ENTWICKLUNG ARBEITSAUFGABEN Jahresgespräch INTERESSE KOMPETENZ RESSOURCE. für MitarbeiterInnen des allgemeinen Universitätspersonals

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1 WEITERENTWICKLUNG PERSPEKTIVE QUALIFIKATIONEN & MASSNAHMEN AGENDEN KARRIERE INDIVIDUELL ERFOLGREICHE VERWIRKLICHUNG WORK-LIFE-BALANCE AUSSTATTUNG ÄNDERUNGSWÜNSCHE & FEEDBACK KONTAKTE GESPRÄCH FORSCHUNG KLARHEIT ENTSCHEIDUNG DIALOGE INFORMATIONEN UNTERSTÜTZUNG ZUSAMMENARBEIT TEAM AUFGABEN ZIELE ENTWICKLUNGSPERSPEKTIVEN PRIORITÄT SCHWERPUNKTE RAHMEN Vorbereitungsbogen ENTWICKLUNG ARBEITSAUFGABEN Jahresgespräch INTERESSE KOMPETENZ RESSOURCE für MitarbeiterInnen des allgemeinen Universitätspersonals Name MitarbeiterIn Name Führungskraft Gesprächstermin

2 Das Jahresgespräch Dialog sichern Das Jahresgespräch zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft versteht sich als wichtiger Beitrag zur Gestaltung der Arbeitsziele, der Arbeitsinhalte, der Arbeitsbeziehungen und des Arbeitsumfeldes an der Universität Wien. Es dient dazu, einmal im Jahr abseits der alltäglichen Arbeitskommunikation einen ungestörten Dialog zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft zu sichern. Wer spricht mit wem? Das Jahresgespräch ist ein Instrument, das in allen Führungsebenen Verwendung findet. Jede Führungskraft führt mit jenen MitarbeiterInnen das vertrauliche Vier-Augen-Gespräch, für welche sie die unmittelbare Personalverantwortung trägt. Bei geteilter Fach- und Dienstaufsicht für MitarbeiterInnen kann es gegebenenfalls auch sinnvoll sein, ein Dreiergespräch zu führen. Folgende Personengruppen sind von der Verpflichtung zur Teilnahme an einem Jahresgespräch ausgenommen: Alle Personen, die kürzer als ein Jahr an der Universität Wien beschäftigt sind, da die Planungsperiode in der Regel 12 Monate beträgt. Themenfelder Folgende Themenfelder sollen bei dem Gespräch im Mittelpunkt stehen: Blick zurück Wie verlief das vergangene Jahr in Bezug auf die relevanten Anforderungen und die erbrachten Leistungen? Wie gestalteten sich die Zusammenarbeit, die Kommunikation und der Informationsfluss mit der Führungskraft, mit den KollegInnen, mit MitarbeiterInnen aus anderen Organisationseinheiten? FUNKTION SCIENTIFIC COMMUNITY LEHRE CURRICULARENTWICKLUNG INTERESSEN KONGRESSE VORHABEN STUDIERENDENKONTAKT KARRIERE

