Projektmanagement: Software braucht Anwenderakzeptanz

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Louisa Kästner
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1 Projektmanagement: Software braucht Anwenderakzeptanz Autor: Dr. Michael Streng, Gründer und Geschäftsführer der parameta Projektberatung GmbH & Co. KG In allen Unternehmen, die Projekte durchführen, spielt die Projektmanagement (PM)-Software eine unverzichtbare Schlüsselrolle: Sie liefert dem Management aktuelle Stati und Auswertungen, ermöglicht den Umsetzungsabteilungen die Planung der Projekte und Ressourcen und stellt die Kommunikation zwischen den Abteilungen sicher. Häufig erfüllt die PM-Software die an sie gestellten Anforderungen jedoch nicht. Hauptursache für die schlechte oder unproduktive Nutzung eines Projektportfoliomanagement (PPM)-Systems ist die mangelnde Anwenderakzeptanz. Rund ein Drittel der Nutzer würde die genutzte Software aus diesem Grund nicht noch einmal wählen, so das Ergebnis der parameta Studie zur Softwareauswahl 1. Auch geänderte Anforderungen, die mit knapp 20 % ebenfalls eine große Rolle für die Unzufriedenheit spielen, basieren auf mangelnder Akzeptanz: Sie sind darauf zurückzuführen, dass die Anwender im Auswahlprozess nicht ausreichend befragt wurden. parameta Projektberatung, 2010 Abbildung 1: Gründe gegen die erneute Auswahl eines PM-Systems Um die Akzeptanz der Anwender sicher zu stellen, hat die parameta Projektberatung ein ganzheitliches Projektmanagement (PPM)-System, pm³ (Abb. 2), entwickelt. pm³ liefert dem Unternehmen nach einer umfassenden Analyse einen detaillierten Überblick über die 1 parameta Studie: Erfolgsfaktoren Projektmanagement-Software 2009; Risiken und Chancen bei Auswahl, Einführung und Nutzung von Projektmanagement-Software MAI10 parameta manage it Einsatz PM-Software Seite 1 / 5

ermöglicht den Umsetzungsabteilungen die Planung der Projekte und Ressourcen und stellt die Kommunikation zwischen den Abteilungen sicher.

Innovationsprozess Nutzeninkasso Projektsituation, besonders in Bezug auf Konzern- oder Unternehmensziele, deren Umsetzung in messbare Teilziele sowie die Schnittstellen zwischen den einzelnen

Diese ganzheitliche Berücksichtigung der drei Erfolgsfaktoren Mensch-Methode- Technologie zeichnet das parameta Modell aus und stellt sicher, dass Projektziele, wie beispielsweise die

2 Innovationsprozess Nutzeninkasso Projektsituation, besonders in Bezug auf Konzern- oder Unternehmensziele, deren Umsetzung in messbare Teilziele sowie die Schnittstellen zwischen den einzelnen Organisationsebenen und Funktionen. Diese ganzheitliche Berücksichtigung der drei Erfolgsfaktoren Mensch-Methode- Technologie zeichnet das parameta Modell aus und stellt sicher, dass Projektziele, wie beispielsweise die Nutzer-Akzeptanz, beim Einsatz neuer Software auch erreicht werden. Die parameta PPM-Pyramide gen. Anträge Ziele des Unternehmens Projektportfoliomanagement Planung des Portfolios Simulation / Szenarien Steuerung des Portfolios Multiprojektmanagement Cockpit Portfolio Ergebnis 1 Ergebnis 2 Ergebnis 3 Steuerung der und Programm- Landschaft Planung und Steuerung der Ressourcen Ressourcenpläne Genehmigte Projektanträge Einzelprojektmanagement Statusberichte Ressourcenanträge Änderungsanträge Projektanträge Definition Planung Realisierung Abschluss Seite 1 <die parameta PM-Pyramide> 2009 parameta Projektberatung Abbildung 2: die parameta PPM-Pyramide Die Anwender einer PM-Software sind hier meist in den Ebenen Einzel- und Multiprojektmanagement zu finden. Sie bilden das Fundament für den erfolgreichen Einsatz von PPM-Software. Sie gilt es zu begeistern, nur so wird die Technik genutzt und das System mit Informationen befüllt. Zum Beispiel müssen die Mitarbeiter im Einzelprojekt ihre Zeiten zurückmelden und den Projektstatus sauber im System hinterlegen, damit der Einzelprojektmanager sein Projekt steuern und der Multiprojektmanager die verschiedenen Projekte mit Ressourcen ausstatten kann. Die Schwierigkeit dabei ist: Die Mitarbeiter geben bereits Daten in diverse andere Systeme ein oder führen ihre eigenen Planungen in diesen Systemen durch. Für sie bedeutet die neue Software erst einmal eine Doppelbelastung ohne erkennbare Vorteile. Wie lässt sich also der Anwender dazu bringen, das PPM-System zu nutzen und zu pflegen? Entscheidend ist es, die Aufmerksamkeit auf die Vorteile zu lenken und diese herauszustellen. Reine Arbeitsanweisungen führen erfahrungsgemäß nicht zu einer Akzeptanz. Nur wenn den MAI10 parameta manage it Einsatz PM-Software Seite 2 / 5

3 Anwendern der Nutzen deutlich wird, arbeiten sie auch mit der PM-Software und das Portfoliomanagement kann die zu den Unternehmenszielen passenden Projekte auswählen, starten und durchführen. In der Praxis entscheidet meist die Unternehmensleitung oder das Portfoliomanagement, welche Software beschafft wird. Wenn sie Fragestellungen der Basis dabei nicht oder unzureichend berücksichtigen, kann selbst der beste Anbieter kein erfolgreiches Projekt durchführen und die volle Akzeptanz für die Software erreichen. Übersicht im Dschungel der Angebote Bereits bei der Auswahl werden die Weichen für die nachhaltig erfolgreiche Einführung einer PM- Software gestellt. Über 400 Standardlösungen mit verschiedensten Funktionalitäten, Branchenschwerpunkten und Preismodellen sind derzeit am deutschen Markt verfügbar. Diese Fülle macht die Auswahl ohne umfassende Marktkenntnisse und Erfahrungen zu einem riskanten Unterfangen. Neben den Charakteristika der Software sind die Beratungs- und Projektmanagementkompetenzen des Anbieters bzw. dessen Implementierungspartners ein wichtiger Faktor. Ihre Marktstellung muss so stabil sein, dass die Investitionen in die Software, in die Implementierung, die Schulung der Mitarbeiter sowie die angeschafften Hard- und Softwarekomponenten langfristig gesichert sind. Zudem muss die Software technologisch zukunftssicher und funktional erweiterbar sein, um Änderungen in der technischen Infrastruktur, der Unternehmensorganisation oder in den Projektmanagementprozessen abbilden zu können. Eine Frage, die es zu Beginn zu beantworten gilt, ist welcher Art die Lösung sein soll. Bei einer On demand Lösung stellt der Anbieter die Software auf einem Server bereit, die Bezahlung basiert auf einem Benutzungsentgelt für die Software. Sie ist schnell verfügbar, eignet sich jedoch nicht für Anwender mit speziellen Wünschen, einem verstärkten Sicherheitsbedürfnis und hohen Ansprüchen an die Flexibilität der Software. Eine Client-Server Lösung mit einem Fett-Client ist in einer Welt aus schnellen Informationen und verteilten Arbeitsstätten nicht mehr praktikabel, da die Anwendung auf jedem Client Rechner installiert sein muss. Trotzdem bietet auch sie einige Vorteile, etwa ein hohes Maß an Sicherheit und eine zufriedenstellende Verfügbarkeit. Eine Web- Lösung ist derzeit die am meisten verbreitete und auch praktikabelste Variante. Hier wird die Anwendung auf einem zentralen Server installiert und über eine Internetadresse angesteuert. Sie bietet großen Unternehmen die größtmögliche Flexibilität zur Nutzung des Systems an vielen Standorten. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Faktor, ist das Budget. Die Erfahrungen der parameta Projektberatung aus über 100 Auswahlprojekten zeigen, dass in der funktionalen Abdeckung der einzelnen Systeme eine enorme Spannweite existiert, sie reicht von unter 50 Prozent bis weit über 90 Prozent. Dabei ist nicht immer die Software mit der größten Funktionsabdeckung auch am teuersten. Abbildung 3 zeigt: Ein Anbieter veranschlagt für eine PM-Software mit 95 Prozent MAI10 parameta manage it Einsatz PM-Software Seite 3 / 5

Wenn sie Fragestellungen der Basis dabei nicht oder unzureichend berücksichtigen, kann selbst der beste Anbieter kein erfolgreiches Projekt durchführen und die volle Akzeptanz für die Software

4 Abdeckung gerade einmal Euro, ein anderer Anbieter rechnet bei einer funktionalen Abdeckung von 81 Prozent mit fast Euro Projektbudget. Abbildung 3: Korrelation Abdeckungsgrad und Kosten bei PM-Software parameta Projektberatung, 2010 Aufgabengebiete moderner PPM-Systeme Zu den Aufgabengebieten, die moderne PPM-Systeme abbilden, gehört die Portfolioplanung, also die Gegenüberstellung mehrerer Projekte und deren Zusammenstellung zu einem bewertbaren Portfolio. Sie wird stark durch die Vorgaben der Unternehmensführung beeinflusst. Ihre Aufgabe ist es, transparent zu machen, wie sich Projekte im Zusammenhang entwickeln und ob diese noch wirtschaftlich sinnvoll sind. Hierfür benötigt das System Informationen aus anderen Aufgabengebieten, wie dem und dem Ressourcenmanagement. Für die erfolgreiche Implementierung und Nutzung gilt es sicher zu stellen, dass das PPM-System an die bestehenden ERP-Systeme angebunden wird. Die Kommunikation zwischen Systemen sollte ohne Medienbrüche verlaufen. Dies wird häufig unterschätzt oder aus Budgetgründen nicht richtig umgesetzt. Dann wird eine offline Schnittstelle zwischen den Systemen aufgebaut, was für die Anwender einen erheblichen Mehraufwand zur Folge hat. Denn Daten und Informationen müssen umständlich auf Servern abgespeichert bzw. von dort geladen werden oder die Nutzer greifen auf Papier oder -Informationen zurück. Diese Hürde gilt es bereits in der Planung und Durchführung des Implementierungsprojekts zu berücksichtigen. MAI10 parameta manage it Einsatz PM-Software Seite 4 / 5

gehört die Portfolioplanung, also die Gegenüberstellung mehrerer Projekte und deren Zusammenstellung zu einem bewertbaren Portfolio.

5 Fazit Einführung und Nutzung von PM-Software hat immer dann höchste Erfolgschancen, wenn den Anwendern alle Nutzenvorteile deutlich gemacht wurden, sie im Planungsprozess ausreichend gehört wurden und die tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter über die PM-Software abgebildet werden. Wenn also Mensch, PM-Methode und PM-Software möglichst umfassend in Einklang gebracht wurden. MAI10 parameta manage it Einsatz PM-Software Seite 5 / 5

tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter über die PM-Software abgebildet werden.

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