Checkliste für Vereine

Transkript

1 für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Seite 1 Sofort erledigen Benennen Sie einen SEPA- Verantwortlichen. Beantragen Sie bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger Identifikationsnummer. Da die Umstellung auf SEPA komplexe organisatorische und technische Anpassungen erfordert, sollte im Vereinsvorstand ein Mitglied mit der Federführung beauftragt werden, z.b. der Kassen- und/oder der Schriftwart. Für Lastschrifteinzüge benötigen Sie unter SEPA eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Die Gläubiger-ID kann ausschließlich online unter beantragt werden. Tipp: Vereinsanschrift und Vereins-Register- Nr. bereithalten. Für die SEPA-Umstellung ist verantwortlich ID beantragt Die Bundesbank übermittelt die ID per . ID erhalten ID lautet: Hinterlegen Sie die Gläubiger-ID in Ihrem Vereins- und im Zahlungsverkehrsprogramm; sie wird dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. Schließen Sie mit der Sparkasse eine neue Inkassovereinbarung ab. Teilen Sie Ihre Gläubiger-ID der Sparkasse für die neue Inkassovereinbarung mit. Die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften (Inkassovereinbarung) ist Voraussetzung, um SEPA-Lastschriften bei der Sparkasse zum Einzug einzureichen. Auf dem Formular wird die Gläubiger-ID vermerkt. Die Inkassovereinbarung löst die bestehende Vereinbarung ab. ID der Sparkasse mitgeteilt Neue Inkassovereinbarung unterschrieben Prüfen Sie, wie bisher Zahlungsverkehrsaufträge an die Sparkasse übermittelt werden. Sprechen Sie Ihren Kundenberater darauf an, falls Ihnen die neue Vereinbarung noch nicht von der Sparkasse zugestellt worden ist. SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Lastschriftbelege und Disketten können nicht mehr ausgeführt werden. Sprechen Sie Ihren Kundenberater an, wenn Sie noch kein Zahlungsverkehrsprogramm oder Online-Banking anwenden. Er empfiehlt Ihnen eine passende Online-Lösung. Online-Zugang oder Zahlungsverkehrsprogramm beantragt

2 für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Seite 2 Prüfen Sie, ob Ihr Zahlungsverkehrs- und Ihr Vereinsprogramm SEPA-fähig sind. Die Software, mit der Sie Ihre Beiträge einziehen, muss alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können. Entwerfen Sie einen Text für die SEPA-Lastschriftmandate Ihres Vereins. Prüfpunkte: Unterstützen die Programme den SEPA- Zahlungsverkehr? Kann die Gläubiger-ID hinterlegt werden? Können Kontonummern und Bankleitzahlen der Mitglieder automatisch in IBAN und BIC umgewandelt und hinterlegt werden? Sind Verwendungszweckangaben auf 140 Zeichen begrenzbar? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden (siehe unten)? Sprechen Sie ggf. Ihren Software-Anbieter auf eine SEPA-fähige Version an. Die früheren Einzugsermächtigungen heißen jetzt Lastschriftmandate. Auf den Formularen für Mitgliedsanträge muss deshalb der bisherige Text zur Einzugsermächtigung gegen den neuen Mandatstext ausgetauscht werden. Software ist SEPA-fähig Software ist nicht SEPA-fähig; Update beantragt bzw. neue Software bestellt Neuen Mandatstext formuliert bzw. Mustertext besorgt Passen Sie Ihre Vereinskorrespondenz an SEPA- Anforderungen an. Tipp: Einen Mustertext für SEPA-Lastschriftmandate finden Sie unter Geben Sie die IBAN und BIC des Vereins auf sämtlichen Formularen (z.b. Mitgliedsanträgen, Briefbögen, Rechnungen, Mahnungen), der Vereins-Homepage, in Broschüren etc. an. Formulare geändert Ergänzen Sie Mitgliedsanträge um das SEPA-Lastschriftmandat bzw. tauschen Sie Einzugsermächtigungen gegen das Lastschriftmandat aus. Mitgliedsanträge geändert

