SEPA-Information für Vereine

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1 SEPA-Information für Vereine Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Wir machen den Weg frei.

2 SEPA Single Euro Payments Area Die Harmonisierung des Euro-Zahlungsverkehrs ist beschlossene Sache. Auf der Grundlage einer gesetzlichen Vorgabe der Europäischen Union werden ab 2014 alle nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften eingestellt und durch EU-weite einheitliche Zahlverfahren ersetzt. Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA betrifft jeden, besonders jedoch Firmen und Vereine, die Forderungen per Lastschrift einziehen. Beginnen Sie daher frühzeitig, sich mit den teils erheblichen Änderungen zu beschäftigen. Was gibt es bei SEPA-Lastschriften zu beachten? Inkassovereinbarung Im Zuge der SEPA-Umstellung muss die mit uns geschlossene Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften an SEPA angepasst werden. Hierzu ist eine neue Inkasso-Vereinbarung mit uns erforderlich, die wir Ihnen gerne zusenden. Bisheriges Verfahren endet zum Das deutsche Lastschriftverfahren endet zum Ab diesem Zeitpunkt können Lastschriften nur noch im Rahmen der neuen SEPA-Verfahren eingereicht werden. IBAN und BIC anstatt Kontonummer und Bankleitzahl Zur Durchführung von SEPA-Aufträgen benötigen Sie die IBAN (International Bank Account Number) sowie den BIC (Business Identifier Code) zur Identifizierung der Bankverbindung. Im Idealfall haben Sie eine Software (z.b. Vereinsverwaltung oder Banking-Programm), das diese Angaben automatisch anhand der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl ermittelt. Im Zweifelsfall erfragen Sie IBAN und BIC von Ihren Mitgliedern. IBAN und BIC des eigenen Kontos stehen unter anderem auf jedem Kontoauszug sowie auf der BankCard. SEPA-Lastschriftmandat Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Stellen Sie sicher, dass für jedes Mitglied ein SEPA- Lastschriftmandat vorliegt. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Neue Mitglieder: Holen Sie sich ein SEPA-Lastschriftmandant gemäß unserer Vorlage auf Seite 5 ein. Bestehende Mitglieder: Wenn die bisherige Einzugsermächtigung in Schriftform vorliegt, dann kann diese in ein SEPA-Lastschriftmandat umgewidmet werden. Hierzu ist eine schriftliche Information erforderlich. Siehe Seite 6. Bitte beachten Sie, dass das Mandat erlischt, wenn es mehr als 36 Monate nicht mehr genutzt wird. Seite 2

3 Identifikationsnummer (CI Creditor Identifier) Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine eindeutige Identifizierung. Diese Kennung heißt Gläubiger-Identifikationsnummer (CI Creditor Identifier). Diese Nummer muss zusammen mit einer Mandatsreferenz der Lastschrift mitgegeben werden. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: Mandatsreferenz Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. Sie können z.b. die Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Beachten Sie dabei, dass bei jedem Einzug sowohl Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer als auch die Mandatsreferenz angegeben werden muss. Kündigen Sie Ihre Lastschrifteinzüge rechtzeitig an Grundsätzlich ist ein SEPA-Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher eine individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen ( Pre- Notification ). In einer Mitgliederversammlung kann auf die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen werden. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Die Fälligkeiten, Beträge und Mandatsreferenzen (z.b. Mitgliedsnummer) müssen zusätzlich in den Veröffentlichungsorganen des Vereins mitgeteilt werden (Rundbrief, Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes Brett, ). Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag." Die Vorabankündigung könnte auch Bestandteil der Beitrittserklärung sein! Übertragen Sie SEPA-Lastschriften rechtzeitig zur Bank Bei SEPA-Lastschriften handelt es sich generell um Terminaufträge, die mit einer festgelegten Vorlaufzeit zur Bank übertragen werden müssen. Diese betragen: Erst- und Einmallastschriften: spätestens 6 Geschäftstage bis 15:00 Uhr vor Fälligkeit Folgelastschriften: spätestens 3 Geschäftstage bis 15:00 Uhr vor Fälligkeit Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten SEPA- Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers über die Umdeutung anzugeben. Ausblick: Derzeit arbeitet die Deutsche Kreditwirtschaft an einer SEPA-Eil-Lastschrift mit einer verkürzten einheitlichen Vorlaufzeit von einem Geschäftstag. Die Einführung wird voraussichtlich ab November 2013 erfolgen. Seite 3

