Herzlich Willkommen! Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa. Info-Abend für Vereine Vorgehensweise in der Praxis

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1 Herzlich Willkommen! Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Info-Abend für Vereine Vorgehensweise in der Praxis 1 Stand: Juni 2013

2 Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU-Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab 01. Februar 2014! 32 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco* sowie die Schweiz* * Teilnahme an SEPA aber keine Umsetzung der einheitlichen ZV-Richtlinie 2 Stand: Juni 2013

3 IBAN = internationale Kontonummer BIC* = internationale Bankleitzahl IBAN: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE F1 TEI = auf dem Kontoauszug (bereits seit geraumer Zeit) auf der VR-BankCard zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Bank Identifier Code 3 Stand: Juni 2013

4 Was ändert sich mit SEPA? Jeder Verein muss sich bei der Bundesbank anmelden und erhält eine Gläubiger-ID. Jedes Mitglied muss eine Mitgliedsnummer erhalten = Mandatsreferenznummer. Die bisherigen Vordrucke sind ungültig und müssen angepasst werden. (z. B. Beitrittserklärung bzw. Einzugsermächtigung) Die bestehenden Einzugsermächtigungen müssen einmalig umgewandelt oder neu eingeholt werden = SEPA-Lastschrift-Mandat. Künftig sind IBAN und BIC von jedem Mitglied notwendig. Ein gleichbleibender Termin für den Beitragseinzug sollte festgelegt werden. Die Mitglieder müssen frühzeitig davon informiert werden = Vorankündigung Beitragseinzüge sind nur noch online möglich (PC-Programm und Online-Banking). Beitragseinzüge müssen frühzeitig bei der Bank eingereicht werden. Empfehlung: 6 Arbeitstage vorher 4 Stand: Juni 2013

5 Was passiert wenn, die Gläubiger-ID fehlt keine SEPA-Lastschriftvereinbarung bei der Bank unterschrieben wurde? die ZV-Software nicht SEPA-fähig ist oder kein Online-Banking genutzt wird? die SEPA-Lastschriften nicht rechtzeitig an die Bank übermittelt werden (6 bzw. 3 Arbeitstage vorher) kein gültiges SEPA-Lastschrift-Mandat vorliegt, z. B. weil die Mitglieder nicht über die Umwandlung der alten Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschrift- Mandate schriftlich informiert wurden? weil die Beitrittserklärungen für neue Mitglieder nicht auf SEPA angepasst wurden. weil innerhalb von 36 Monaten nach der SEPA- Umstellung keine Einzüge durch den Verein erfolgten? die Mitglieder nicht rechtzeitig (mindestens 14 Tage bzw. wie vereinbart) vorher über den Beitragseinzug informiert wurden? Kein Beitragseinzug möglich Kein Beitragseinzug möglich Kein Beitragseinzug möglich Kein Beitragseinzug möglich Die Mitglieder haben das Recht, die SEPA- Lastschrift innerhalb von 13 Monaten zurückzugeben. Die Mitglieder haben gegenüber dem Verein Schadensersatzansprüche, die aus dem ungerechtfertigten Beitragseinzug entstehen. Die Mitglieder haben gegenüber dem Verein Schadensersatzansprüche, die aus dem unangekündigten Beitragseinzug entstehen. 5 Stand: Juni 2013

6 Aufgaben der Vereine 1. Gläubiger-ID beantragen 2. Online-Banking beim Berater beantragen und Inkassovereinbarung unterschreiben 3. Beitrittserklärung bzw. Einzugsermächtigung (SEPA-Lastschrift-Mandat) anpassen 4. Mitgliedsnummern vergeben 5. Termin für den Beitragseinzug festlegen - Vorankündigung 6. Info-Anschreiben an die Mitglieder versenden Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen Einholen neuer SEPA-Lastschrift-Mandate 7. Mitgliederlisten bzw. Lastschriften im Online-Banking-Programm anpassen 8. Ansprechpartner, Infos, Vordrucke, Links 9. Fragen 6 Stand: Juni 2013

7 1. Gläubiger-ID beantragen Link für die Beantragung auf der Homepage der Bank oder direkt unter: Bei eingetragenen Vereinen muss die Vereinsregister-Nummer angegeben werden. Diese kann online abgefragt werden: 7 Stand: Juni 2013