3 Blick nach vorne Welche persönlichen Ziele wollen die MitarbeiterInnen im kommenden Jahr erreichen? Inwieweit fügen sich die persönlichen Ziele in die allgemeinen Ziele der Organisationseinheit ein? Welche Aufgabenschwerpunkte ergeben sich daraus für das kommende Jahr? Qualifikation und Entwicklung Welche tätigkeitsrelevanten Qualifikationen/Kompetenzen sind bereits vorhanden und können weiterhin eingebracht oder aber ausgebaut werden? Werden neue Kompetenzen benötigt - und wie können sie erlangt werden? Wo wird im kommenden Jahr Unterstützung benötigt - und wie kann diese aussehen? Fragenkatalog Der vorliegende Fragenkatalog bietet eine detaillierte Aufschlüsselung möglicher Themenfelder für ein Jahresgespräch. Die Fragestellungen sind als Anregungen zu verstehen und sollen Orientierung für die Vorbereitung als auch für die Durchführung geben. Es obliegt aber den jeweiligen GesprächspartnerInnen, die Inhalte des Gesprächs individuell sinnvoll zu steuern. Als weitere Unterlagen zur Vorbereitung bzw. für das Gespräch können die Zielvereinbarung der Organisationseinheit, die Vereinbarung aus dem letzten Jahresgespräch sowie arbeitsplatzbezogene Informationen (z.b. Arbeitsplatzinformation) herangezogen werden. Vereinbarung Die getroffenen Vereinbarungen für das kommende Jahr werden im Vereinbarungsbogen (Beiblatt) festgehalten und unterschrieben. Der Vereinbarungsbogen ist vertraulich und verbleibt bei den GesprächspartnerInnen. Die Durchführung und der Termin des Gesprächs werden am Dokumentationsblatt mittels Unterschrift bestätigt. KONFERENZ E-LEARNING FORSCHUNG VEREINBARUNG & VERBESSERUNG NEUGESTALTUNG ADMINISTRATION RESSOURCEN RAHMENBEDINGUNGEN

4 Rückschau auf das vergangene Jahr Alle Fragestellungen sind als Orientierungshilfe zu verstehen. Die Auswahl von Themen obliegt den GesprächspartnerInnen. Tätigkeitsbereiche und Arbeitsumfeld Was waren die wichtigsten Tätigkeitsbereiche der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters im vergangenen Jahr? Welche Tätigkeitsbereiche wurden besonders gerne, welche weniger gerne übernommen? Einschätzung des Arbeitserfolgs: Was ist besonders gut, was weniger gut, was gar nicht gelungen? Konnten die Ziele, die ggf. im vergangenen Jahr. vereinbart wurden, erreicht werden? Was waren Faktoren/Ursachen für das Nicht-Erreichen von Zielen? Wie ist die Zufriedenheit mit der Work-Life-Balance, mit der Vereinbarkeit von Beruf und Familien-/Privatleben? Wie ist die Zufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld (Arbeitsplatz, Umgebung, Infrastruktur, etc.)? Bestehen Änderungswünsche oder -notwendigkeiten die Tätigkeitsbereiche und das Arbeitsumfeld betreffend? Notizen

5 Zusammenarbeit MitarbeiterIn und Führungskraft Wie zufriedenstellend waren der Informationsfluss und die Zusammenarbeit zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft im vergangenen Jahr? Besteht gegebenenfalls Handlungs-/Verbesserungsbedarf den Informationsfluss und die Zusammenarbeit betreffend? Gibt/gab es ggf. Unklarheiten hinsichtlich der Tätigkeits- und Verantwortungsbereiche? Gibt/gab es (gegenseitige) Wertschätzung sowie konstruktives Feedback bzw. Unterstützung durch die Führungskraft? Wäre darüber hinaus weiterer Gesprächs-, Informations- und/oder Unterstützungsbedarf notwendig (gewesen)? Wenn ja, in welcher Form? (Feedback, Sachmittel, zeitliche Ressourcen, Weiterbildung, etc.) Zusammenarbeit innerhalb des Teams (Subeinheit) Wie wird die Zusammenarbeit und das Klima im Team bzw. innerhalb der Subeinheit erlebt? Gibt/gab es zufriedenstellende Vertretungsregelungen im Fall von Abwesenheiten von MitarbeiterInnen? Gibt/gab es ggf. Unklarheiten hinsichtlich der Aufgabenverteilung und der jeweiligen Verantwortungsbereiche im Team bzw. innerhalb der Subeinheit? Wie gestaltet(e) sich die Zusammenarbeit mit anderen Sub- und Organisationseinheiten an der Uni Wien? Besteht gegebenenfalls Handlungs-/Verbesserungsbedarf den Informationsfluss und die Zusammenarbeit im Team bzw. innerhalb der Subeinheit betreffend? Notizen