3 für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Seite 3 Bis Herbst 2013 erledigen Ändern Sie Kontonummer und Bankleitzahl der Mitglieder in IBAN und BIC Bisher liegen Ihnen Konto-Nr. und Bankleitzahl (BLZ) Ihrer Mitglieder vor. Beim SEPA- Lastschrifteinzug müssen aber IBAN und BIC eines jeden Mitglieds verwendet werden. Programm unterstützt die Umwandlung Wenn Ihr Vereins- oder Ihr Zahlungsverkehrsprogramm Konto-Nr. und BLZ nicht automatisch in IBAN und BIC umwandeln kann, verwenden Sie den SEPA-Account-Converter. Das kostenlose Programm finden Sie unter Mit diesem Programm lassen sich sowohl die Kontodaten einzelner Konten als auch Dateien mit vielen Kontodatensätzen umwandeln. Umwandlung über den SEPA- Account-Converter erledigt Umwandlung über den IBAN- Rechner erledigt IBAN und BIC von den Mitgliedern angefordert IBAN und BIC zu einzelnen Konten können Sie auch über den IBAN-Rechner ermitteln unter Legen Sie eine Systematik für die Mandatsreferenzen fest. Eine weitere Möglichkeit, die neuen Kontodaten der Vereinsmitglieder in Erfahrung zu bringen: Sie fordern sie auf, Ihnen ihre IBAN und BIC jeweils zukommen zu lassen. Durch Mandatsreferenz und Gläubiger-ID des Vereins wird jedes Lastschiftmandat eindeutig bezeichnet und lässt sich zuordnen. Die Mandatsreferenz darf maximal 35 alphanumerische Zeichen haben. IBAN und BIC aller Mitglieder vorhanden Systematik für Mandatsreferenz festgelegt Mandatsreferenzen vergeben Tipp: Verwenden Sie die Mitgliedsnummern als Mandatsreferenzen. Prüfen Sie, ob bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Lastschriften umgewandelt werden können. Vergeben Sie für jedes Lastschriftmandat, d.h. für jedes Vereinsmitglied, eine individuelle Mandatsreferenz. Prüfen Sie, ob Ihnen von jedem Lastschriftzahler eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegt. Diese Ermächtigungen können in SEPA- Basis-Lastschriftmandate umgewandelt werden (siehe unten: Verfahrenswechsel) Unterschriebene Einzugsermächtigungen liegen von allen Mitgliedern vor

4 für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Seite 4 Verwenden Sie das Kombimandat, wenn keine (unterschriebene) Einzugsermächtigung vorliegt und bei neuen Mitgliedern. Schließen Sie mit Mitgliedern, von denen keine schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt sowie mit Mitgliedern, die bis Ende Januar 2014 dem Verein neu beitreten, ein Kombimandat ab. Fehlende Einzugsermächtigungen eingeholt Das Kombimandat vereint Einzugsermächtigung und SEPA-Basis-Lastschriftmandat in einem Formular. Kombimandat wird für neu beitretende Mitglieder verwendet Informieren Sie die Vereinsmitglieder über den Verfahrenswechsel. Tipp: Einen Mustertext für das Kombimandat finden Sie unter Informieren Sie die Vereinsmitglieder vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug schriftlich über den Verfahrenswechsel: Teilen Sie dabei die Gläubiger-ID Ihres Vereins, die jeweilige Mandatsreferenz und den Umstellungstermin auf SEPA mit. Tipp: Anstelle persönlicher Anschreiben können Sie Ihre Vereinsmitglieder auch in der Vereinszeitung/-Newsletter oder in einer Mitgliederversammlung (Protokoll) über den Verfahrenswechsel informieren. Tipp: Einen Mustertext zur Umstellung vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren finden Sie unter Form der Information über Verfahrenswechsel festlegen Mitteilung über Verfahrenswechsel erfolgt In Ihre Mandatsverwaltung pflegen Sie als Datum des SEPA-Lastschriftmandats das Datum der Information über den Verfahrenswechsel an die Vereinsmitglieder ein. Datum des Verfahrenswechsels in Mandatsverwaltung eingepflegt