8 1. Gläubiger-ID beantragen Die Gläubiger-ID wird als PDF-Datei per zugesandt. Diese bitte an die Bank weiterleiten. Die Gläubiger-ID muss im Bank-System hinterlegt werden. Die Gläubiger-ID muss im Online-Banking- Programm bzw. in der Mitgliederliste angegeben werden. 8 Stand: Juni 2013

9 2. Online-Banking beim Berater beantragen und Inkassovereinbarung unterschreiben 9 Stand: Juni 2013

10 3. Beitrittserklärung bzw. Einzugsermächtigung (SEPA- Lastschrift-Mandat) anpassen Der Mitgliedsantrag muss in zwei Teile mit jeweils separater Unterschrift gegliedert werden. Beitrittserklärung und SEPA-Lastschrift-Mandat SEPA-Lastschrift-Mandate müssen immer schriftlich vorliegen. 10 Stand: Juni 2013

11 3. Beitrittserklärung Mitgliedsdaten Erklärung Unterschrift 11 Stand: Juni 2013

12 3. Einzugsermächtigung (SEPA-Lastschrift-Mandat) Kontoverbindung Mandatstext Unterschrift 12 Stand: Juni 2013

13 4. Mitgliedsnummern vergeben Für jedes SEPA-Lastschrift-Mandat muss eine eindeutige Nummer vergeben werden, die sogenannte Mandatsreferenznummer. Hierzu kann die Mitgliedsnummer verwendet werden. Vereine, die bisher keine Mitgliedsnummer hatten, müssen eine solche einführen. (z. B. Vergabe nach Beitrittsdatum oder Alphabet) 13 Stand: Juni 2013

14 5. Termin für den Beitragseinzug festlegen - Vorankündigung Für den monatlich oder jährlich wiederkehrenden Beitragseinzug sollte ein gleichbleibender Termin festgelegt werden. Solange sich der Einzugstermin bzw. der Beitrag nicht ändert, ist eine einmalige Information der Mitglieder (14 Tage vorher) ausreichend. Bei unterschiedlichen Terminen bzw. Beiträgen ist das Mitglied immer (14 Tage vorher) zu informieren. Dies könnte zusammen mit der Einladung zur Jahreshauptversammlung geschehen. Dem Mitglied soll so ermöglicht werden, für Kontodeckung zu sorgen. 14 Stand: Juni 2013

15 6. Info-Anschreiben an die Mitglieder versenden Die Mitglieder müssen über die Umwandlung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschrift-Mandat in Textform (schriftlich) informiert werden. Liegen die Einzugsermächtigungen nicht schriftlich und im Original vor oder sind zu alt, ist es notwendig, neue SEPA-Lastschrift-Mandate einzuholen. Die Mitglieder müssen über den neuen (gleichbleibenden) Termin für den Beitragseinzug informiert werden. Tipp: Das Anschreiben kann mit der Einladung zur nächsten Jahreshauptversammlung versendet werden. 15 Stand: Juni 2013

16 6. Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen 16 Stand: Juni 2013

17 6. Einholen neuer SEPA-Lastschrift-Mandate 17 Stand: Juni 2013

18 7. Mitgliederlisten anpassen Mitgliederlisten z. B. in Excel müssen angepasst werden. Kontonummer und Bankleitzahl müssen in IBAN und BIC umgewandelt werden. Hierzu kann der VR-IBAN-Konverter der Volks- und Raiffeisenbanken verwendet werden: Das Passwort für die Installation der kostenlosen Software lautet: hjztf7fdj2 Musteraufbau einer Mitgliederliste Der Import einer Tabelle mit diesem Aufbau ist in VR-NetWorld Software möglich. Mitgliedsnummer = Mandatsreferenz 18 Stand: Juni 2013 Eintrittsdatum = Mandatsdatum IBAN und BIC

19 7. Lastschriften im Online-Banking-Programm konvertieren Die Gläubiger-ID ist im Online-Banking-Programm zu hinterlegen. Mandatsreferenznummern müssen im Online-Banking-Programm angelegt und zugeordnet werden. Anschließend sind die Lastschriften im Online-Banking-Programm in SEPA-Lastschriften zu konvertieren. Hierzu wird auf der Homepage eine Beschreibung mit Bildern zur Verfügung gestellt: 19 Stand: Juni 2013

20 8. Ansprechpartner, Infos, Vordrucke, Links Bereitstellung von Muster-Vordrucken auf der Internetseite Präsentation zum SEPA-Info-Abend Beitrittserklärungen, SEPA-Lastschrift-Mandat Info-Anschreiben an die Mitglieder Links zu SEPA Stand: Juni 2013

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