Meine VBL. Angebot & Antrag zur freiwil igen Versicherung für Arbeitgeber. August 2015

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1 Meine VBL. Angebot & Antrag zur freiwilligen Versicherung für Arbeitgeber. August 2015

2 Inhalt E-Government und Meine VBL. Das Online-Verfahren Angebot & Antrag zur freiwilligen Versicherung. 3 Voraussetzungen zur Teilnahme am Online-Verfahren. 3 Persönlicher Bereich. Ihre Schaltzentrale. 4 Mitteilung an den Arbeitgeber. 5 Angebot & Antrag. Erklärung des Arbeitgebers. 6 Angebot /Antrag anzeigen. 7 Erklärung abgeben. 8 Bearbeitungsstatus. 9 Sicherheit. Datenschutz. 10 Passwort und Sicherheit. 10 2

3 E-Government und Meine VBL. Das Online-Verfahren Angebot & Antrag zur freiwilligen Versicherung. Die Digitalisierung gewinnt auch in der öffentlichen Verwaltung immer mehr an Bedeutung. Der Grund ist nicht nur das E-Government-Gesetz, sondern auch die immer schneller werdende Veränderung der Aufgaben und Prozesse in der Verwaltung durch den technologischen Wandel. Mit unserem Kundenportal Meine VBL bieten wir unseren Versicherten, Rentnern und beteiligten Arbeitgebern eine sichere und verlässliche elektronische Kommunikation sowie Online-Services im Internet, die für eine effiziente Zusammenarbeit mit der VBL stehen. Die Digitalisierung der VBL-Verwaltungsdienstleistungen führt zu einer Entbürokratisierung und schafft WIN-WIN- Situationen. Medienbruchfreie Prozesse sind wesentlicher Bestandteil unserer E-Government-Strategie. Sie sparen Papier, Zeit und Kosten. Aus diesem Grund bietet die VBL ihren Versicherten die Möglichkeit, Angebote zur freiwilligen Versicherung im VBL-Kundenportal zu berechnen und auf Wunsch den Antrag online zu stellen. Für den Antrag auf Abschluss einer freiwilligen Versicherung ist es wie im papiergebundenen Verfahren erforderlich, dass der Arbeitgeber seine Erklärung zum Antrag abgibt. Diese Erklärung kann der Arbeitgeber ebenfalls online tätigen und sie ist grundsätzlich erforderlich, damit ein Vertrag und ein Versicherungsschein zur freiwilligen Versicherung durch die VBL angelegt werden. Das Online-Verfahren wird in diesem Dokument näher beschrieben. Voraussetzungen zur Teilnahme am Online-Verfahren. Für die elektronische Angebots- und Antragsstellung ist ein Zugang für unser Kundenportal Meine VBL erforderlich. Ich habe bereits Zugangsdaten für Meine VBL und möchte den Online-Service nutzen. Für die Nutzung des Online-Services Antrag freiwillige Versicherung benötigen Sie eine Berechtigung bzw. Freischaltung. Diese können Sie als Arbeitgeber unter Verwaltung/Online-Services hinzubuchen freischalten. Wie kann ich die Erklärung zum Antrag auf Abschluss einer freiwilligen Versicherung abgeben? Als Arbeitgeber erhalten Sie, wie beim Online-Rentenantragsverfahren, per einen Webcode, der Sie berechtigt, die Erklärung zum Antrag auf freiwillige Versicherung abzugeben und online zu erfassen. Sie haben noch keinen Zugang und möchten sich registrieren? Für die elektronische Angebots- und Antragsstellung ist ein Zugang für unser Kundenportal Meine VBL erforderlich. Die Registrierung können Sie jederzeit in wenigen Schritten durch Ausfüllen des Registrierungsformulars unter vornehmen. So erhält jeder Mitarbeiter seine persönlichen Zugangsdaten für Meine VBL. Für die Registrierung ist die Angabe Ihrer VBL-Arbeitgeberkontonummer (sechsstellige Nummer) sowie die IP-Adresse, mit der Sie sich im Internet einwählen, erforderlich. Die IP-Adresse erfahren Sie bei Ihrer IT-Abteilung. Sie möchten mehrere Mitarbeiter registrieren und haben mehrere IP-Adressen oder Arbeitgeberkontonummern? In diesem Fall ist unser Registrierungsformular im Internet nicht geeignet. Das Online-Service-Team der VBL wird für Sie und Ihre Mitarbeiter die verschiedenen IP-Adressen und Arbeitgeberkontonummern einrichten, sodass alle Ihre Mitarbeiter schnell Ihre Zugangsdaten erhalten und Meine VBL nutzen können. Wenden Sie sich für eine Sammelregistrierung bitte direkt an unser Online-Service-Team per an Passwort vergessen? Sofern Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf der Seite den Link Passwort vergessen und Sie erhalten per ein neues Passwort. 3

