Der SEPA-Vereins-Check: Machen Sie Ihren Beitragseinzug SEPA-ready!

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1 s Sparkasse Werl Der SEPA-Vereins-Check: Machen Sie Ihren Beitragseinzug SEPA-ready! Vorbereitung: Fragen zur aktuellen Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs. 1. Wie erteilen Sie Ihre Zahlungsaufträge?? per Beleg Achtung: Lastschriften im SEPA-Verfahren können nur noch beleglos per Datenübertragung zum Einzug eingereicht werden! Das heißt, der Einzug erfolgt entweder durch Erstellung einer Datei mit einer Software (z. B. Firma und Verein ) und anschließender Übertragung der Datei im Online-Banking an die Sparkasse (nicht durch Einreichung eines Datenträgers!) oder durch Erfassung der Einzugsdatensätze direkt im Online-Banking. Fazit: Möchten Sie Ihre Beiträge im Lastschriftverfahren einziehen, ist eine Kontoführung im Online-Banking zwingend erforderlich! per Diskette Achtung: Auch für Überweisungsaufträge ist die Einreichung von Disketten ab dem 01. Februar 2014 nicht mehr möglich. Zur Rechnungsabwicklung empfiehlt sich auch hier das Online-Banking! nur per Online-Banking Da SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden und auch Überweisungen ab dem 01. Februar 2014 nicht mehr per Datenträger eingereicht werden können, sind Sie bei der Auftragserteilung bereits für SEPA gerüstet. 2. Sie erledigen die Vereinsverwaltung mit einer Vereinsverwaltungssoftware? Dann ist zu prüfen, ob Ihre Software bereits SEPA-fähig ist. Programme, die bereits länger als 6 Monate (Stand 01/2013) nicht upgedatet wurden, sind dies in der Regel noch nicht. Genaue Informationen erteilt Ihnen Ihr Softwareanbieter bzw. entnehmen Sie diese der Produktbeschreibung. ja, die Software ist bereits SEPA-fähig: Eine Aktualisierung ist nicht erforderlich. (Hinweis: die Software Firma und Verein ist ab Version 3.0 SEPA-fähig). nein, die Software ist noch nicht SEPA-fähig: Eine Aktualisierung ist zwingend erforderlich! (Erläuterung: Der SEPA-Zahlungsverkehr wird im neuen XML-Format abgewickelt. Zudem muss ein Datenfeld zur Hinterlegung der Gläubiger-ID vorhanden sein und es sollte eine sogenannte Mandatsverwaltung möglich sein. Ist das Programm nicht SEPA-fähig - kann es also diese Voraussetzungen nicht erfüllen - es wird ein Update benötigt. Im Zweifel kontaktieren Sie bitte den Software-Hersteller.) 1

2 3. Liegen unterzeichnete Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder vor? teilweise ja nein Erläuterung: SEPA-Lastschriften dürfen nur auf der Basis von Einzugsermächtigungen bzw. Lastschriftmandaten, die vom Zahlungspflichtigen unterzeichnet sind, eingezogen werden. Liegt eine Unterschrift vor, müssen Sie in dieser Hinsicht nichts weiter unternehmen. Hat Ihr Mitglied jedoch noch keine Einzugsermächtigung bzw. kein Lastschriftmandat erteilt, schaffen Sie die vertragliche Grundlage für Ihre Beitragseinzüge, in dem Sie eine unterschriebene Einzugsermächtigung bzw. ein Lastschriftmandat von Ihrem Mitglied einholen. Holen Sie eine Einzugsermächtigung ein, wenn Sie vorerst weiterhin per Einzugsermächtigungslastschrift einziehen Sie können die Ermächtigung mit Umstellung auf das SEPA-Verfahren als SEPA-Mandat weiternutzen. Unterstützt Ihre Vereinsverwaltungssoftware bereits das SEPA-Verfahren und wollen Sie dies bereits nutzen, holen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat ein. 4. Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan für die SEPA-Umstellung Ihres Vereins und benennen Sie zuständige Beteiligte und Verantwortliche! Eine genaue Termin- und Umsetzungsplanung sowie die Bestimmung von Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Vereins unterstützen Sie bei der rechtzeitigen Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs auf SEPA. Denken Sie daran: Terminsache Abschaltung der bisherigen Zahlungsverkehrsverfahren zum 01. Februar 2014!!! Umstellung: Das neue SEPA-Verfahren. 5. Passen Sie Ihre Korrespondenz und Ihre Vordrucke (z. B. Mitgliedsantrag) an die SEPA-Verfahren an! Geben Sie in der Korrespondenz und in Publikationen (Vereinsbroschüre, Anzeigen, Flugblätter ) Ihres Vereines bereits jetzt neben Kontonummer und Bankleitzahl Ihre IBAN und BIC an. Sofern Sie Ihren Mitgliedsantrag bisher mit einer Einzugsermächtigung kombiniert haben, überarbeiten Sie den Antrag und kombinieren Sie ihn mit einem SEPA-Basis-Lastschriftmandat (ein Mustermandat finden Sie auf unserer Internetseite in der Kundeninformation SEPA-Basis-Lastschrift.) 6. Stellen Sie Ihren Überweisungsverkehr auf die SEPA-Überweisung um! Sie geben nun Ihre IBAN und BIC über Ihrer Korrespondenz weiter. Da ist es logisch, wenn Sie Ihre Überweisungen in den Fällen, in denen Ihnen IBAN und BIC des Zahlungsempfängers bekannt sind, bereits mit dem SEPA-Überweisungsverfahren tätigen. 2