5 für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Seite 5 Organisieren Sie eine Verwaltung für die SEPA- Lastschriftmandate. Archivieren Sie Einzugsermächtigungen und SEPA-Lastschriftmandate im Original. Aktuelle Versionen von Vereinsverwaltungsprogrammen verfügen i.d.r. über eine integrierte Mandatsverwaltung. Sie sollte folgende Funktionen bieten: Verfallene Mandate erkennen (Mandate, die innerhalb von 36 Monaten seit dem letzten Einzug nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig) Vorlagevermerk steuern (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Mandatsreferenz auf Doppelvergabe prüfen Mandatsreferenz automatisch vergeben Mandate elektronisch archivieren, um sie bspw. bei Erstattungsverlangen durch den Zahlungspflichtigen schnell und einfach vorlegen zu können Die SEPA-Regeln schreiben vor, dass der Zahlungsempfänger die vorhandenen Einzugsermächtigungen und die neuen SEPA-Lastschriftmandate in der gesetzlich vorgeschriebenen Form, d.h. im Original, mindestens 14 Monate ab dem letzten Lastschrifteinzug aufbewahren muss. Bei Unstimmigkeiten können Sie die Dokumente so schnell vorlegen. Vereinsverwaltungsprogramm verfügt über eine Mandatsverwaltung Software bietet keine Mandatsverwaltung; Update beantragt bzw. neue Software bestellt Archivierung der Original- Mandate geregelt

6 für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Seite 6 Stellen Sie die fristgerechte Information Ihrer Mitglieder über die Kontobelastung sicher. Sie müssen Ihren Vereinsmitgliedern mindestens 14 Tage vor jedem Einzug einer Lastschrift die Belastung schriftlich ankündigen. Kürzere Fristen können vertraglich vereinbart werden. Diese Vorabinformation muss den Lastschriftbetrag, das Datum der Belastung, die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Mitglieds enthalten. Tipp: Da Vereinsbeiträge i.d.r. wiederkehrend und in gleichbleibender Höhe eingezogen werden, reicht eine einmalige Information vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug mit Angabe der künftigen Fälligkeitstermine (z.b. im Mitgliedsantrag). So kann das Vereinsmitglied für Deckung auf seinem Konto sorgen und die Belastung anhand seines erteilten Lastschriftmandats prüfen. Vorabinformation erfolgt Mustertext: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag in Höhe von <XX> Euro jährlich zum <Datum> mit einer SEPA-Basis-Lastschrift von den Konten der Mitglieder ein. Dabei wird als Mandatsreferenz die jeweils individuelle Mitgliedsnummer angegeben sowie die Gläubiger-ID unseres Vereins <DExxxxxxxxxxxxxxxx>. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den nächsten Werktag.

7 für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Seite 7 Bis Ende 2013 erledigen Stellen Sie die fristgerechte Einreichung der SEPA-Lastschriften bei der Sparkasse sicher. SEPA-Basis-Lastschriften müssen mit einem festen Fälligkeitsdatum und einer bestimmten Vorlauffrist bei der Sparkasse eingereicht werden. Diese beträgt: für erst- und für einmalig eingereichte Lastschriften: frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit der Lastschrift bis jeweils 13 Uhr, für Folgelastschriften: frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit der Lastschrift bis jeweils 13 Uhr. Zeitvorlauf eingeplant; Einreichung bei der Sparkasse erfolgt jeweils am Bereiten Sie den ersten Lastschrifteinzug nach dem neuen SEPA-Verfahren vor. So wird sichergestellt, dass die fälligen Beträge zu den von Ihnen angegebenen Terminen auf den Konten der Vereinsmitglieder belastet werden. Der erste Lastschrifteinzug nach dem Verfahrenswechsel gilt als Erstlastschrift. Im Datensatz der einzelnen SEPA-Basis-Lastschriften muss das Datum der Unterrichtung der Mitglieder über den Verfahrenswechsel (siehe oben) bzw. das Datum der Unterschrift des Mitglieds auf dem Lastschriftmandat angegeben sein. Daten erfasst Reichen Sie die Dateien fristgerecht bei der Sparkasse zum Einzug ein: frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit der Lastschrift bis jeweils 13 Uhr. Fristgerechte Einreichung sichergestellt