Messebesuch mit Übernachtung

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1 Reisekosten Sie geben immer wieder Anlass für ärgerliche Diskussionen mit dem Finanzamt. Deshalb sind Sie auf gute Informationen angewiesen. Bei den Reisekosten gibt es besonders viele Möglichkeiten, das Finanzamt an den entstandenen Kosten zu beteiligen. Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Dozenten oder probieren es selbst mal aus. Für die unterschiedlichen Reisekosten gibt es Pauschalen und Höchstbeträge. Grundsätzlich müssen Sie zwischen Reisekosten für den Unternehmer und den Arbeitnehmer sowie zwischen Inlands- und Auslandsreisen unterscheiden. 1. Praxis-Informationen Beispiel: Betrieblich veranlasster Messebesuch dauert zwei Tage Messebesuch mit Übernachtung Als Kfz-Händler fahren Sie morgens um 8.oo Uhr zur Internationalen Automobil-Ausstellung (IAA) nach Frankfurt. Sie benutzen dafür Ihren eigenen Betriebs-Pkw. Für die Benutzung eines Parkplatzes müssen Sie 18 EUR bezahlen. Der Besuch der Messe dauert zwei Tage, sodass eine Hotelübernachtung mit Frühstück für 115 EUR notwendig wird. Für Mittagessen und Abendessen zahlen Sie insgesamt 75 EUR gezahlt. Die abendliche Runde mit Berufskollegen kostet 18 EUR. Am 2. Reisetag kehren Sie um Uhr in Ihren Betrieb zurück. Frage: In welcher Höhe können Sie die entstandenen Reisekosten und die Vorsteuer mit dem Finanzamt abrechnen? Wofür brauchen Sie Belege und wann gibt es Pauschalen? Lösung: Die Geschäftsreise ist eindeutig betrieblich veranlasst. Private Gründe spielen keine Rolle. Damit ist eine grundsätzliche Anerkennung der Reisekosten möglich. Absetzbar sind Fahrtkosten Mehrverpflegungsaufwendungen Übernachtungskosten und Reisenebenkosten Am besten legen Sie getrennte Konten an Bei nur gelegentlichen Geschäftsreisen reicht es aus, wenn Sie die Aufwendungen nur auf ein Konto "Reisekosten" aufzeichnen. Anders jedoch bei Reisen in größerem Umfang. Hier sollten Sie Unterkonten nach den einzelnen Reisekosten-Arten bilden.

2 2. Fahrtkosten: Für Betriebs-Pkw tatsächliche Kfz-Kosten steuerlich absetzbar Bei einem Fahrzeug, das zum Betriebsvermögen gehört, sind die Fahrtkosten mit der Buchung der laufenden Kosten wie Abschreibung, Treibstoff, Reparaturen usw. erfasst. Das gilt dann auch wie in Beispiel 1 für die Fahrt zur IAA. Bei einem Privatfahrzeug buchen Sie die Aufwendungen mit den einzeln nachgewiesenen Kosten je Kilometer oder mit Kilometer-Pauschalen. Tankquittungen von unterwegs aufbewahren Nehmen Sie die Tankquittungen von unterwegs zu Ihrer Buchführung. Damit ist gewährleistet, dass die laufenden Treibstoffkosten vollständig erfasst sind. Das gilt vor allem dann, wenn sonst nur an einer Tankstelle am Betriebsort getankt wird und die Rechnung monatlich überwiesen wird. Gehört der Pkw zum Betriebsvermögen, dann ist es nicht möglich, die Pkw-Kosten mit Pauschalen abzurechnen ( 22 Abs. 2 EStR 1999). Handelt es sich um einen Privat-Pkw, haben Sie ein Wahlrecht: Sie ermitteln sämtliche Kfz-Kosten nach Belegen und berechnen daraus die Kosten je km. Oder Sie nehmen die Pauschalen in Anspruch. Diese betragen seit je gefahrenem Kilometer für ein Kfz 0,30 EUR, bei einem Motorrad oder Motorroller 0,13 EUR, bei einem Moped oder Mofa 0,08 EUR und bei einem Fahrrad 0,05 EUR. Nehmen Sie zusätzlich weitere Personen mit, erhöhen sich diese Pauschbeträge um 0,02 EUR bei einem Auto und 0,01 EUR bei einem Motorrad je mitgenommene Person. Welches Beförderungsmittel Sie benutzen, bleibt Ihnen überlassen. Das Finanzamt muss auch die Kosten mit dem Flugzeug dem Zug einem Taxi einem Mietwagen anerkennen, auch wenn diese möglicherweise teurer sind.