3 7. Stellen Sie Ihren Lastschrifteinzug auf das SEPA-Basis-Laschriftverfahren um: 7.1. Fordern Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Vereinsverwaltungsprogramm! Jede rechtlich selbständige Person, die SEPA-Lastschriften einziehen möchte, benötigt eine eigene Gläubiger-ID. Haben Sie neben dem Hauptverein z. B. einen Förderverein, wird also auch für diesen eine Gläubiger-ID benötigt, wenn er SEPA-Lastschriften einziehen will. Die Beantragung kann ausschließlich online und unkompliziert über folgenden Link vorgenommen werden: Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften (Inkassovereinbarung) ab! Um die Beiträge Ihrer Mitglieder einziehen zu können, ist neben einer funktionierenden Software, einer Gläubiger-ID und der im folgenden genannten Mandatsreferenz auch der Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften zwischen Ihrem Verein und der Sparkasse erforderlich. Zum Abschluss der Vereinbarung wenden sie sich bitte an Ihren Kundenberater! 7.3. Umwandlung der Bankverbindungen Ihrer Mitglieder in die neue Kontokennung! In Ihren Mitgliederstammdaten haben Sie die Bankverbindung Ihrer Mitglieder mit Kontonummer und Bankleitzahl gespeichert. Die SEPA-Verfahren arbeiten jedoch mit den neuen Kundenkennungen IBAN und BIC es muss also eine entsprechende Konvertierung erfolgen. Die Software Firma und Verein in der SEPA-fähigen Version 3.0 übernimmt dies für Sie. Falls Ihre Vereinsverwaltungssoftware Sie dabei nicht unterstützt, nutzen Sie den SEPA- Account-Converter ein Programm zur Einzel- oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen. Die Anwendung finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Suchbegriff Account-Converter. 7.4 Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz! Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) ist vom Verein zu vergeben. Auch diese Aufgabe übernimmt die Software Firma und Verein in der SEPA-fähigen Version 3.0 für Sie. Jedes SEPA-Lastschriftmandat wird durch die Gläubiger-ID des Vereins in Verbindung mit der Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds eindeutig identifizierbar. Die Mandatsverwaltung einer Vereinsverwaltungssoftware sollte folgende Features beherrschen: Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer, fortlaufend) 3

4 7.5. Informieren Sie Ihr Vereinsmitglied über den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift! Diese Information muss mindestens 14 Tage vor der erstmaligen Belastung erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart ist (z.b. in der Beitrittserklärung oder im Mandat). Die Ankündigung muss schriftlich erfolgen, z. B. per Anschreiben, Mail, Fax oder auch über den Kontoauszugstext im Rahmen des letztmaligen Beitragseinzugs im Einzugsermächtigungsverfahren. Erforderliche Inhalte der Vorabinformation bei erstmaligen Einzug des Beitrags per SEPA- Lastschrift auf Basis einer bereits erteilten Einzugsermächtigung: - Ankündigung des Verfahrenswechsels auf SEPA-Lastschrift - Gläubiger-ID Ihres Vereins - Mandatsreferenz Erforderliche Inhalte der Vorabinformation bei erstmaligem Einzug des Beitrags auf Basis eines erteilten SEPA-Lastschriftmandats: - Datum der ersten Belastung - Bankverbindung des Zahlungspflichtigen Beachten Sie, dass Beitragseinzüge ab dem 01. Februar 2014 bereits als SEPA- Lastschrift erfolgen müssen! 7.6 Leiten Sie Ihren Beitragseinzug im SEPA-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen per Online-Banking an die Sparkasse Werl weiter: Erstlastschriften oder einmalige Lastschrifteinzüge: spätestens 6 Bankarbeitstage vor dem gewünschten Belastungstag bis Uhr Folgelastschriften: spätestens 3 Bankarbeitstage vor dem gewünschten Belastungstag bis Uhr Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können (siehe Ausführungen in Punkt 1.).! 7.7 Archivierung der Lastschriftmandate Archivieren Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate bzw. Ihre Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. 4

5 Eine Erläuterung zum Umstellungstermin 01. Februar 2014, zum SEPA-Basis- Lastschriftverfahrens sowie das Muster eines SEPA-Basis-Lastschriftmandats finden Sie auf unserer Internetseite in der Kundeninformation SEPA-Basis-Lastschrift. Nutzen Sie die Zeit bis zur Einstellung des Einzugsermächtigungsverfahrens und rüsten Sie Ihren Zahlungsverkehr für die Zukunft! Für alle Fragen rund um SEPA steht Ihnen Ihre persönliche Sparkassenberaterin bzw. Ihr persönlicher Sparkassenberater zur Verfügung. Ihre Sparkasse Werl 5

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