Hilfe für Vereine zum Einzug der Mitgliederbeiträge über unsere Internet-Filiale

Transkript

1 1. Allgemeines Vereine erheben in regelmäßigen Abständen Beiträge von Ihren Mitgliedern. Die Abwicklung des Beitragseinzuges kann mit einer speziellen Vereinsverwaltungssoftware (z.b. SPG-Verein) durchgeführt werden. Bei kleineren Vereinen kann sich der Einsatz einer solchen Software aber aufgrund der Anschaffungskosten oder der komplexen Bedienung auch als ineffektiv erweisen. Wir bieten Vereinskunden daher die Möglichkeit, den Beitragseinzug komfortabel über unsere Internet-Filiale abzuwickeln. Dieses Angebot richtet sich idealerweise an Vereine mit um die 50 Mitgliedern. 2. Voraussetzungen Gläubiger-Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank (Online-Antrag über Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften Personalisierte Zugangsdaten für das Online-Banking (Anmeldenamen oder Legitimations-ID und PIN) Freischaltung des Vereinskontos für Online-Lastschriften Wenden Sie sich hierfür direkt an Ihre/n Kundenberater/in der Sparkasse. 3. Einzug der Mitgliederbeiträge über unsere Internet-Filiale Rufen Sie unsere Internet-Filiale unter auf. Melden Sie sich mit Ihrem Anmeldenamen oder Ihrer Legitimations-ID und Ihrer PIN zum Online-Banking an. Klicken Sie auf [Banking], [SEPA-Lastschrift], [SEPA- Sammler]. Füllen Sie die rot umrandeten Felder mit Ihren individuellen Angaben und setzen den Haken bei [als Vorlage speichern], damit die Daten für künftige Einzüge gespeichert werden. Klicken Sie auf [Weiter] Seite 1 von 7

2 Geben Sie im Feld [Fälligkeit] den gewünschten Ausführungstermin ein. Klicken Sie auf [Weiter] Klicken Sie auf [Speichern und weiter]. Die erfassten Daten des Zahlungspflichtigen werden gespeichert. Es wird eine leere Erfassungsmaske angezeigt. Nach Erfassung sämtlicher Daten klicken Sie auf [Erfassung beenden]. Füllen Sie die rot umrandeten Felder mit den Angaben des Zahlungspflichtigen. Feld [Mandatsreferenz]: Kann aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen. Jedes zu belastende Mitglied muss eine eigene, individuelle Mandatsreferenz erhalten. Feld [Mandatsdatum]: a) Datum des SEPA-Mandates oder b) Datum, an dem das Mitglied durch Sie über die Umdeutung in ein SEPA-Mandat (vormals Einzugsermächtigung) informiert wurde Seite 2 von 7

3 Es wird eine Übersicht mit Ihren erfassten Daten angezeigt. In dieser Übersicht können Sie alle erfassten Daten abschließend prüfen und bei Bedarf über die Spalte [Funktionen] korrigieren. Nach erfolgter vollständiger Prüfung können Sie über [Absenden] den Einzug der Mitgliederbeiträge ausführen. Je nach dem von Ihnen genutzten Legitimationsverfahren (chiptan / smstan) wird jetzt eine TAN erzeugt und von Ihnen abgefragt. Kontrollieren Sie sorgfältig Ihre spezifischen Auftragsdaten. Sofern es keine Abweichungen gibt, können Sie die erzeugte TAN eingeben und auf [Weiter] klicken. Nach korrekter Eingabe der TAN erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung über die Entgegennahme Ihres Auftrages. Über [Auftragsdetails einblenden] können Sie die Auftragsdetails einsehen. Erstellen Sie einen Ausdruck für Ihre Unterlagen. 4. Regelmäßiger Einzug der Mitgliederbeiträge über unsere Internet-Filiale Wenn Sie bei der Erfassung der Mitgliederbeiträge wie am Anfang beschrieben die Option [als Vorlage speichern] ausgewählt hatten, stehen Ihnen die Auftragsdaten jetzt für einen regelmäßigen Einzug der Mitgliederbeiträge (z.b. dem jährlichen Beitragseinzug) zur Verfügung. Ihre Vorteile: Es müssen nicht die gesamten Auftragsdaten bei jedem Einzug neu eingegeben werden. Lediglich ggfs. aufgetretene Änderungen (Eintritte, Austritte, etc.) sind zu erfassen. Die Verwaltung der Einzüge wird dadurch deutlich erleichtert. Einzüge lassen sich mit wenig Zeitaufwand durchführen. Beim Wechsel des Kassenwartes kann der Nachfolger auf die bereits eingerichteten Vorlagen seines Vorgängers zugreifen Seite 3 von 7

4 Rufen Sie unsere Internet-Filiale unter auf. Melden Sie sich mit Ihrem Anmeldenamen oder Ihrer Legitimations-ID und Ihrer PIN zum Online-Banking an. Unter dem Punkt [Banking], [Sammler-Vorlagen], [SEPA-Sammler] finden Sie Ihre gespeicherten Aufträge und können neue Sammler erfassen. Die Spalte [Funktionen] bietet vier verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verwaltung Ihrer SEPA-Sammler: Anzeigen: Status / Fälligkeitstag / Datum der letzten Änderung des SEPA-Sammlers ansehen. Ändern: Einzelaufträge zum SEPA-Sammler hinzufügen sowie enthaltene Einzelaufträge ändern oder löschen. Löschen: SEPA-Sammler aus den Sammler-Vorlagen löschen. Verwenden: SEPA-Sammler ausführen / Fälligkeitstag eingeben. Wichtig: Nach erstmaliger Ausführung kann der als Vorlage gespeicherte Einzug geöffnet werden (gemäß Punkt 4.). Feld [Sequenz]: Der Eintrag [Erste Lastschrift] kann über die Funktion [Ändern ] in [Folge-Lastschrift] geändert werden. Dies hat Einfluss auf die Einreichung der Lastschriften. Die Lastschriften werden künftig bei den Mitgliedern als Folge-Lastschriften auf dem Kontoauszug dokumentiert Seite 4 von 7

5 5. Neue Lastschriften zu einer bestehenden Sammler-Vorlage hinzufügen Um einer bestehenden Sammler-Vorlage neue Lastschriften hinzuzufügen (z.b. weil neue Mitglieder dem Verein beigetreten sind) gehen Sie bitte wie folgt vor: Erfassen Sie die Lastschriften für die neuen Vereinsmitglieder in einem neuen Beitragseinzug (gemäß Punkt 3.). Vergeben Sie für diesen Einzug einen Namen (z.b. Beitragseinzug erstmalig ). Im Feld [Sequenz] wählen Sie den Eintrag [Erste Lastschrift] aus. Grund der Vorgehensweise: Erst- und Folge-Lastschriften können nicht zusammen in einer Datei ausgeführt und eingezogen werden. Der Einzug erfolgt grundsätzlich getrennt nach Erst- und Folge- Lastschriften Nach Einzug der Beiträge der neuen Mitglieder (gemäß Punkt 3.) können Sie die Auftragsdaten des Beitragseinzuges aufrufen (gemäß Punkt 4.) und über die Funktion [Ändern ] anwählen. Markieren Sie die rot umrandeten Checkboxen vor den Zahlungspflichtigen mit einem Haken und wählen unterhalb der Zahler die Aktion [Auswahl verschieben]. Klicken Sie dann auf [Aktion ausführen ] Seite 5 von 7

6 Auf der folgenden Ansicht können Sie die gewünschte Sammler-Vorlage auswählen, in welche die Einzelposten verschoben werden sollen. Klicken Sie hierfür auf die Funktion [Verwenden ] Die von Ihnen neu erfassten Beiträge werden jetzt in den Bestand der bereits vorher angelegten Mitgliederbeiträge übernommen. Somit können Sie künftig alle Lastschriften zusammen korrekt als [Folge- Lastschriften] ausführen Seite 6 von 7

7 Über die gespeicherten Vorlagen können Sie regelmäßig bequem und ohne großen Aufwand den Einzug Ihrer Mitgliederbeiträge durchführen. Beim Wechsel des Kassenwartes in Ihrem Verein kann der Nachfolger auf die bereits eingerichteten Vorlagen seines Vorgängers zugreifen. Sprechen Sie uns in diesem Fall bitte vor dem Wechsel an, damit wir die Daten für den neuen Kassenwart bereitstellen können. Für telefonische Hilfe stehen wir Ihnen Montag, Dienstag und Donnerstag von 9.00 bis Uhr, Mittwoch von 9.00 bis Uhr und Freitag von 9.00 bis Uhr gerne zur Verfügung Seite 7 von 7