4 Lastschrifteinreichungen nur per Onlinebanking möglich SEPA-Lastschriften können ausschließlich per Onlinebanking bei der Bank eingereicht werden. Die Einreichung per Beleg oder Datenträger ist nicht mehr vorgesehen. Geeignete Übermittlungswege sind z.b. Über unser Banking-Portal für Firmenkunden und Vereine ebanking Business Edition Mit einer geeigneten Banking-Software und einem Online-Zugang (z.b. HBCI mit PIN/TAN oder Chipkarte). Für Vereine empfehlen wir das Programm Profi cash sowie alternativ die VR-NetWorld Software SEPA-Fähigkeit Ihrer Software Prüfen Sie Ihre Software zur Verwaltung und Übertragen der Lastschriften (z.b. Vereinsverwaltung oder Banking-Software) auf SEPA-Fähigkeit. Hierzu gehören z.b.: Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA) möglich? Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Ist ein Mandatsservice integriert (z.b. Beachtung von Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? Widerspruchsfrist Einer SEPA-Lastschrift kann binnen 8 Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastungsbuchung ohne Angabe von Gründen widersprochen werden. Liegt kein gültiges Mandat vor, dann verlängert sich die Widerspruchsfrist auf 13 Monate. Aufbewahrung der Original-Mandate Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate nach dem letzten Einzug. (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Weitere Informationen Auf der SEPA-Website der Deutschen Bundesbank finden Sie wichtige Informationen zu SEPA sowie ausführliche Antworten auf häufig gestellte Fragen. Seite 4

5 Lastschriftmandat Grundlage für den Einzug von SEPA-Lastschriften ist ein Lastschriftmandat in Schriftform. Die Gestaltung des Mandates ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt, das die geforderten Pflichtangaben sowie den rechtlich relevanten Mandatstext enthalten muss. MUSTERVEREIN E.V., BISMARCKALLEE 10, FREIBURG Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz CB2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige den MUSTERVEREIN E.V., Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von dem MUSTERVEREIN E.V. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Vereinsdaten: Name und Anschrift Gläubiger- Identifikationsnummer Mandatsreferenz Eindeutige Bezeichnung: SEPA-Lastschriftmandat Fest vorgegebener Mandatstext des SEPA- Lastschriftmandats (Basis) Mitgliedsdaten: Name und Anschrift Name des Kreditinstituts mit BIC IBAN Datum, Ort und Unterschrift Kreditinstitut _ BIC D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift Bitte beachten Sie: Stellen Sie sicher, dass für jedes Mitglied ein solches Mandat vorliegt. Alte Einzugsermächtigungen, die schriftlich vorliegen, können in ein SEPA-Lastschriftmandat umgedeutet werden. Siehe Seite 6. Seite 5

6 Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können unter folgenden Voraussetzungen in ein SEPA-Lastschriftmandat umgedeutet werden: Die bisherige Einzugsermächtigung liegt in Schriftform vor. Die Umdeutung erfolgt durch schriftliche Information des Zahlungspflichtigen. In dieser Information sind Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandatsreferenz sowie der Umstellungstermin angegeben. Die Umdeutung ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige der Information nicht widerspricht. Wir empfehlen ein individuelles Anschreiben, um auf diesem Weg die ermittelte IBAN und BIC bestätigen zu lassen. MUSTERVEREIN E.V., BISMARCKALLEE 10, FREIBURG Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA- Basis-Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, wir nutzen im Rahmen der bestehenden Mitgliedschaft für Zahlungen die Lastschrift (Einzugsermächtigungsverfahren). Als Beitrag zur Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) stellen wir ab dem [DATUM] auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch - unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer - Ihre Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz gekennzeichnet, die von uns bei allen Lastschrifteinzügen angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts unternehmen. Lastschriften werden weiterhin von Ihrem folgenden Konto eingezogen: IBAN: DE BIC: GENODE99VB1 (Volksbank Musterstadt eg) Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug. Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben, kontaktieren Sie uns gerne. Mit freundlichen Grüßen Sie können diese Umdeutung beispielsweise der Einladung zur Mitgliederversammlung beifügen. Denkbar ist ebenfalls eine Mitteilung in den Veröffentlichungsorganen (z.b. Mitgliederzeitschrift). Stellen Sie jedoch in jedem Fall sicher, dass Sie alle Mitglieder über die Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren rechtzeitig und vollumfänglich informiert haben. Seite 6