3 3. Bei Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen, nicht Einzelnachweis Die Absetzbarkeit von Verpflegungsaufwendungen richtet sich nach der Dauer der Geschäftsreise. Sie können aber nur die folgenden Pauschalen geltend machen, ein Einzelnachweis ist nicht möglich: Abwesenheit von Wohnung und Betrieb mindestens 8 Stunden mindestens 14 Stunden mindestens 24 Stunden Pauschbetrag ohne Einzelnachweis 6 EUR 12 EUR 24 EUR So errechnen Sie die Abwesenheitszeiten Aus Beispiel 1 ergibt sich folgender Verpflegungsmehraufwand. Am Anreisetag waren Sie von 8 Uhr bis 24 Uhr = 16 Stunden, am Abreisetag von 0 Uhr bis = 14 Std. und 15 Minuten unterwegs. Die Geschäftsreise dauerte an beiden Tagen mindestens 14 Stunden, sodass die absetzbare Pauschale 2 x 12 EUR = 24 EUR beträgt. 4. Übernachtungskosten: Sie sind nachweispflichtig Die Hotelrechnung gehört ebenso zu den Betriebsausgaben. Bei Übernachtungskosten im Inland fordert das Finanzamt einen Nachweis. Wichtig ist daher immer der Beleg des Hotels oder der Pension. Eine Schätzung der tatsächlichen Übernachtungskosten ist zwar grundsätzlich nicht ausgeschlossen. Sie müssen dann dem Finanzamt aber nachweisen, dass Sie tatsächlich Übernachtungskosten hatten, also nicht unentgeltlich bei Angehörigen oder Bekannten übernachtet haben. Frühstück abziehen! Die Frühstückskosten sind durch die Verpflegungspauschalen abgegolten. Schlüsselt die Rechnung nicht zwischen Übernachtungskosten und Kosten für das Frühstück auf, rechnen Sie pauschal 4,50 EUR für das Frühstück ab. Bei einer Übernachtung im Ausland kürzen Sie die Hotelrechnung um 20 % des höchsten Verpflegungspauschbetrags. Ihre Hotelrechnung belief sich in Beispiel 1 auf 115 EUR. Nach Abzug der 4,50 EUR für das Frühstück verbleiben 110,50 EUR als Übernachtungskosten. 5. Reisenebenkosten: Park-, Straßenbenutzungsgebühren oder Eintrittsgelder Als Reisenebenkosten können Sie alle zusätzlichen Aufwendungen geltend machen, die durch die Geschäftsreise entstanden sind. Hierzu gehören Parkplatzgebühren, Eintrittsgelder, Kommunikationskosten wie Telefon, Fax, Straßengebühren usw. Die Parkplatzkosten von 18 EUR aus Beispiel 1 zählen daher zu den Betriebsausgaben. Die abendliche Runde mit Berufskollegen gehört jedoch nicht dazu, da diese Aufwendungen mit den Verpflegungspauschalen abgegolten sind.

4 6. So erfassen Sie Reisekosten in Ihrer Einnahme- Überschussrechnung Sämtliche Reisekosten einschließlich der Reisenebenkosten sollten Sie auf einem gesonderten Konto erfassen. Im DATEV-Standard-Kontenrahmen (SKR) werden hierfür die Kontonummern 4670 (SKR 03) und 6670 (SKR 04) als "Reisekosten Unternehmer" angeboten. Ersetzen Sie Ihren Arbeitnehmern die entsprechenden Reisekosten, werden im Standard- Kontenrahmen hierfür die Kontonummern 4660 (SKR 03) und 6650 (SKR 04) angeboten. Bei einer Einnahme-Überschussrechnung von Hand oder per Excel-Liste erstellt reicht es aber auch aus, wenn Sie alle diese Kosten insgesamt unter "Reisekosten" erfassen. 7. Schnell-Übersicht: Reisekosten Fahrtkosten A ls Fahrtkosten sind grundsätzlich die tatsächlichen Kosten absetzbar öffentliche Verkehrsmittel eigenes Fahrzeug im Betriebsvermögen privates Fahrzeug Einzelnachweis privates Fahrzeug pauschale Abrechnung je km ab 2001 Bahn Abschreibung Kosten absetzbar Kfz 30 Cent wie bei Pkw im Flugzeug Tankbelege Betriebsvermögen Motorrad/- roller 13 Cent Taxi Reparaturrechnungen usw. TÜV/ASU Umrechnung auf Kosten je gefahrenen km Moped/Mofa 8 Cent Fahrrad 5 Cent Versicherungen Mitnahme im Kfz je Person 2 Cent zusätzlich Kfz-Steuer Mitnahme Motorrad je Person 1 Cent zusätzlich Mehraufwand für Verpflegung Abwesenheit von Wohnung und Betrieb mindestens 8 Stunden mindestens 14 Stunden mindestens 24 Stunden Pauschbetrag ohne Einzelnachweis 6 EUR 12 EUR 24 EUR Bei einer Geschäftsreise ins Ausland gelten wesentlich höhere Pauschalen für Verpflegung. Vorsteuern abziehen

5 Es kommt nur ein tatsächlicher Vorsteuerabzug in Betracht. Achten Sie daher darauf, dass die Rechnung die notwendigen Angaben zum offenen Ausweis der Umsatzsteuer oder Angabe des Steuersatzes enthält. Aber auch aus den Übernachtungskosten Ihrer Arbeitnehmer können Sie die Vorsteuer geltend machen. Berufen Sie sich auf das BFH-Urteil vom , Az. V R 49/00. Fahrtkosten Fahrtkosten mit Betriebs-Pkw Fahrtkosten des Unternehmers mit privatem Pkw Einzelnachweise Pauschbetrag Geschäftsreise in den Rechnungen offen ausgewiesene Umsatzsteuer 0,30 EUR Ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen