SEPA-Leitfaden für Profi cash

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1 SEPA-Leitfaden für Profi cash Voraussetzungen. Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Der SEPA-Zahlungsverkehr Die Euro-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT) SEPA-Lastschriften SEPA Debit Transfer (SDD) Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI) SEPA-Mandate Mandatsverwaltung Erfassen von SEPA Mandaten Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschriften SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch). WICHTIG!!! Konvertierung von DTA nach SEPA-Lastschriften Konvertierung von Aufträgen in DTA-Format Konvertierung von Aufträgen im freien Format SEPA-Dateien importieren Stand: August 2013 Seite 1 von 17

2 1 Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für Profi cash Versionen 10.2 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Hilfe- Button in der oberen Taskleiste Info, den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben als oben angezeigt führen Sie bitte ein Online-Update durch oder wenden Sie sich an Ihren Berater. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist die Profi cash Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Über Stammdaten Firmenkonfiguration, wählen Sie bitte ihr Standard-Formular aus (z.b. SEPA Überweisung) Stand: August 2013 Seite 2 von 17

3 Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button Speichern 3 SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr wird wie bisher in den Grundfunktionen Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen werden wie folgt in den einzelnen Zahlungstypen beschrieben. 3.1 Die Euro-Überweisung - SEPA-Kredit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet Profi cash folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, rechts oben befindet sich ein Auswahlbutton (Art) (Bilder unten), mit dem Sie die Ausführungsart auswählen können. Stand: August 2013 Seite 3 von 17

4 Nach einem Klick auf SEPA-Überweisung wird die bisherige nationale Überweisung in eine SEPA Überweisung umgewandelt. Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch von Profi cash in das SEPA Format umgewandelt (siehe Bild oben). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten Schritten. 3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen Sie hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt Gläubiger-Identifikationsnummer Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Profi cash stellt Ihnen den Link zur Deutschen Bundesbank zur Verfügung. Stand: August 2013 Seite 4 von 17

5 Über den Reiter Stammdaten Gläubig (Bild 1), gelangen Sie in die Verwaltung der Gläubiger- Identifikationsnummer (Bild 2). Über den Button Leeren/NEU gelangen Sie in die Erfassungsmaske Gläubiger-Identifikationsnummer. Hier können Sie Ihre erhaltene Gläubiger-ID eingeben oder über den integrierten Link (Button Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen) direkt bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen Profi cash die integrierte Mandatsverwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten Mandate Stand: August 2013 Seite 5 von 17

6 3 Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden. Stand: August 2013 Seite 6 von 17

7 Erfassen von SEPA-Mandaten Über Stammdaten Zahlungsempfänger/pflichtige erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. In der 1. Maske klicken Sie nun auf ändern. Bild 1 Bild 2 Stand: August 2013 Seite 7 von 17

8 In dieser Maske müssen Sie das Feld Lastschrift erlaubt ankreuzen, und auf Neu klicken. In der dann folgenden. Maske können Sie das Mandat erfassen. Bild 3 Bild 4 Stand: August 2013 Seite 8 von 17

9 Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in Profi cash erfasst haben (siehe Seite 4). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... und Leeren/Neu erstellen. Feld Mandatsreferenz: Hier erfassen Sie die eindeutig Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Feld Mandatsdatum: Hier erfassen Sie das Datum an dem das Mandat unterschrieben wurde. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb von Profi cash unterschieden. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für dieses Mandat zugeordnet werden soll. Feld Lastschriftsequenz: Wählen Sie hier aus welche Sequenz die Lastschrift haben wird, ob wiederkehrend oder nur eine einmalige Lastschrift. Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck Bearbeiten von SEPA-Mandaten Um ein Mandat zu bearbeiten, gehen Sie wie in Kapitel beschrieben vor. Zum bearbeiten markieren Sie das entsprechende Mandat, und klicken dann (siehe Bild 3) auf Ändern. Beachten Sie bitte, dass eine evtl. Mandatsänderung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. Stand: August 2013 Seite 9 von 17

10 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken wird eine neue Maske angezeigt in der sie das Mandat ausdrucken bzw. mailen können. In die Mandatsverwaltung öffnen sie wie unter Punkt beschrieben Mandat ausdrucken bzw. Umdeutungslösung Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie diese ab. Anschließend öffnen Sie die Mandatsverwaltung wie unter Punkt beschrieben. Über die Druck Funktion (siehe Bild oben) könne Sie hier den Button Umstellung anklicken. Das angezeigte Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihren Zahlungspflichtigen mailen. Stand: August 2013 Seite 10 von 17

11 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Zur Änderung von bestehenden Dauerlastschriften klicken Sie bitte auf Stammdaten Massenänderung - ZV-Aufträge. In dieser Maske wählen Sie bitte aus in welches Format die bisherige Einzugsermächtigungslastschrift geändert werden soll. Nach dem Klick auf Ändern wird Ihnen eine Hinweisfenster zur Nutzung von Verwendungszweckzeilen angezeigt, anschließend wird Ihnen die automatische Mandatserzeugung angezeigt. Geben Sie hier bitte das Mandatsdatum ein. Eine Mandatsreferenz können Sie hier individuell anlegen oder Sie wird automatisch erzeugt. 1. Maske Stand: August 2013 Seite 11 von 17

12 2. Maske 3. Maske Stand: August 2013 Seite 12 von 17

13 4. Maske SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihren Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in Profi cash technisch, gem. HBCI-Spezifikation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträgen bestehen. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. Stand: August 2013 Seite 13 von 17

14 Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über Tagesgeschäft ZV Aufträge neu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Termininformationen, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Profi cash gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Zusatzinformationen, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist. Stand: August 2013 Seite 14 von 17

15 Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version von Profi cash aus den Datenbestand von Profi cash bzw. externen Programmen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien / WICHTIG!!! Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme DTA-Datei / SEPA-XML einlesen starten Sie den Import. Im folgenden Dialog wählen Sie bitte die zu importierende DTA-Datei aus, mit einem Klick auf Öffnen und der Auswahl des Auftraggeberkonto/Lastschrifteinreicherkonto werden die Aufträge eingelesen. Zur Konvertierung der Aufträge gehen Sie bitte wie in Kapitel beschrieben vor Konvertierung von Aufträgen im freien Format Ein Import von Datenbanken im CSV -Format ist ebenfalls möglich. Hierzu müssen Sie zuerst in Profi cash eine Importbeschreibung anlegen, und anschließend die Datei importieren. Beispiel einer Tabelle. Bei Speicherung als CSV-Datei bitte darauf achten, dass das korrekte Trennzeichen (hier in dem Beispiel ist das Komma ausgewählt) Stand: August 2013 Seite 15 von 17

16 1. Bild Anlage einer Importbeschreibung 2. Bild Festlegung der Satzbeschreibung Stand: August 2013 Seite 16 von 17

17 3.3.2 SEPA-Datei importieren Analog zum Import von DTA-Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert werden. Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme DTA-Datei/SEPA-XML-Datei importieren wird der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf Öffnen, werden die Aufträge in ProfiCash importiert und stehen anschließend zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Weitere Informationen rund um Profi cash und SEPA finden Sie im Handbuch des Programmes. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in Profi cash über die Hilfe Funktion zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um das Thema SEPA finden Sie auf unserer Homepage unter: Stand: August 2013 Seite 17 von 17

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