7 Praxistipp: Information über den Kontoauszug Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Mitglieder mit der letzten nationalen Lastschrift über die erste SEPA-Lastschrift zu informieren. Beispiel eines Verwendungszwecks: Mitgliedsbeitrag 2013 Beitragseinzug ab per SEPA-Lastschrift Unsere Gläubiger-ID DE99ZZZ Ihre Mandatsreferenz Seite 7

8 Checkliste SEPA allgemein Haben Sie eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein? Noch nicht erledigt am: Ist vorhanden Name der(s) SEPA-Verantwortlichen:. Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA bewerkstelligen. Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt? Noch nicht Ja, am: Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest. Zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: Zahlungen beleghaft Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Ebenso sind Anlieferungen von Überweisungen per Datenträger unter SEPA nicht mehr möglich. Ist Ihre Vereinssoftware SEPA-fähig? Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA) möglich? Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Ist ein Mandatsservice integriert (z.b. Beachtung von Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht- Nutzung? Haben Sie Zweifel an der SEPA-Fähigkeit Ihrer Software, so kontaktieren Sie bitte den Programmhersteller. Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitglieder bekannt? Alle vorhanden Sind teilweise vorhanden Müssen noch einholt werden Gerne stellen wir Ihnen einen IBAN-Konverter zur Verfügung. Übrigens: Unsere Programme (Profi cash und VR-NetWorld Software) unterstützten ebenfalls die automatische Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. Haben Sie die IBAN und den BIC Ihres Vereins bekanntgegeben? Auf Anmeldeformularen Auf Rechnungen und Briefbögen In anderen Informationsquellen (z.b. auf der Homepage des Vereins) Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto, dem Kontoauszug und im Onlinebanking. Seite 8

9 Checkliste SEPA-Lastschriften Haben Sie eine aktuelle Inkassovereinbarung mit uns abgeschlossen? Bereits neu abgeschlossen Vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA-Lastschriften ein erledigt: Im Zuge der SEPA-Umstellung muss die mit uns geschlossene Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften an SEPA angepasst werden. Haben Sie bereits die Gläubiger Identifikationsnummer für Ihren Verein beantragt? Ist noch nicht beantragt erledigt am: Ist bereits beantragt die Gläubiger-ID lautet:.. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu Zahlungsarten und Fälligkeiten der Beiträge Erledigt Noch nicht erledigt erledigt am: Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen, damit eine Umdeutung möglich ist: Nicht alle Ja Nein Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original oder archiviert vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in ein SEPA- Basislastschrift-Mandat zulässig. Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt? Noch nicht erfolgt am: Ja, wie folgt:.. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Mitglieder) fest (z. B. die Mitgliedsnummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA- Mandat eindeutig gekennzeichnet. Seite 9

10 Haben Sie die Besonderheiten bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat beachtet? Wurden folgende Angaben im Umdeutungsanschreiben vermerkt? Hinweis auf die Umdeutung Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Umstellungstermin Anstelle der Einholung eines separaten Basis-Lastschriftmandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren. Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Siehe Muster auf Seite 6. Haben Sie ein Mandat in Ihre Beitrittserklärung integriert? Noch nicht ist erledigt am: Ja Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Basis-Lastschriftmandat statt der Einzugsermächtigung. Ein Muster finden Sie auf Seite 5. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen. Bitte beachten Sie: Sollten Sie das SEPA-Basislastschrift-Mandat in die Beitrittserklärung integrieren, benötigen Sie zwei Unterschriften Ihres Mitgliedes eine für die Beitrittserklärung und eine für das SEPA-Mandat. Vorabinformation bzw. Pre-Notification) über die Beitragsbelastung kürzere Vorlauffrist wurde beschlossen und zwar: Vorankündigung wurde wie folgt geregelt: Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Mitgliedern vereinbart werden. Ist die Aufbewahrung der Original-Mandate geregelt? Noch nicht ist erledigt am: Ja Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Auch wenn Sie Ihre Mitglieder per Vorankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss. Wenn Sie wie oben empfohlen kürzere Fristen für die Vorankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Seite 10