6 Vorschau auf das kommende Jahr Alle Fragestellungen sind als Orientierungshilfe zu verstehen. Die Auswahl von Themen obliegt den GesprächspartnerInnen. Ziele und Perspektiven Was sind die persönlichen Ziele der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters, die im kommenden Jahr erreicht werden sollen? Inwiefern fügen sich diese persönlichen Ziele in die allgemeinen Ziele der Subeinheit/ des Teams ein? Welche Agenden und Tätigkeitsbereiche haben im kommenden Jahr besondere Relevanz/hohe Priorität? Gibt es im kommenden Jahr (neue) Projekte oder Schwerpunkte, die ggf. eine Adaption oder Neuausrichtung des Tätigkeits- und Verantwortungsbereiches der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters notwendig machen? Beitrag zur Zielerreichung Wie kann das Potential der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters im kommenden Jahr bestmöglich eingesetzt werden? Welche Arbeitsaufgaben und Schwerpunkte sind zu bewältigen? Was soll/wird der konkrete Beitrag der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters zur Zielerreichung sein? Gibt es ggf. Vorschläge, Ideen, Überlegungen, was (im Arbeitsalltag) vereinfacht oder optimiert werden könnte? Sind die geplanten Agenden/Tätigkeiten im kommenden Jahr mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen (Zeit, Arbeitsmittel, Wissen, etc. ) durchführbar? Notizen

7 Qualifikation & Entwicklung Alle Fragestellungen sind als Orientierungshilfe zu verstehen. Die Auswahl von Themen obliegt den GesprächspartnerInnen Persönliche Kompetenzen berufliche Perspektive Inwieweit ist der/die MitarbeiterIn seiner/ihrer Qualifikationen und Kompetenzen entsprechend gut eingesetzt? Gibt es Kompetenzen, die im derzeitigen Aufgaben- und Tätigkeitsbereich nicht oder nur wenig zum Einsatz kommen, sinnvollerweise aber eingesetzt werden könnten? Gibt es Qualifikationen/Kompetenzen, die erworben oder vertieft werden sollten? (Schulungs- und Weiterbildungsbedarf) Gibt es (neue) Projekte oder Schwerpunkte, in denen der/die MitarbeiterIn künftig mitarbeiten möchte? Gibt es für den/die MitarbeiterIn mittelfristig eine (konkrete) berufliche Perspektive/Entwicklungsmöglichkeit, innerhalb der Sub-/Organisationseinheit oder innerhalb der Organisation? Unterstützende Maßnahmen Wurden die im vergangenen Jahr vereinbarten Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen umgesetzt? Falls ja, mit welchem Output? Falls nein, warum nicht? Gibt es konkreten Schulungs- und Weiterbildungsbedarf in Hinblick auf die anstehenden Arbeitsaufgaben und Schwerpunkte? Welche unterstützenden Maßnahmen (fachlicher Input, Software, Hardware, Zeitmanagementtools, etc.) sind darüber hinaus sinnvoll/notwendig? Wie kann in Hinblick auf die anstehenden Arbeitsaufgaben und Schwerpunkte eine zufriedenstellende Work-Life Balance (Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben) erreicht werden? Gibt es ggf. Notwendigkeiten, den Arbeitsablauf (z.b. Öffnungszeiten, Telefondienst, Vertretungsregelungen, etc.) oder das Arbeitsumfeld zu verändern? Sonstiges Notizen

8 Informationen Universität Wien Personalentwicklung Universitätsring 1, 1010 Wien T jahresgespraech@univie.ac.at univie.ac.at/jahresgespraech Impressum Herausgeberin: Universität Wien, Universitätsring 1, 1010 Wien Für den Inhalt verantwortlich: Rektorat Universität Wien Redaktion: DLE Personalwesen und Frauenförderung, Personalentwicklung Visuelle Gestaltung: Tea Mina Jaramaz Erscheinungsdatum: September