4 Persönlicher Bereich. Ihre Schaltzentrale. Nach erfolgreicher Anmeldung in Meine VBL gelangen Sie auf die Einstiegsseite Ihres persönlichen Bereichs. Ihre Daten sind dabei sicher vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt. Den Online-Service Antrag freiwillige Versicherung finden Sie unter Online-Services. Auf dieser Seite finden Sie alle für Sie freigeschaltenen Online-Services. Bitte wählen Sie Antrag freiwillige Versicherung aus. Falls dieser Service grau hinterlegt ist, haben Sie noch keine Berechtigung. Die Freischaltung des Services können Sie unter der Rubrik Verwaltung - Weitere Online-Services hinzubuchen veranlassen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an unser Online-Service-Team per an 4

5 Mitteilung an den Arbeitgeber. Sobald ein/-e Beschäftigte/-r online einen Antrag stellt und daraufhin die erforderliche Erklärung des Arbeitgebers benötigt, erhalten Sie eine Mitteilung und den erforderlichen Webcode per von unserem Online-Service-Team. Unser Tipp: Damit der Webcode per direkt an den zuständigen Bereich versendet wird, informieren Sie Ihre Beschäftigten über das Online-Verfahren und teilen Sie ihnen eine zentrale -Adresse mit. (z. B. Oder kontaktieren Sie unser Online- Service-Team, das für Sie eine zentrale -Adresse (z. B. die Ihres Gruppenpostfachs) für das Online- Verfahren hinterlegt. Wenn die nicht den korrekten Empfänger erreicht, kann die einfach an den zuständigen Kollegen oder Bereich weitergeleitet werden. Damit Sie den Posteingang gut organisieren und jeweils die/den entsprechende/-n Beschäftige/-n schnell identifizieren können, enthält die Mitteilung den Vor- und Nachnamen, die VBL- Versicherungsnummer, das Geburtsdatum sowie optional die Personalnummer der/des Beschäftigten. 5

6 Angebot & Antrag. Erklärung des Arbeitgebers. Geben Sie hier den per erhaltenen Webcode ein, um das Angebot zur freiwilligen Versicherung einzusehen und die Erklärung des Arbeitgebers zum Antrag ihrer/ihres Beschäftigten abzugeben. Sofern Sie die Erklärung des Arbeitgebers nicht vollständig oder abschließend bearbeiten können, haben Sie die Möglichkeit, den Antrag auf freiwillige Versicherung an eine andere Personalstelle bzw. abrechnende Stelle weiterzuleiten. Dafür geben Sie die - Adresse des Empfängers ein. Dieser erhält daraufhin zur Bearbeitung des Antrags bzw. zur Abgabe der Erklärung von uns per einen neuen Webocde. Der Ihnen zugesandte Webcode ist danach nicht mehr gültig. 6

7 Angebot / Antrag anzeigen. Unter Angebot / Antrag anzeigen haben Sie die Möglichkeit, das Angebot und den Antrag ihrer/ihres Beschäftigten einzusehen. Die Erklärung des Arbeitgebers ist Bestandteil des Antragsdokuments. Falls Sie die Vertragsunterlagen benötigen, können Sie diese jederzeit unter Antrag freiwillige Versicherung nach Eingabe der Versicherungsnummer öffnen, speichern und ausdrucken. Die allgemeinen Daten zum Antrag geben Ihnen einen schnellen Überblick. Unter Wichtige Vertragsunterlagen finden Sie unter anderem das Angebot und den Antrag als PDF-Dokument. Die Bearbeitungshistorie zeigt Ihren Bearbeitungsstand. 7

8 Erklärung abgeben. Nach Eingabe des gültigen Webcodes und Klick auf den Button Erklärung abgeben können Sie den Antrag ihrer/ihres Beschäftigten einsehen und die Erklärung des Arbeitgebers online abgeben. Nach Vervollständigung und Prüfung Ihrer Angaben klicken Sie auf den Button Erklärung abgeben. Die Erfolgsmeldung informiert Sie darüber, dass der Antrag erstellt und die Daten elektronisch an die VBL übermittelt wurden. 8

9 Bearbeitungsstatus. Der von Ihnen elektronisch unterschriebene Antrag sowie das dazugehörige Angebot finden Sie unter dem jeweiligen Bearbeitungsstatus. 9

10 Sicherheit. Datenschutz. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) erfolgt unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere des Telemediengesetzes (TMG) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Dabei berücksichtigt die VBL die Grundsätze der Datensparsamkeit und Datenvermeidung, das heißt, dass personenbezogene Daten nur in dem zur Erbringung der Dienste und dem zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Umfang erhoben und verarbeitet werden. Die Mitarbeiter der VBL sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben hat die VBL die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz getroffen. Passwort und Sicherheit. Die Zugangsdaten zu Meine VBL setzen sich aus dem Benutzernamen bzw. der -Adresse und einem per Zufall generierten alphanumerischen Passwort zusammen. Das Passwort dient zum erstmaligen Anmelden in Meine VBL als Initial-/Eröffnungspasswort. Nach erfolgreichem erstmaligem Log-in sollte dieses Passwort im persönlichen Bereich unter Passwort/Sicherheit geändert werden. Gibt ein Nutzer das Passwort dreimal falsch ein, wird der Zugang zu Meine VBL aus Sicherheitsgründen gesperrt. Weitere informationen zum Datenschutz unter 10

11 Kontakt. Referat KI20 Online Kommunikation, Internet, E-Government VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, Anstalt des öffentlichen Rechts Karlsruhe Telefon , Telefax

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