SEPA- Lastschrift wird in Zukunft zwischen Erst- und Folgelastschrift unterschieden. 5.1 Die Erstlastschrift B Bei einem neu erteilten Mandat erfolgt der erste Einzug als Erstlastschrift B Um die Frist für eine Erstlastschrift zu wahren, muss die Lastschrift spätestens sechs Bankarbeitstage vor dem in der Vorabankündigung genannten Belastungsdatum beauftragt werden B Die Lastschrift nach der Umstellung auf die SEPA-Lastschrift muss als Erstlastschrift erfolgen 5.2 Die Folgelastschrift B Sie findet Anwendung für alle Einzüge nach erfolgter Erstlastschrift B Um die Frist für eine Folgelastschrift zu wahren, muss die Lastschrift spätestens drei Bankarbeitstage vor dem in der Vorabankündigung genannten Belastungsdatum beauftragt werden Die von der Sparkasse Münsterland Ost angebotene Banking-Software SFirm (mit SEPA-Modul) sowie die Vereinsverwaltung SPG-Verein 3.0 sind bereits SEPA-fähig. Hinweise zu erforderlichen Umstellungen in SFirm bzw. SPG-Verein finden Sie auf den folgenden Seiten im Internet: SEPA-Lastschriften können ausschließlich per Online-Übertragung beauftragt werden, die Sie über Ihre Software oder über das Online- Banking der Sparkasse vornehmen können. Sollten Sie in der Vergangenheit Lastschriften per Beleg oder per Diskette beauftragt haben, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Kundenberater in Verbindung. Über ihn können Sie die notwendigen Zugangsdaten zum Online-Banking beantragen. Die Kennzeichnung von Erst- und Folgelastschriften erfolgt innerhalb der Datei, die Sie im Rahmen des Lastschrifteinzuges an die Sparkasse übertragen. Da die SEPA-Instrumente ein neues Datensatzformat erfordern, sind i. d. R. auch Anpassungen an der von Ihnen verwendeten Software erforderlich. Hinweise zu bereitstehenden Updates und Umstellungen innerhalb Ihrer Software erfragen Sie bitte beim Hersteller des Programms. 6

7 6. Checkliste zur SEPA-Umstellung 1. Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank auf beantragt 2. Neue Rahmenvereinbarung zum Einzug von SEPA-Lastschriften mit der Sparkasse geschlossen 3. Zugangsdaten zum Online-Banking wurden beantragt und liegen vor 4. Verwendete Zahlungsverkehrssoftware bzw. Vereinsverwaltung auf SEPA-Fähigkeit hin überprüft 5. Ggf. erforderliche Sofware-Updates angefordert und installiert 6. Gläubiger-ID des Vereins in der Software hinterlegt 7. Individuelle Mandatsreferenz pro Lastschrift-Mandat erstellt (z. B. Mitgliedsnummer) 8. Bankverbindungen der Mitglieder mit Hilfe der neuen Programme auf IBAN und BIC umgestellt 9. Mandat pro zahlendes Mitglied in der Software angelegt und dabei die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds hinterlegt 10. Vereinsmitglied über die Umdeutung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat informiert und dabei die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitgeteilt 11. Ggf. Verkürzung der Frist für die Vorabankündigung mit den Mitgliedern vereinbart (Satzungsänderung / Regelung über Beitrittserklärung für neue Mitglieder) 12. Vorabinformation entsprechend der vereinbarten Vorlauffrist an den Zahlungspflichtigen erteilt 13. Die eigenen Prozesse auf die neuen Vorlauffristen für Erst- und Folgelastschriften angepasst 14. Einzugsermächtigung auf Formularen (z. B. Beitrittserklärung) durch SEPA-Mandat ersetzt 15. Kontonummer und BLZ auf Briefen, Broschüren etc. durch IBAN und BIC ersetzt Erledigt 7

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